Digitales Gehaltsportal: Gehaltsabrechnungen digital an Beschäftigte zustellen
Ein digitales Gehaltsportal stellt Beschäftigten ihre Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und weitere Personaldokumente in einem persönlichen, passwortgeschützten Bereich bereit, in dem sie jede Abrechnung online abrufen, speichern und ausdrucken können.
Es geht hier um die Zustellung von Entgeltabrechnungen vom Arbeitgeber an die Beschäftigten, nicht um einen Gehaltsvergleich. Das digitale Gehaltsportal von AWP Consult ist ein eigenes Produkt, arbeitet mit enaio zusammen und übernimmt die Abrechnungen per Import aus Ihrer Lohnsoftware. AWP Consult ist zertifizierter enaio-Partner seit 2006. Drucken, Kuvertieren und Verschicken entfallen.
Neue Abrechnungliegt im Gehaltsportal bereit
Meine Dokumente
- Abrechnung März 2026Neu
- Abrechnung Februar 2026
- Abrechnung Januar 2026
- Lohnsteuerbescheinigung 2025
Abrechnung öffnen
250+
abgeschlossene Projekte seit 2006
150+
Referenzkunden im DACH-Raum
12 bis 18
Monate durchschnittliche Amortisation
Das Wichtigste in Kürze
- Ein digitales Gehaltsportal ist ein passwortgeschützter Online-Bereich, in dem der Arbeitgeber Entgeltabrechnungen und weitere Personaldokumente für jede beschäftigte Person bereitstellt, statt sie zu drucken und per Post zu versenden.
- Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) erfüllt der Arbeitgeber seine Pflicht aus § 108 Gewerbeordnung in der Regel, wenn er die Abrechnung in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.
- Eine Zustimmung der einzelnen Beschäftigten ist dafür nach dem BAG nicht erforderlich, weil die Abrechnung eine Holschuld ist. Wer privat keinen Zugang hat, muss die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken können.
- Ist das Portal an das Abrechnungssystem angebunden, unterliegt seine Einführung der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz.
- Das Portal ist ein Zustellweg und kein Archiv: Lohnkonten sind nach § 41 Abs. 1 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren, Buchungsbelege nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre.
- Das digitale Gehaltsportal von AWP Consult übernimmt die Abrechnungen per Import aus der Lohnsoftware, benachrichtigt per E-Mail und lässt sich mit der digitalen Personalakte in enaio verbinden.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-13Was ist ein digitales Gehaltsportal und was ist damit nicht gemeint?
Ein digitales Gehaltsportal ist ein Portal, über das der Arbeitgeber Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und weitere Personaldokumente digital an seine eigenen Beschäftigten ausgibt, und kein Gehaltsvergleich und keine Gehaltsdatenbank. Gerichte und Fachliteratur sprechen oft vom digitalen Mitarbeiterpostfach. Wer im Netz nach einem Gehaltsportal sucht, findet dagegen vor allem Seiten zum Gehaltsvergleich.
Für die Personalabteilung ersetzt das Portal den monatlichen Druck und Versand. Für die Beschäftigten ist es ein Ort, an dem alle Abrechnungen geordnet liegen, auch die vom letzten Jahr, wenn Bank, Vermieter oder Behörde danach fragen.
Digitale Gehaltsabrechnung
Die Abrechnung entsteht wie bisher in der Lohnsoftware und wird digital statt auf Papier ausgegeben.
Entgeltabrechnung digital zustellen
Das Portal stellt die Abrechnung im persönlichen Bereich bereit und benachrichtigt per E-Mail.
Gehaltsabrechnung online abrufen
Beschäftigte melden sich an und sehen ihre aktuelle Abrechnung sowie alle früheren.
Gehaltsportal mit Ihrem Szenario ansehen
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Abrechnungen aus Ihrer Lohnsoftware im persönlichen Bereich Ihrer Beschäftigten ankommen.
Was bringt das Gehaltsportal Personalabteilung und Beschäftigten?
Das Gehaltsportal nimmt der Personalabteilung Druck, Kuvertierung, Versand und viele Rückfragen nach alten Abrechnungen ab, während die Beschäftigten ihre vollständige Abrechnungshistorie jederzeit selbst abrufen können und ihre Entgeltdaten nicht mehr offen im Briefkasten oder auf dem Schreibtisch liegen. Die Umstellung auf die digitale Gehaltsabrechnung betrifft damit zwei Seiten, ohne dass jemand völlig neue Abläufe lernen muss.
Weniger Routine in der Personalabteilung
Kein Drucken, kein Kuvertieren, keine Rückläufer wegen falscher Adressen. Nachfragen nach alten Abrechnungen gehen zurück, weil Beschäftigte sie selbst finden.
