AWP Import GUI: Dokumente, Fotos und E-Mails in wenigen Klicks in enaio ablegen

Die AWP Import GUI ist die Schnellablage von AWP Consult, mit der Sie Dokumente, Fotos und E-Mails in wenigen Klicks im richtigen enaio-Ordner ablegen, direkt aus Outlook und Word heraus und ohne Programmwechsel.

Ob gescanntes Papier, PDF, Foto vom Smartphone oder E-Mail mit Anhang: Die AWP Import GUI nimmt die Unterlage an, schlägt den passenden Ablageort in der enaio-Struktur vor und führt die Metadaten, statt dass jemand sie frei abtippt. Zwischenschritte wie das Zwischenspeichern auf dem Desktop oder das Suchen des richtigen Ordners entfallen.

AWP Consult richtet die AWP Import GUI an Ihren echten Ablagestrukturen, Dokumentarten und Rollen aus. Wir legen fest, welche Ordner vorgeschlagen werden, welche Metadaten je Dokumentart geführt sind und aus welchen Anwendungen heraus abgelegt wird. So wird aus der Komponente ein verlässlicher Baustein im Arbeitsalltag, den jede Fachkraft ohne Schulungsaufwand bedient.

Beratung vereinbaren Referenzen ansehen

Stand: Oktober 2026 · Inhalt geprüft von AWP Consult, zertifizierter enaio-Partner seit 2006

Schnellablage in enaioBeispielansicht

OutlookE-Mail mit Anhang

WordDokument

Fotovom Gerät

PDFScan

enaio AblageOrdner: Eingangsrechnungen 2026

Vorschlag übernommen

250+

abgeschlossene Projekte seit 2006

150+

Referenzkunden im DACH-Raum

12 bis 18

Monate durchschnittliche Amortisation

Das Wichtigste in Kürze

01

Die AWP Import GUI ist eine Schnellablage von AWP Consult, mit der sich Dokumente, Fotos und E-Mails in wenigen Klicks im richtigen enaio-Ordner ablegen lassen, ohne Programmwechsel und ohne Zwischenspeichern.

02

Schnellablage bedeutet, dass die Unterlage direkt aus der gewohnten Anwendung in die enaio-Struktur übernommen wird, statt sie erst auf dem Desktop zu speichern und danach manuell einzusortieren.

03

Office-AddIns für Microsoft Outlook und Microsoft Word binden die Ablage direkt in die Anwendung ein. Mit dem Outlook-AddIn lassen sich E-Mails archivieren, ohne das Postfach zu verlassen.

04

Die AWP Import GUI schlägt den passenden Ablageort vor und führt die Metadaten, etwa Dokumentart, Datum und Geschäftspartner, statt sie frei abtippen zu lassen. Das verringert Tippfehler und uneinheitliche Ablagen.

05

Wer Dokumente in enaio ablegen und Dateien in enaio importieren will, erhält mit der AWP Import GUI einen einheitlichen Weg von jedem Eingangskanal direkt in die enaio-Struktur.

06

Bei Kunden von AWP Consult amortisiert sich die Einführung durchschnittlich nach 12 bis 18 Monaten, ermittelt bei über 40 Unternehmen.

Sie haben eine konkrete Frage zu Ihrem Fall?

Frage stellen +49 6104 94738-13

Was ist die AWP Import GUI?

Die AWP Import GUI ist die Schnellablage von AWP Consult für enaio. Sie übernimmt die Arbeit, die bisher an vielen Stellen von Hand geschah: eine Datei öffnen, den richtigen Ordner suchen, Felder abtippen und speichern. Stattdessen nimmt die AWP Import GUI die Unterlage an, schlägt den Ablageort vor, führt die Metadaten und legt das Dokument direkt in der enaio-Struktur ab. Office-AddIns für Microsoft Outlook und Microsoft Word bringen diese Ablage in die Anwendungen, in denen Dokumente ohnehin entstehen und ankommen.

