Digitale Projektakte: alle Projektunterlagen in einer Akte, auch für externe Partner
Eine digitale Projektakte bündelt alle Dokumente, E-Mails, Pläne und Fotos eines Projekts in einer zentralen elektronischen Akte, die das ganze Team im Büro, unterwegs und gemeinsam mit externen Partnern nutzt.
AWP Consult setzt die Projektakte als zertifizierter enaio-Partner mit enaio um. Die Akte verbindet Ablagestruktur, Versionierung, Rechte und Workflows und lässt sich an Ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem anbinden. So arbeiten Projektleitung, Fachabteilungen und Partner mit demselben Stand.
250+
abgeschlossene Projekte seit 2006
150+
Referenzkunden im DACH-Raum
12 bis 18
Monate durchschnittliche Amortisation
- 01 Auftrag
- Angebot.pdf
- Nachtrag 2.pdfneu
- 02 Planung
- Grundriss EG.dwgv4 gültig
- 03 Korrespondenz12
- 04 Baustelle86 Fotos
- 05 Partner-Uploadsneu
- 06 Abrechnung
Das Wichtigste in Kürze
01
Eine digitale Projektakte ist die zentrale elektronische Akte eines Projekts, die Verträge, Pläne, Protokolle, E-Mails, Fotos und Rechnungen nach einem festen Aktenplan bündelt, versioniert und mit Zugriffsrechten versieht.
02
Gültig ist in der Projektakte nur die zuletzt freigegebene Revision eines Plans. Zwischenversionen bleiben intern, ersetzte Revisionen werden als ungültig gekennzeichnet und bleiben für Nachweise abrufbar.
03
Bei Bauwerken verjähren Mängelansprüche nach § 634a BGB fünf Jahre nach der Abnahme, bei vereinbarter VOB/B ohne abweichende Regelung nach vier Jahren. Das Abnahmedatum gehört deshalb als Pflichtfeld in die Akte.
04
Rechnungen und andere Buchungsbelege sind nach § 147 Abgabenordnung grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Projektakte richtet sich nach der längsten enthaltenen Frist.
05
Planungsbüros gliedern Projektakten oft nach den neun Leistungsphasen, die § 34 HOAI für Gebäude und Innenräume festlegt.
06
AWP Consult setzt die digitale Projektakte mit enaio um, mit Outlook-Ablage, mobilem Zugriff auf der Baustelle und dem AWP Link- und Uploadportal für externe Partner ohne enaio-Lizenz.
Was ist eine Projektakte?
Eine Projektakte ist die vollständige, nach einem festen Schema geordnete Dokumentation eines Projekts mit Verträgen, Planungsunterlagen, Protokollen, Korrespondenz, Abnahmen und Abrechnung, die belegt, was im Projekt vereinbart, geplant, ausgeführt und abgerechnet wurde, und die auch nach Projektende für Gewährleistung und Prüfungen verfügbar bleibt. In Papierform war sie ein Ordnerrücken pro Projekt. Heute liegen dieselben Informationen meist verstreut auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern und auf Smartphones.
Die digitale Projektakte, oft auch elektronische Projektakte genannt, führt diese Quellen wieder zusammen. Sie ist nach einem festen Schema aufgebaut, in jedem Projekt gleich, und zeigt allen Beteiligten genau die Unterlagen, die sie brauchen.
Zentrale Ablage
Alle projektrelevanten Daten und Dokumente an einem Ort, jederzeit und von überall abrufbar. Die Suche in Ordnern, Laufwerken und Postfächern entfällt.
Nachvollziehbarkeit
Wer hat welchen Plan wann geändert, wer hat welche Entscheidung getroffen? Die Akte zeigt den Verlauf lückenlos und revisionssicher.
Zusammenarbeit
Projektteam, Fachabteilungen, Kunden und Lieferanten arbeiten auf einer einheitlichen Grundlage, auch über Unternehmensgrenzen hinweg.
Wie sähe Ihre Projektakte aus?
Wir sehen uns zwei oder drei typische Projekte mit Ihnen an und skizzieren, welche Register, Metadaten und Rechte Ihre Projektakte braucht.
Netzlaufwerk oder digitale Projektakte: wo liegt der Unterschied im Projektalltag?