Alle Abrechnungen an einem Ort
Beschäftigte rufen ihre Gehaltsabrechnung online ab, wann und wo sie wollen. Die vollständige Historie bleibt verfügbar, auch wenn das Papier von vor drei Jahren längst verloren wäre.
Mehr Schutz für sensible Daten
Abrechnungen liegen nicht mehr offen im Postfach, im Spind oder auf dem Schreibtisch. Der Zugriff ist an die Anmeldung gebunden, die Daten werden verschlüsselt gespeichert.
Weniger Papier
Jede Abrechnung auf Papier bedeutet Druck, Umschlag und Versand, Monat für Monat und für jede beschäftigte Person. Mit dem Portal entfällt dieser Aufwand, sobald die Umstellung abgeschlossen ist.
Papier, PDF per E-Mail oder Gehaltsportal: welcher Weg ist der sicherste?
Das Gehaltsportal ist von den drei Zustellwegen in der Regel der sicherste, weil die Abrechnung verschlüsselt beim Arbeitgeber bleibt und erst nach Anmeldung abgerufen wird, während Papier fehlzugestellt werden kann und ein PDF per E-Mail dauerhaft in privaten Postfächern liegt, auf die der Arbeitgeber keinen Einfluss hat. Trotzdem verschicken viele Unternehmen Abrechnungen heute als PDF per E-Mail, weil es schnell geht.
| Kriterium | Papier | PDF per E-Mail | Gehaltsportal |
|---|---|---|---|
| Aufwand Personalabteilung | Drucken, kuvertieren, verteilen oder versenden | Einzelversand, Pflege der E-Mail-Adressen | Import, Bereitstellung automatisch |
| Datenschutz | Risiko durch Fehlzustellung und offene Ablage | Abrechnung liegt in fremden Postfächern, Fehlversand an falsche Adresse möglich | Verschlüsselt gespeichert, Zugriff erst nach Anmeldung |
| Verfügbarkeit | Nur solange das Papier aufbewahrt wird | Abhängig vom eigenen Postfach | Gesamte Historie jederzeit abrufbar |
| Beschäftigte ohne Internet | Problemlos | Nicht möglich | Einsicht und Ausdruck im Betrieb ermöglichen |
Sie möchten das an Ihren eigenen Dokumenten sehen?
Wie kommt die Lohnabrechnung digital zu den Beschäftigten?
Die Lohnabrechnung kommt digital zu den Beschäftigten, indem die Personalabteilung die fertigen Abrechnungen aus der Lohnsoftware in das Portal importiert, das Portal jede Abrechnung im persönlichen Bereich ablegt, eine Benachrichtigung per E-Mail auslöst und die Beschäftigten das Dokument nach ihrer Anmeldung im Browser abrufen. Für die Personalabteilung ändert sich dabei wenig: Statt zu drucken und zu kuvertieren, übergibt sie die Abrechnungen an das Portal.
01
Abrechnung in der Lohnsoftware
Die Entgeltabrechnung entsteht wie gewohnt in Ihrer Personalabrechnungssoftware. An Ihrem Abrechnungsprozess ändert sich nichts.
02
Import über die Schnittstelle
Die Abrechnungen werden über eine Schnittstelle in das Portal importiert. Manuelles Hochladen einzelner Dateien entfällt.
03
Bereitstellung im persönlichen Bereich
Jede beschäftigte Person hat einen eigenen Bereich im Portal. Dort liegt die neue Abrechnung neben allen bisherigen Gehaltsscheinen.
04
Benachrichtigung per E-Mail
Sobald ein neuer Gehaltsschein bereitsteht, erhalten die Beschäftigten eine E-Mail. Sie weist auf das neue Dokument hin, abgerufen wird es im Portal.
05
Abruf im Browser
Nach der Anmeldung rufen die Beschäftigten ihre Abrechnungen im Browser ab. Das Portal ist plattformunabhängig und läuft auf den gängigen Geräten.
Wie viele Beschäftigte, welche Lohnsoftware, welche Dokumente? In einer Demo zeigen wir Ihnen das Gehaltsportal mit Ihrem Szenario.
Demo vereinbarenIst ein digitales Gehaltsportal rechtlich zulässig?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) entschieden, dass ein Arbeitgeber seine Pflicht aus § 108 Gewerbeordnung (GewO), eine Abrechnung in Textform zu erteilen, in der Regel erfüllt, wenn er sie in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt und Beschäftigte ohne eigenen Zugang die Abrechnung im Betrieb abrufen können.
