Enterprise Content Management Beratung für Ihr passendes ECM-System
Eine Enterprise Content Management Beratung klärt, welche Dokumentenprozesse Sie digitalisieren sollten, welches ECM-System dazu passt und wie die Einführung im Alltag gelingt.
AWP Consult begleitet mittelständische Unternehmen, Organisationen der Sozialwirtschaft und Verbände seit 2006 bei ECM- und DMS-Projekten. Wir beginnen bei Ihren Abläufen, nicht bei einer Software. Erst wenn klar ist, wo Dokumente entstehen, wer mit ihnen arbeitet und welche Pflichten gelten, geht es um das System.
250+abgeschlossene Projekte seit 2006150+Referenzkunden im DACH-Raum12 bis 18Monate durchschnittliche Amortisation
Was Sie nach der Beratung in der Hand haben
Dokumentenlandkarte
Soll-Konzept und Lastenheft
Nutzwertanalyse
Aktenplan und Rechtekonzept
Migrationsplan
Business Case
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Enterprise Content Management Beratung analysiert die Dokumentenprozesse eines Unternehmens, entwickelt daraus ein Soll-Konzept und begleitet Auswahl, Einführung, Integration und Change Management eines ECM-Systems.
- Typische Ergebnisdokumente sind Dokumentenlandkarte, Soll-Konzept, Lastenheft, gewichtete Nutzwertanalyse, Business Case sowie Aktenplan, Metadaten- und Rechtekonzept.
- Nach DIN 69901-5 beschreibt das Lastenheft die Forderungen des Auftraggebers, das Pflichtenheft beschreibt, wie der Auftragnehmer sie umsetzt.
- Steuerlich relevante Unterlagen unterliegen § 147 Abgabenordnung (AO): zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe.
- Bei Kunden von AWP Consult amortisiert sich eine Einführung durchschnittlich nach 12 bis 18 Monaten, ermittelt bei über 40 Unternehmen.
Klingt passend für Ihr Unternehmen? Sprechen wir darüber.
Wann braucht man ECM statt DMS, Archiv oder SharePoint?
ECM statt eines reinen DMS braucht ein Unternehmen, sobald Dokumente nicht nur abgelegt, sondern in mehrstufigen Prozessen mit Freigaben, Fristen und Rechten bearbeitet und mit ERP- oder CRM-Vorgängen verknüpft werden müssen, während Archiv und SharePoint jeweils nur einen Teil dieses Lebenszyklus abdecken.
Die Begriffe werden oft gleich verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet Dokumente. Ein ECM-System steuert zusätzlich die Prozesse, in denen diese Dokumente bearbeitet werden. Ein Archiv sichert abgeschlossene Unterlagen unveränderbar über die Aufbewahrungsfrist. Collaboration-Werkzeuge wie SharePoint und Teams unterstützen die gemeinsame Arbeit an Entwürfen.
| Kriterium | DMS | ECM | Archiv | Collaboration (SharePoint, Teams) |
|---|---|---|---|---|
| Schwerpunkt | Ablegen, verschlagworten, finden, versionieren | Dokumente plus Workflows und Integration in Fachanwendungen | Unveränderbare Aufbewahrung abgeschlossener Unterlagen | Gemeinsames Bearbeiten, Kommunikation, Projekträume |
| Lebensphase | Laufende Bearbeitung | Gesamter Lebenszyklus vom Eingang bis zur Löschung | Nach Abschluss bis Fristende | Entstehung und Abstimmung |
| Struktur | Ordner, Akten, Metadaten | Aktenplan, Dokumenttypen, Metadatenmodell, Prozessregeln | Fester Index, Aufbewahrungsklasse | Sites, Bibliotheken, Kanäle |
| Steuerung | Wiedervorlagen, einfache Freigaben | Regelbasierte Workflows mit Vertretung, Eskalation und Protokoll | Fristen und Sperren gegen Änderung | Benachrichtigungen, Aufgaben im Team |
| Compliance | Grundlegende Revisionssicherheit | Revisionssicherheit, Fristen, Rechte und Audit-Trail über alle Prozesse | Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Lesbarkeit über die Frist | Abhängig von Konfiguration und Governance |
Mit enaio können Sie als DMS starten und das System später um Workflows und Integrationen zum ECM erweitern. Worauf es bei der reinen Langzeitaufbewahrung ankommt, erklärt die Seite Archivierungssoftware.
ECM lohnt sich, wenn
viele Dokumente pro Monat eingehen, mehr als zwei Personen an einem Vorgang beteiligt sind, externe Prüfungen anstehen oder mehrere Standorte zusammenarbeiten.
