Rechnungseingangsworkflow: Eingangsrechnungen digital erfassen, prüfen und freigeben
Ein Rechnungseingangsworkflow führt jede Eingangsrechnung automatisch vom Posteingang über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung im ERP-System.
Mit enaio und AWP Consult läuft dieser Weg digital, nach klaren Freigaberegeln und konform mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dabei ist egal, ob die Rechnung auf Papier, als PDF, als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format ankommt.
250+
abgeschlossene Projekte seit 2006
150+
Referenzkunden im DACH-Raum
12 bis 18
Monate durchschnittliche Amortisation
Eingangsrechnung im WorkflowBeispielansicht
Eingang
XRechnung per E-Mail erkannt
Erfassung
Kreditor, Beträge und Steuer ausgelesen
Prüfung
Pflichtangaben, Bestellung und Wareneingang abgeglichen
Freigabe
Wartet auf Kostenstellenverantwortliche
Buchung und Archiv
Übergabe an DATEV, SAP oder Dynamics
Das Wichtigste in Kürze
01
Ein Rechnungseingangsworkflow ist der festgelegte, digitale Ablauf, den jede Eingangsrechnung vom Posteingang über Erfassung, sachliche und rechnerische Prüfung, Kontierung und Freigabe bis zur Buchung im ERP-System und zur revisionssicheren Archivierung durchläuft.
02
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 empfangen können, also XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil BASIC. Die Pflicht zur Ausstellung folgt 2027 und 2028.
03
Der Vorsteuerabzug nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Deshalb prüft der Workflow automatisch die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und bei Kleinbeträgen bis 250 Euro nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
04
Rechnungen sind als Buchungsbelege nach § 147 Abgabenordnung (AO) grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, E-Rechnungen in dem strukturierten Format, in dem sie empfangen wurden.
05
Wer den Rechnungseingang automatisieren will, braucht neben der Erkennung eine Freigabematrix aus der Unterschriftenregelung, Toleranzen für den 3-Way-Match und einen bereinigten Kreditorenstamm.
06
Bei Kunden von AWP Consult amortisiert sich die Einführung durchschnittlich nach 12 bis 18 Monaten, ermittelt bei über 40 Unternehmen.
Klingt passend für Ihr Unternehmen? Sprechen wir darüber.
Was ist ein Rechnungseingangsworkflow?
Ein Rechnungseingangsworkflow ist der festgelegte, digitale Ablauf, den jede Eingangsrechnung in Ihrem Unternehmen durchläuft: Eingang, Erfassung, sachliche und rechnerische Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung, wobei das System die Aufgaben automatisch an die zuständigen Personen verteilt, an Fristen erinnert und jeden Schritt protokolliert. So weiß die Buchhaltung jederzeit, wo eine Rechnung steht und wer sie gerade bearbeitet.
01
Workflow Rechnungseingang
Die Kurzform, unter der viele nach dem Thema suchen. Gemeint ist die feste Abfolge von Prüf- und Freigabeschritten, die eine Rechnung nach dem Eingang durchläuft, mit Zuständigkeiten, Fristen und Protokoll.
02
Rechnungseingangsverarbeitung
Der Oberbegriff für alles, was mit einer Eingangsrechnung passiert, von der Datenerfassung bis zur Zahlung. Der Workflow ist der gesteuerte Teil davon, in dem Personen prüfen und entscheiden.
03
Eingangsrechnungsworkflow
Ein anderes Wort für dasselbe. Beide Begriffe beschreiben den digitalen Prüf- und Freigabeprozess für Kreditorenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung.
04
Rechnungsfreigabe
Der Schritt, in dem Verantwortliche eine Rechnung zur Zahlung freigeben. Im Workflow geschieht das nach festen Regeln, mit Betragsgrenzen, Vertretungen und Vier-Augen-Prinzip.
Ihren heutigen Rechnungsweg aufnehmen lassen
In einer Workflow-Analyse erfassen wir Volumen, Sonderfälle und Freigabewege und zeigen, welche Schritte sich bei Ihnen automatisieren lassen.
Was unterscheidet manuellen und digitalen Rechnungseingang?
Der manuelle Rechnungseingang lebt von Umlaufmappen, E-Mail-Weiterleitungen und Abtippen, während ein digitaler Rechnungseingangsworkflow jede Rechnung sofort dem zuständigen Prüfer zuweist, Fristen überwacht, Dubletten und abweichende Bankdaten erkennt und jeden Schritt für die Betriebsprüfung protokolliert. Die meisten Unternehmen merken den Unterschied nicht an einer einzelnen Rechnung, sondern an den Fällen, die heute liegen bleiben.
| Kriterium | Manueller Rechnungseingang | Digitaler Rechnungseingangsworkflow |
|---|---|---|
| Durchlaufzeit | Rechnungen liegen in Umlaufmappen und Postfächern | Die Rechnung ist sofort beim zuständigen Prüfer |
| Skonto | Fristen laufen ab, weil niemand den Stand kennt | Arbeitskörbe sind nach Skontostichtag sortiert, Eskalation vor Fristablauf |
| Fehler | Abtippen führt zu Zahlendrehern und Doppelzahlungen | Automatische Erfassung, Pflichtangaben- und Dublettenprüfung |
| Betrugsschutz | Neue Bankverbindungen fallen erst im Zahllauf oder gar nicht auf | IBAN-Abgleich mit dem Kreditorenstamm sperrt abweichende Rechnungen |
| Urlaub und Krankheit | Rechnungen bleiben liegen, bis die Person zurück ist | Vertretungsregeln greifen automatisch |
| Betriebsprüfung | Belege müssen aus Ordnern zusammengesucht werden | Beleg, Buchung und Freigabeprotokoll auf Knopfdruck |
Für wen lohnt sich ein Workflow im Rechnungseingang?
