Workflow Management mit enaio: Geschäftsprozesse digital steuern
Workflow Management ist die digitale Steuerung von Geschäftsprozessen: Ein System leitet Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen nach festgelegten Regeln an die zuständigen Personen weiter, überwacht Fristen und protokolliert jeden Schritt.
AWP Consult setzt Workflow Management als zertifizierter enaio-Partner direkt im Dokumentenmanagement um: von der einfachen Freigabe über Umläufe und Wiedervorlagen bis zu mehrstufigen, in BPMN modellierten Unternehmens- und Vertriebsworkflows. Digitales Workflow-Management ersetzt Umlaufmappen und weitergeleitete E-Mails durch Vorgänge mit sichtbarem Stand.
Mein ArbeitskorbBeispielansicht
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Angebot freigebenFreigabe, Vier-Augen-PrinzipFrist läuft
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Richtlinie mitzeichnenUmlauf, parallelneu
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Angebot nachfassenWiedervorlageheute
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Reklamation prüfenVorgang Qualität
Laufweg: Angebot freigeben
- Eingang
- Prüfung
- Regel
- Freigabe
- Versand
FreigebenRückfrageWeiterleiten
250+
abgeschlossene Projekte seit 2006
150+
Referenzkunden im DACH-Raum
12 bis 18
Monate durchschnittliche Amortisation
Das Wichtigste in Kürze
- Workflow Management ist die informationstechnische Steuerung von Arbeitsabläufen: Ein Workflow-Management-System führt Dokumente, Informationen und Aufgaben nach festgelegten Regeln von einer beteiligten Person zur nächsten und protokolliert dabei jeden Schritt.
- Die Workflow Management Coalition (WfMC) unterscheidet die Prozessdefinition, also das Modell des Ablaufs, von der einzelnen Prozessinstanz und den Aufgaben, die als Work Items in den Arbeitskörben der Beteiligten landen.
- Für die grafische Modellierung hat sich die Business Process Model and Notation (BPMN) der Object Management Group durchgesetzt. Die Version 2.0.1 ist als internationale Norm ISO/IEC 19510:2013 veröffentlicht.
- Workflows mit steuerrelevanten Belegen sind Teil des internen Kontrollsystems nach Rz. 100 der GoBD: Zugriffskontrollen, Funktionstrennungen und Verarbeitungskontrollen müssen eingerichtet, ausgeübt und protokolliert werden.
- Bei Kunden von AWP Consult amortisiert sich eine Einführung durchschnittlich nach 12 bis 18 Monaten, ermittelt bei über 40 Unternehmen.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-13Was ist Workflow Management?
Workflow Management ist die Methode, wiederkehrende Geschäftsprozesse als feste, digitale Abläufe zu beschreiben und von einem System ausführen zu lassen, das Aufgaben automatisch an die zuständigen Rollen verteilt, Regeln und Fristen anwendet, Dokumente mitführt und jeden Bearbeitungsschritt mit Person und Zeitpunkt festhält.
Der Begriff stammt aus der Wirtschaftsinformatik. Die Workflow Management Coalition beschreibt einen Workflow als Automatisierung eines Geschäftsprozesses, ganz oder teilweise, bei der Dokumente, Informationen oder Aufgaben nach festen Verfahrensregeln von einem Beteiligten zum nächsten weitergegeben werden.
Workflow
Ein konkreter Arbeitsablauf mit Start, Schritten, Entscheidungen und Ende, zum Beispiel die Freigabe einer Bestellung. Jeder Durchlauf ist eine eigene Instanz mit eigenem Status, eigenen Daten und eigenem Protokoll.
Workflow-Management-System
Die Software, die Prozessdefinitionen interpretiert und ausführt. Sie erzeugt Aufgaben, ruft Anwendungen auf, überwacht Fristen und stellt den Beteiligten ihre Arbeitskörbe bereit. In enaio ist diese Steuerung Teil des Dokumentenmanagements.
Geschäftsprozess und Workflow
Der Geschäftsprozess beschreibt, was fachlich geschieht, etwa vom Angebot bis zur Zahlung. Der Workflow ist der Teil davon, den ein System steuert. Nicht jeder Prozessschritt muss automatisiert werden.
Ad-hoc oder regelbasiert
Regelbasierte Workflows folgen einem vorab festgelegten Weg. Ad-hoc-Workflows bestimmen die Beteiligten erst im laufenden Vorgang, etwa für eine Rückfrage oder einen Umlauf zur Kenntnis. enaio unterstützt beide Formen.
Welche Ihrer Abläufe passen in einen Workflow?
Wir besprechen mit Ihnen, welche Freigaben, Umläufe und Wiedervorlagen in Ihrem Unternehmen heute Zeit kosten und sich für einen digitalen Workflow eignen.
Welche Arten von Workflows gibt es im Unternehmen?