Der Unterschied zwischen Netzlaufwerk und digitaler Projektakte liegt darin, dass die Projektakte gültige Stände eindeutig kennzeichnet, E-Mails und Partnerdokumente mit Metadaten aufnimmt, Zugänge befristet und Wissen beim Projekt statt bei einzelnen Personen hält, während das Netzlaufwerk nur Dateien in Ordnern speichert. Viele Unternehmen haben bereits eine Ordnerstruktur pro Projekt auf dem Netzlaufwerk. Der Unterschied zur Projektakte zeigt sich, sobald mehrere Personen, Partner und Versionen im Spiel sind.
| Situation | Netzlaufwerk und Postfach | Digitale Projektakte in enaio |
|---|---|---|
| Neuer Planstand | Dateien mit Namen wie final_v2_neu, unklar welche gilt | Neue Version, der gültige Stand ist eindeutig |
| E-Mail mit Anhang | Bleibt im Postfach der Person, die sie erhalten hat | Liegt mit Metadaten in der Projektakte |
| Externer Partner | Anhänge per Mail, große Dateien über fremde Dienste | Freigabe per Link und Passwort mit Gültigkeitsdauer |
| Mitarbeiterwechsel | Wissen und Ablage gehen mit der Person | Akte, Verlauf und Aufgaben bleiben im Projekt |
| Rückfrage nach Jahren | Suche in Archivordnern und alten Postfächern | Volltextsuche über Projektnummer, Kunde oder Inhalt |
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Was gehört in eine digitale Projektakte?
In eine digitale Projektakte gehören alle Unterlagen, die ein Projekt von der Anfrage bis zur Gewährleistung belegen: Angebot und Auftrag, Vertrag und Nachträge, Pläne und Berechnungen, Bautagebuch, Protokolle und Fotos, die gesamte Korrespondenz sowie Abnahme, Schlussrechnung und Gewährleistungsunterlagen. Die genaue Auswahl hängt vom Projekttyp ab, ein Grundgerüst gilt aber fast überall. Die Übersicht zeigt, wie sich die Inhalte nach Projektphasen ordnen lassen.
| Projektphase | Typische Dokumente | Was die Akte dabei leistet |
|---|---|---|
| Anfrage und Angebot | Anfrage, Leistungsverzeichnis, Kalkulation, Angebot, Auftragsbestätigung | Verknüpfung mit Kunde und Auftrag im ERP-System |
| Vertrag | Projektvertrag, Nachträge, Rahmenvereinbarungen, Bürgschaften | Termine und Abnahmefristen per Wiedervorlage, verknüpft mit der Vertragsverwaltung |
| Planung | CAD-Pläne, technische Zeichnungen, Stücklisten, Berechnungen, Genehmigungen | Versionierung, gültiger Stand eindeutig erkennbar |
| Ausführung | Bautagebuch, Protokolle, Fotos, Lieferscheine, Bedenken- und Behinderungsanzeigen, Mängelmeldungen | Erfassung direkt vor Ort mit Zeitstempel |
| Kommunikation | E-Mails, Besprechungsnotizen, Schriftverkehr mit Partnern | Ablage direkt aus Outlook mit Metadaten |
| Abschluss | Abnahmeprotokoll, Schlussrechnung, Dokumentation, Gewährleistungsunterlagen | Revisionssichere Archivierung bis Fristende |
Beispielstruktur. Register und Dokumentarten legen wir in der Analyse passend zu Ihren Projekttypen fest.
Wie ist eine digitale Projektakte aufgebaut?
Eine digitale Projektakte ist aus einheitlichen Registern, Metadaten wie Projektnummer, Kunde und Status, einem zentralen Rechtekonzept, projektspezifischen Workflows und einer revisionssicheren Ablage aufgebaut, und diese Struktur ist in jedem Projekt desselben Typs gleich, damit jeder im Team jedes Dokument findet. Eine Projektakte funktioniert nur, wenn sie in jedem Projekt gleich aufgebaut ist. Deshalb legen wir in enaio eine einheitliche Ablagestruktur fest, die für jedes neue Projekt als Vorlage dient. Die Projektnummer verbindet die Akte mit Ihrem ERP- oder Warenwirtschaftssystem.
So weiß jeder im Team, wo ein Dokument hingehört, und findet es auch in einem Projekt wieder, an dem er selbst nicht beteiligt war.
Einheitliche Register
Jede Akte hat dieselben Register, etwa Auftrag, Planung, Ausführung, Korrespondenz und Abrechnung.
Metadaten
Projektnummer, Kunde, Standort, Projektleitung und Status machen jede Akte über die Suche auffindbar.
Rechteverwaltung
Zentrales Rechtemanagement regelt, wer welche Register sieht und bearbeitet. Kalkulationen bleiben intern.
Workflows
Projektspezifische Workflows ordnen jeden Schritt einer Person zu, etwa die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Freigabe eines Plans.
Revisionssichere Ablage
Dokumente werden gesetzeskonform und nach den Regeln für Dokumentenmanagement nach DSGVO abgelegt, mit Zeitstempel und unveränderbar.
Wie kommen Dokumente von Partnern, aus Outlook und von der Baustelle in die Akte?
Dokumente kommen über drei Wege in die Projektakte: Externe Partner laden sie über das AWP Link- und Uploadportal hoch, E-Mails werden mit wenigen Klicks aus Outlook samt Metadaten abgelegt, und Fotos und Protokolle von der Baustelle werden per Tablet oder Smartphone mit Zeitstempel direkt in der Akte gespeichert. Eine Projektakte ist nur vollständig, wenn auch die Dokumente hineinkommen, die außerhalb des Büros entstehen. Drei Wege sorgen dafür.