Der Anspruch auf die Abrechnung ist nach dem Urteil eine Holschuld. Der Arbeitgeber muss die Abrechnung bereitstellen, er muss nicht dafür sorgen, dass sie den Beschäftigten zugeht. Darauf, ob die Beschäftigten der digitalen Übermittlung zugestimmt haben, kommt es nach dem Urteil deshalb nicht an.
Wichtig ist die Bedingung für Beschäftigte ohne eigenen Zugang: Wer privat keinen Zugriff auf digitale Medien hat, muss die Abrechnungen im Betrieb einsehen und ausdrucken können. Niemand muss sich eigene Technik anschaffen, um an seine Abrechnung zu kommen.
Was das Urteil außerdem zeigt
Das Postfach braucht einen sicheren, individuellen Speicherbereich, den der Arbeitgeber nachträglich nicht verändern kann.
Ist das Postfach an das Abrechnungssystem angebunden, unterliegt die Einführung der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Das BAG hat die Sache an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen, um die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats zu klären.
Diese Zusammenfassung ersetzt keine Rechtsberatung. Stimmen Sie die Einführung mit Ihrer Rechtsberatung und, falls vorhanden, dem Betriebsrat ab.
Umstellung auf digitale Abrechnungen planen
Wir besprechen mit Ihnen Mitbestimmung, den Zugang für Beschäftigte ohne eigene Geräte und den Importweg aus Ihrer Lohnsoftware.
- Lösung für Beschäftigte ohne Gerät
- Import aus der Lohnsoftware
- Übergangsphase mit Papier
Was ist bei der digitalen Entgeltabrechnung rechtlich und technisch zu beachten?
Bei der digitalen Entgeltabrechnung sind vor allem fünf Punkte zu beachten: die Textform nach § 126b BGB, ein Zugang für Beschäftigte ohne eigene Geräte, die Mitbestimmung des Betriebsrats, ein dem Risiko angemessener Datenschutz nach DSGVO und die Aufbewahrung außerhalb des Portals. Die Technik ist dabei der kleinere Teil. Die folgenden Abschnitte fassen die Regeln für Personalabteilung, IT und Datenschutz zusammen.
Einführung des Gehaltsportals vorbereiten
Wir klären mit Ihnen, welche technischen und organisatorischen Punkte vor dem Start offen sind, vom Anmeldeverfahren bis zur Nachlaufzeit für Ausgeschiedene.
Einführung besprechen +49 6104 94738-1301
Was das BAG-Urteil konkret verlangt
§ 108 Abs. 1 GewO verlangt bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform mit mindestens Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Entgelts. Haben sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert, entfällt die Pflicht nach § 108 Abs. 2 GewO.
Textform nach § 126b BGB bedeutet: lesbare Erklärung, Nennung des Erklärenden, dauerhafter Datenträger. Das BAG hat das Mitarbeiterpostfach als dauerhaften Datenträger anerkannt, weil nur die beschäftigte Person mit Benutzername und Passwort zugreift und der Arbeitgeber eingestellte Dokumente nicht mehr verändern kann. Beschäftigte müssen die Abrechnungen speichern und ausdrucken können.
Einen Zugang nach § 130 BGB setzt die Erfüllung nicht voraus, weil die Abrechnung eine Wissenserklärung ist. Im entschiedenen Fall waren die Dokumente zwölf Monate abrufbar, was das Gericht als angemessenen Zeitraum ansah.
Praxistipp
Lassen Sie Abrechnungen deutlich länger als zwölf Monate im Portal. Die Beschäftigten brauchen ältere Abrechnungen etwa für Kredit- oder Mietanfragen, und die Personalabteilung spart Rückfragen.
02
Beschäftigte ohne eigene Geräte
Die Bedingung des Urteils ist eindeutig: Wer privat keinen Zugang hat, muss die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken können, und zwar während der Arbeitszeit. In Produktion, Logistik, Pflege oder Reinigung betrifft das oft einen relevanten Teil der Belegschaft. Bewährt haben sich:
- Gemeinsames Terminal ein fester PC oder Kiosk-Rechner mit automatischer Abmeldung nach kurzer Inaktivität und ohne lokale Zwischenspeicherung.
- Geschützter DruckAusdruck nur nach Freigabe am Drucker, damit keine Abrechnung offen im Ausgabefach liegt.
- Fester AnsprechpartnerUnterstützung bei Erstanmeldung und Passwortverlust in der Personalabteilung, mit Identitätsprüfung.
- Regelung in der BetriebsvereinbarungOrt, Zeiten und Ablauf werden schriftlich festgelegt und den Beschäftigten bekannt gemacht.
Praxistipp
Fragen Sie vor der Umstellung ab, wer keinen privaten Zugang hat oder Unterstützung braucht. Dann planen Sie Terminals und Sprechzeiten nach echtem Bedarf.