Im Unternehmen gibt es fünf Grundformen von Workflows: Freigaben mit Entscheidung, Umläufe zur Kenntnis oder Mitzeichnung, Wiedervorlagen mit Termin, Ad-hoc-Workflows für spontane Aufgaben und regelbasierte Vorgänge mit Verzweigungen, aus denen sich fast jeder größere Geschäftsprozess zusammensetzt. Die Tabelle zeigt, wofür sich welche Form eignet und wie sie gesteuert wird.
| Workflow-Art | Typischer Einsatz | Steuerung |
|---|---|---|
| Freigabe | Bestellung, Rechnung, Angebot, Vertrag, Urlaubsantrag | Freigabestufen nach Betrag, Bereich oder Risiko, Vier-Augen-Prinzip, Begründung bei Ablehnung |
| Umlauf | Richtlinien, Rundschreiben, Protokolle, Mitzeichnungen | Sequenziell (nacheinander) oder parallel (gleichzeitig), mit Nachweis der Kenntnisnahme |
| Wiedervorlage | Vertragsfristen, Nachfassen von Angeboten, Prüftermine | Termin am Dokument, Erinnerung und Eskalation bei Ablauf, auch bei Abwesenheit |
| Ad-hoc-Workflow | Rückfragen, Stellungnahmen, einmalige Prüfungen | Beteiligte werden im laufenden Vorgang festgelegt, ohne Modellierung, aber protokolliert |
| Regelbasierter Vorgang | Rechnungseingang, Reklamation, Lieferantenfreigabe | Modellierter Ablauf mit Verzweigungen, Rollen, Fristen und Systemaufrufen |
Die Formen lassen sich kombinieren: Ein regelbasierter Vorgang kann einen Umlauf starten oder am Ende eine Wiedervorlage setzen.
Wie funktioniert ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System funktioniert, indem es ein Prozessmodell als Vorlage nutzt, für jeden Vorgang eine eigene Instanz startet, Aufgaben anhand von Rollen und Regeln in Arbeitskörbe verteilt, an Verzweigungen nach Daten entscheidet, Fristen überwacht und jeden Schritt revisionssicher protokolliert. Die folgenden sechs Bausteine entscheiden in Projekten darüber, ob ein Workflow im Alltag trägt.
01
Prozessdefinition, Instanz und Arbeitskorb
Die Prozessdefinition ist das Modell: welche Schritte es gibt, in welcher Reihenfolge, wer zuständig ist und welche Daten gebraucht werden. Startet ein konkreter Vorgang, etwa eine neue Bestellanforderung, legt das System eine Prozessinstanz an. Sie trägt eigene Daten, einen eigenen Status und ein eigenes Protokoll.
In enaio arbeiten Anwenderinnen und Anwender ihre Aufgaben im Client, im Browser über den enaio webclient oder mobil ab. Das Dokument hängt am Vorgang. Niemand muss Anhänge suchen oder Dateien weiterleiten.
- Work Item die einzelne Aufgabe, die eine Person oder Rolle in einem Schritt bearbeiten soll
- Arbeitskorb die persönliche oder gemeinsame Liste offener Aufgaben, in der Fachsprache der WfMC die Worklist
- Systemschritt ein Schritt ohne Menschen, etwa eine Prüfung gegen Stammdaten oder die Übergabe an das ERP-System
Praxistipp
Benennen Sie Aufgaben so, wie die Fachleute sie aussprechen: „Bestellung freigeben“ statt „Schritt 3“.
02
BPMN-Modellierung: Ereignisse, Aufgaben und Gateways
Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist der verbreitete Standard der Object Management Group (OMG), um Abläufe so zu zeichnen, dass Fachbereich und IT dasselbe Bild verstehen. Die aktuelle Fassung ist BPMN 2.0.2. Die inhaltlich identische Version 2.0.1 ist als ISO/IEC 19510:2013 genormt. Für Workflows sind vier Elementgruppen entscheidend:
Für Entscheidungslogik, die sich häufig ändert, etwa Freigabegrenzen oder Rabattstufen, ergänzt die Decision Model and Notation (DMN) der OMG das Prozessmodell um Entscheidungstabellen. In unseren Projekten dient das BPMN-Modell als gemeinsame Sprache für die Abstimmung und als Vorlage für die Konfiguration in enaio.
- EreignisseKreise für Start, Zwischenereignis und Ende, etwa „Rechnung eingegangen“ oder „Frist abgelaufen“
- Aufgaben abgerundete Rechtecke für Tätigkeiten von Menschen oder Systemen
- GatewaysRauten für Verzweigungen: exklusiv (genau ein Weg), parallel (alle Wege gleichzeitig), inklusiv (ein oder mehrere Wege) und ereignisbasiert (der Weg, dessen Ereignis zuerst eintritt)
- Pools und LanesBahnen, die zeigen, welche Organisation oder Rolle einen Schritt ausführt
Praxistipp
Modellieren Sie zuerst den Normalfall auf einer Seite, danach die drei häufigsten Ausnahmen.