Externe Partner über das Link- und Uploadportal
Externe Partner über das Link- und Uploadportal
Mit dem AWP Link- und Uploadportal tauschen Sie Dokumente per Link und Passwort mit Planern, Lieferanten und Kunden aus. Zugänge haben eine Gültigkeitsdauer und eigene Berechtigungen. Externe laden Dateien hoch, ohne enaio-Lizenz, und große Dateien belasten kein Postfach mehr.
AWP Link- und UploadportalOutlook-Integration
E-Mails und Anhänge legen Sie mit wenigen Klicks aus Outlook in die passende Projektakte ab. Absender, Datum und Betreff werden als Metadaten übernommen. Auf Wunsch archiviert enaio Mails regelbasiert aus Exchange.
Outlook und Microsoft 365Mobil auf der Baustelle
Bauleitung und Monteure rufen Pläne, Montageanleitungen und Schaltpläne auf dem Tablet ab. Fotos von Mängeln und Baufortschritt werden mit Zeitstempel direkt in der Akte gespeichert.
Bautagebuch und BauzeitenplanArbeiten Ihre Teams in Microsoft Teams, bleibt die Zusammenarbeit dort. Finale Stände werden revisionssicher in enaio archiviert und landen in der richtigen Projektakte.
Sie haben eine konkrete Frage zu Ihrem Fall?
Mit welchen Methoden bleibt eine digitale Projektakte über Jahre ordentlich?
Eine digitale Projektakte bleibt über Jahre ordentlich, wenn ein flacher Aktenplan je Projekttyp, Dokumentklassen mit Pflichtmetadaten, eine klare Trennung von Version und Revision, feste Prüf- und Freigabeläufe, passende Dokumentklassen für VOB/B und HOAI sowie ein geregelter Projektabschluss zusammenwirken. Die Grundidee ist einfach, die Umsetzung entscheidet. Diese Abschnitte beschreiben die Methoden, mit denen eine Projektakte auch bei vielen Beteiligten, Planständen und Jahren der Gewährleistung ordentlich bleibt.
01
Aktenplan und Projektstruktur
Ein Aktenplan legt fest, wie jede Projektakte gegliedert ist. Bewährt hat sich eine flache Hierarchie mit höchstens drei Ebenen: Projekt, bei Bedarf Teilprojekt, Los oder Gewerk, darunter feste Register. Tiefe Ordnerbäume wie auf dem Netzlaufwerk führen dazu, dass dasselbe Dokument an mehreren Stellen gesucht wird.
- Vorlage je Projekttyp ein Bauprojekt braucht andere Register als ein IT- oder Logistikprojekt. Innerhalb eines Typs ist die Struktur immer gleich.
- Nummernkreis die Projektnummer kommt aus dem ERP-System und ist das verbindende Merkmal für Akte, Auftrag, Rechnungen und Zeiterfassung.
- Aktenstatus angelegt, aktiv, in Gewährleistung, abgeschlossen. Der Status steuert Rechte und Aufbewahrung.
Praxistipp
Schreiben Sie den Aktenplan mit Beispielen: Welches Dokument gehört in welches Register? Zehn Grenzfälle mit Antwort helfen dem Team mehr als eine abstrakte Gliederung.
02
Metadaten und Dokumentklassen
Register ordnen, Dokumentklassen beschreiben. Eine Dokumentklasse wie Plan, Protokoll, Nachtrag, Prüfbericht oder Foto bestimmt, welche Metadaten Pflicht sind und welche Workflows starten. Für Pläne sind das typischerweise Planart, Gewerk, Geschoss oder Bauteil, Maßstab, Planverfasser, Index und Planstatus.
Ein fester Planschlüssel macht Dateinamen überflüssig, weil alle Angaben als Metadaten vorliegen. Für technische Zeichnungen legt ISO 7200 Datenfelder für Schriftfelder und Dokumentenstammdaten fest. Daran lässt sich das Metadatenmodell im DMS ausrichten, damit Schriftfeld und Akte dieselben Angaben führen.
Praxistipp
Übernehmen Sie Metadaten automatisch, wo es geht: Projektnummer aus der Akte, Absender und Datum aus der E-Mail, Index aus dem Planschlüssel. Jedes Pflichtfeld, das von Hand gefüllt wird, ist eine Fehlerquelle.
03
Versionierung, Check-in, Check-out und Revisionen
Version und Revision sind nicht dasselbe. Eine Version entsteht technisch bei jedem Speichern. Eine Revision, oft als Index a, b, c geführt, ist ein fachlich freigegebener Stand, der an Beteiligte verteilt wird. Die Akte muss beides auseinanderhalten: Zwischenstände bleiben intern, der freigegebene Index ist der gültige Plan.