SharePoint und ERP vorhanden?
Dann ergänzt ECM diese Systeme. Dateien aus Teams-Kanälen liegen technisch in SharePoint. Entwürfe können dort bleiben, der freigegebene Endstand wandert mit Metadaten und Frist ins ECM und wird mit dem ERP-Vorgang verknüpft.
Keine feste Unternehmensgröße
Ob sich ECM wirtschaftlich lohnt, hängt weniger an der Zahl der Mitarbeitenden als an Dokumentenaufkommen, Beteiligten, Prüfanforderungen und Standorten.
DMS, ECM oder Archiv: Was brauchen Sie wirklich?
Wir ordnen Dokumentenaufkommen, Beteiligte und Prüfanforderungen in Ihrem Unternehmen ein und sagen Ihnen, ob ein DMS genügt oder ECM sich lohnt.
Was leistet eine Enterprise Content Management Beratung?
Eine Enterprise Content Management Beratung sorgt dafür, dass Erfassung, Ablage, Workflows, Archivierung und Rechte eines ECM-Systems zu Ihren tatsächlichen Abläufen passen, indem sie Prozesse analysiert, ein Soll-Konzept erstellt, die Systemauswahl nachvollziehbar macht und Einführung sowie Veränderung im Alltag begleitet.
Enterprise Content Management, kurz ECM, umfasst alle Methoden und Werkzeuge, mit denen ein Unternehmen Dokumente und Informationen erfasst, verwaltet, in Prozessen bearbeitet und revisionssicher aufbewahrt. Eine ECM-Beratung sorgt dafür, dass diese Werkzeuge zu Ihren Abläufen passen.
Eine Software bildet nur ab, was vorher festgelegt wurde. Deshalb klärt die Beratung vorab Prozesse, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, Metadaten und die Frage, wie Ihre Mitarbeitenden mitgenommen werden.
Prozessanalyse
Wir nehmen auf, wo Dokumente entstehen, welche Wege sie gehen, wer sie braucht und welche Vorgaben gelten. Interviews und echte Beispieldokumente zeigen Medienbrüche und Automatisierungspotenziale.
Konzeption
Aktenplan, Dokumenttypen, Metadatenmodell, Rechtekonzept und Schnittstellen zu ERP oder CRM werden festgelegt und im Soll-Konzept dokumentiert.
DMS-Einführung ChecklisteAuswahl
Aus dem Lastenheft entsteht eine kurze Liste geeigneter Systeme. Eine gewichtete Nutzwertanalyse und ein Proof of Concept mit Ihren eigenen Dokumenten machen die Entscheidung nachvollziehbar.
8 Kriterien für die ECM-AuswahlEinführung und Begleitung
Konfiguration, Integration, Migration, Schulung und Go-live mit einem Pilotbereich. Danach bleibt ein fester Ansprechpartner, weil sich Prozesse ändern und das System mitwächst.
enaio-EinführungWie läuft eine Enterprise Content Management Beratung ab?
Eine Enterprise Content Management Beratung läuft in sieben Schritten ab: Prozessanalyse, Soll-Konzept mit Lastenheft, Vorauswahl, Proof of Concept, Entscheidung, Einführung mit Change Management sowie Go-live und Weiterentwicklung, wobei jeder Schritt ein Ergebnisdokument liefert, auf dem der nächste aufbaut.
Gute ECM-Beratung folgt einem festen Ablauf von der Analyse bis zum Betrieb. Sie können alle Schritte mit uns gehen oder einzelne Phasen extern begleiten lassen, etwa Analyse und Auswahl, während Ihre IT die Umsetzung übernimmt.
01
Prozessanalyse vor Softwareauswahl
Wir erfassen zuerst, wo Dokumente entstehen, wer sie nutzt, wie lange sie liegen und welche Vorgaben nach GoBD und DSGVO gelten. Ergebnis ist die Dokumentenlandkarte.
02
Soll-Konzept und Lastenheft
Aus der Analyse entstehen Zielprozesse, Rollen und Schnittstellen. Das Lastenheft trennt Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen und macht Angebote vergleichbar.
03
Marktüberblick und Vorauswahl
K.-o.-Kriterien aus dem Lastenheft grenzen das Feld auf zwei bis drei Systeme ein. So bleibt der Aufwand für Präsentationen und Tests überschaubar.
04
Präsentation und Proof of Concept
Die Anbieter zeigen ihre Lösung an Ihren Prozessen, nicht an einer Standarddemo. Ein Proof of Concept an einem realistischen Fall, etwa einem Rechnungseingangsworkflow, macht Unterschiede sichtbar.
