enaio Schulung: sicher arbeiten mit Ihrem DMS
Ein DMS entfaltet seinen Nutzen erst, wenn die Mitarbeitenden es sicher und gern nutzen. Eine gute enaio Schulung orientiert sich deshalb nicht an Menüs, sondern an Ihren Aufgaben: Rechnungen freigeben, Akten finden, Dokumente ablegen. Wir schulen Anwender, Key User und Administratoren, vor Ort oder online.
- Für jede RolleAnwender, Key User und Administratoren
- Mit Ihren ProzessenÜbungen an echten Abläufen
- Vor Ort oder onlineflexibel und in kleinen Gruppen
Kurz erklärt
Eine enaio Schulung vermittelt die Arbeit mit dem DMS anhand der eigenen Prozesse: Ablegen, Suchen, Workflows, Outlook Ablage und Webclient. AWP Consult schult Anwender, Key User und Administratoren vor Ort oder online in kleinen Gruppen. Praxisnahe Übungen sorgen dafür, dass das System im Alltag wirklich genutzt wird.
Warum Schulung über den Erfolg eines DMS entscheidet
Viele DMS Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass die Anwender das System nicht so nutzen wie geplant.
Alte Gewohnheiten
Ohne Schulung wird weiter auf dem Laufwerk abgelegt. Das DMS bleibt halb gefüllt, die Suche liefert unvollständige Ergebnisse.
Funktionen bleiben ungenutzt
Volltextsuche, Wiedervorlagen oder Outlook Ablage sparen viel Zeit, werden aber oft gar nicht entdeckt.
Wissen bei Einzelnen
Kennt nur eine Person das System wirklich, entsteht bei Urlaub oder Wechsel sofort ein Engpass.
Schulungen, die sich an Ihren Aufgaben orientieren
Wir entwickeln jede enaio Schulung auf Basis Ihrer Prozesse. Die Teilnehmenden üben an Abläufen, die sie aus dem Alltag kennen, zum Beispiel an der Rechnungsfreigabe, der Personalakte oder der Kundenakte. So wird das Gelernte am nächsten Tag direkt angewendet.
Für Key User bieten wir vertiefende Trainings an. Sie werden zu Ansprechpartnern in den Fachbereichen und beantworten viele Fragen, bevor sie beim Support ankommen. Administratoren lernen Benutzerverwaltung, Berechtigungen, Masken und die Pflege des Systems.
Unsere Schulungen sind Teil unseres Leistungsangebots rund um Schulung und Change Management. Denn Akzeptanz entsteht nicht durch Technik, sondern durch gute Begleitung.
Inhalte einer enaio Schulung
- Ablegen, Suchen und Finden von Dokumenten
- Arbeiten mit Akten, Registern und Metadaten
- Workflows wie Rechnungsfreigabe und Wiedervorlage
- Ablage aus Outlook und Arbeit mit Office Dokumenten
- Nutzung des Webclients im Browser
- Für Administratoren: Benutzer, Rechte, Masken und Pflege
Fachwissen: Wie Erwachsene Software wirklich lernen
Gute Schulungen berücksichtigen, wie Menschen im Beruf lernen. Diese Grundsätze machen den Unterschied.
Aufgaben statt Funktionen
Niemand merkt sich eine Liste von Menüpunkten. Wer dagegen seine eigene Rechnungsfreigabe einmal durchspielt, kann sie am nächsten Tag.
Kurz und wiederholt
Mehrere kurze Einheiten wirken besser als ein langer Schulungstag. Eine Auffrischung nach einigen Wochen festigt das Gelernte.
Sofort anwenden
Zwischen Schulung und produktivem Start sollte nicht viel Zeit liegen. Sonst ist das Wissen verblasst, bevor es gebraucht wird.
Ansprechpartner im Team
Key User in den Fachbereichen helfen im Alltag schneller als jedes Handbuch. Sie sind der wichtigste Baustein nach der Schulung.