03
Freigaben und Umläufe: sequenziell, parallel, Vier-Augen
Bei mehreren Beteiligten entscheidet die Art der Verteilung über Tempo und Sicherheit. Sequenzielle Freigaben laufen nacheinander und eignen sich, wenn jede Stufe auf der vorherigen aufbaut. Parallele Freigaben laufen gleichzeitig und verkürzen die Durchlaufzeit, brauchen aber eine klare Abschlussregel:
Bei Ablehnungen muss das Modell festlegen, ob der Vorgang an den Start, an die vorherige Stufe oder in eine Klärung zurückgeht.
- Alle müssen zustimmen typisch für Lieferantenfreigaben durch Einkauf und Qualitätsmanagement
- Eine Person genügt typisch für Rollen mit mehreren Berechtigten. Die erste Entscheidung schließt die Aufgabe für alle.
- Vier-Augen-Prinzip zwei verschiedene Personen, wobei das System verhindert, dass dieselbe Person beide Schritte ausführt
- KenntnisnahmeUmlauf ohne Entscheidung, bei dem nur das Lesen bestätigt wird
Praxistipp
Legen Sie für jede Freigabe fest, ob eine Begründung Pflicht ist. Bei Ablehnungen sollte sie es immer sein, sonst fehlt später die Nachvollziehbarkeit.
04
Wiedervorlagen, Fristen und Eskalation
Ein Workflow, der nur weiterleitet, verschiebt das Liegenbleiben in ein anderes Postfach. Erst Fristen machen ihn verlässlich. Dabei lohnt die Unterscheidung von drei Zeitarten:
Läuft eine Frist ab, greift eine Eskalationskette: Erinnerung an die bearbeitende Person, danach Information an Vertretung oder Führungskraft, im letzten Schritt Umleitung des Vorgangs. Vertretungsregeln verhindern, dass Vorgänge während Urlaub oder Krankheit stehen bleiben.
- Bearbeitungsfrist wie lange ein Schritt höchstens dauern darf, gemessen ab dem Eingang im Arbeitskorb
- Termin ein fester Zeitpunkt aus dem Dokument, etwa ein Kündigungstermin oder ein Skontostichtag
- Wiedervorlage ein selbst gesetzter Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang wieder im Arbeitskorb erscheint, etwa zum Nachfassen eines Angebots
Praxistipp
Rechnen Sie Fristen in Arbeitstagen und hinterlegen Sie einen Feiertagskalender je Standort.
05
Rollen, Vertretungen und Funktionstrennung
Workflows sollten an Rollen hängen, nicht an Personen: „Kostenstellenverantwortung Vertrieb“ oder „Einkaufsleitung“ statt eines Namens. Das Organisationsmodell löst die Rolle zur Laufzeit in Personen auf.
Für steuerrelevante Abläufe verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Rz. 100 ein internes Kontrollsystem mit Zugriffskontrollen, Funktionstrennungen sowie Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen. Ein Workflow erfüllt das, wenn Freigaben technisch erzwungen und protokolliert werden.
- Keine Selbstfreigabe wer anfordert, gibt denselben Vorgang nicht allein frei
- Vertretung mit Grenzen befristet, protokolliert und höchstens mit den Rechten der vertretenen Person
- Änderungen nachvollziehbarRollen und Grenzen werden mit Gültigkeitsdatum gepflegt
Praxistipp
Prüfen Sie die Rollenzuordnung bei jeder Umorganisation. Nach Rz. 101 der GoBD ist anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte System noch dem dokumentierten entspricht.
06
Versionierung, Protokoll und Kennzahlen
Prozesse ändern sich. Ein gutes Workflow-Management-System versioniert deshalb die Prozessdefinition: Laufende Instanzen beenden ihren Weg nach der alten Version, neue starten nach der neuen. Nur so lässt sich später zeigen, welche Regel zum Zeitpunkt einer Entscheidung galt.
Das Protokoll hält fest, wer wann welchen Schritt mit welcher Entscheidung abgeschlossen hat. Es ist zugleich die Datengrundlage für die Steuerung:
- Durchlaufzeit vom Start bis zum Abschluss, als Median aussagekräftiger als der Durchschnitt
- Liegezeit je Schritt zeigt, wo Vorgänge warten, nicht nur, wie lange sie insgesamt brauchen
- EskalationsquoteAnteil der Vorgänge, bei denen eine Frist überschritten wurde
Praxistipp
Messen Sie Durchlauf- und Liegezeiten vor der Einführung. Ohne Ausgangswert lässt sich der Nutzen später nicht belegen.
Sie möchten das an Ihren eigenen Dokumenten sehen?
Welche Unternehmensworkflows lassen sich mit enaio digitalisieren?
Mit enaio lassen sich alle dokumentengetriebenen Unternehmensworkflows digitalisieren, in denen Unterlagen geprüft, freigegeben, ergänzt oder weitergegeben werden, typischerweise Rechnungseingang, Posteingang, Bestellmanagement, Vertragsfreigabe, Personalprozesse und Qualitätsmanagement, wobei der Workflow das Dokument mitführt und das Ergebnis revisionssicher in der passenden Akte ablegt. Diese Workflows setzen wir besonders häufig um:
Rechnungseingang
Erfassung, Prüfung, Freigabe nach Betrag und Übergabe an das ERP-System. Oft der erste Workflow, weil der Nutzen gut messbar ist.