05
Entscheidung und Vertrag
Die Nutzwertanalyse dokumentiert die Entscheidung. Wir unterstützen bei Modulumfang, Wartungsbedingungen und Pflichtenheft, damit der Vertrag zum geplanten Ausbau passt.
06
Einführung und Change Management
Konfiguration, Schnittstellen und Datenübernahme sind der leichtere Teil. Entscheidend ist, dass Kommunikation, Schulung und Key User das neue System im Alltag verankern.
07
Go-live und Weiterentwicklung
Der Go-live ist der Startpunkt. Kennzahlen aus den ersten Monaten zeigen, wo nachgeschärft werden muss, weitere Bereiche folgen schrittweise.
Sie möchten wissen, an welcher Stelle Ihr Projekt gerade steht? Im Erstgespräch ordnen wir Ihre Ausgangslage ein und nennen den sinnvollen nächsten Schritt.
Erstgespräch vereinbarenWelche Methoden nutzt die DMS-Beratung von der Dokumentenlandkarte bis zur Erfolgsmessung?
Die DMS-Beratung von AWP Consult arbeitet mit Dokumentenlandkarte, Ist-Analyse in BPMN 2.0, Soll-Konzept, Lastenheft, gewichteter Nutzwertanalyse, Business Case, Migrationsstrategie und Kennzahlen nach dem Go-live, damit jede Entscheidung für Geschäftsführung, Betriebsrat und Revision belegbar bleibt.
Die folgenden Arbeitsschritte bilden das methodische Gerüst einer ECM-Beratung. Jeder Schritt liefert ein Dokument, auf dem der nächste aufbaut. So bleibt jede Entscheidung nachvollziehbar, auch für Geschäftsführung, Betriebsrat und Revision.
Dokumentenlandkarte für Ihren Bereich
Wir zeigen Ihnen an einem Bereich Ihrer Wahl, wie Prozessaufnahme, Lastenheft und Business Case bei Ihnen aussehen würden.
Methodik besprechen +49 6104 94738-1301
Prozessaufnahme und Dokumentenlandkarte
Die Dokumentenlandkarte ist eine Tabelle aller relevanten Dokumentarten eines Bereichs. Sie entsteht aus Interviews mit den Fachbereichen und aus der Sichtung echter Belege, nicht aus Organigrammen. Je Dokumentart werden typischerweise diese Merkmale erfasst:
- Herkunft und KanalPapierpost, E-Mail-Postfach, Portal, ERP-Ausgabe oder strukturierte E-Rechnung.
- Volumen und SpitzenMenge pro Monat und Saisonspitzen, etwa zum Jahresabschluss.
- BeteiligteWer erfasst, prüft, gibt frei, wer braucht nur Lesezugriff.
- Ablageort heuteNetzlaufwerk, Ordner, Fachanwendung oder persönliches Postfach.
- PflichtenAufbewahrungsfrist, Personenbezug, Vertraulichkeit.
Praxistipp
Lassen Sie sich je Dokumentart drei echte Beispiele geben, darunter einen Sonderfall. Sonderfälle bestimmen später den Aufwand, nicht der Normalfall.
02
Ist-Analyse und Soll-Konzept
Die Ist-Analyse modelliert die heutigen Abläufe, zum Beispiel in BPMN 2.0, und markiert Medienbrüche, Wartezeiten, Doppelerfassungen und Kontrolllücken. Wichtig sind auch die inoffiziellen Wege: die Excel-Liste neben dem ERP, der Umweg über das Postfach der Kollegin, der Ordner im Keller.
Das Soll-Konzept beschreibt die Zielprozesse, die beteiligten Rollen, die Schnittstellen und die Informationsarchitektur. Es legt fest, welche Entscheidungen das System automatisch trifft und wo ein Mensch prüft. Daraus ergeben sich Freigaberegeln, Vertretungen und Eskalationen, die vor der Konfiguration abgestimmt sein müssen.
Praxistipp
Schreiben Sie im Soll-Konzept auch auf, was bewusst nicht digitalisiert wird. Das verhindert, dass der Umfang während des Projekts wächst.
03
Lastenheft, Pflichtenheft und Nutzwertanalyse
Nach DIN 69901-5 ist das Lastenheft die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Es beschreibt, was das System leisten soll. Das Pflichtenheft erstellt der Auftragnehmer: Es beschreibt, wie er diese Anforderungen umsetzt.
Für die Auswahl werden die Anforderungen in einer Nutzwertanalyse gewichtet. K.-o.-Kriterien wie eine benötigte ERP-Schnittstelle oder der Betrieb im eigenen Rechenzentrum filtern vorab. Die übrigen Kriterien erhalten Gewichte, die zusammen 100 Prozent ergeben, jedes System bekommt je Kriterium Punkte, und die gewichtete Summe ergibt die Rangfolge.