Ein Workflow für den Rechnungseingang lohnt sich überall dort, wo viele Kreditorenrechnungen auf wenige Menschen in der Buchhaltung treffen. Drei Branchen, in denen wir das besonders oft umsetzen:
Spedition und Logistik
Frachtrechnungen von Subunternehmern, Mautbelege, Gutschriftverfahren und hohe Volumen pro Monat. Der Workflow verknüpft Rechnung, Auftrag und Ablieferbeleg und beschleunigt die Prüfung von Frachtkosten.
DMS für die LogistikWohlfahrt und Sozialwirtschaft
Mehrere Einrichtungen, Kostenträger und Fördermittel, die sauber zugeordnet werden müssen. Freigaben folgen den Zuständigkeiten je Einrichtung, die Mittelverwendung bleibt nachvollziehbar.
Lösungen für die SozialwirtschaftIndustrie und Handel
Viele Rechnungen mit Bestellbezug, bei denen der 3-Way-Match die Prüfung fast vollständig übernimmt. Die Fachbereiche sehen nur noch Abweichungen statt jeder einzelnen Rechnung.
DMS für die FertigungWie lässt sich der Rechnungseingang automatisieren?
Den Rechnungseingang automatisieren Sie in sechs Schritten: Eingang über alle Kanäle, Erfassung mit KI, sachliche und rechnerische Prüfung, Kontierung, Freigabe nach festen Regeln sowie Buchung mit revisionssicherer Ablage, wobei nur Ausnahmen bei Menschen landen und alles andere ohne manuellen Eingriff weiterläuft. So läuft eine Eingangsrechnung mit enaio durch Ihr Unternehmen. Jeder Schritt ist an Ihre Organisation angepasst, nicht umgekehrt.
01
Eingang über alle Kanäle
Rechnungen kommen per Post, als PDF per E-Mail, als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format. Papier wird zentral gescannt, E-Mail-Postfächer werden automatisch abgeholt. Jede Rechnung erhält sofort eine eindeutige Kennung und einen Eingangsstempel, ab dem Durchlaufzeit und Skontofrist gemessen werden.
02
Erfassung mit KI
enaio classify liest Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Bestellnummer aus. Bei strukturierten E-Rechnungen kommen die Daten direkt aus der XML-Datei. Das KI-Modul enaio kairos lernt mit jeder korrigierten Rechnung dazu.
03
Sachliche und rechnerische Prüfung
Das System prüft die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, bei Kleinbeträgen nach § 33 UStDV, dazu Dubletten, Bankverbindung und rechnerische Richtigkeit. Beim 3-Way-Match gleicht es Rechnung, Bestellung und Wareneingang innerhalb festgelegter Toleranzen ab. Passt alles, läuft die Rechnung ohne manuellen Eingriff weiter.
04
Kontierung
Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel werden aus Stammdaten, Bestellbezug oder früheren Rechnungen desselben Lieferanten vorgeschlagen. Die Buchhaltung bestätigt oder korrigiert mit einem Klick.
05
Freigabe nach Regeln
Die Rechnung landet bei den richtigen Personen, abhängig von Betrag, Kostenstelle und Lieferant. Vier-Augen-Prinzip, Vertretungen und Eskalation vor Ablauf der Skontofrist sind fest hinterlegt. Freigeben geht auch unterwegs auf dem Smartphone.
06
Buchung und revisionssichere Ablage
Die freigegebenen Daten gehen als Buchung an Ihr ERP- oder FiBu-System. Rechnung, Prüfprotokoll und Freigabeverlauf liegen revisionssicher in enaio und sind in Sekunden auffindbar.
Wie sieht dieser Ablauf bei Ihnen aus? In einer Workflow-Analyse nehmen wir Ihren heutigen Rechnungsweg auf und zeigen, welche Schritte sich automatisieren lassen.
Workflow-Analyse vereinbarenWer gibt welche Rechnung frei? Die Freigabematrix
Wer eine Rechnung freigibt, legt die Freigabematrix fest: Sie ordnet jeder Rechnung nach Betrag, Kostenstelle, Lieferant und Bestellbezug die Personen für sachliche Prüfung und Freigabe zu, regelt Vertretungen und das Vier-Augen-Prinzip und wird aus Ihrer gültigen Unterschriftenregelung abgeleitet. Sie ist das Herzstück des Workflows und wird in der Analysephase gemeinsam mit Buchhaltung und Fachbereichen festgelegt. So kann sie zum Beispiel aussehen:
| Rechnung | Sachliche Prüfung | Freigabe | Zusätzlich |
|---|---|---|---|
| bis 2.500 Euro | Bestellerin oder Besteller | Kostenstellenverantwortliche Person | Vertretung automatisch |
| 2.500 bis 25.000 Euro | Kostenstelle | Abteilungsleitung | Vier-Augen-Prinzip |
| über 25.000 Euro | Kostenstelle | Abteilungsleitung und Geschäftsführung | Vier-Augen-Prinzip |
| mit 3-Way-Match innerhalb der Toleranz | automatisch | entfällt | Stichproben möglich |
Beispielwerte. Die Grenzen richten sich nach Ihrer Unterschriftenregelung.