Check-out sperrt ein Dokument für die Bearbeitung durch andere. Check-in legt die geänderte Fassung als neue Version ab, idealerweise mit kurzem Änderungsvermerk. So entstehen keine parallelen Kopien mit unterschiedlichen Ständen. Ersetzte Revisionen werden als ungültig gekennzeichnet, bleiben aber für Nachweise abrufbar.
Im Engineering gilt dasselbe für Stücklisten. Eine Stückliste verweist auf Zeichnungsnummer und Index. Ändert sich die Zeichnung, wird die Stückliste geprüft und mit demselben Änderungsvorgang freigegeben.
Wie das bei vielen Planständen in Architektur- und Ingenieurbüros aussieht, beschreibt die Seite zur CAD-Planarchivierung im DMS.
Praxistipp
Erlauben Sie die Verteilung an Externe nur für freigegebene Revisionen. Dann kann kein Zwischenstand versehentlich auf der Baustelle landen.
04
Prüf- und Freigabeläufe für Pläne und Dokumente
Ein Planeingang durchläuft feste Stationen. Jede Station setzt einen Status, sodass jederzeit sichtbar ist, wo ein Plan steht und wer ihn als Nächstes bearbeiten muss.
Externe erhalten nur die Rechte, die sie für ihre Rolle brauchen, und nur für die Projektlaufzeit. Über das AWP Link- und Uploadportal laufen Freigaben per Link und Passwort mit Gültigkeitsdauer, ohne enaio-Lizenz für den Partner.
- Formale PrüfungSchriftfeld, Planschlüssel, Index und Planliste stimmen überein.
- Fachliche Prüfung die betroffenen Gewerke prüfen parallel, Anmerkungen werden am Dokument erfasst.
- FreigabeStatus zur Ausführung freigegeben oder mit Auflagen zurück an den Planverfasser.
- Verteilung der freigegebene Plan geht an den Planverteiler, der Empfang wird dokumentiert.
Praxistipp
Hinterlegen Sie für jede Prüfstation eine Frist. Ein Plan, der zwei Wochen in der fachlichen Prüfung liegt, ist ein Terminrisiko und sollte automatisch eskalieren.
05
Bauprojekte: VOB/B und HOAI in der Akte
Planungsbüros gliedern Projektakten oft nach den Leistungsphasen der HOAI. Für Gebäude nennt § 34 HOAI neun Phasen: Grundlagenermittlung, Vorplanung, Entwurfsplanung, Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung, Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe, Objektüberwachung mit Bauüberwachung und Dokumentation sowie Objektbetreuung.
Bei Bauverträgen nach VOB/B sind bestimmte Schriftstücke beweiserheblich. Bedenken nach § 4 Abs. 3 VOB/B und Behinderungen nach § 6 Abs. 1 VOB/B sind schriftlich mitzuteilen, Nachträge stützen sich auf § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B, die Abnahme regelt § 12 VOB/B. Diese Dokumente gehören als eigene Dokumentklassen mit Zugangsnachweis in die Akte.
Für die Gewährleistung zählt die Abnahme. Nach § 634a BGB verjähren Mängelansprüche bei Bauwerken in fünf Jahren ab Abnahme. Ist die VOB/B vereinbart und keine andere Frist bestimmt, sind es nach § 13 Abs. 4 VOB/B vier Jahre.
Praxistipp
Legen Sie das Abnahmedatum als Metadatum an und berechnen Sie daraus eine Wiedervorlage vor Ablauf der Gewährleistung. Dann werden Mängel rechtzeitig gesichtet.
06
Projektabschluss, Archivierung und Wissenssicherung
Zum Projektabschluss wird die Akte bereinigt und in den Status abgeschlossen gesetzt. Doppelte Arbeitsstände werden aufgeräumt, freigegebene Revisionen, Protokolle, Abnahmen und Schlussrechnung bleiben revisionssicher erhalten. Schreibrechte enden, Leserechte werden auf den Kreis reduziert, der für Gewährleistung und Nachfragen zuständig ist.
Für die Aufbewahrung gelten mehrere Uhren nebeneinander: Rechnungen und andere Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre nach § 147 AO, dazu die Gewährleistungsfristen ab Abnahme. Die Akte richtet sich nach der längsten Frist der enthaltenen Dokumentklassen. Die unveränderbare Langzeitablage übernimmt eine revisionssichere Archivierungssoftware, die Fristen je Dokumentklasse überwacht.
Wissenssicherung heißt, Erfahrungen auffindbar zu machen. Eine kurze Abschlussnotiz mit Lessons Learned, Kennzahlen aus dem ERP-System und Verweisen auf Musterdokumente wird mit Metadaten wie Projekttyp und Branche abgelegt. So findet das nächste Team vergleichbare Projekte über die Suche.
Praxistipp
Machen Sie die Abschlussnotiz zum Pflichtschritt im Abschluss-Workflow. Freiwillige Lessons Learned werden erfahrungsgemäß selten geschrieben.