Praxistipp
Legen Sie die Gewichte fest, bevor Sie Präsentationen sehen. Sonst gewinnt leicht die beste Vorführung statt des passenden Systems.
04
Business Case: Kosten- und Nutzentreiber
Der Business Case stellt alle Aufwände über die geplante Nutzungsdauer den messbaren Effekten gegenüber. Bei unseren Kunden amortisiert sich eine Einführung durchschnittlich nach 12 bis 18 Monaten, ermittelt bei über 40 Unternehmen. Für Ihren Fall zählen Ihre eigenen Mengen und Zeiten aus der Ist-Analyse.
- KostentreiberLizenzen und Wartung, Infrastruktur oder Betrieb, Einführung und Konfiguration, Schnittstellen, Datenmigration, Scannen von Altbestand, Schulung und interne Projektzeit.
- NutzentreiberBearbeitungszeit je Vorgang, Suchzeiten, genutzte Skonti, entfallende Druck-, Porto- und Archivkosten, geringerer Aufwand bei Betriebsprüfung und Auskunftsersuchen.
- RisikoseiteFehlende Belege, verpasste Fristen und Zugriffe ohne Berechtigung lassen sich schwer beziffern, gehören aber in die Bewertung.
Praxistipp
Rechnen Sie interne Projektzeit ehrlich ein. Sie ist in vielen Business Cases der am stärksten unterschätzte Posten.
05
Migrationsstrategie
Für Altbestände gibt es drei Grundmuster: ab Stichtag digital arbeiten und Papier bis Fristende im Archiv lassen, Altbestand nach Priorität nachträglich scannen oder Daten aus einem Altsystem mit Metadaten übernehmen. Häufig werden die Muster je Dokumentart kombiniert.
Bei der Übernahme aus einem Altsystem werden Felder auf das neue Metadatenmodell gemappt, Mengen und Prüfsummen vor und nach der Migration abgeglichen und das Ergebnis protokolliert. Wird ein System mit steuerlich relevanten Daten abgelöst, bleibt der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO zu beachten: Erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach dem Wechsel genügt ein maschinell auswertbarer Datenträger.
Praxistipp
Migrieren Sie zuerst eine Testmenge mit allen Sonderfällen und lassen Sie die Fachbereiche das Ergebnis stichprobenartig prüfen.
06
Erfolgsmessung nach dem Go-live
Erfolg wird an den Werten gemessen, die in der Ist-Analyse als Ausgangsbasis erhoben wurden. Sinnvoll sind wenige Kennzahlen, die regelmäßig ausgewertet werden, zum Beispiel nach drei und nach sechs Monaten:
- Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Erledigung, etwa vom Rechnungseingang bis zur Buchung
- Anteil der Vorgänge ohne manuellen Eingriff
- Genutzte Skonti im Verhältnis zu möglichen Skonti
- Aktive Nutzerinnen und Nutzer sowie Ablagen pro Woche je Bereich
- Dokumente, die weiter auf Netzlaufwerken landen
Praxistipp
Ein Rückgang der Ablagen auf Netzlaufwerken sagt oft mehr über die Akzeptanz als jede Umfrage.
Welche Fehler gefährden ECM-Projekte am häufigsten?
Am häufigsten gefährden ECM-Projekte eine Softwareauswahl vor der Prozessanalyse, kopierte Ordnerstrukturen vom Netzlaufwerk, personenbezogene statt rollenbasierte Rechte, spät geklärte Freigaberegeln, ungeprüfte Migrationen und fehlende Ausgangskennzahlen, die eine Erfolgsmessung nach dem Go-live unmöglich machen.
Diese Muster sehen wir in Projekten immer wieder. Weitere Hinweise finden Sie unter 5 Stolpersteine bei der ECM-Einführung.
Software vor Prozess auswählen
- Folge
- Das System bildet den heutigen Zustand digital nach, Medienbrüche bleiben.
- Besser
- Erst Dokumentenlandkarte und Soll-Konzept, dann Lastenheft und Auswahl.
Ordnerstruktur vom Netzlaufwerk kopieren
- Folge
- Gewachsene Ordner werden zum Aktenplan, Suchen bleibt mühsam.
- Besser
- Aktenplan nach Geschäftsobjekten und Metadaten statt tiefer Ordnerbäume.
Rechte pro Person vergeben
- Folge
- Nach dem ersten Personalwechsel ist niemand mehr sicher, wer was sieht.