Vertretung und Eskalation
Ist jemand abwesend, übernimmt automatisch die Vertretung, höchstens mit deren eigener Betragsgrenze. Bleibt eine Rechnung zu lange liegen, eskaliert der Workflow vor Ablauf der Skontofrist.
Mobile Freigabe
Führungskräfte prüfen und geben Rechnungen im Browser oder auf dem Smartphone frei, ohne Client und ohne Umlaufmappe.
Rückfragen im Vorgang
Unklarheiten werden direkt an der Rechnung geklärt. Die Rückfrage und ihre Antwort bleiben Teil des Protokolls.
Was prüft ein Rechnungseingangsworkflow bei jeder Rechnung?
Ein Rechnungseingangsworkflow prüft bei jeder Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, das Format der E-Rechnung, den Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, die Bankverbindung gegen den Kreditorenstamm, die Skontofrist und die Freigabeberechtigung nach der Unterschriftenregelung. Diese Bausteine legen wir in jedem Projekt mit Buchhaltung, Einkauf und Controlling fest. Sie entscheiden, wie viele Rechnungen dunkel durchlaufen und wie sicher Ihr Vorsteuerabzug ist.
Prüfregeln für Ihren Rechnungseingang festlegen
Wir legen mit Buchhaltung, Einkauf und Controlling fest, welche Prüfungen automatisch laufen und welche Rechnungen bei Menschen landen.
Workflow-Analyse vereinbaren +49 6104 94738-1301
Pflichtangaben und Vorsteuerabzug
Die formale Prüfung ist kein Selbstzweck. Nach § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass Sie eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen. Fehlt eine Pflichtangabe, steht der Vorsteuerabzug bei der nächsten Prüfung zur Diskussion. Deshalb kontrolliert der Workflow die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG, bevor ein Mensch die Rechnung sachlich prüft:
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag reicht nach § 33 UStDV ein reduzierter Umfang: Name und Anschrift des Lieferanten, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Der Workflow wählt das Prüfprofil deshalb anhand des Gesamtbetrags, sonst werden korrekte Tank- und Parkbelege als fehlerhaft markiert.
- Parteien vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Leistungsempfänger, abgeglichen mit Kreditorenstamm und eigener Firmierung
- SteuerdatenSteuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Steuersatz und Steuerbetrag, bei Steuerbefreiung der Hinweis darauf
- Nummer und Datum einmalig vergebene Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum, zugleich Grundlage der Dublettenprüfung
- Leistung und EntgeltMenge und handelsübliche Bezeichnung, Leistungszeitpunkt sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit vereinbarten Minderungen
Praxistipp
Ergänzen Sie fehlende Pflichtangaben nie selbst. Eine fehlerhafte Rechnung berichtigt der Lieferant. Der Workflow sollte die Anforderung der Korrektur mit Textvorlage und Wiedervorlage abbilden.
02
E-Rechnung im Eingang: EN 16931, ZUGFeRD und Peppol
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein PDF per E-Mail ist das nicht. Der Workflow muss am Eingang deshalb unterscheiden, was er bekommt:
Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, sollte der Workflow das melden, statt es zu übergehen. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Wer mit vielen Lieferanten strukturiert austauscht, kann zusätzlich das Peppol-Netzwerk nutzen: Rechnungen laufen dort über zertifizierte Zugangspunkte (Access Points) und werden über eine Peppol-ID adressiert, ohne dass Anhänge aus E-Mails gelöst werden müssen.
- XRechnung reines XML ohne Bildteil. Der Workflow erzeugt aus den Daten eine lesbare Prüfansicht.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1PDF mit eingebetteter XML-Datei. Als E-Rechnung gelten die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung.
- Sonstige RechnungenPapier und reine PDF-Dateien, in den Übergangsjahren weiter zulässig. Sie laufen über die Texterkennung.
Praxistipp
Fragen Sie Ihre wichtigsten Lieferanten nach Format, ZUGFeRD-Profil und Übertragungsweg und hinterlegen Sie die Antwort im Kreditorenstamm.
03
3-Way-Match mit Toleranzgrenzen
Beim 3-Way-Match vergleicht das System jede Rechnungsposition mit Bestellung und Wareneingang. Exakte Übereinstimmung ist selten: Rundungsdifferenzen, Frachtpauschalen, Teillieferungen und Preisanpassungen sorgen für kleine Abweichungen. Ohne Toleranzen landet fast jede Rechnung in der manuellen Prüfung.
In SAP werden solche Grenzen je Buchungskreis über Toleranzschlüssel mit Ober- und Untergrenze gepflegt. Der Workflow sollte dieselben Werte verwenden, damit keine Rechnung im Workflow freigegeben und im ERP trotzdem gesperrt wird.
- MengentoleranzAbweichung zwischen berechneter und vereinnahmter Menge. Berechnete Mehrmengen sind kritischer als Mindermengen und bekommen engere Grenzen.
- PreistoleranzAbweichung des Einzelpreises gegenüber der Bestellung, prozentual und als absoluter Betrag, damit weder bei kleinen noch bei großen Positionen zu viel durchrutscht.