Aktenplan und Freigabeläufe für Ihre Projekttypen festlegen
Wir übertragen Aktenplan, Dokumentklassen, Revisionen und Prüfläufe auf Ihre Projekte und zeigen, wie das in enaio aussieht.
Wo wird die digitale Projektakte eingesetzt?
Die digitale Projektakte wird überall eingesetzt, wo Projekte viele Beteiligte, Dokumentstände und Nachweispflichten haben, vor allem in Bau und Handwerk, in Engineering und Planung, in Logistikprojekten und in IT-Projekten. Das Prinzip ist überall gleich, die Inhalte unterscheiden sich. Vier typische Einsatzfelder:
Bau und Handwerk
Auftrag, Pläne, Aufmaß, Bautagebuch, Fotos, Abnahme und Gewährleistung. Büro und Baustelle greifen auf dieselbe Akte zu.
Projektakte im HandwerkEngineering und Planung
Zeichnungen mit Revisionsindex, Stücklisten, Berechnungen, Genehmigungen, Planfreigaben und Nachtragsmanagement mit lückenloser Versionsgeschichte.
Architektur und IngenieurwesenLogistikprojekte
Ausschreibung, Angebot, Kundenvertrag, Prozessbeschreibungen, Standortunterlagen und Abstimmungen mit Subunternehmern, etwa beim Start eines neuen Kunden in der Kontraktlogistik.
DMS für die LogistikIT-Projekte
Lastenheft, Pflichtenheft, Angebote, Verträge, Konzepte, Testprotokolle und Abnahmen. Freigaben laufen als Workflow, jede Entscheidung ist dokumentiert.
Freigaben per WorkflowWas muss eine digitale Projektakte Handwerkern bieten?
Eine digitale Projektakte muss Handwerkern vor allem mobilen Zugriff auf der Baustelle, eine einfache und in jedem Auftrag gleiche Struktur, GoBD-konforme Archivierung, die Überwachung der Gewährleistungsfristen ab Abnahme, die Anbindung an die Warenwirtschaft und einen Betrieb ohne eigene IT-Abteilung bieten. Handwerksbetriebe haben damit andere Anforderungen als Konzerne. Diese Punkte sollten Sie bei der Auswahl einer Projektakte-Software prüfen.
Wichtig für die Gewährleistung: Bei Bauwerken verjähren Mängelansprüche nach § 634a BGB in der Regel fünf Jahre nach der Abnahme, bei vereinbarter VOB/B ohne abweichende Regelung nach vier Jahren. Abnahmeprotokolle und Fotos sollten mindestens so lange schnell auffindbar sein.
Mobil nutzbar
Pläne und Unterlagen auf Tablet oder Smartphone, Fotos direkt in die Akte.
Einfache Struktur
Eine feste Ordnerlogik für jeden Auftrag, die alle im Betrieb verstehen.
GoBD-konform
Rechnungen, Angebote und Aufträge revisionssicher archiviert, mit Zeitstempel und unveränderbar, wie es ein GoBD-konformes DMS leistet.
Gewährleistung im Blick
Abnahmeprotokolle und Fotos als Beleg, Fristen mit Wiedervorlage.
Anbindung
Verknüpfung mit Warenwirtschaft oder ERP, damit Auftragsdaten nicht doppelt erfasst werden.
Betrieb ohne eigene IT
Wartung und Betrieb durch den Partner, auf Wunsch als enaio Cloud aus deutschen Rechenzentren.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Was unterscheidet Projektakte, Projektmanagement-Tool und Common Data Environment?
Ein Projektmanagement-Tool plant Aufgaben, Termine und Ressourcen, ein Common Data Environment dient der gemeinsamen Bearbeitung von Modellen und Projektinformationen im BIM-Prozess, und die Projektakte dokumentiert alle Unterlagen eines Projekts revisionssicher über Projektende und Gewährleistung hinaus. Die drei Werkzeuge ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht. Im BIM-Umfeld beschreibt die Normenreihe ISO 19650, in Deutschland als DIN EN ISO 19650 übernommen, das Informationsmanagement mit einer gemeinsamen Datenumgebung, dem Common Data Environment. Informationen durchlaufen dort die Zustände in Bearbeitung, geteilt, veröffentlicht und archiviert.
| Kriterium | Projektmanagement-Tool | Common Data Environment | Digitale Projektakte |
|---|---|---|---|
| Zweck | Aufgaben, Termine und Ressourcen planen | Modelle und Projektinformationen gemeinsam bearbeiten und austauschen | Alle Projektdokumente vollständig und nachweisbar führen |
| Typische Inhalte | Aufgaben, Meilensteine, Auslastung | BIM-Modelle, Pläne, Informationscontainer mit Status | Verträge, Pläne, Korrespondenz, Protokolle, Rechnungen, Abnahmen |
| Zeithorizont | Projektlaufzeit | Projektlaufzeit, Übergabe an den Betrieb | Projektlaufzeit plus Aufbewahrung und Gewährleistung |
| Stärke | Steuerung | Modellbasierte Zusammenarbeit | Revisionssicherheit, Fristen, ERP-Anbindung |
Ein CDE nach ISO 19650 und eine Projektakte im DMS lassen sich kombinieren: veröffentlichte und archivierte Stände werden in die Projektakte übernommen.
