amm Spedition - Mit DigiArch die eigenen und die Anforderungen der Kunden optimiert

Als Inhaber geführtes Unternehmen mit Sitz in Nürnberg und ca. 360 Mitarbeitern ist der schlichte Ansatz des Hauses: „Die Anforderung des Kunden“. Seit 1966 ist neben dieser Ausrichtung auch der Faktor Mensch ein Aspekt, dessen Wichtigkeit durch das Team gespiegelt wird. Die technischen Voraussetzungen müssen stimmen – der Mensch sorgt für die Umsetzung.
Somit lässt es sich für die amm Spedition auf einen Nenner bringen: Partnerschaft, die im wahrsten Sinne des Wortes Dinge bewegt!

„Dinge bewegt wurden auch in der Umsetzung des Projektes.“, erklärt Ralf Bender, Leiter Consulting bei der AWP Consult GmbH. „So wurden unter anderem folgende Prozesse umgestellt und realisiert:

In der Buchhaltung:
Autom. Archivierung ausgehender Buchhaltungbelege, wie z.B. Journale, Rechnungen mit und ohne qualifizierter Signatur, und Mahnungen mit Anbindung und Datenabgleich an die eingesetzte Softwareumgebung.
Digitalisierung und Archivierung eingehender Belege wie z.B. Rechnungen und Kontoauszüge, welche ebenfalls mit einer Anbindung und Datenabgleich an die eingesetzte Softwareumgebung arbeiten. Durch übernommene Statusinformationen aus der Buchhaltung zu den jeweiligen Belegen, können durch entsprechende Abfragen jederzeit Auswertungen in DigiArch zum aktuellen Status erstellt werden.

Im Logistik-Bereich wurden u.a. folgende Szenarien realisiert:
Eingehende Rollkarten werden über einen Scanner digitalisiert, automatisch digital in ihre Auftragsbestandteile zerlegt und jeweils mit dem entsprechenden Rollkarten-Kopfteil wieder zusammengesetzt. Das Ergebnis jedes einzelnen Auftrags wird abschliessend automatisch an das Rechenzentrum für die Sendungsverfolgung übertragen und neben der vollständigen Rollkarte in DigiArch archiviert.
Eingehende Lieferscheine und Speditionsübergabescheine werden digitalisiert, automatisch an das Rechenzentrum für die Sendungsverfolgung übertragen und ebenfalls in DigiArch abgelegt.
Gleiches geschieht mit Packmittelnachweisen, Palettenscheinen und Verbringungsnachweisen. Diese werden nicht ans Rechenzentrum übergeben, sondern zum Teil direkt in einer Kundenakte beim entsprechenden Kunden hinterlegt. Dieses wurde auch für namentlich hier nicht erwähnte "Sonder"-Lieferscheine umgesetzt, um einen schnellen und direkten Zugriff zu erhalten.

Für alle Vorgänge werden die erforderlichen Suchbegriffe, wie z.B. Sendungsnummern, Tourennummer, KFZ-Kennzeichen usw. automatisch aus den vorhandenen Softwarelösungen integriert. Durch vorgefertigte Abfragen haben die Mitarbeiter jederzeit einen Überblick, z.B. über die Belege die als Rückläufer noch offen sind; oder, durch Zugriff auf die Kundenakte, wie die Historie eines Kunden verlaufen ist. Das ganze zeitgleich neben aktuellen Vertriebsaktivitäten. Die Einbindung der MS Office-Welt ermöglicht die Erzeugung von Dokumenten, wie Angeboten usw., direkt in DigiArch – unter Verwendung bereits vorhandener Index-, Text- und Bildinformationen und dem Zugriff auf einheitliche Dokumentvorlagen. Seit Projektstart ist, nicht nur zur Erfüllung der rechtl. Anforderungen, auch die E-Mail-Archivierung mittels DigiArch im Einsatz.“

„Wir konnten uns bereits bei der amm logistics von der Kompetenz, dem Know-How der AWP Consult und den Lösungen DigiArch und DigiBill überzeugen.“, so Geschäftsführender Gesellschafter Ralf Amm. „Wir sind bereits jetzt sicher, neben der Erfüllung der rechtlichen Anforderungen, hier einen echten Mehrwert für unsere Prozessabläufe integriert zu haben.“

„Absolute Begeisterung von den bisher umgesetzten Prozesslösungen, welche uns schon nach 2 monatigen Betrieb erhebliche Prozessbeschleunigungen und -übersicht in einigen Unternehmesbereichen beschert haben“, bestätigt Toni Gicas, Leiter EDV-Abteilung. „Weitere Projektschritte sind nach dieser überzeugenden Umsetzung bereits in Planung.“


DigiArch, als Archiv-, Dokumentenmanagement und Workflow-System, ist ein OEM-Produkt der OPTIMAL SYSTEMS Lösung OS.5|ECM.
DigiBill, die freundliche und rechtsverbindliche Signaturanwendung, ist eine Kombination des von AWP entwickelten SimpleFlow, welcher für die Ablaufsteuerung des Archivierungs- und Signaturprozesses zuständig ist, und des OEM-Produktes SecSignerServer von SecCommerce.