- TeillieferungenAbgeglichen wird nur gegen bereits vereinnahmte Mengen. Fehlt der Wareneingang noch, wartet die Rechnung, statt abgelehnt zu werden.
Praxistipp
Werten Sie nach drei Monaten aus, welche Abweichungen tatsächlich auftreten. Zu enge Grenzen erzeugen Prüfaufwand, zu weite verdecken schleichende Preiserhöhungen.
04
Rechnungseingangsworkflow SAP: Zusammenspiel mit ECC und S/4HANA
In SAP-Umgebungen stellt sich vor allem die Frage, welches System welchen Schritt führt. Bewährt hat sich eine klare Arbeitsteilung: enaio übernimmt Eingang, Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archiv, SAP bleibt führend für Stammdaten, Bestellungen, Buchung und Zahlung. Angebunden wird über RFC und BAPI, sowohl an SAP ECC als auch an SAP S/4HANA.
Entscheidend ist, dass Toleranzen, Zahlungsbedingungen und Sperrgründe in beiden Systemen übereinstimmen. Wie die Schnittstellen im Detail aussehen, beschreiben wir unter enaio Schnittstellen und auf der Seite zur enaio SAP-Schnittstelle.
- Stammdaten aus SAPKreditoren, Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen, Kostenstellen, Bestellungen und Wareneingänge werden aus SAP gelesen, nicht im Workflow doppelt gepflegt
- Mit BestellbezugRechnungen zu einer Bestellung laufen in SAP über die Logistik-Rechnungsprüfung (Transaktion MIRO). Der Workflow liefert die geprüften Kopf- und Positionsdaten dafür.
- Ohne BestellbezugKosten- und Dienstleistungsrechnungen werden nach der Freigabe als Kreditorenrechnung in der Finanzbuchhaltung gebucht, etwa über FB60.
- Beleg am VorgangDas Rechnungsbild bleibt mit dem SAP-Beleg verknüpft und ist direkt aus SAP heraus abrufbar.
Praxistipp
Legen Sie vor dem Projekt fest, ob Rechnungen erst nach der Freigabe in SAP gebucht oder schon beim Eingang vorerfasst und gesperrt werden. Beide Wege funktionieren, sie wirken aber unterschiedlich auf Kennzahlen und Zahllauf.
05
Kreditorenstamm und Bankdaten als Betrugsschutz
Die gefährlichste Abweichung ist oft nicht der Betrag, sondern die Bankverbindung. Bei der bekannten Masche kündigt eine gefälschte E-Mail im Namen eines echten Lieferanten eine neue IBAN an, und die nächste Zahlung geht an Betrüger. Der Rechnungsworkflow ist die Stelle, an der das auffallen muss.
Seit dem 9. Oktober 2025 bieten Zahlungsdienstleister im Euroraum bei SEPA-Überweisungen eine Empfängerüberprüfung an, die Name und IBAN abgleicht. Sie ergänzt die Prüfung im Workflow, ersetzt sie aber nicht: Bei Sammelüberweisungen können Unternehmen darauf verzichten, und sachlich berechtigt ist eine Zahlung damit noch lange nicht.
- Die IBAN auf der Rechnung wird mit dem Kreditorenstamm verglichen. Bei Abweichung wird die Rechnung gesperrt, nicht nur markiert.
- Bankdaten werden nur nach Rückruf beim Lieferanten über eine bereits bekannte Telefonnummer geändert, nie über Kontaktdaten aus der Änderungsmitteilung.
- Stammdatenänderungen laufen im Vier-Augen-Prinzip, und wer Bankdaten ändert, gibt die nächste Zahlung an diesen Kreditor nicht frei.
06
Skontosteuerung und Kennzahlen
Für die Skontosteuerung braucht der Workflow die Zahlungsbedingung aus Rechnung, Kreditorenstamm oder Bestellung. Weichen sie ab, gehört das in die Prüfung. Aus Rechnungsdatum und Skontofrist entsteht ein Stichtag, nach dem die Arbeitskörbe sortiert werden: Rechnungen mit ablaufendem Skonto stehen oben, Eskalationen greifen einige Tage davor. Gesteuert wird das Ganze über wenige Kennzahlen:
- DurchlaufzeitTage vom Eingangsstempel bis zur Buchung, getrennt nach Rechnungen mit und ohne Bestellbezug. Der Median ist aussagekräftiger als der Durchschnitt.
- DunkelbuchungsquoteAnteil der Rechnungen, die ohne manuellen Eingriff erfasst, geprüft und gebucht werden.
- ErstprüfquoteAnteil der Rechnungen, die die erste Prüfung ohne Rückfrage oder Korrektur bestehen. Eine niedrige Quote deutet auf unklare Zuständigkeiten oder fehlerhafte Bestellungen.
- Skontoquote genutztes im Verhältnis zum möglichen Skonto. Sie zeigt, ob schnelle Freigaben auch im Zahllauf ankommen.
Praxistipp
Messen Sie die Ausgangswerte vor dem Projekt. Ohne Nullmessung lässt sich der Nutzen später nicht belegen.
07
Freigabematrix, Unterschriftenregelung und IKS
Die GoBD verlangen in Rz. 100 ein internes Kontrollsystem: Kontrollen sind einzurichten, auszuüben und zu protokollieren, darunter Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennung sowie Erfassungs- und Plausibilitätskontrollen. Ein Rechnungsworkflow setzt das um, wenn die Freigabematrix aus der Unterschriftenregelung abgeleitet ist und nicht umgekehrt.