RechnungseingangsworkflowPosteingang
Briefe, E-Mails und Scans werden klassifiziert und dem richtigen Vorgang oder Arbeitskorb zugeordnet. AWP SmartFlow ruft Postfächer ab und startet enaio-Workflows.
Automatisierte BelegverarbeitungBestellmanagement
Bedarfsanforderung, Genehmigung nach Wertgrenze, Bestellung und Abgleich mit Wareneingang und Rechnung in einem Vorgang.
Purchase-to-Pay digitalVertragsfreigabe
Entwurf, fachliche, rechtliche und kaufmännische Prüfung, Unterschrift und Wiedervorlage vor Kündigungs- und Verlängerungsfristen.
VertragsverwaltungPersonalprozesse
Onboarding, Urlaubsanträge, Zeugnisse und Austritt, mit Ablage in der Personalakte und eng gefassten Zugriffsrechten.
Digitale PersonalakteQualität und Lieferanten
Mehrstufige Lieferantenfreigabe durch Einkauf und Qualitätsmanagement sowie Abweichungsmeldungen und Maßnahmen mit Fristen.
Projektabläufe wie Nachträge und Abnahmen laufen in der digitalen Projektakte, Konfigurationsdetails zeigt die Seite enaio Workflow.
Wie unterstützen Vertriebsworkflows Angebot, Auftrag und Reklamation?
Vertriebsworkflows unterstützen den Vertrieb, indem sie Angebote mit Sonderkonditionen automatisch zur Freigabe leiten, Auftragsunterlagen in einer Kundenakte bündeln, Nachfasstermine als Wiedervorlage setzen und Reklamationen mit Fristen durch Vertrieb, Qualität und Buchhaltung führen, sodass alle im Kundenkontakt den aktuellen Stand sehen.
Im Vertrieb zählt Tempo: Ein Angebot, das tagelang auf eine Rabattfreigabe wartet, verliert gegen ein schnelleres. Gleichzeitig darf niemand Konditionen zusagen, die nicht gedeckt sind. Klare Regeln lösen den Konflikt: Was im Rahmen liegt, läuft ohne Wartezeit durch, Abweichungen landen sofort bei der richtigen Person.
Angebotsfreigabe
Rabatte, Zahlungsziele oder Sonderpositionen außerhalb der Grenzen gehen automatisch an die Vertriebsleitung.
Auftragsakte
Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Korrespondenz, auch E-Mails aus Outlook, liegen in einer Akte je Kunde und Auftrag.
Nachfassen per Wiedervorlage
Offene Angebote erscheinen zum gesetzten Termin wieder im Arbeitskorb, bei Abwesenheit in dem der Vertretung.
Reklamationsmanagement
Erfassung, Prüfung durch die Qualität, Entscheidung über Gutschrift oder Ersatz, mit Fristüberwachung.
Ausgangsrechnung
Rechnungen und Gutschriften gehen über simpleflow elektronisch an Kunden. Belege wie Abliefernachweise werden automatisch angehängt.
Welche Workflow-Management-Lösung passt: DMS, ERP oder BPM-Suite?
Welche Workflow-Management-Lösung passt, hängt davon ab, wo die führenden Daten und Dokumente liegen: DMS-Workflows eignen sich für dokumentengetriebene Abläufe mit Aufbewahrungspflichten, ERP-Workflows für Bestell- und Buchungslogik innerhalb des ERP-Systems und eigenständige BPM-Suiten für systemübergreifende Prozesse mit hohem Entwicklungsanteil. In vielen Unternehmen arbeiten zwei dieser Ebenen zusammen.
| Kriterium | Workflow im DMS, etwa enaio | Workflow im ERP-System | Eigenständige BPM-Suite |
|---|---|---|---|
| Stärke | Dokumente, Akten, Freigaben und Aufbewahrung in einem System | Bestell-, Buchungs- und Stammdatenlogik direkt am ERP-Beleg | Modellierung und Ausführung komplexer, systemübergreifender Prozesse |
| Typische Abläufe | Rechnungseingang, Posteingang, Verträge, Personal, Qualität | Bestellfreigabe, Zahlungsfreigabe, Stammdatenänderung | Antragsstrecken, Kundenportale, Steuerung vieler Systeme |
| Revisionssichere Ablage | integriert | über ein angebundenes Archiv | über ein angebundenes DMS oder Archiv |
| Nutzerkreis | alle Beschäftigten mit Dokumentbezug, auch ohne ERP-Zugang | überwiegend Anwenderinnen und Anwender des ERP-Systems | abhängig von der Oberfläche, oft mit eigener Entwicklung |
Allgemeine Einordnung. Im Rechnungseingang bewährt sich die Arbeitsteilung: enaio führt Prüfung und Freigabe, das ERP-System Buchung und Zahlung. Mehr unter enaio Schnittstellen.