- Besser
- Rollenbasiertes Rechtekonzept mit dokumentierten Ausnahmen.
Freigaberegeln erst im Test klären
- Folge
- Konfiguration muss mehrfach geändert werden, der Termin verschiebt sich.
- Besser
- Freigabematrix mit Betragsgrenzen und Vertretungen vor der Konfiguration abstimmen.
Altbestand ungeprüft migrieren
- Folge
- Fehlende Metadaten und Dubletten landen im neuen System.
- Besser
- Testmigration, Mapping, Mengen- und Prüfsummenabgleich, Stichproben durch Fachbereiche.
Keine Kennzahlen vor dem Start
- Folge
- Nach dem Go-live lässt sich der Nutzen nicht belegen.
- Besser
- Ausgangswerte in der Ist-Analyse erheben und nach dem Go-live gleich messen.
Diese Fehler vermeiden Sie mit einem klaren Soll-Konzept
Wir erarbeiten mit Ihnen Dokumentenlandkarte, Soll-Konzept und Lastenheft, bevor über eine Software entschieden wird.
- Dokumentenlandkarte aus echten Belegen
- Lastenheft mit Muss- und Kann-Anforderungen
- Nutzwertanalyse für die Systemwahl
Woran erkennen Sie einen guten ECM-Berater?
Einen guten ECM-Berater erkennen Sie daran, dass er zuerst nach Ihren Abläufen fragt, seine Herstellerbindung offenlegt, Referenzen aus Ihrer Branche zum Gespräch anbietet, dasselbe Team von der Analyse bis zum Betrieb einsetzt und Change Management ausdrücklich in sein Angebot aufnimmt.
Ein ECM-Projekt bindet Ihr Unternehmen über Jahre an Entscheidungen zu System, Struktur und Partner. Es lohnt sich, mehrere Berater anzufragen und sie an diesen Merkmalen zu messen.
Fragen vor Antworten
Ein guter Berater fragt zuerst nach Ihren Abläufen und empfiehlt nicht schon im ersten Termin eine Software.
Offenheit zur Spezialisierung
Spezialisierung ist kein Nachteil, solange der Berater offen sagt, wo er stark ist. Wir sagen klar: Wir sind zertifizierter enaio-Partner.
Passende Referenzen
Referenzen aus Ihrer Branche und Größenordnung zählen mehr als Konzernprojekte. Fragen Sie nach Kontakten für eigene Gespräche.
Unsere ReferenzenKontinuität im Team
Wer die Analyse macht, sollte auch in der Umsetzung dabei bleiben. Wechselnde Ansprechpartner kosten Wissen und Zeit.
Erfahrung mit Veränderung
Kommunikation, Schulung und Key User gehören ins Angebot. Wer Change Management ausklammert, unterschätzt das größte Projektrisiko.
Nachvollziehbare Kalkulation
Eine seriöse Kalkulation zeigt Meilensteine, Arbeitspakete und Ergebnisdokumente wie Soll-Konzept und Lastenheft.
Warnzeichen sind dagegen eine Softwareempfehlung ohne Analyse, Referenzen, die Sie nicht kontaktieren dürfen, und Change Management, das ausdrücklich nicht Teil des Angebots ist. Wenn Sie zunächst eine unverbindliche Einschätzung suchen, lesen Sie mehr zur neutralen ECM-Beratung.
Wir zeigen Ihnen, wie das mit enaio bei Ihnen aussieht.
Wie bleiben Informationsarchitektur, Governance und Change Management stabil?
Informationsarchitektur, Governance und Change Management bleiben stabil, wenn Aktenplan, Metadaten- und Rechtekonzept vor der Konfiguration verbindlich festgelegt, Zuständigkeiten wie Process Owner und Key User benannt und die Mitarbeitenden nach einem Modell wie ADKAR schrittweise durch die Veränderung begleitet werden.
Ein ECM-System bleibt nur dann geordnet, wenn Struktur, Zuständigkeiten und Veränderungsbegleitung von Anfang an festgelegt sind. Diese vier Bausteine erarbeiten wir mit Ihnen im Soll-Konzept.
Aktenplan und Rechte vor der Konfiguration klären
Wir erarbeiten mit Ihnen Aktenplan, Metadaten und Rechtekonzept und planen Key User und Kommunikation von Anfang an mit.
Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-1301
Aktenplan und Dokumenttypen
Der Aktenplan ordnet Akten nach Aufgaben und Geschäftsobjekten, etwa Lieferant, Mitarbeitender, Vertrag oder Projekt, nicht nach Abteilungen. Organigramme ändern sich, Aufgaben bleiben. So bleibt die Struktur auch nach einer Umorganisation gültig.
