DMS-Lösungen von AWP Consult: alle enaio-Lösungen im Überblick

Revisionssicher heißt: Ein Dokument bleibt ab der Archivierung unverändert, vollständig, auffindbar und nachvollziehbar, und jede Änderung an Metadaten wird versioniert. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verlangen das für alle steuerrelevanten Unterlagen, gleich aus welcher Abteilung sie stammen.

Weil alle Lösungen dasselbe Archiv nutzen, gelten diese Regeln automatisch auch für Verträge, Personalunterlagen oder Gebäudepläne. Mehr dazu: GoBD-konformes DMS.

Die digitale Akte bündelt alles zu einem Objekt, also zu einer beschäftigten Person, einem Vertrag, einem Gebäude, einem Fahrzeug oder einem Kunden. Ein Aktenplan legt fest, welche Akten es gibt, wie sie in Register gegliedert sind und welche Dokumentarten hineingehören.

An der Dokumentart hängen die Regeln: Metadatenfelder, Rechteklasse, Aufbewahrungsfrist und zuständiger Workflow. Gesucht wird dann nach Kreditor, Vertragsende oder Kennzeichen statt nach Ordnerpfaden.

Warum Metadaten wichtiger sind als Ordner, erklärt der Beitrag Metadaten im DMS.

In enaio gibt es zwei Arten von Workflows: Der Ad-hoc-Workflow wird spontan gestartet, etwa wenn eine Kollegin ein Schreiben zur Stellungnahme weitergibt. Der regelbasierte Workflow folgt einem festen Prozessmodell mit Bedingungen, Betragsgrenzen, Vertretungen und Eskalationen.

Welche Variante passt, hängt vom Risiko ab. Rechnungsfreigaben, Vertragsfreigaben und Stammdatenänderungen gehören in feste Regeln, weil ein internes Kontrollsystem nachvollziehbare und protokollierte Kontrollen verlangt.

Beispiele und Einsatzfelder zeigt die Seite Workflow-Management.

Rollen lassen sich bis auf einzelne Dokumentarten herunterbrechen: Die Buchhaltung sieht Rechnungen, aber keine Personalakten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e, Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen nach Art. 25 sowie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32. Im DMS heißt das: Löschfristen je Dokumentart, Protokollierung der Zugriffe, Verschlüsselung und ein archivierter Löschnachweis.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen der Löschung vor, das regelt Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO. Das Löschkonzept muss beides verbinden. Ausführlich: Dokumentenmanagement nach DSGVO und Löschkonzept im DMS.

enaio capture übernimmt Scannen, Texterkennung und Indexierung, enaio classify liest Rechnungen und andere Belege aus. Das KI-Modul enaio kairos klassifiziert Eingangsdokumente mit vortrainierten Modellen, erkennt Dokumentklassen und Indexdaten selbstständig und lässt sich projektspezifisch mit eigenen Daten nachtrainieren.

Für erkannte Angaben liefert enaio kairos Konfidenzwerte. Unterhalb eines festgelegten Schwellwerts geht das Dokument gezielt in die manuelle Nachbearbeitung. Ergänzend bietet AWP Consult eine Dokumentenanalyse, die Indexfelder mithilfe gängiger Sprachmodelle wie Copilot oder OpenAI füllt, eine Suche in natürlicher Sprache und eine KI-gestützte Frachtrechnungserfassung mit Abgleich gegen das Transportmanagementsystem.

Sollen Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden, beschreibt die Technische Richtlinie TR-RESISCAN (BSI TR-03138) ein geregeltes Verfahren, siehe ersetzendes Scannen. Siehe auch automatisierte Belegverarbeitung.

enaio wird an SAP ECC und S/4HANA über RFC und BAPI angebunden, außerdem an DATEV, Microsoft Dynamics 365, Business Central und NAV, proALPHA, Sage, Diamant Software, eGECKO und Unit4.

Für Beschäftigte und Externe ohne enaio-Zugang gibt es Portale: das digitale Gehaltsportal für Abrechnungen, das digitale Lernportal für Schulungen und das AWP Link- und Uploadportal für den Austausch mit Partnern.

Wie die Anbindung im Einzelnen funktioniert, beschreibt die Seite enaio Schnittstellen.