Wie läuft eine Angebotsfreigabe als Workflow ab?
Eine Angebotsfreigabe läuft als Workflow in sechs Schritten ab: Das Angebot wird angelegt, das System prüft die Konditionen gegen hinterlegte Regeln, entscheidet an einer Verzweigung über den Weg, holt bei Abweichungen die nötigen Freigaben parallel ein, versendet das Angebot und setzt eine Wiedervorlage zum Nachfassen. Das Beispiel zeigt einen typischen Ablauf, wie er in BPMN modelliert und in enaio umgesetzt werden kann.
01
Angebot anlegen
Der Vertrieb erstellt das Angebot im ERP-System oder aus einer Vorlage. Dokument und Kopfdaten wie Kunde, Summe, Rabatt und Zahlungsziel werden an den Vorgang übergeben.
02
Konditionen prüfen
Das System vergleicht Rabatt, Zahlungsziel und Sonderpositionen mit den hinterlegten Grenzen, etwa aus einer Entscheidungstabelle. Fehlende Pflichtangaben werden sofort gemeldet.
03
Verzweigung
Ein exklusives Gateway entscheidet: Liegen alle Werte im Rahmen, geht das Angebot direkt in den Versand. Weicht ein Wert ab, startet der Freigabezweig.
04
Freigaben einholen
Vertriebsleitung und kaufmännische Leitung prüfen parallel. Beide Entscheidungen werden mit Begründung protokolliert. Eine Ablehnung geht mit Kommentar an den Vertrieb zurück.
05
Versenden und ablegen
Das freigegebene Angebot geht an den Kunden und liegt revisionssicher in der Kundenakte, verknüpft mit allen Freigaben.
06
Nachfassen
Eine Wiedervorlage bringt das Angebot zum vereinbarten Termin zurück in den Arbeitskorb. Bleibt sie unbearbeitet, wird die Vertretung informiert.
Welche Ihrer Abläufe eignen sich als erster Workflow? In einer Workflow-Analyse nehmen wir zwei bis drei Kandidaten auf und bewerten Volumen, Regeln und Nutzen.
Workflow-Analyse vereinbarenWann sind digitale Workflows revisionssicher und DSGVO-konform?
Digitale Workflows sind revisionssicher und DSGVO-konform, wenn Dokumente unveränderbar abgelegt, alle Entscheidungen mit Person und Zeitpunkt protokolliert, Kontrollen des internen Kontrollsystems technisch erzwungen, Zugriffe auf das Nötige begrenzt und die Prozessregeln in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sind. Für die Aufbewahrung gilt § 147 Abgabenordnung (AO): Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre.
Workflow-Protokolle enthalten personenbezogene Daten, denn sie zeigen, wer wann was entschieden hat. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt Datenminimierung, nach Art. 25 DSGVO Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Mit Betriebsrat ist ein solches System in aller Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) mitbestimmungspflichtig. Die übergreifenden Anforderungen beschreiben wir unter GoBD-konformes DMS und Dokumentenmanagement nach DSGVO.
Audit-Trail
Start, jede Entscheidung, jede Weiterleitung und jede Fristüberschreitung werden mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
Unveränderbare Ablage
Dokumente liegen revisionssicher im Archiv, Änderungen an Metadaten werden versioniert.
Kontrollen erzwungen
Vier-Augen-Prinzip und Funktionstrennung sind im Workflow hinterlegt, nicht nur in einer Richtlinie.
Rechte nach Bedarf
Jede Rolle sieht nur die Vorgänge und Dokumente, die sie bearbeitet. Die Sicherheit der Verarbeitung folgt Art. 32 DSGVO.
Verfahrensdokumentation
Prozessmodell, Regeln, Rollen und Änderungen sind für sachverständige Dritte nachvollziehbar beschrieben. Protokolle werden nur zweckgebunden ausgewertet.
Freigaben prüfsicher abbilden
Wir zeigen Ihnen, wie Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung und Protokoll in Ihren Freigabe-Workflows mit enaio technisch umgesetzt werden.
Welche Bausteine von AWP Consult ergänzen enaio-Workflows?
Ergänzend zu den Workflow-Funktionen von enaio setzt AWP Consult eigene Bausteine ein, die Dokumente automatisch in Workflows bringen, Ergebnisse an Kunden ausgeben und die Erfassung mit künstlicher Intelligenz beschleunigen, damit ein Workflow ohne manuelle Zwischenschritte beginnt und endet.
AWP SmartFlow
AWP SmartFlow
Ruft E-Mails aus POP3- und IMAP-Postfächern ab, extrahiert Anhänge regelbasiert, legt Dokumente in enaio ab und startet enaio-Workflows. Prozess und Status jedes Dokuments werden protokolliert.