03
Mitbestimmung und Einführungsweg
Ein Portal, das an das Abrechnungssystem angebunden ist, ist eine technische Einrichtung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Einführung und Anwendung brauchen deshalb die Zustimmung des zuständigen Gremiums. Im BAG-Fall war offen, ob Konzernbetriebsrat oder örtlicher Betriebsrat zuständig ist. Klären Sie diese Frage zuerst.
Die Betriebsvereinbarung regelt typischerweise Zweck, Dokumentarten, Abrufdauer, Zugang ohne eigene Geräte, Protokollierung, Umgang mit Ausgeschiedenen und Auftragsverarbeitung. Danach folgt der Einführungsweg in drei Schritten:
- InformationAnschreiben mit Stichtag, Anleitung und Ansprechpartner, idealerweise mit der letzten Papierabrechnung.
- RegistrierungErstzugang über einen persönlichen Aktivierungscode auf einem getrennten Weg, etwa per Post an die Privatanschrift oder persönlich ausgehändigt.
- ÜbergangsphasePapier und Portal einige Abrechnungsmonate parallel, mit Auswertung, wer sich noch nicht registriert hat.
Praxistipp
Starten Sie mit einer Abrechnung ohne Sonderzahlungen. Fragen zur Anmeldung und Fragen zur Abrechnung selbst sollten nicht im selben Monat zusammenkommen.
04
Datenschutz nach Art. 5, 25 und 32 DSGVO
Rechtsgrundlage für die Bereitstellung ist nach dem BAG die gesetzliche Abrechnungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG). Ein externer Betreiber wird als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingebunden. Daraus folgen drei Prüfpunkte.
- Art. 5 DSGVODatenminimierung und Zweckbindung: Im Portal liegen nur Daten, die auch auf der Papierabrechnung stehen. Speicherbegrenzung: Es gibt eine festgelegte Abrufdauer und eine Löschregel.
- Art. 25 DSGVO datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Die Benachrichtigungs-E-Mail enthält keine Abrechnung als Anhang und keine Beträge, sondern nur den Hinweis auf ein neues Dokument.
- Art. 32 DSGVOSicherheit der Verarbeitung: Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Administration, Protokollierung, Datensicherung und regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen.
Praxistipp
Abrechnungen enthalten oft Kirchensteuermerkmal und Pfändungen. Das Konfessionsmerkmal gehört zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Bewerten Sie das Schutzniveau deshalb nicht niedriger als bei der Personalakte.
05
Zugangssicherheit und Zwei-Faktor-Anmeldung
Benutzername und Passwort sind die Mindestanforderung aus dem Urteil. Für Entgeltdaten ist das wenig. Das BSI empfiehlt, eine Zwei-Faktor-Authentisierung zu nutzen, wo sie angeboten wird: Neben dem Passwort wird ein zweiter Faktor geprüft, etwa ein Einmalcode aus einer App.
Ebenso wichtig wie die Anmeldung ist der Prozess drumherum. Ein Passwort-Reset darf nicht über einen schwächeren Weg laufen als die Anmeldung selbst. Fehlversuche führen zu einer vorübergehenden Sperre, inaktive Sitzungen werden beendet. Benachrichtigungen sollten nie zur Eingabe von Zugangsdaten über einen Link auffordern, damit Beschäftigte Phishing-Mails leichter erkennen.
Praxistipp
Klären Sie im Projekt, welche Anmeldeverfahren für Ihre Belegschaft praktikabel sind. Ein zweiter Faktor per App setzt ein Smartphone voraus und braucht für Beschäftigte ohne eigenes Gerät eine Alternative.
06
Aufbewahrung beim Arbeitgeber und Ausscheiden
Das Portal ist ein Zustellweg, kein Archiv des Arbeitgebers. Die Aufbewahrungspflichten erfüllen Lohnsystem und Personalakte: Das Lohnkonto ist nach § 41 Abs. 1 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren, Abrechnungen als Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre nach § 147 AO.
Beim Ausscheiden schließt der Arbeitgeber das Lohnkonto ab und erstellt die Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 EStG). Danach kommen oft noch Dokumente: die letzte Abrechnung, Korrekturabrechnungen, die Meldebescheinigung zur Sozialversicherung. Legen Sie deshalb eine Nachlaufzeit fest, in der der Zugang aktiv bleibt.
Für die revisionssichere Aufbewahrung beim Arbeitgeber eignen sich die digitale Personalakte oder eine Archivierungssoftware, die Unveränderbarkeit und Löschfristen abbildet. Wie ein GoBD-konformes DMS Abrechnungen als Buchungsbelege aufbewahrt, beschreibt die verlinkte Seite.