- Keine SelbstfreigabeWer bestellt oder den Kreditor angelegt hat, gibt dieselbe Rechnung nicht allein frei.
- Vollmacht statt OrganigrammFreigabegrenzen hängen an der Person und ihrer Vollmacht, nicht an der Position.
- Vertretung mit GrenzenVertretungen erhalten höchstens die Betragsgrenze der vertretenen Person, sind befristet und werden protokolliert. Fehlt eine Vertretung, eskaliert der Workflow an die nächste Ebene.
- Änderungen nachvollziehbarJede Änderung an Grenzen und Rollen wird mit Datum festgehalten, damit sich zeigen lässt, welche Regel zum Zeitpunkt der Freigabe galt.
Freigabematrix und Prüfregeln für Ihr Unternehmen skizzieren
Wir leiten mit Ihnen die Freigabematrix aus Ihrer Unterschriftenregelung ab und legen Prüfregeln und Toleranzen fest, die zu Ihrem ERP-System passen.
- Aus Ihrer Unterschriftenregelung
- Passend zu SAP, DATEV oder Dynamics
- Mit Verfahrensdokumentation
Wie beschleunigt KI den Rechnungseingang?
KI beschleunigt den Rechnungseingang, indem sie Papier- und PDF-Rechnungen ohne lieferantenspezifische Vorlagen ausliest, neue Layouts selbstständig erkennt, Kontierungen aus früheren Rechnungen vorschlägt und aus jeder Korrektur der Buchhaltung lernt, während Prüfregeln und Freigabematrix weiterhin regelbasiert und nachvollziehbar bleiben. enaio classify liest Papier- und E-Rechnungen aus, gleicht sie mit dem ERP-System ab und prüft sie auf Plausibilität. Das KI-Modul enaio kairos lernt aus jeder Korrektur, erkennt neue Lieferantenlayouts ohne Vorlagen und schlägt Kontierungen vor.
In Projekten von AWP Consult erreichen Unternehmen nach drei bis sechs Monaten typischerweise 60 bis 80 Prozent Dunkelverarbeitung. Gemeint sind Rechnungen, die ohne manuelle Erfassung bis zur Freigabe durchlaufen.
Was die KI übernimmt
Auslesen von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
Abgleich mit Stammdaten und Bestellungen im ERP-System
Plausibilitäts- und Dublettenprüfung
Kontierungsvorschläge aus früheren Rechnungen
Verarbeitung internationaler Rechnungen
Weiterlesen: Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI und OCR oder KI im Vergleich
Welche ERP-Systeme lassen sich an den Rechnungseingangsworkflow anbinden?
An den Rechnungseingangsworkflow mit enaio lassen sich SAP ECC und S/4HANA über RFC und BAPI, DATEV, Microsoft Dynamics 365, Business Central und NAV sowie proALPHA, Sage, Diamant Software, eGECKO, Unit4 und weitere FiBu-Systeme anbinden, sodass Stammdaten aus dem ERP kommen und Buchungen dorthin zurückgehen. enaio übernimmt Kreditoren, Kostenstellen und Bestellungen aus Ihrem ERP-System und übergibt freigegebene Rechnungen als Buchung zurück.
SAP ECC und S/4HANA
Anbindung über RFC und BAPI. Belege sind mit dem SAP-Vorgang verknüpft und direkt aus SAP heraus abrufbar.
enaio SAP-SchnittstelleDATEV
Übergabe von Buchungsdaten und Belegbild an DATEV, ideal für die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung.
DATEV und enaioDynamics 365, Business Central, NAV
Kreditoren und Bestellungen kommen aus Dynamics, die Buchung geht zurück. Der Beleg ist aus Dynamics heraus aufrufbar.
Dynamics 365 und enaioproALPHA, Sage und weitere
Auch Diamant Software, eGECKO, Unit4 und andere FiBu-Systeme lassen sich anbinden. Wir prüfen Ihre Schnittstelle vorab.
enaio SchnittstellenWir zeigen Ihnen, wie das mit enaio bei Ihnen aussieht.
Was muss ein Rechnungseingangsworkflow zur E-Rechnungspflicht können?
Ein Rechnungseingangsworkflow muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD empfangen, automatisch erkennen, die strukturierten Daten übernehmen, für Prüfer lesbar darstellen und die XML-Datei unveränderbar archivieren, weil die Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen bereits gilt. Die E-Rechnung im B2B-Bereich kommt in drei Stufen.
01.01.2025
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können.
01.01.2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
01.01.2028
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Für den Rechnungseingang heißt das: Ihr Workflow muss XRechnung und ZUGFeRD automatisch erkennen, die strukturierten Daten übernehmen und für die Prüfer eine lesbare Ansicht erzeugen. Maßgeblich ist der strukturierte Teil der Rechnung. Er muss im Empfangsformat, also als XML-Datei, unveränderbar archiviert werden. Ein PDF-Ausdruck allein reicht nicht.
enaio verarbeitet E-Rechnungen und Papierrechnungen im selben Workflow. Ihre Prüfer arbeiten mit einer einheitlichen Ansicht, egal in welchem Format die Rechnung eingegangen ist.
Wann ist ein digitaler Rechnungseingangsworkflow GoBD-konform?