Jeder Dokumenttyp, etwa Eingangsrechnung, Arbeitsvertrag oder Lieferschein, erhält eigene Regeln: Pflichtfelder, Aufbewahrungsfrist, zugehöriger Workflow und Berechtigungen. Weniger, klar abgegrenzte Dokumenttypen sind dabei besser als viele ähnliche.
Praxistipp
Wenn zwei Dokumenttypen dieselben Felder, Fristen und Rechte haben, ist es meist einer.
02
Metadaten- und Rechtekonzept
Das Metadatenmodell legt fest, mit welchen Feldern Dokumente beschrieben werden. Wo möglich, kommen Werte aus Stammdaten, etwa Kreditorennummer oder Personalnummer aus dem ERP, statt aus Freitext. Auswahllisten verhindern Schreibvarianten, ein Datumsfeld wie das Belegdatum dient als Beginn der Aufbewahrungsfrist.
Das Rechtekonzept vergibt Zugriffe über Rollen, nicht über Einzelpersonen. Es folgt dem Grundsatz, dass jede Person nur sieht, was sie für ihre Aufgabe braucht. Das entspricht dem Prinzip datenschutzfreundlicher Voreinstellungen nach Art. 25 DSGVO. Ergänzend gehört ein Löschkonzept dazu, orientiert an Leitlinien wie DIN 66398 und ISO/IEC 27555. Wie Rechte, Löschfristen und Auskunftsersuchen im System zusammenspielen, beschreibt die Seite Dokumentenmanagement nach DSGVO.
03
Governance und Rollen
Nach dem Go-live braucht das System klare Zuständigkeiten, sonst wachsen Dokumenttypen, Felder und Ausnahmen unkontrolliert. Bewährt hat sich diese Rollenverteilung:
- Process Owner verantwortet einen Prozess fachlich, entscheidet über Regeln, Freigabegrenzen und Änderungen.
- Key User ist erste Anlaufstelle im Team, testet Änderungen und gibt Rückmeldungen gesammelt weiter.
- Administrator betreut das System technisch, pflegt Rollen, Schnittstellen und Updates.
- Steuerungskreis priorisiert neue Anforderungen bereichsübergreifend, etwa zweimal im Jahr.
Praxistipp
Legen Sie fest, wer neue Dokumenttypen oder Felder freigibt. Ohne diese Regel entstehen Dubletten schon im ersten Jahr.
04
Change Management mit dem ADKAR-Modell
Viele ECM-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass das System im Alltag nicht genutzt wird. Das ADKAR-Modell von Jeff Hiatt, Gründer von Prosci, beschreibt fünf Stufen, die jede einzelne Person bei einer Veränderung durchläuft:
Schulungen bedienen nur Knowledge. Deshalb gehören frühe Kommunikation, Key User, ein Pilotbereich wie der Rechnungseingang und Begleitung nach dem Go-live in den Plan. Mehr dazu auf der Seite Change Management.
- AwarenessBewusstsein, warum sich etwas ändern muss.
- DesireBereitschaft, die Veränderung mitzutragen.
- KnowledgeWissen, wie im neuen System gearbeitet wird.
- AbilityFähigkeit, das Wissen im Alltag anzuwenden.
- ReinforcementVerstärkung, damit niemand in alte Gewohnheiten zurückfällt.
Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen
Zwei Stimmen von Unternehmen, die mit AWP Consult ihr Dokumentenmanagement ausgewählt und eingeführt haben.
Nach mehreren Terminen und Vorstellungen war enaio genau die Lösung, die wir uns für ein neues DMS und einen neuen Eingangsrechnungsworkflow vorgestellt haben. Einfache Bedienung, übersichtliche Benutzeroberfläche, klare Prozessabläufe. Sämtliche Dokumente sind schnell und unkompliziert wiederzufinden.
Wir haben die Software eingeführt, um die Suche nach Dokumenten stark zu vereinfachen und den Rechnungsein- und Ausgangsprozess zu optimieren. Beides ist uns mit Hilfe von AWP gelungen. Die sehr angenehme Zusammenarbeit war und ist von hoher Professionalität geprägt.
Welche Begriffe aus der ECM-Beratung sollten Sie kennen?
Die wichtigsten Begriffe aus der ECM-Beratung sind Dokumentenlandkarte, Soll-Konzept, Lastenheft, Pflichtenheft, Nutzwertanalyse, Aktenplan, Metadatenmodell, Rechtekonzept, Process Owner und ADKAR, weil sie in Angeboten, Workshops und Ergebnisdokumenten fast jedes ECM-Projekts vorkommen und dort einheitlich verstanden werden müssen.