Typische Fehler bei der Einführung einer Projektakte
Diese Fehler sehen wir in Projekten mit vielen Planständen und Beteiligten besonders häufig.
01
Ordnerstruktur vom Laufwerk übernommen
- Folge
- Tiefe Bäume, uneinheitliche Ablage, Dokumente an mehreren Stellen.
- Besser
- Flacher Aktenplan je Projekttyp mit Dokumentklassen und Metadaten.
02
Version und Revision nicht getrennt
- Folge
- Zwischenstände gelangen an Externe oder auf die Baustelle.
- Besser
- Nur freigegebene Revisionen verteilen, Zwischenstände intern halten.
03
Externe mit Dauerzugang
- Folge
- Ehemalige Partner sehen noch Jahre später Projektunterlagen.
- Besser
- Zugänge mit Gültigkeitsdauer und rollenbezogenen Rechten.
04
E-Mails bleiben im Postfach
- Folge
- Absprachen und Zusagen fehlen in der Akte.
- Besser
- Ablage aus Outlook mit Metadaten zum festen Arbeitsschritt machen.
05
Kein Abnahmedatum erfasst
- Folge
- Gewährleistungsfristen lassen sich nicht überwachen.
- Besser
- Abnahmedatum als Pflichtfeld mit Wiedervorlage vor Fristende.
06
Projektabschluss ohne Bereinigung
- Folge
- Schreibrechte bleiben offen, Arbeitsstände verwirren bei späteren Rückfragen.
- Besser
- Abschluss-Workflow mit Statuswechsel, Rechteanpassung und Abschlussnotiz.
Checkliste: Projektakte von der Anlage bis zum Abschluss
Diese Punkte sorgen dafür, dass jede Projektakte vom ersten Tag an vollständig ist und nach Projektende auffindbar bleibt.
01
Projektstart
- Projektnummer aus dem ERP-System übernommen
- Akte aus der Vorlage des Projekttyps angelegt
- Projektleitung, Team und Vertretung eingetragen
- Externe Partner mit Rolle und Gültigkeitsdauer berechtigt
- Planschlüssel und Planverteiler festgelegt
02
Laufendes Projekt
- E-Mails mit Zusagen und Änderungen aus Outlook abgelegt
- Nur freigegebene Revisionen an Externe verteilt
- Bedenken, Behinderungen und Nachträge als eigene Dokumentklasse mit Zugangsnachweis
- Fotos und Protokolle mit Zeitstempel in der Akte
- Prüfstationen mit Fristen und Eskalation
03
Projektabschluss
- Abnahmedatum erfasst und Gewährleistungsfrist berechnet
- Arbeitsstände bereinigt, Revisionen vollständig
- Schreibrechte beendet, Zugänge für Externe deaktiviert
- Abschlussnotiz mit Lessons Learned abgelegt
- Aktenstatus auf abgeschlossen gesetzt
Sie haben eine konkrete Frage zu Ihrem Fall?
Wie wird eine Projektakte-Software eingeführt?
Eine Projektakte-Software wird in vier Schritten eingeführt: Analyse der Projekttypen und Ablagen, Festlegung von Aktenplan, Metadaten, Rechten und Workflows, ein Pilotprojekt mit echten Dokumenten und danach der schrittweise Rollout mit Schulung von Projektleitungen und Key Usern. Wir führen die digitale Projektakte so ein, dass laufende Projekte nicht gestört werden. Wie sie sich in die übrige Dokumentenlandschaft einfügt, klären wir bei Bedarf vorab in einer Enterprise Content Management Beratung. Neue Projekte starten in der neuen Struktur, bestehende werden nach Bedarf übernommen.
01
Analyse
Wir nehmen Projekttypen, Beteiligte, Dokumentarten und bestehende Ablagen auf.
02
Aktenplan
Register, Metadaten, Rechte und Workflows werden festgelegt und von Ihnen abgenommen.
03
Pilotprojekt
Ein Projektteam startet mit der neuen Akte. Die Struktur wird mit echten Dokumenten geprüft.
04
Rollout
Weitere Teams folgen, Projektleitungen und Key User werden geschult.
Mehr dazu: enaio-Einführung und Schulung
Wie lange dauert das bei Ihnen? Wir schätzen es mit Ihnen ab.
Einschätzung anfragen +49 6104 94738-13Glossar: Begriffe rund um die Projektakte
Die wichtigsten Fachbegriffe aus Projektdokumentation, Bau und Engineering, kurz erklärt.
