GoBD-konformes DMS: Anforderungen und Betriebsprüfung

Die GDPdU wurden 2015 von den GoBD abgelöst, maßgeblich sind heute die GoBD in der Fassung vom 28.11.2019 mit den Änderungen von 2024 und 2025. Geeignet ist ein DMS, das revisionssicher archiviert, Änderungen protokolliert, Aufbewahrungsfristen steuert und alle drei Formen des Datenzugriffs unterstützt. Dazu gehören ein Export für die Datenüberlassung und eine Prüferrolle mit Nur-Lesezugriff. enaio erfüllt diese Voraussetzungen, wenn es entsprechend eingerichtet und dokumentiert ist.

Eine Lösung, die Aufbewahrungspflichten und Löschpflichten zugleich abbildet: unveränderbare Ablage während der Frist, Sperrung personenbezogener Daten statt sofortiger Löschung, protokollierte Löschung nach Fristende und ein feines Berechtigungskonzept. Der Konflikt löst sich über Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, nach dem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht vorgeht. Mit enaio setzen wir beides in einem System um. Mehr dazu auf der Seite zum Dokumentenmanagement nach DSGVO.

Für die Betriebsprüfung braucht ein DMS neben der revisionssicheren Ablage einen Nur-Lesezugriff für Prüfer, Auswertungen mit den vorhandenen Systemfunktionen und eine Datenüberlassung in maschinell auswertbarer Form. Die Daten müssen samt Metadaten und Verknüpfungen exportierbar sein, nicht nur als PDF-Stapel. enaio bietet alle drei Zugriffsformen und verknüpft Belege mit den Buchungen im ERP-System.

Ja. Auch kleine und mittlere Unternehmen unterliegen den GoBD in vollem Umfang, eine Größengrenze gibt es nicht. Mit enaio starten viele unserer Kunden mit einem Einstiegspaket, etwa für Eingangsrechnungen und Archiv, und erweitern das System später. Revisionssichere Archivierung, Fristen und Berechtigungen sind von Anfang an enthalten, die Verfahrensdokumentation wächst mit.

GoBD-konform ist ein DMS, das revisionssicher archiviert, Fristen steuert, Zugriffe protokolliert, alle drei Formen des Datenzugriffs unterstützt und bei Ihnen entsprechend eingerichtet und dokumentiert ist. Eine amtliche GoBD-Zertifizierung gibt es nicht. Testate Dritter, auch nach IDW PS 880, entfalten nach Rz. 179 bis 181 der GoBD keine Bindungswirkung gegenüber der Finanzbehörde. enaio bringt die nötigen Funktionen mit. GoBD-konform wird es durch die passende Einrichtung, wirksame Kontrollen und eine Verfahrensdokumentation, die wir gemeinsam mit Ihnen erstellen.

In einer Dateiablage kann jede berechtigte Person Dateien unbemerkt überschreiben, verschieben oder löschen, und Änderungen hinterlassen keine Spur. Die GoBD halten in Rz. 110 fest, dass das Dateisystem ohne zusätzliche Maßnahmen die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht sicherstellt. Ein GoBD-konformes DMS verhindert unbemerkte Änderungen, protokolliert jede Aktion, überwacht Fristen und macht Dokumente über Metadaten und Volltext schnell auffindbar.

In der Regel vier Teile: eine allgemeine Beschreibung, die Anwenderdokumentation, die technische Systemdokumentation und die Betriebsdokumentation. Konkret gehören Eingangskanäle, Scan- und Indexierungsregeln, Dokumentklassen, Schnittstellen, Rechte, Kontrollen, Datensicherung und Fristen hinein. Die Dokumentation muss für die gesamte Aufbewahrungsfrist zum eingesetzten System passen und wird deshalb versioniert.

Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen zehn Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen seit 2025 grundsätzlich acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder empfangen wurde. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind.

Grundsätzlich ja, wenn der Scanprozess in einer Organisationsanweisung beschrieben ist, die Scans vollständig und lesbar sind und keine anderen Vorschriften das Original verlangen. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz sind nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren. Orientierung für einen sicheren Scanprozess gibt die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI.

Die Daten müssen quantitativ und qualitativ gleichwertig ins neue System, inklusive Metadaten und Verknüpfungen, sonst ist das Altsystem weiter vorzuhalten. Reports oder Druckdateien genügen nicht. Erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach dem Wechsel reicht nach § 147 Abs. 6 AO ein maschinell auswertbarer Datenträger, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat.

Ja. Ob die Daten auf eigenen Servern oder in der Cloud liegen, ist für die GoBD nicht entscheidend. In anderen EU-Mitgliedstaaten ist die Aufbewahrung nach § 146 Abs. 2a AO ohne Antrag zulässig, wenn der Datenzugriff vollständig möglich bleibt. Für Drittstaaten braucht es eine Bewilligung nach § 146 Abs. 2b AO. Beim enaio Cloud-Hosting von AWP Consult liegen die Daten in Rechenzentren in Deutschland.

Wir analysieren Ihre Dokumentenprozesse, richten enaio mit Fristen, Berechtigungen, Kontrollen und Schnittstellen ein, migrieren Altbestände und unterstützen bei der Verfahrensdokumentation. Die steuerliche Würdigung im Einzelfall bleibt bei Ihrer Steuerberatung, mit der wir uns gern abstimmen. Seit 2006 haben wir über 250 Projekte abgeschlossen.