01
Dokumentenlandkarte
Übersicht aller Dokumentarten eines Bereichs mit Herkunft, Volumen, Beteiligten, Ablageort und Pflichten. Grundlage für Soll-Konzept und Business Case.
02
Soll-Konzept
Beschreibung der Zielprozesse, Rollen, Schnittstellen und Informationsarchitektur. Es legt fest, was das System automatisch entscheidet und wo Menschen prüfen.
03
Lastenheft
Nach DIN 69901-5 die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Es beschreibt das Was.
04
Pflichtenheft
Vom Auftragnehmer erstelltes Dokument, das beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft umgesetzt werden.
05
Nutzwertanalyse
Bewertungsverfahren mit gewichteten Kriterien. Die gewichtete Punktsumme macht eine Systementscheidung nachvollziehbar.
06
Aktenplan
Verbindliche Ordnungsstruktur für Akten, idealerweise nach Aufgaben und Geschäftsobjekten statt nach Abteilungen.
07
Metadatenmodell
Festlegung, welche Felder einen Dokumenttyp beschreiben, welche davon Pflicht sind und woher die Werte kommen.
08
Rechtekonzept
Regelwerk, welche Rollen welche Dokumenttypen lesen, bearbeiten, freigeben oder löschen dürfen.
09
Process Owner
Fachlich verantwortliche Person für einen Prozess. Entscheidet über Regeln, Freigabegrenzen und Änderungen.
10
ADKAR
Change-Management-Modell von Prosci mit den Stufen Awareness, Desire, Knowledge, Ability und Reinforcement.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-13Häufige Fragen zur Enterprise Content Management Beratung
Was ist eine Enterprise Content Management Beratung?
Eine Enterprise Content Management Beratung analysiert Ihre Dokumentenprozesse, entwickelt ein Soll-Konzept und unterstützt bei der Auswahl eines ECM-Systems. Danach begleitet sie Einführung, Integration, Migration und Change Management. Ergebnisdokumente sind typischerweise Dokumentenlandkarte, Soll-Konzept, Lastenheft, Business Case und Einführungsplan. Ziel ist ein System, das zu Ihren Abläufen passt und im Alltag genutzt wird.
Was ist der Unterschied zwischen ECM, DMS und Archiv?
Ein DMS verwaltet Dokumente in der laufenden Bearbeitung: ablegen, verschlagworten, finden, versionieren. Ein ECM-System steuert zusätzlich die Prozesse, etwa Freigaben, und ist mit ERP oder CRM verbunden. Ein Archiv bewahrt abgeschlossene Unterlagen unveränderbar bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist auf. In der Praxis deckt ein ECM-System alle drei Aufgaben ab.
Was bedeutet revisionssicheres ECM?
Revisionssicher heißt, dass Dokumente vollständig, unveränderbar, geordnet und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar aufbewahrt werden und jede Änderung protokolliert ist. Für steuerlich relevante Unterlagen ergeben sich die Anforderungen aus § 147 AO und den GoBD. Dazu gehört auch eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Die Software ist dafür Voraussetzung, entscheidend ist aber das dokumentierte Verfahren.
Wie läuft ein ECM-Projekt mit AWP Consult ab?
Wir beginnen mit der Prozessaufnahme und der Dokumentenlandkarte, leiten daraus Soll-Konzept und Anforderungen ab und konzipieren Aktenplan, Metadaten, Rechte und Schnittstellen. Danach konfigurieren wir enaio, testen mit echten Dokumenten und schulen rollenbezogen. Nach dem Go-live begleitet Sie ein fester Ansprechpartner.
Was gehört in ein Lastenheft für ein ECM-System?
Ein Lastenheft beschreibt Ausgangslage, Ziele, Mengengerüst, Prozesse, Dokumenttypen, Schnittstellen, Anforderungen an Rechte, Aufbewahrung und Datenschutz sowie Betriebsform. Jede Anforderung wird als Muss, Soll oder Kann gekennzeichnet. Muss-Anforderungen dienen als K.-o.-Kriterien, die übrigen fließen gewichtet in die Nutzwertanalyse ein. Das Pflichtenheft des Anbieters antwortet später auf jede Anforderung.
Wie lange dauert eine Enterprise Content Management Beratung bis zum Go-live?
Das hängt von der Zahl der Prozesse, Standorte, Schnittstellen und vom Altbestand ab. Ein Pilotbereich ist deutlich schneller produktiv als ein unternehmensweiter Rollout. Verzögerungen entstehen meist durch ungeklärte Freigaberegeln oder fehlende Testdaten, nicht durch die Technik. Im Erstgespräch erhalten Sie eine realistische Einschätzung für Ihre Ausgangslage.
