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ECM Münster: Drittmittelverwaltung, Prüfungsunterlagen und Hochschuldokumentation digital und compliant

Münster beherbergt die Westfälische Wilhelms-Universität mit über 40.000 Studierenden und die Fachhochschule Münster. Beide Einrichtungen verwalten jährlich Tausende Drittmittelprojekte, Prüfungsakten und Verwaltungsdokumente.

DFG
Deutsche Forschungsgemeinschaft
BMBF
Forschungsförderung Bund
10 J.
Aufbewahrung DFG-Forschungsdaten

Drittmittelverwaltung an Münsteraner Hochschulen: Komplexer als man denkt

Drittmittelprojekte an Hochschulen haben einen eigenen Dokumentationsanspruch: Jede Ausgabe muss dem Förderprojekt zugeordnet sein, Verwendungsnachweise müssen fristgerecht eingereicht werden, und alle Dokumente müssen jahrelang für Prüfungen bereitgehalten werden. An der WWU Münster laufen gleichzeitig hunderte DFG-, BMBF- und EU-Projekte mit unterschiedlichen Fördergebern, Berichtspflichten und Fristen.

enaio strukturiert die Drittmittelverwaltung als projektbasiertes Dokumentenarchiv: Belege, Berichte und Förderanträge werden nach Projektkennung und Fördergeber geordnet. KAIROS KI ordnet eingehende Rechnungen automatisch dem richtigen Drittmittelprojekt zu. Wiedervorlagen für Verwendungsnachweis-Fristen werden automatisch erzeugt.

Häufige Fragen: ECM für Hochschulen in Münster und Westfalen

Eignet sich enaio auch für EU-geförderte Projekte (Horizon, EFRE)?

Ja. enaio kann mehrere Förderquellen mit unterschiedlichen Berichtspflichten und Belegarchivierungsregeln parallel verwalten. EU-Projekte mit 10-jähriger Aufbewahrungspflicht werden genauso verwaltet wie DFG-Projekte mit 10-jährigem Rhythmus.

Kann enaio auch Prüfungsunterlagen und Zeugnisse archivieren?

Ja. Prüfungsunterlagen, Zeugnisse und Leistungsnachweise können in enaio digitalisiert und nach Matrikelnummer, Studiengang und Prüfungsdatum strukturiert archiviert werden. Aufbewahrungsfristen von 30 bis 80 Jahren für Abschlussdokumente werden automatisch verwaltet.

Drittmittel- und Hochschuldokumentation ohne Fristversäumnis

AWP Consult berät Hochschulen in Münster und NRW zur Einführung von enaio für Drittmittel und Prüfungsverwaltung.