Was Administratoren über enaio wissen sollten
Wer enaio im Haus betreut, braucht mehr als Anwenderwissen. Diese Themen gehören in eine Administratorenschulung.
Benutzer und Gruppen
Anlegen, Ändern und Deaktivieren von Benutzern sowie die Zuordnung zu Gruppen gehören zu den häufigsten Aufgaben.
Berechtigungen
Wer darf welche Akten und Dokumente sehen? Ein durchdachtes Rechtekonzept schützt sensible Daten und vereinfacht die Pflege.
Masken und Metadaten
Kleine Anpassungen an Masken, Pflichtfeldern und Auswahllisten sollten Administratoren selbst vornehmen können.
Überwachung und erste Hilfe
Protokolle lesen, Dienste prüfen und typische Störungen eingrenzen hilft, einfache Probleme selbst zu lösen und den Support gezielt einzubinden.
Schulungsinhalte nach Fachbereich
Jeder Bereich nutzt enaio anders. Deshalb passen wir die Inhalte an die jeweiligen Abläufe an.
Buchhaltung
Schwerpunkt ist der Rechnungseingangsworkflow: Prüfen, Kontieren, Freigeben und der Umgang mit Abweichungen und E Rechnungen.
Personalabteilung
Arbeit mit der digitalen Personalakte, Berechtigungen für sensible Unterlagen und der Umgang mit Löschfristen nach dem Löschkonzept.
Vertrieb und Kundenservice
Ablage aus Outlook in die Kundenakte und schnelles Finden von Vorgängen. Grundlage ist die Integration in Outlook und Microsoft 365.
Einkauf und Verwaltung
Vertragsablage, Fristen und Wiedervorlagen in der digitalen Vertragsverwaltung.
Außendienst und Homeoffice
Zugriff über den Webclient im Browser, ohne lokale Installation.
Schulungsformate im Überblick
Je nach Zielgruppe und Ziel eignen sich unterschiedliche Formate.
| Format | Zielgruppe | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| Anwenderschulung | alle Mitarbeitenden | tägliche Arbeit mit Akten, Suche und Workflows |
| Key User Training | Ansprechpartner in den Fachbereichen | vertiefte Funktionen, Fragen der Kollegen beantworten |
| Administratorenschulung | IT und Systemverantwortliche | Benutzer, Berechtigungen, Masken, Systempflege |
| Auffrischung und Neuerungen | bestehende Anwender | neue Funktionen nach Updates, Tipps für den Alltag |
| Einarbeitung neuer Mitarbeitender | neue Kolleginnen und Kollegen | kompakter Einstieg in die wichtigsten Abläufe |
Insider Tipps aus der Praxis
Diese Erfahrungen stammen aus unseren Projekten und stehen selten in Handbüchern.
Kurzanleitungen auf einer Seite
Eine Seite pro Ablauf mit Bildern reicht. Längere Handbücher werden im Alltag selten gelesen.
Schulung kurz vor dem Start
Planen Sie die Anwenderschulung wenige Tage vor dem Produktivstart, abgestimmt auf die Roadmap Ihrer DMS Einführung.
Führungskräfte zuerst
Wenn Führungskräfte Freigaben im System erteilen, folgen die Teams deutlich schneller. Mehr dazu im Beitrag Change Management im DMS.
Fragen sammeln
Sammeln Sie in den ersten Wochen Fragen der Anwender. Daraus entsteht eine interne FAQ, die neuen Kollegen hilft.
Neue Mitarbeitende einplanen
Legen Sie fest, wie neue Kolleginnen und Kollegen eingearbeitet werden. Sonst sinkt die Nutzungsqualität mit jeder Neueinstellung.
So entsteht Ihre enaio Schulung
Wir stimmen Inhalte, Format und Zeitplan auf Ihr Team ab.
Bedarf klären
Wer soll was lernen? Wir erfassen Rollen, Prozesse und Vorkenntnisse.
Inhalte zuschneiden
Übungen und Beispiele basieren auf Ihren echten Abläufen.