AWP SmartFlowsimpleflow
Versendet Rechnungen und Gutschriften elektronisch, hängt Belege wie Abliefernachweise automatisch an und zeigt den Status laufender Vorgänge im Browser.
simpleflowenaio kairos
Das KI-Modul liest Dokumente ohne starre Vorlagen aus und lernt aus Korrekturen. So startet der passende Workflow mit vollständigen Daten.
enaio kairosERP-Anbindung
SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365, proALPHA, Sage und weitere Systeme. Workflows lesen Stammdaten und übergeben Ergebnisse zurück.
enaio SAP-SchnittstelleLieber persönlich klären als weiterlesen?
Welche Fehler passieren bei der Einführung von Workflow Management?
Die häufigsten Fehler bei der Einführung von Workflow Management entstehen im Konzept, nicht in der Software: falsches Prozessbild, fehlende Rollen und Vertretungen, zu viele Stufen und kein Weg für Ausnahmen.
| Typischer Fehler | Folge | Besser so |
|---|---|---|
| Den Soll-Prozess aus dem Handbuch modellieren | Der Workflow passt nicht zur gelebten Praxis, Anwender umgehen ihn per E-Mail. | Den Ist-Ablauf mit den Beteiligten aufnehmen, einschließlich Abkürzungen und Sonderfällen. |
| Aufgaben an Personen statt an Rollen binden | Jeder Personalwechsel erfordert Änderungen an mehreren Workflows. | Rollen und Organisationsmodell definieren und Personen nur dort zuordnen. |
| Vertretung und Eskalation vergessen | Vorgänge bleiben im Urlaub liegen, Fristen laufen ab. | Vertretungen und Eskalationsketten von Anfang an im Modell vorsehen. |
| Jede Unterschrift aus Papierzeiten übernehmen | Lange Freigabeketten, der Ablauf wird kaum schneller als vorher. | Jede Stufe prüfen: Welches Risiko deckt sie ab, und deckt das nicht schon eine Regel ab? |
| Keinen Weg für Ausnahmen vorsehen | Sonderfälle werden außerhalb des Systems gelöst, das Protokoll bleibt lückenhaft. | Einen Klärungsschritt mit Ad-hoc-Weiterleitung einbauen, damit auch Ausnahmen im Vorgang bleiben. |
| Mit zu vielen Workflows gleichzeitig starten | Schulung, Abstimmung und Fehlersuche überlasten die Fachbereiche. | Mit einem messbaren Workflow beginnen, etwa der Rechnungsfreigabe, und danach schrittweise ausbauen. |
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-13Wie wird Workflow Management mit enaio eingeführt?
Workflow Management mit enaio wird in fünf Phasen eingeführt: Prozessaufnahme mit den Fachbereichen, Modellierung des Soll-Ablaufs in BPMN mit Rollen und Regeln, Konfiguration und Anbindung der Systeme, Pilotbetrieb mit einer kleinen Gruppe und schrittweiser Ausbau mit Messung der Durchlaufzeiten. Wir starten bewusst mit einem Workflow und erweitern erst, wenn er im Alltag trägt.
01
Prozessaufnahme
Wir nehmen den echten Ablauf mit den Beteiligten auf, einschließlich Ausnahmen, Vertretungen und Ausgangswerten der Kennzahlen.
02
Modellierung
Soll-Prozess in BPMN, Rollen, Freigaberegeln, Fristen und Eskalationen werden festgelegt und von Ihnen abgenommen.
03
Konfiguration
Workflow-Schritte, Masken, Berechtigungen und Schnittstellen zum ERP-System werden in enaio eingerichtet und getestet.
04
Pilot
Eine kleine Gruppe arbeitet mit echten Vorgängen. Rückmeldungen fließen direkt in Regeln und Masken ein.
05
Rollout und Ausbau
Rollenbasierte Schulung, Produktivstart, Messung der Durchlaufzeiten und danach der nächste Workflow.
Mehr dazu: enaio-Einführung und Schulung und Enterprise Content Management Beratung
Wie lange dauert das bei Ihnen? Wir schätzen es mit Ihnen ab.
Einschätzung anfragen +49 6104 94738-13Checkliste: Ist Ihr Prozess bereit für einen digitalen Workflow?
Diese Fragen klären wir in jeder Workflow-Beratung, bevor konfiguriert wird. Je mehr Punkte Sie schon beantworten können, desto schneller läuft der erste Workflow.
Prozess
- Start- und Endereignis sind eindeutig benannt
- Der Ist-Ablauf ist mit den Beteiligten aufgenommen
- Die drei häufigsten Ausnahmen sind bekannt
- Ausgangswerte für Durchlauf- und Liegezeit liegen vor
Regeln und Rollen
- Rollen statt Personen sind definiert
- Freigabegrenzen leiten sich aus der Unterschriftenregelung ab
- Vertretungen und Eskalationsstufen sind festgelegt
- Die Begründungspflicht bei Ablehnungen ist geklärt
Daten und Systeme
- Das führende System für Stammdaten ist bestimmt
- Schnittstellen zu ERP, Outlook oder Portalen sind geklärt
- Ablageort und Aufbewahrungsfrist stehen fest
- Betriebsrat und Datenschutz sind eingebunden
Was Kunden über ihre Workflows mit AWP Consult sagen
Stimmen aus Stahlhandel, Spedition, Logistik und Industrie, die ihre Abläufe mit AWP Consult und enaio digitalisiert haben.