Ein digitaler Rechnungseingangsworkflow ist GoBD-konform, wenn Rechnungen unveränderbar abgelegt, alle Bearbeitungsschritte lückenlos protokolliert, Zugriffe über ein Rechtekonzept gesteuert, die Fristen nach § 147 AO überwacht und Prüfregeln, Toleranzen und Freigabematrix in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sind. Dafür sorgen fünf Bausteine, die wir in jedem Projekt mit Ihnen festlegen.
Das Archiv dahinter muss dieselben Anforderungen erfüllen wie jede Archivierungssoftware für steuerrelevante Unterlagen. Rechnungen enthalten zudem personenbezogene Daten, etwa von Einzelunternehmern. Rechte und Löschregeln folgen deshalb der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und denselben Grundsätzen wie beim Dokumentenmanagement nach DSGVO.
Unveränderbarkeit
Rechnungen werden beim Eingang revisionssicher abgelegt. Jede Änderung an Metadaten wird versioniert.
Nachvollziehbarkeit
Wer hat wann geprüft, kontiert und freigegeben? Der Audit-Trail zeigt es lückenlos.
Zugriffsrechte
Jede Person sieht nur die Rechnungen ihres Bereichs. Vertrauliche Belege bleiben geschützt.
Aufbewahrung
Die Fristen nach § 147 AO werden automatisch überwacht. Für Buchungsbelege gelten seit 2025 grundsätzlich acht Jahre.
Verfahrensdokumentation
Wir beschreiben den Workflow einschließlich Prüfregeln, Toleranzen und Freigabematrix so, dass Steuerberatung und Betriebsprüfung ihn nachvollziehen können.
Was Kunden über ihren Rechnungseingangsworkflow sagen
Stimmen von Unternehmen aus Spedition, Logistik und Handel, die ihren Rechnungseingang mit AWP Consult und enaio digitalisiert haben.
Mit dem Eingangsrechnungsworkflow von AWP standardisieren wir die Belegbearbeitung in einem sicheren und effizienten Prozess. Die Belegprüfung erfolgt digital und personalisiert, und am Ende steht die automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.
Wir haben die Software eingeführt, um die Suche nach Dokumenten stark zu vereinfachen und den Rechnungsein- und Ausgangsprozess zu optimieren. Beides ist uns mit Hilfe von AWP gelungen. Die sehr angenehme Zusammenarbeit war und ist von hoher Professionalität geprägt.
Nach mehreren Terminen und Vorstellungen war enaio genau die Lösung, die wir uns für ein neues DMS und einen neuen Eingangsrechnungsworkflow vorgestellt haben. Einfache Bedienung, übersichtliche Benutzeroberfläche, klare Prozessabläufe. Sämtliche Dokumente sind schnell und unkompliziert wiederzufinden.
Die Implementierung verlief zügig und ohne größere Probleme. enaio kann sich durch verschiedene Schnittstellen problemlos an bestehende Programme anpassen. Besonders hervorzuheben ist der exzellente Support. Heute können wir uns den Arbeitsalltag ohne enaio kaum noch vorstellen.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-13Welche Fehler passieren bei der Einführung am häufigsten?
Die häufigsten Fehler bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows sind der eins zu eins übernommene Papierweg, Freigabegrenzen ohne Unterschriftenregelung, ein unbereinigter Kreditorenstamm, Toleranzen auf null, nur archivierte PDF-Ansichten von E-Rechnungen und fehlende Vertretungen. Keiner dieser Fehler ist ein Softwareproblem. Alle lassen sich im Konzept vermeiden.
Den Papierweg eins zu eins abbilden
- Folge
- Alle heutigen Stempel, Umläufe und Kopien wandern in den Workflow, die Durchlaufzeit sinkt kaum.
- Besser
- Jeden Prüfschritt hinterfragen: Welches Risiko deckt er ab, und prüft das System es nicht ohnehin?
Freigabegrenzen ohne Unterschriftenregelung
- Folge
- Grenzen werden nach Gefühl gesetzt, in der Prüfung fehlt die Grundlage.
- Besser
- Matrix aus der gültigen Unterschriftenregelung ableiten und von der Geschäftsführung freigeben lassen.
Kreditorenstamm nicht bereinigt
- Folge
- Dubletten, veraltete Bankdaten und falsche Zahlungsbedingungen verhindern Dunkelbuchung und öffnen Betrugslücken.
- Besser
- Vor dem Go-live Dubletten zusammenführen, Bankdaten verifizieren und Zahlungsbedingungen pflegen.
Toleranzen auf null
- Folge
- Jede Rundungsdifferenz stoppt die Rechnung, der Einkauf wird mit Bagatellen überflutet.
- Besser
- Mengen- und Preistoleranzen festlegen und nach den ersten Monaten anhand echter Abweichungen nachjustieren.
Nur das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung archivieren
- Folge
- Der strukturierte Teil fehlt, die E-Rechnung ist nicht im Empfangsformat aufbewahrt.
- Besser
- XML-Datei unveränderbar archivieren, das PDF zusätzlich, wenn es weitere steuerlich relevante Angaben enthält.
Vertretungen nicht gepflegt
- Folge
- Im Urlaub stauen sich Rechnungen, Skontofristen laufen ab.
- Besser
- Vertretungen verbindlich pflegen und als Rückfallebene eine Eskalation an die nächste Ebene einrichten.
Klingt passend für Ihr Unternehmen? Sprechen wir darüber.