- Hinweis an Ausscheidende, Dokumente bis zu einem Stichtag zu speichern
- Zugang bleibt für die vereinbarte Nachlaufzeit aktiv
- Danach Deaktivierung, später Löschung nach der festgelegten Regel
- Später entstehende Dokumente auf einem anderen Weg zustellen
Praxistipp
Schreiben Sie die Nachlaufzeit in die Betriebsvereinbarung und in das Austrittsschreiben. Dann gibt es keine Diskussion, ob ein Zugang zu früh oder zu spät gesperrt wurde.
Welche Dokumente kann ein digitales Gehaltsportal neben der Lohnabrechnung bereitstellen?
Neben der monatlichen Entgeltabrechnung kann ein digitales Gehaltsportal die Lohnsteuerbescheinigung, die Meldebescheinigung zur Sozialversicherung, Entgeltbescheinigungen für Sozialleistungen und weitere Personaldokumente bereitstellen, die heute per Post verschickt werden, sofern die Form der jeweiligen Unterlage eine elektronische Bereitstellung erlaubt. Welche Dokumente Ihre Lohnsoftware für den Import liefert, prüfen wir vor dem Start.
| Dokument | Rechtsgrundlage | Hinweis |
|---|---|---|
| Entgeltabrechnung | § 108 GewO | Bei jeder Zahlung in Textform, entfällt bei unveränderten Angaben |
| Lohnsteuerbescheinigung | § 41b Abs. 1 EStG | Als Ausdruck auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen, bei Jahresende oder Ausscheiden |
| Meldebescheinigung zur Sozialversicherung | § 25 DEÜV | Bescheinigung über die gemeldeten Daten, mindestens einmal jährlich bis 30. April für das Vorjahr |
| Entgeltbescheinigung für Sozialleistungen | § 108 Abs. 3 GewO | Für Zwecke nach dem Sozialgesetzbuch, etwa gegenüber Behörden |
| Weitere Personaldokumente | je nach Dokument | Personalrelevante Dokumente, die Sie festlegen, im selben persönlichen Bereich |
Keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Form je Dokumentart mit Ihrer Entgeltabrechnung oder Steuerberatung.
Wie sicher ist ein digitales Gehaltsportal nach DSGVO?
Ein digitales Gehaltsportal ist nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher genug, wenn jede beschäftigte Person nur ihren eigenen Bereich sieht, der Zugriff an eine Anmeldung gebunden ist, die Daten verschlüsselt gespeichert werden und nur Angaben verarbeitet werden, die auch auf der Papierabrechnung stehen. Das ist wichtig, denn Gehaltsabrechnungen enthalten Steuer- und Sozialversicherungsdaten, die Bankverbindung, Angaben zur Kirchensteuer und manchmal zu Pfändungen. Sie verlangen deshalb ein angemessenes Schutzniveau nach Art. 32 DSGVO.
Im entschiedenen Fall hat das BAG die Verarbeitung im digitalen Postfach als datenschutzrechtlich gerechtfertigt angesehen, auch weil nur die Daten verarbeitet wurden, die auf der Papierabrechnung stehen. Die übergreifenden Regeln für Rollen, Löschfristen und Auftragsverarbeitung beschreibt unsere Seite zum Dokumentenmanagement nach DSGVO.
Persönlicher Bereich
Jede beschäftigte Person sieht ausschließlich ihre eigenen Dokumente.
Anmeldung
Zugriff gibt es erst nach Authentifizierung im Portal.
Verschlüsselung
Sensible Daten werden verschlüsselt und sicher gespeichert.
DSGVO-konform
Das Portal ist für die datenschutzkonforme Bereitstellung von Personaldokumenten ausgelegt.
Archiv in der Personalakte
Mit der digitalen Personalakte in enaio liegen Abrechnungen zusätzlich revisionssicher bei der Personalabteilung.
Anbindung an Lohnsoftware, Personalakte und weitere Portale
Das Gehaltsportal steht nicht allein. Es übernimmt Daten aus Ihrer Lohnsoftware und lässt sich mit weiteren Lösungen von AWP Consult rund um Personal und Dokumente verbinden.
Lohnsoftware
Die Abrechnungen kommen per Import über Schnittstellen aus Ihrer Personalabrechnungssoftware. Welche Exportformate Ihr System liefert, prüfen wir vor dem Start.
Digitale Personalakte
In der enaio-Personalakte landen Gehaltsabrechnungen automatisch in der richtigen Akte, mit Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Digitale PersonalakteDigitales Lernportal
Digitales Lernportal
Bringt Schulungen und Unterweisungen ebenso browserbasiert zu den Beschäftigten, mit Erfolgskontrolle.