- Aktenplan
- Verbindliche Gliederung aller Projektakten eines Typs mit Registern, Dokumentklassen und Ablageregeln.
- Dokumentklasse
- Kategorie wie Plan, Protokoll oder Nachtrag, die Pflichtmetadaten, Rechte und Workflows bestimmt.
- Revision
- Fachlich freigegebener Stand eines Dokuments, meist mit Index gekennzeichnet. Nicht jede Version ist eine Revision.
- Check-out und Check-in
- Sperren eines Dokuments zur Bearbeitung und Zurückgeben als neue Version. Verhindert parallele Kopien.
- Planverteiler
- Liste der Empfänger, die einen freigegebenen Plan erhalten, mit Nachweis des Empfangs.
- Stückliste
- Strukturierte Aufstellung der Teile eines Erzeugnisses, die auf Zeichnungsnummer und Index verweist.
- Leistungsphasen
- Gliederung der Architekten- und Ingenieurleistungen nach HOAI, bei Gebäuden in neun Phasen.
- Abnahme
- Billigung der Bauleistung durch den Auftraggeber. Mit ihr beginnt die Verjährung der Mängelansprüche.
- Common Data Environment
- Gemeinsame Datenumgebung nach ISO 19650, in der Projektinformationen mit definierten Zuständen ausgetauscht werden.
- Lessons Learned
- Dokumentierte Erfahrungen aus einem abgeschlossenen Projekt, die für Folgeprojekte auffindbar abgelegt werden.
Was Kunden über die Zusammenarbeit mit AWP Consult sagen
Stimmen von Unternehmen mit dokumentenintensiven Prozessen, die enaio gemeinsam mit AWP Consult einsetzen und weiterentwickeln.
Wir haben aufgrund von dokumentenintensiven Prozessen starken Bedarf an einer verlässlichen DMS-Lösung. Durch die Betreuung von AWP konnten wir einige Herausforderungen meistern, unter anderem maßgeschneiderte Schnittstellenanpassungen und unternehmensweite enaio-Updates. Die unkomplizierte Hands-On-Mentalität von AWP war dabei besonders förderlich.
Mit AWP konnten wir unser enaio erfolgreich modernisieren, weiterentwickeln und kontinuierlich an unsere Geschäftsprozesse sowie neue Herausforderungen anpassen. Gemeinsam haben wir bereits viel erreicht und wir freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit.
Ihre Projektakte im Gespräch konkretisieren
Wir besprechen Projekttypen, heutige Ablagen und externe Partner und leiten daraus einen ersten Aktenplan als Startpunkt ab.
- Aktenplan je Projekttyp
- Outlook und Baustelle angebunden
- Partner ohne enaio-Lizenz
Quellen und Rechtsgrundlagen
Die rechtlichen Aussagen zu Leistungsphasen, Abnahme, Gewährleistung und Aufbewahrung stützen sich auf folgende amtliche Quellen. Stand der Prüfung: Oktober 2026.
- § 34 HOAI Leistungsbild Gebäude und Innenräume mit neun Leistungsphasen
- § 640 BGB Abnahme des Werks
- § 634a BGB Verjährung der Mängelansprüche, bei Bauwerken fünf Jahre ab Abnahme
- § 147 AO Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und Geschäftsbriefe
Häufige Fragen zur digitalen Projektakte
Was ist eine digitale Projektakte?
Eine digitale Projektakte ist die elektronische Sammlung aller Dokumente eines Projekts, von Angebot und Vertrag über Pläne und Protokolle bis zu Abnahme und Abrechnung. Sie folgt einem festen Aktenplan, ist versioniert und zugriffsgeschützt. Alle Beteiligten arbeiten mit demselben Stand, im Büro, unterwegs und mit externen Partnern. Nach Projektende bleibt sie revisionssicher archiviert.
Was gehört in eine Projektakte?
Anfrage und Angebot, Vertrag und Nachträge, Planungsunterlagen, Ausführungsdokumente wie Protokolle und Fotos, die gesamte Korrespondenz sowie Abnahme, Schlussrechnung und Gewährleistungsunterlagen. In Bauprojekten kommen Bedenken- und Behinderungsanzeigen hinzu, im Engineering Stücklisten und Änderungsvorgänge. Die genaue Struktur hängt vom Projekttyp ab und wird im Aktenplan festgelegt.
Was muss eine digitale Projektakte für Handwerksbetriebe alles können?
Sie muss mobil auf der Baustelle funktionieren und Fotos direkt aufnehmen. Dazu kommen eine einfache, einheitliche Struktur, GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen und die Überwachung der Gewährleistungsfristen ab Abnahme. Die Anbindung an die Warenwirtschaft verhindert doppelte Erfassung. Ideal ist ein Betrieb ohne eigene IT, etwa in der Cloud.
Wie arbeiten externe Partner mit der Projektakte?
