CargoLine - Beschleunigung der Geschäftsprozesse durch Rechnungs- und Posteingangslösung

CargoLine hat nun den ganzheitlichen Archivierungs- und Dokumentenmanagementweg mit Unterstützung von Workflows eingeschlagen.

Nach der Erhebung und Analyse der relevanten Geschäftsprozesse wurde das Ergebnis in einem entsprechenden Workflowmodell in DigiArch umgesetzt und abgebildet. Das Modell und die einzelnen Prozessschritte wurden anschließend in einer 4-wöchigen Testphase im Parallelbetrieb mit dem echten Papierfluß auf Herz und Nieren geprüft, um sie nach geringfügigen Korrekturen letztlich für den Echtbetrieb freizugeben. „Gerade bei der Erhebung vorhandener, eingefahrener und alter Prozesse ergibt sich die Möglichkeit über Verbesserungen und Optimierungen nachzudenken“, so Ralf Bender, Leiter Consulting bei der AWP Consult GmbH.

Hierbei werden nun eingehende Dokumente mit einem Barcode versehen, im Stapel gescannt und automatisch über elektronische Workflowprozesse zum verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet. Durch die Nutzung des Barcodes werden zum Beispiel die Eingangsrechnungen eindeutig mit den erfassten Buchungsdaten in der Buchhaltung verknüpft, welche über eine Schnittstelle zur eingesetzten Datev-Anwendung automatisch alle relevanten Daten abgleicht.
Über die ausführlichen Protokollfunktionen von DigiArch kann für jedes Dokument jederzeit nachvollzogen werden, welche Arbeiten im Workflow durchgeführt wurden oder wie der aktuelle Status eines laufenden Flows ist.
Weiterer Vorteil für alle Mitarbeiter, natürlich sofern sie zugriffsberechtigt sind: Es besteht zu jedem Zeitpunkt ein ortsunabhängiger Zugriff auf alle Informationen. Durch die geschlossene Prozesskette und die Archivierung auf entsprechenden Medien werden sämtliche Belege GDPdU-konform und revisionssicher aufbewahrt.
„Neben den klassischen Vorteilen, wie schneller, flexibler Zugriff auf die Dokumente und der jederzeit garantierten Auskunftsfähigkeit, profitieren wir nun auch über definitive Beschleunigung und mehr Transparenz der Prozesse.“, erklärt Holger Pagel, der bei CargoLine für das Projekt verantwortlich zeichnet.


DigiArch, als Archiv-, Dokumentenmanagement und Workflow-System, ist ein OEM-Produkt der OPTIMAL SYSTEMS Lösung OS.5|ECM.
DigiBill, die freundliche und rechtsverbindliche Signaturanwendung, ist ein OEM-Produkt von SecCommerce.

Über CargoLine
Die CargoLine GmbH mit Sitz in Dietzenbach steht als Kooperation für standardisierte und systematisierte Stückgutverkehre in Deutschland und Europa. Im Jahr 1993 gegründet, bilden heute 45 mittelständische Systempartner das bundesweite Netzwerk, das von leistungsstarken internationalen Partnern ergänzt wird. Neben systemgeführten Transportdienstleistungen liegen die Schwerpunkte von CargoLine in den Bereichen Beschaffungs-, Distributions- und Lagerlogistik. Im Jahr 2007 bewegte der Unternehmensverbund 9,7 Millionen Sendungen und erwirtschaftete mit rund 6.400 Mitarbeitern gut 1,2 Milliarden Euro Umsatz. Im Imageranking 2007 der Fachzeitschrift Logistik inside belegte CargoLine als einzige Stückgutkooperation einen Platz unter den Top 10 in der Kategorie „Spedition & Kontraktlogistik“. Weitere Informationen befinden sich unter www.cargoline.de.