Digitales LernportalLink- und Uploadportal
Link- und Uploadportal
Für den Dokumentenaustausch mit Externen, mit Zugängen per Link und Passwort und begrenzter Gültigkeit.
Link- und UploadportalWer enaio für Personaldokumente einsetzt, kann auf derselben Plattform auch die Vertragsverwaltung mit Fristenüberwachung und die digitale Projektakte führen. Wie sich solche Vorhaben in eine Gesamtarchitektur einfügen, klärt eine Enterprise Content Management Beratung.
Lieber persönlich klären als weiterlesen?
Typische Fehler bei der Umstellung auf digitale Abrechnungen
Diese Fehler führen in der Praxis zu Beschwerden, Rückfragen oder rechtlichen Risiken. Alle lassen sich vor dem Stichtag vermeiden.
Betriebsrat erst nach dem Start beteiligt
- Folge
- Die Einführung ist angreifbar, im Zweifel muss wieder auf Papier umgestellt werden.
- Besser
- Zuständiges Gremium klären und Betriebsvereinbarung vor dem Stichtag abschließen.
Keine Lösung für Beschäftigte ohne Gerät
- Folge
- Die Bedingung aus dem BAG-Urteil fehlt, die Abrechnungspflicht ist womöglich nicht wirksam erfüllt.
- Besser
- Terminal oder PC mit Druckmöglichkeit im Betrieb, Zeiten und Ablauf festgelegt.
Abrechnung als Anhang der Benachrichtigung
- Folge
- Entgeltdaten liegen doch wieder in privaten Postfächern.
- Besser
- E-Mail nur als Hinweis, Abruf ausschließlich im Portal.
Aktivierungscode auf demselben Weg wie die Zugangsadresse
- Folge
- Wer eine Nachricht abfängt, kann sich anmelden.
- Besser
- Code und Zugang auf getrennten Wegen übermitteln.
Zugang am Austrittstag gesperrt
- Folge
- Letzte Abrechnung und Lohnsteuerbescheinigung erreichen Ausgeschiedene nicht.
- Besser
- Nachlaufzeit festlegen und Ausgeschiedene vorher informieren.
Portal als einziges Archiv betrachtet
- Folge
- Aufbewahrungspflichten nach § 41 EStG und § 147 AO sind nicht abgedeckt.
- Besser
- Abrechnungen zusätzlich in Lohnsystem oder Personalakte revisionssicher ablegen.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-13Checkliste für die Einführung des Gehaltsportals
Mit diesen Punkten ist die Umstellung rechtlich, technisch und organisatorisch vorbereitet.
01
Recht und Mitbestimmung
- Zuständiges Gremium geklärt: Betriebsrat, Gesamt- oder Konzernbetriebsrat
- Betriebsvereinbarung mit Dokumentarten, Abrufdauer und Nachlaufzeit
- Regelung für Beschäftigte ohne eigenen Zugang
- Auftragsverarbeitungsvertrag, falls ein Dienstleister beteiligt ist
- Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
02
Technik und Sicherheit
- Importweg aus der Lohnsoftware mit Testabrechnungen geprüft
- Anmeldeverfahren und Passwort-Reset festgelegt
- Benachrichtigung ohne Anhang und ohne Beträge
- Terminal und geschützter Druck im Betrieb eingerichtet
- Aufbewahrung in Lohnsystem oder Personalakte geregelt
03
Kommunikation und Start
- Anschreiben mit Stichtag und Anleitung
- Aktivierungscodes auf getrenntem Weg verteilt
- Ansprechperson und Sprechzeiten benannt
- Übergangsphase mit Papier und Portal parallel
- Registrierungsstand vor dem Ende des Papierversands geprüft
Wie wird ein Gehaltsportal eingeführt, damit Beschäftigte es annehmen?
Ein Gehaltsportal wird in fünf Schritten eingeführt: Mitbestimmung klären, Schnittstelle zur Lohnsoftware testen, Beschäftigte informieren, Papier und Portal einige Monate parallel betreiben und erst dann den Papierversand beenden, wobei Einsicht und Ausdruck im Betrieb für Beschäftigte ohne eigenen Zugang dauerhaft möglich bleiben. Technisch ist das Gehaltsportal schnell eingerichtet. Ob es im Alltag funktioniert, entscheidet sich an der Akzeptanz. Die meisten Fragen kommen in den ersten Abrechnungsmonaten: Wie melde ich mich an, was tue ich bei vergessenem Passwort, wo finde ich die alte Abrechnung? Eine kurze Anleitung und eine feste Ansprechperson lösen das meiste.
01
Klärung mit Betriebsrat
Mitbestimmung klären und die Regelung für Beschäftigte ohne eigenen Zugang festlegen.