Die Implementierung verlief zügig und ohne größere Probleme. enaio kann sich durch verschiedene Schnittstellen problemlos an bestehende Programme anpassen. Besonders hervorzuheben ist der exzellente Support. Heute können wir uns den Arbeitsalltag ohne enaio kaum noch vorstellen.
Mit AWP konnten wir unser enaio erfolgreich modernisieren, weiterentwickeln und kontinuierlich an unsere Geschäftsprozesse sowie neue Herausforderungen anpassen. Gemeinsam haben wir bereits viel erreicht und wir freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit.
Sie möchten das an Ihren eigenen Dokumenten sehen?
Welche Begriffe rund um Workflows sollten Sie kennen?
Die wichtigsten Fachbegriffe, die in Workflow-Projekten zwischen Fachbereich, IT und Beratung fallen.
- Workflow
- Automatisierter Arbeitsablauf, in dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben nach festen Regeln von einer beteiligten Person zur nächsten gehen.
- Prozessinstanz
- Ein einzelner Durchlauf eines Prozesses, etwa eine bestimmte Bestellung, mit eigenem Status und Protokoll.
- Arbeitskorb
- Liste der offenen Aufgaben einer Person oder Gruppe. In der Fachsprache der WfMC heißt sie Worklist.
- BPMN
- Business Process Model and Notation, Standard der Object Management Group für Prozessdiagramme, als ISO/IEC 19510 genormt.
- Gateway
- Verzweigung im BPMN-Modell. Exklusive, parallele, inklusive und ereignisbasierte Gateways steuern, welche Wege ein Vorgang nimmt.
- DMN
- Decision Model and Notation, OMG-Standard für Entscheidungslogik wie Entscheidungstabellen für Freigabegrenzen, nutzbar zusammen mit BPMN.
- Umlauf
- Weitergabe eines Dokuments an mehrere Personen nacheinander oder gleichzeitig, zur Kenntnis, Stellungnahme oder Mitzeichnung.
- Wiedervorlage
- Termin, zu dem ein Dokument oder Vorgang automatisch wieder im Arbeitskorb erscheint.
- Eskalation
- Automatische Reaktion auf eine überschrittene Frist, etwa Erinnerung, Information der Führungskraft oder Umleitung.
- Ad-hoc-Workflow
- Ablauf, dessen Beteiligte und Schritte erst während der Bearbeitung festgelegt werden, im Gegensatz zum vorab modellierten Workflow.
Ihren ersten Workflow modellieren lassen
Wir nehmen einen Ihrer Abläufe mit den Beteiligten auf, zeichnen ihn als BPMN-Modell und legen Rollen, Fristen und Schnittstellen fest.
- Ist-Ablauf mit Ausnahmen
- BPMN-Modell zur Abstimmung
- Rollen, Fristen und Eskalation
Quellen und Rechtsgrundlagen
Die Definitionen, Standards und rechtlichen Aussagen auf dieser Seite beruhen auf diesen Quellen. Stand der Prüfung: Oktober 2026.
- Glossar der Workflow Management Coalition Definitionen von Workflow, Workflow-Management-System, Prozessdefinition und Worklist
- ISO/IEC 19510:2013 BPMN 2.0.1 als internationale Norm
- BPMN 2.0.2 bei der Object Management Group Spezifikation der Business Process Model and Notation
- Decision Model and Notation (DMN) OMG-Standard für Entscheidungslogik, nutzbar zusammen mit BPMN
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 Internes Kontrollsystem nach Rz. 100 und 101
- § 147 AO: Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen von zehn, acht und sechs Jahren
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 Amtlicher Volltext, unter anderem Art. 5, 25 und 32
- § 87 BetrVG Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, Abs. 1 Nr. 6
Häufige Fragen zum Workflow Management
Ihre Frage zu Workflows ist nicht dabei? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Workflow-Fragen direkt klären
Wir besprechen mit Ihnen, wie Freigaben, Fristen und die Anbindung an Ihr ERP-System in Ihrem Ablauf mit enaio aussehen.
Workflow-Analyse vereinbaren +49 6104 94738-13Was ist Workflow Management?
Workflow Management ist die digitale Steuerung wiederkehrender Arbeitsabläufe. Ein System verteilt Aufgaben nach festgelegten Regeln an die zuständigen Rollen, führt die nötigen Dokumente mit, überwacht Fristen und protokolliert jeden Schritt. Mit enaio läuft das direkt im Dokumentenmanagement.
Was unterscheidet Workflow Management von Geschäftsprozessmanagement?
Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) betrachtet Prozesse ganzheitlich: Ziele, Verantwortung, Kennzahlen und laufende Verbesserung. Workflow Management ist der Teil davon, der einzelne Abläufe digital ausführt. BPM fragt, wie ein Prozess aussehen soll, Workflow Management sorgt dafür, dass er im Alltag so läuft.