Wie wird ein Rechnungseingangsworkflow eingeführt?
Ein Rechnungseingangsworkflow wird in fünf Phasen eingeführt: Analyse des heutigen Rechnungswegs, Konzept mit Freigabematrix und Prüfregeln, Pilot mit echten Rechnungen in einem Bereich, Rollout auf weitere Bereiche und laufende Optimierung anhand von Durchlaufzeit, Dunkelquote und Skontoquote. Wir führen den Workflow schrittweise ein. So arbeitet Ihre Buchhaltung während des Projekts weiter, und die Regeln werden mit echten Rechnungen geprüft.
01
Analyse
Wir nehmen Ihren heutigen Rechnungsweg auf, erfassen Volumen, Sonderfälle und Ausgangswerte der Kennzahlen.
02
Konzept
Freigabematrix, Prüfregeln, Toleranzen, ERP-Schnittstelle und Archivstruktur werden festgelegt und von Ihnen abgenommen.
03
Pilot
Ein Bereich oder eine Gesellschaft startet zuerst. Die Regeln werden mit echten Rechnungen geprüft und nachgeschärft.
04
Rollout
Weitere Bereiche folgen. Anwenderinnen, Anwender und Key User werden geschult.
05
Optimierung
Nach dem Go-live werten wir Durchlaufzeiten, Dunkelquote und Skontoquote aus und verbessern die Regeln laufend.
Mehr dazu: enaio-Einführung und Schulung und Enterprise Content Management Beratung
Wie lange dauert das bei Ihnen? Wir schätzen es mit Ihnen ab.
Einschätzung anfragen +49 6104 94738-13Welche Fachbegriffe rund um den Rechnungseingang sollten Sie kennen?
Die wichtigsten Begriffe, die in Projekten zwischen Buchhaltung, Einkauf und IT immer wieder fallen.
01
Sachliche Prüfung
Bestätigung, dass die Leistung wie berechnet erbracht wurde: Menge, Qualität und vereinbarter Preis. Zuständig sind Besteller oder Fachbereich.
02
Rechnerische Prüfung
Kontrolle von Einzelbeträgen, Summen, Steuerberechnung und Pflichtangaben. Sie lässt sich weitgehend automatisieren.
03
Kontierung
Zuordnung der Rechnung zu Sachkonto, Kostenstelle oder Kostenträger und Steuerschlüssel.
04
Kreditorenstamm
Stammdaten der Lieferanten im ERP: Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen. Seine Qualität bestimmt die Dunkelbuchungsquote.
05
3-Way-Match
Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang je Position, in der Regel mit festgelegten Mengen- und Preistoleranzen.
06
Dunkelbuchung
Rechnung, die ohne manuellen Eingriff erfasst, geprüft und gebucht wird.
07
EN 16931
Europäische Norm für das semantische Datenmodell elektronischer Rechnungen. XRechnung und die zulässigen ZUGFeRD-Profile setzen sie um.
08
ZUGFeRD
Hybrides Rechnungsformat aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung.
09
Peppol
Internationales Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente über zertifizierte Zugangspunkte, adressiert über eine Peppol-ID.
10
Internes Kontrollsystem
Kontrollen wie Berechtigungen, Funktionstrennung und Plausibilitätsprüfungen, die nach den GoBD eingerichtet, ausgeübt und protokolliert werden.
Mit einem Pilotbereich starten
Beginnen Sie mit einem Bereich oder einer Gesellschaft und prüfen Sie die Regeln an echten Rechnungen, bevor weitere Bereiche folgen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Die rechtlichen und technischen Aussagen auf dieser Seite beruhen auf diesen amtlichen und etablierten Quellen. Stand Oktober 2026.
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen Definition der E-Rechnung in Abs. 1 und Pflichtangaben in Abs. 4
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug Ordnungsgemäße Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge Reduzierte Pflichtangaben bis 250 Euro Gesamtbetrag
- § 147 AO: Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen von zehn, acht und sechs Jahren
- § 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung, Unveränderbarkeit
- XRechnung bei der KoSIT (xeinkauf.de) Offizielle Informationen zum Standard XRechnung und zur gültigen Version
- ZUGFeRD beim Forum elektronische Rechnung Deutschland Spezifikation des hybriden Rechnungsformats aus PDF und XML
- Richtlinie 2014/55/EU im Rechtsportal der EU Europäische Grundlage der elektronischen Rechnungsstellung und der Norm EN 16931
Häufige Fragen zum Rechnungseingangsworkflow
Was ist ein Rechnungseingangsworkflow?
Ein Rechnungseingangsworkflow ist der digitale, regelbasierte Ablauf, den jede Eingangsrechnung von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung und Archivierung durchläuft. Aufgaben werden automatisch verteilt, Fristen überwacht und alle Schritte protokolliert. Der Status jeder Rechnung ist jederzeit sichtbar.
Wie läuft die digitale Rechnungsfreigabe ab?
Nach Erfassung und Prüfung schickt der Workflow die Rechnung anhand der Freigabematrix an die zuständigen Personen. Diese geben im Browser, im Client oder mobil frei, lehnen ab oder stellen Rückfragen. Ab festgelegten Beträgen ist ein zweiter Freigeber Pflicht. Jede Entscheidung wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Welche Pflichtangaben prüft der Workflow automatisch?