02
Schnittstelle
Importweg aus Ihrer Lohnsoftware einrichten und mit Testabrechnungen prüfen.
03
Information
Beschäftigte rechtzeitig informieren: was sich ändert, wie die Anmeldung funktioniert, wo es Hilfe gibt.
04
Übergangszeit
Papier und Portal für einige Abrechnungsmonate parallel, bis die Anmeldungen laufen.
05
Umstellung
Der Papierversand endet. Einsicht und Ausdruck im Betrieb bleiben für alle ohne eigenen Zugang möglich.
Gehaltsportal und Personalakte verbinden
Sie möchten Abrechnungen zustellen und zugleich revisionssicher in der Personalakte ablegen? Wir zeigen, wie beides mit enaio zusammenspielt.
Häufige Fragen zum digitalen Gehaltsportal
Was ist ein digitales Gehaltsportal?
Ein digitales Gehaltsportal ist ein geschützter Online-Bereich, in dem der Arbeitgeber seinen Beschäftigten Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und weitere Personaldokumente bereitstellt. Die Beschäftigten werden per E-Mail benachrichtigt und rufen die Dokumente nach der Anmeldung im Browser ab. Die Abrechnungen kommen per Import aus der Lohnsoftware. Für die Personalabteilung entfallen Druck und Versand.
Ist ein digitales Gehaltsportal ein Gehaltsvergleich?
Nein. Das digitale Gehaltsportal von AWP Consult dient der Zustellung von Entgeltabrechnungen an die eigenen Beschäftigten. Mit Gehaltsvergleichen oder Gehaltsdatenbanken hat es nichts zu tun. Jede beschäftigte Person sieht ausschließlich ihre eigenen Dokumente.
Darf ich Gehaltsabrechnungen nur noch digital bereitstellen?
Grundsätzlich ja. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) erfüllt der Arbeitgeber seine Pflicht aus § 108 GewO in der Regel, wenn er die Abrechnung in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. Voraussetzung ist, dass Beschäftigte ohne privaten Zugang die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken können. Wo ein Betriebsrat besteht, ist er zu beteiligen.
Was gilt für Beschäftigte ohne Computer oder Smartphone?
Wer privat keinen Zugang zu digitalen Medien hat, muss die Abrechnungen im Betrieb einsehen und ausdrucken können. Niemand muss sich eigene Geräte anschaffen, um seine Abrechnung zu erhalten. In der Praxis bewährt sich ein Terminal mit automatischer Abmeldung und geschütztem Druck. Ort und Ablauf sollten in der Betriebsvereinbarung stehen.
Brauche ich die Einwilligung jeder beschäftigten Person?
Nach dem BAG-Urteil kommt es nicht darauf an, ob die Beschäftigten der digitalen Übermittlung zugestimmt haben. Grund ist, dass der Anspruch auf die Abrechnung eine Holschuld ist und kein Zugang erforderlich ist. Unabhängig davon ist ein Betriebsrat, falls vorhanden, zu beteiligen. Datenschutzrechtlich stützt sich die Bereitstellung auf die gesetzliche Abrechnungspflicht, nicht auf eine Einwilligung.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Ist das Portal an das Abrechnungssystem angebunden, unterliegt die Einführung nach Auffassung des BAG der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wo ein Betriebsrat besteht, sollte die Einführung deshalb in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Klären Sie vorab, ob örtlicher Betriebsrat, Gesamt- oder Konzernbetriebsrat zuständig ist. Genau diese Frage hat das BAG im entschiedenen Fall an das Landesarbeitsgericht zurückgegeben.
Wie lange müssen Abrechnungen im Portal abrufbar sein?
Eine gesetzliche Mindestdauer gibt es nicht. Im BAG-Fall waren die Dokumente zwölf Monate abrufbar, was das Gericht als angemessen ansah, weil Beschäftigte sie speichern und ausdrucken können. Viele Unternehmen lassen Abrechnungen länger im Portal, um Rückfragen zu vermeiden. Die Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers werden unabhängig davon in Lohnsystem oder Personalakte erfüllt.
Ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht?
Die DSGVO schreibt kein bestimmtes Verfahren vor, verlangt aber nach Art. 32 ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau. Entgeltdaten sind sensibel, das BSI empfiehlt eine Zwei-Faktor-Authentisierung, wo sie angeboten wird. Wichtig ist eine Alternative für Beschäftigte ohne Smartphone. Welche Verfahren in Ihrer Umgebung passen, klären wir in der Demo.
Kann ich die Lohnsteuerbescheinigung über das Portal bereitstellen?
Ja. Nach § 41b Abs. 1 EStG ist die Lohnsteuerbescheinigung den Beschäftigten als Ausdruck auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Im Gehaltsportal liegt sie neben den monatlichen Abrechnungen. Das gilt am Jahresende und beim Ausscheiden, wenn das Lohnkonto abgeschlossen wird.