Können wir mit einem Pilotbereich starten?
Ja, das empfehlen wir ausdrücklich. Gut geeignet sind der Rechnungseingang, die digitale Personalakte oder die Vertragsverwaltung, weil Mengen, Regeln und Nutzen dort gut messbar sind. Der Pilot bestätigt Aktenplan, Metadaten und Freigaberegeln mit echten Dokumenten. Weitere Bereiche folgen auf dieser geprüften Grundlage.
Brauchen wir ECM, wenn wir schon SharePoint und ein ERP-System haben?
Meist ja, weil sich die Systeme ergänzen. SharePoint und Teams eignen sich für Zusammenarbeit an Entwürfen, das ERP für Stammdaten und Buchungen. ECM verbindet Dokumente mit ERP-Vorgängen, setzt Aufbewahrungsfristen und Rechte durch und archiviert revisionssicher. Wichtig ist eine klare Regel, ab welchem Status ein Dokument aus SharePoint ins ECM wechselt.
Müssen wir unseren gesamten Papierbestand scannen?
Nicht zwingend. Maßgeblich sind Dokumententyp, Zugriffshäufigkeit und verbleibende Aufbewahrungsfrist. Häufig wird ab einem Stichtag digital gearbeitet, häufig genutzte Akten werden nachträglich gescannt und der Rest bleibt bis Fristende im Papierarchiv. Wer Papieroriginale nach dem Scannen vernichten möchte, sollte das ersetzende Scannen in der Verfahrensdokumentation regeln.
Ist die Dokumentenmanagement-Beratung von AWP Consult herstellerneutral?
Wir sind zertifizierter enaio-Partner und sagen das offen. In der Analyse- und Konzeptphase arbeiten wir unabhängig von einer Softwareentscheidung, Lastenheft und Nutzwertanalyse machen die Bewertung für Sie prüfbar. Wenn enaio nicht zu Ihren Anforderungen passt, sagen wir Ihnen das.
Wie hilft KI im ECM-System?
Das KI-Modul enaio kairos erkennt Dokumententypen und liest Felder aus, besonders zuverlässig bei strukturierten Dokumenten wie Eingangsrechnungen. Die ausgelesenen Werte werden gegen Stammdaten geprüft, bevor sie weiterverarbeitet werden. Bei Handschrift oder stark abweichenden Layouts bleibt eine Prüfung durch Menschen sinnvoll.
Mit einem Pilotbereich starten
Rechnungseingang, Personalakte oder Vertragsverwaltung: Wir besprechen, welcher Bereich sich bei Ihnen als Pilot eignet und welche Kennzahlen Sie vorher erheben sollten.
Auf welchen Quellen und Normen beruht diese Seite?
Die Aussagen zu Aufbewahrung, Datenschutz, Lastenheft und Change Management auf dieser Seite beruhen auf den folgenden amtlichen und etablierten Quellen, die wir im Oktober 2026 geprüft haben und die Sie für Ihre eigene Projektdokumentation direkt verwenden können.
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen zehn, acht und sechs Jahre, Datenzugriff in der Außenprüfung nach Abs. 6.
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 Amtlicher Text im Rechtsportal der Europäischen Union, unter anderem Art. 25 zu datenschutzfreundlichen Voreinstellungen.
- DIN 69901-5: Projektmanagementsysteme, Begriffe Begriffsnorm für Projektmanagement mit den Definitionen von Lastenheft und Pflichtenheft.
- Das Prosci ADKAR-Modell Beschreibung der fünf Stufen Awareness, Desire, Knowledge, Ability und Reinforcement.
Klarheit vor der Systementscheidung
Im Erstgespräch ordnen wir Ihre Ausgangslage ein: welche Prozesse zuerst digital laufen sollten, welche Systeme angebunden werden müssen und wie ein sinnvoller Pilot aussieht.
- Vor Ort in Dietzenbach, bei Ihnen oder online
- Mit Fachbereichen, IT und Geschäftsführung
- Ergebnis: ein klarer nächster Schritt
Ihr zertifizierter Partner für revisionssicheres Dokumentenmanagement, ECM und DMS im DACH-Raum seit 2006.
150+ REFERENZKunden IM DACH RAUM SEIT 2006
250+ abgeschlossene Projekte SEit 2006
Durchschnittlich 12–18 Monate Amortisation bei +40 Unternehmen
Zertifizierter Partner
enaio® Partner DACH
Investitionssicherung durch zertifizierten enaio-Implementierungspartner mit 19 Jahren Projekterfahrung.
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