Über das AWP Link- und Uploadportal. Sie geben Dokumente per Link und Passwort frei, mit Gültigkeitsdauer und Berechtigungen. Partner können auch selbst Dateien hochladen, ohne eine enaio-Lizenz zu benötigen. Sinnvoll ist, Externen nur freigegebene Revisionen bereitzustellen und Zugänge mit Projektende zu beenden.
Kann ich E-Mails aus Outlook in die Projektakte ablegen?
Ja. Mails und Anhänge legen Sie mit wenigen Klicks in die passende Akte ab, Absender, Datum und Betreff werden als Metadaten übernommen. Zusätzlich ist eine regelbasierte Archivierung aus Exchange möglich. So liegen Zusagen, Änderungswünsche und Freigaben in der Akte und nicht im Postfach einzelner Personen.
Funktioniert die digitale Projektakte auch auf der Baustelle?
Ja. Pläne, Montageanleitungen und Schaltpläne lassen sich auf dem Tablet abrufen. Fotos von Mängeln oder Baufortschritt werden mit Zeitstempel direkt in der Akte gespeichert. Das ersetzt Fotosammlungen auf privaten Smartphones und macht Mängel später belegbar.
Wie verhindert die Projektakte, dass mit veralteten Plänen gearbeitet wird?
Durch Versionierung und eine klare Trennung von Version und Revision. Jeder Stand bleibt erhalten, gültig ist nur die zuletzt freigegebene Revision. Ersetzte Pläne werden als ungültig gekennzeichnet, bleiben aber für Nachweise abrufbar. Wird nur die freigegebene Revision an Baustelle und Partner verteilt, kommt kein Zwischenstand in Umlauf.
Was bedeuten Check-in und Check-out?
Check-out sperrt ein Dokument, solange jemand es bearbeitet. Andere sehen, dass es in Bearbeitung ist, und können nicht parallel ändern. Check-in legt die geänderte Fassung als neue Version ab, idealerweise mit Änderungsvermerk. So entstehen keine konkurrierenden Kopien desselben Plans oder Dokuments.
Lässt sich die Projektakte an ERP oder Warenwirtschaft anbinden?
Ja. enaio wird an bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme angebunden, etwa SAP, Microsoft Dynamics 365 oder proALPHA. Die Projektnummer verbindet Akte und Auftrag. Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine lassen sich so dem Projekt zuordnen, ohne Daten doppelt zu erfassen.
Wie lange müssen Projektunterlagen aufbewahrt werden?
Rechnungen und andere Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre nach § 147 AO, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Bei Bauwerken verjähren Mängelansprüche nach § 634a BGB in der Regel fünf Jahre nach Abnahme, bei VOB/B-Verträgen ohne abweichende Vereinbarung nach vier Jahren. Die Projektakte sollte sich nach der längsten dieser Fristen richten.
Was ist der Unterschied zwischen Projektakte und Common Data Environment?
Ein Common Data Environment nach ISO 19650 dient der gemeinsamen Bearbeitung von Modellen und Projektinformationen im BIM-Prozess, mit Zuständen wie in Bearbeitung, geteilt, veröffentlicht und archiviert. Die Projektakte dokumentiert alle Unterlagen eines Projekts revisionssicher, auch Verträge, Korrespondenz und Rechnungen. Beide lassen sich verbinden, indem veröffentlichte und archivierte Stände in die Akte übernommen werden.
Brauche ich neben einem Projektmanagement-Tool noch eine Projektakte-Software?
Ja, denn beide haben unterschiedliche Aufgaben. Ein Projektmanagement-Tool plant Aufgaben, Termine und Ressourcen. Die Projektakte dokumentiert revisionssicher alles, was im Projekt entsteht, und bleibt nach Projektende für Gewährleistung und Prüfungen verfügbar. Beide ergänzen sich: Das Tool steuert, die Akte belegt. Über die Projektnummer lassen sich beide verknüpfen.
Ihre Projekte, in einer Akte zusammengeführt
Im Gespräch nehmen wir auf, welche Projekttypen Sie haben, wo die Unterlagen heute liegen und wer von außen mitarbeitet. Sie erhalten einen Vorschlag für Aktenstruktur, Rechte und Anbindung.
- Persönlich in Dietzenbach oder online
- Mit Projektleitung und Fachbereichen
- Ergebnis: konkreter Aktenplan als Startpunkt
Ihr zertifizierter Partner für revisionssicheres Dokumentenmanagement, ECM und DMS im DACH-Raum seit 2006.
150+ REFERENZKunden IM DACH RAUM SEIT 2006
250+ abgeschlossene Projekte SEit 2006
Durchschnittlich 12–18 Monate Amortisation bei +40 Unternehmen
Zertifizierter Partner
enaio® Partner DACH
Investitionssicherung durch zertifizierten enaio-Implementierungspartner mit 19 Jahren Projekterfahrung.
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