Was passiert mit dem Zugang, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Das legen Sie fest, am besten in der Betriebsvereinbarung. Nach dem Austritt kommen oft noch die letzte Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung und die Meldebescheinigung. Eine Nachlaufzeit mit aktivem Zugang und ein Hinweis, Dokumente bis zu einem Stichtag zu speichern, haben sich bewährt. Danach wird der Zugang deaktiviert.
Welche Lohnsoftware lässt sich anbinden?
Die Abrechnungen werden per Import über Schnittstellen aus Ihrer Personalabrechnungssoftware übernommen. Welche Exportformate Ihr System liefert, prüfen wir vor dem Start gemeinsam mit Ihnen. Mit Testabrechnungen wird geprüft, ob jede Abrechnung im richtigen persönlichen Bereich landet. Erst danach geht das Portal in den Echtbetrieb.
Auf welchen Geräten funktioniert das digitale Gehaltsportal?
Das Portal ist browserbasiert und plattformunabhängig. Beschäftigte nutzen es am PC, am Tablet oder am Smartphone, ohne eine eigene App installieren zu müssen. Für Beschäftigte ohne eigenes Gerät steht der Abruf im Betrieb zur Verfügung.
Sie möchten das an Ihren eigenen Dokumenten sehen?
Glossar: Begriffe rund um die digitale Entgeltabrechnung
Die wichtigsten Begriffe aus Arbeitsrecht, Steuerrecht und IT-Sicherheit, kurz erklärt.
01
Digitales Mitarbeiterpostfach
Passwortgeschützter persönlicher Bereich, in dem der Arbeitgeber Dokumente für eine beschäftigte Person bereitstellt.
02
Holschuld
Leistung, die der Gläubiger beim Schuldner abholt. Für die Entgeltabrechnung genügt es deshalb, sie bereitzustellen.
03
Textform
Form nach § 126b BGB: lesbare Erklärung, Nennung des Erklärenden, dauerhafter Datenträger, ohne Unterschrift.
04
Dauerhafter Datenträger
Medium, auf dem eine persönlich adressierte Erklärung gespeichert und unverändert wiedergegeben werden kann.
05
Entgeltabrechnung
Abrechnung nach § 108 GewO mit Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Entgelts, einschließlich Zuschlägen und Abzügen.
06
Lohnsteuerbescheinigung
Bescheinigung nach § 41b EStG über Arbeitslohn und einbehaltene Steuern eines Jahres oder bis zum Ausscheiden.
07
Meldebescheinigung
Bescheinigung über die an die Sozialversicherung gemeldeten Daten nach § 25 DEÜV.
08
Lohnkonto
Aufzeichnung der Lohnzahlungen und Abzüge nach § 41 EStG, die der Arbeitgeber führt und aufbewahrt.
09
Zwei-Faktor-Authentisierung
Anmeldung mit zwei unabhängigen Nachweisen, etwa Passwort und Einmalcode aus einer App.
10
Auftragsverarbeitung
Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister im Auftrag und nach Weisung des Arbeitgebers, geregelt in Art. 28 DSGVO.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Die rechtlichen Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf folgende amtliche Quellen. Stand der Prüfung: Oktober 2026.
- BAG, Urteil vom 28.01.2025, 9 AZR 48/24 Entgeltabrechnung im digitalen Mitarbeiterpostfach
- § 108 GewO Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform
- § 126b BGB Textform und dauerhafter Datenträger
- § 87 BetrVG Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, Abs. 1 Nr. 6
- § 41 EStG Lohnkonto und Aufbewahrungsfrist
- § 41b EStG Lohnsteuerbescheinigung als Ausdruck oder elektronisch
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 Amtlicher Volltext der Verordnung
- BSI: Zwei-Faktor-Authentisierung Empfehlung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik
Abrechnungen digital, ab dem nächsten Monat
In einer Demo zeigen wir Ihnen das digitale Gehaltsportal und besprechen Lohnsoftware, Dokumentarten, Einführung und die Regelung für Beschäftigte ohne eigenen Zugang.
- Persönlich in Dietzenbach oder online
- Mit Personalabteilung und Entgeltabrechnung
- Ergebnis: klarer Fahrplan zur Umstellung
Ihr zertifizierter Partner für revisionssicheres Dokumentenmanagement, ECM und DMS im DACH-Raum seit 2006.
150+ REFERENZKunden IM DACH RAUM SEIT 2006
250+ abgeschlossene Projekte SEit 2006
Durchschnittlich 12–18 Monate Amortisation bei +40 Unternehmen
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