Was ist BPMN, und brauche ich es für einen Workflow?
BPMN ist die Business Process Model and Notation der Object Management Group, ein verbreiteter Standard für Prozessdiagramme mit Ereignissen, Aufgaben, Gateways und Bahnen für Rollen. Version 2.0.1 ist als ISO/IEC 19510:2013 genormt. Für einen einfachen Umlauf brauchen Sie kein BPMN. Für Abläufe mit Verzweigungen, parallelen Freigaben und mehreren Abteilungen ist ein BPMN-Modell eine bewährte Grundlage für Abstimmung und Konfiguration.
Welche Workflows sollte ein Unternehmen zuerst digitalisieren?
Gut geeignet sind Abläufe mit hohem Volumen, klaren Regeln und messbarem Nutzen. In der Praxis ist das häufig die Rechnungsfreigabe, gefolgt von Posteingang, Bestellanforderungen und Vertragsfreigaben. Ein guter erster Workflow betrifft mehrere Abteilungen, ist aber nicht der komplizierteste Prozess im Haus.
Wie sehe ich, wo ein Vorgang gerade steht und wer ihn bearbeitet?
Jede Prozessinstanz hat einen Status und ein Protokoll. Sie sehen, in welchem Schritt sich ein Vorgang befindet, wer ihn bearbeitet und seit wann er dort liegt. Läuft eine Frist ab, erinnert der Workflow die zuständige Person und eskaliert bei Bedarf an Vertretung oder Führungskraft.
Welches Dokumentenmanagementsystem bietet automatisierte Genehmigungsworkflows für Verträge?
Ein DMS mit integriertem Workflow wie enaio führt Verträge durch Entwurf, Prüfung, Genehmigung und Unterschrift und setzt danach Wiedervorlagen vor Kündigungs- und Verlängerungsfristen. Die Genehmigungsstufen richten sich nach Vertragsart, Wert und Laufzeit. Alle Entscheidungen liegen protokolliert an der Vertragsakte. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zur Vertragsverwaltung.
Sind Freigaben im Workflow lückenlos und für Betriebsrat und IT nachweisbar?
Ja, wenn das System jede Entscheidung mit Person und Zeitpunkt unveränderbar protokolliert und Regeln wie das Vier-Augen-Prinzip technisch erzwingt. In enaio liegen Dokument, Freigaben und Protokoll zusammen und sind auf Knopfdruck abrufbar. Für den Betriebsrat ist wichtig, dass die Auswertung der Protokolle geregelt ist, denn die Einführung ist in aller Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
Können Kaufanfragen, Bestellungen und Rechnungen in einem Workflow verbunden werden?
Ja. Im Purchase-to-Pay-Ablauf startet die Bedarfsanforderung den Vorgang, die Genehmigung folgt nach Wertgrenzen, die Bestellung entsteht im ERP-System, und die spätere Rechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen. enaio verbindet die Dokumente über Bestellnummer und Lieferant zu einem Vorgang. Die Buchung bleibt im ERP-System.
Wie lange dauert die Einführung von Workflow Management?
Das hängt von Anzahl und Komplexität der Workflows und von den Schnittstellen ab. Ein einzelner Freigabe-Workflow geht deutlich schneller als ein Programm über mehrere Abteilungen. Wir empfehlen, mit einem Workflow zu starten, ihn im Pilot zu prüfen und dann auszubauen. In der Workflow-Analyse erhalten Sie einen konkreten Projektplan.
Können Workflows nachträglich geändert werden?
Ja. Freigabegrenzen, Zuständigkeiten, Fristen und Schritte lassen sich anpassen, wenn sich Organisation oder Regeln ändern. Wichtig ist, Änderungen zu dokumentieren, damit nachvollziehbar bleibt, welche Regel zum Zeitpunkt einer Entscheidung galt.
Was leistet eine Workflow-Beratung von AWP Consult?
In der Workflow-Beratung nehmen wir Ihre heutigen Abläufe auf, bewerten, welche sich für die Digitalisierung eignen, und modellieren den Soll-Prozess mit Rollen, Regeln und Fristen. Sie erhalten eine Empfehlung für den ersten Workflow, die nötigen Schnittstellen und einen Projektplan. Als zertifizierter enaio-Partner setzen wir es anschließend um.
Ihr erster Workflow, sauber modelliert
In der Workflow-Analyse nehmen wir einen Ihrer Abläufe auf, zeichnen ihn als BPMN-Modell und zeigen, wo Freigaben, Fristen und Schnittstellen Zeit sparen. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung für den ersten digitalen Workflow.
- Persönlich in Dietzenbach oder online
- Mit Fachbereich, IT und auf Wunsch Betriebsrat
- Ergebnis: Prozessmodell und klarer nächster Schritt
Ihr zertifizierter Partner für revisionssicheres Dokumentenmanagement, ECM und DMS im DACH-Raum seit 2006.
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250+ abgeschlossene Projekte SEit 2006
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