Geprüft werden die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gilt der reduzierte Umfang nach § 33 UStDV. Fehlt eine Angabe, geht die Rechnung mit einem Hinweis an die Buchhaltung, damit der Lieferant sie berichtigt.
Wie lange dauert die Einführung eines Rechnungseingangsworkflows?
Das hängt von Rechnungsvolumen, Anzahl der Gesellschaften und ERP-Anbindung ab. In der Workflow-Analyse erhalten Sie einen konkreten Projektplan mit Pilotbereich. Viele Unternehmen starten mit einem Bereich und erweitern danach schrittweise. Die Bereinigung des Kreditorenstamms sollte früh beginnen.
Kann der Workflow XRechnung und ZUGFeRD automatisch verarbeiten?
Ja. enaio erkennt beide Formate, übernimmt die strukturierten Daten direkt, erzeugt eine lesbare Ansicht für die Prüfer und archiviert die XML-Datei als Original. Bei ZUGFeRD zählen nur die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG als E-Rechnung. Rechnungen in den Profilen MINIMUM oder BASIC WL werden wie sonstige Rechnungen behandelt und geprüft.
Funktioniert der Rechnungseingangsworkflow mit SAP, DATEV und Dynamics 365?
Ja. enaio wird an SAP über RFC und BAPI, an DATEV sowie an Microsoft Dynamics 365, Business Central und NAV angebunden. Auch proALPHA, Sage, Diamant Software, eGECKO, Unit4 und weitere FiBu-Systeme sind möglich. Wichtig ist, dass Toleranzen und Zahlungsbedingungen im Workflow und im ERP übereinstimmen.
Ist ein digitaler Rechnungseingangsworkflow GoBD-konform?
Ja, wenn Ablage, Protokollierung, internes Kontrollsystem und Verfahrensdokumentation stimmen. enaio archiviert unveränderbar, versioniert Änderungen und protokolliert jeden Bearbeitungsschritt. Die Verfahrensdokumentation beschreibt auch Prüfregeln, Toleranzen und Freigabematrix. Wir erstellen sie gemeinsam mit Ihnen.
Was ist ein 3-Way-Match?
Beim 3-Way-Match gleicht das System Rechnung, Bestellung und Wareneingang je Position miteinander ab. Liegen Menge und Preis innerhalb der festgelegten Toleranzen, kann die Rechnung ohne manuelle Prüfung weiterlaufen. Abweichungen landen gezielt beim Einkauf oder im Lager. Fehlt der Wareneingang noch, wartet die Rechnung, statt abgelehnt zu werden.
Was passiert, wenn sich die Bankverbindung eines Lieferanten ändert?
Weicht die IBAN auf der Rechnung vom Kreditorenstamm ab, wird die Rechnung gesperrt und an die zuständige Person gegeben. Die Bankdaten werden erst nach Rückruf beim Lieferanten über eine bekannte Telefonnummer und im Vier-Augen-Prinzip geändert. So läuft eine gefälschte Änderungsmitteilung ins Leere, bevor gezahlt wird.
Wie viele Freigabestufen sind sinnvoll?
So wenige wie möglich und so viele, wie Ihre Unterschriftenregelung verlangt. In der Praxis reichen meist zwei bis drei Stufen nach Betrag, ergänzt um das Vier-Augen-Prinzip ab einer festgelegten Grenze. Rechnungen mit Bestellbezug, die den 3-Way-Match bestehen, brauchen oft keine weitere Freigabe, weil die Bestellung bereits genehmigt wurde.
Ab wann rechnet sich ein Rechnungseingangsworkflow?
Bei unseren Kunden amortisiert sich die Einführung durchschnittlich nach 12 bis 18 Monaten. Treiber sind gesparte Erfassungszeit, genutztes Skonto und weniger Suchaufwand. In der Workflow-Analyse rechnen wir das für Ihr Rechnungsvolumen durch. Dafür messen wir vorab Durchlaufzeit und Skontoquote.
Wie hilft KI bei der Rechnungseingangsverarbeitung?
KI liest Rechnungen ohne starre Vorlagen aus, erkennt neue Lieferanten, schlägt Kontierungen vor und lernt aus Korrekturen. Dadurch steigt der Anteil der Rechnungen, die ohne manuelle Erfassung durchlaufen. Prüfregeln und Freigabematrix bleiben regelbasiert.
Weiterführende Themen
Software für EingangsrechnungenWelche Lösungsarten es gibt und worauf es bei der Auswahl ankommt.Rechnungsverarbeitung mit KIWie KI Erfassung, Prüfung und Kontierung übernimmt.3-Way-MatchRechnung, Bestellung und Wareneingang automatisch abgleichen.Automatisierte BelegverarbeitungVom Posteingang bis ins Archiv, für alle Belegarten.
Ihr Rechnungsweg, einmal aufgezeichnet
In der Workflow-Analyse nehmen wir Ihren heutigen Rechnungseingang auf und zeigen, wo Zeit und Skonto verloren gehen. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung für Freigabematrix, Prüfregeln, ERP-Anbindung und Pilotbereich.
- Persönlich, vor Ort in Dietzenbach oder online
- Mit Ihrer Buchhaltung und den Fachbereichen
- Ergebnis: klarer nächster Schritt
Ihr zertifizierter Partner für revisionssicheres Dokumentenmanagement, ECM und DMS im DACH-Raum seit 2006.
150+ REFERENZKunden IM DACH RAUM SEIT 2006
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