Format wählen
Vor Ort, online oder kombiniert, in kleinen Gruppen.
Schulung durchführen
Praxisnah, mit viel Zeit für Fragen und Übungen.
Nachbereitung
Kurzanleitungen und Ansprechpartner für die Zeit danach.
Schulungen von Praktikern aus enaio Projekten
AWP Consult aus Dietzenbach bei Frankfurt am Main begleitet mittelständische Unternehmen und Organisationen seit vielen Jahren bei Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. Als zertifizierter enaio Partner verbinden wir Beratung, Einführung, Schnittstellen zu ERP Systemen wie SAP, DATEV, Dynamics 365, proALPHA und Sage sowie Schulung und Support aus einer Hand. Unsere Trainer kommen aus der Projektarbeit und wissen, welche Fragen im Alltag wirklich auftauchen.
Unter anderem vertrauen uns DFB, YAZAKI, Meffert AG, Caritas Frankfurt, NOERPEL SE, Kissel Spedition und die Willersinn Gruppe. Alle Referenzen ansehen
Fazit
Eine gute enaio Schulung ist der Schlüssel zu einem DMS, das im Alltag wirklich genutzt wird. Praxisnahe Übungen an den eigenen Prozessen, starke Key User und kompetente Administratoren sorgen dafür, dass Ihr System seinen vollen Nutzen entfaltet.
- Schulungen an eigenen Prozessen statt an Menüs ausrichten
- Kurze, wiederholte Einheiten wirken besser als lange Schulungstage
- Key User sind die wichtigste Stütze nach der Schulung
- Administratoren brauchen Wissen zu Rechten, Masken und Überwachung
- Auch nach Updates und bei neuen Mitarbeitenden schulen
Häufige Fragen zur enaio Schulung
Für wen ist eine enaio Schulung sinnvoll?
Für alle, die mit enaio arbeiten. Anwender lernen die tägliche Arbeit, Key User vertiefen ihr Wissen, Administratoren lernen Pflege und Verwaltung des Systems.
Findet die Schulung vor Ort oder online statt?
Beides ist möglich. Viele Kunden kombinieren eine Präsenzschulung zum Start mit kurzen Onlineterminen für Fragen und Auffrischungen.
Wie lange dauert eine Anwenderschulung?
Für den Einstieg reichen meist wenige Stunden. Key User und Administratoren benötigen je nach Umfang ein bis mehrere Tage.
Werden die Schulungen an unsere Prozesse angepasst?
Ja. Wir üben mit Beispielen aus Ihrem Alltag, etwa Ihrer Rechnungsfreigabe oder Ihrer Personalakte, statt mit allgemeinen Demodaten.
Gibt es Schulungen nach einem Update?
Ja. Nach Versionswechseln bieten wir kurze Auffrischungen zu den wichtigsten Neuerungen an.
Wie viele Teilnehmende sind sinnvoll?
Wir empfehlen kleine Gruppen, damit genug Zeit für Übungen und individuelle Fragen bleibt.
Erhalten die Teilnehmenden Unterlagen?
Ja. Zu jeder Schulung gibt es kompakte Kurzanleitungen für die wichtigsten Abläufe.
Was sind Key User?
Key User sind Mitarbeitende in den Fachbereichen, die vertieft geschult werden. Sie helfen Kolleginnen und Kollegen im Alltag und sind Ansprechpartner für Verbesserungen.
Gibt es Schulungen speziell für die Buchhaltung?
Ja. Für die Buchhaltung konzentrieren wir uns auf den Rechnungseingang mit Prüfung, Freigabe und dem Umgang mit Abweichungen und E Rechnungen.
Können wir Schulungen mit einem Update verbinden?
Ja, das ist sinnvoll. Nach einem Versionswechsel zeigen wir die wichtigsten Neuerungen direkt an Ihren Abläufen.
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Ihr Team sicher im Umgang mit enaio
Wir stellen eine Schulung zusammen, die zu Ihren Prozessen und Rollen passt. Vertrieb: +49 6104 9473813