Bild

01

Schnellablage in enaio

Die AWP Import GUI legt Dokumente, Fotos und E-Mails in wenigen Klicks im richtigen enaio-Ordner ab. Zwischenschritte wie das Zwischenspeichern auf dem Desktop oder das Suchen der Ablage entfallen.

02

Office-AddIns für Outlook und Word

Mit dem Outlook-AddIn und dem Word-AddIn wird direkt aus der gewohnten Anwendung heraus archiviert. Niemand wechselt das Programm, um eine E-Mail oder ein Schreiben abzulegen.

03

Vorgeschlagener Ablageort

Die AWP Import GUI schlägt den passenden Ordner in der enaio-Struktur vor, statt die Ablage dem Gedächtnis zu überlassen. So landen gleichartige Unterlagen verlässlich am gleichen Ort.

04

Geführte Metadaten

Dokumentart, Datum, Geschäftspartner und Aktenbezug werden als geführte Felder vergeben, statt frei abgetippt zu werden. Das vermeidet Tippfehler und macht die Suche später zuverlässig.

Ihre heutige Ablage mit der AWP Import GUI aufnehmen lassen

Wir sehen uns an, wie Sie heute Dokumente, Fotos und E-Mails in enaio ablegen, und zeigen, wie die AWP Import GUI diese Schnellablage direkt aus Outlook und Word möglich macht.

Beratung vereinbaren +49 6104 94738-13

Was unterscheidet die Schnellablage von der manuellen Ablage?

Die manuelle Ablage lebt vom Zwischenspeichern, vom Suchen des richtigen Ordners und vom Abtippen der Felder, während die Schnellablage mit der AWP Import GUI jede Unterlage direkt aus der Anwendung übernimmt, den Ablageort vorschlägt und die Metadaten führt. Den Unterschied merken die meisten Teams nicht an einem einzelnen Dokument, sondern an der Menge gleichartiger Vorgänge pro Tag, an der Vertretung im Urlaub und an der Frage, warum die gleiche Rechnung bei zwei Personen in zwei Ordnern liegt. Der folgende Vergleich zeigt die Punkte, die im Alltag am häufigsten für Mehrarbeit und uneinheitliche Ablagen sorgen.

Grafik

Kriterium	Manuelle Ablage	Schnellablage mit der AWP Import GUI
Weg bis enaio	Datei speichern, enaio öffnen, Ordner suchen, importieren	Direkt aus der Anwendung in wenigen Klicks abgelegt
E-Mail	Anhang speichern, umbenennen, danach einsortieren	Mit dem Outlook-AddIn E-Mails samt Anhang direkt archivieren
Ablageort	Jede Person wählt den Ordner nach Gefühl	Die AWP Import GUI schlägt den passenden enaio-Ordner vor
Metadaten	Felder werden frei abgetippt, Fehler entstehen leicht	Geführte Felder je Dokumentart statt freiem Abtippen
Einheitlichkeit	Gleichartige Dokumente landen an verschiedenen Orten	Gleichartige Unterlagen liegen verlässlich am gleichen Ort
Einarbeitung	Jede neue Kraft lernt die Ordnerlogik neu	Vorschlag und geführte Felder leiten durch die Ablage

Gescanntes Papier, Fotos vom Gerät, PDF und E-Mails werden über denselben Weg abgelegt und einheitlich in der enaio-Struktur abgelegt.

Wir zeigen Ihnen, wie das mit enaio bei Ihnen aussieht.

Termin vereinbaren +49 6104 94738-13

Wie legt die AWP Import GUI Dokumente in enaio ab?

Die AWP Import GUI legt ein Dokument in vier Schritten in enaio ab: Annahme aus der gewohnten Anwendung oder vom Gerät, Vorschlag des passenden Ablageorts, Führung der Metadaten und direkte Ablage in der enaio-Struktur. Jeder Schritt läuft so weit wie möglich automatisch, die Person bestätigt den Vorschlag oder passt ihn in Sekunden an, statt die Ablage von Grund auf selbst zu bauen.

Animation

01

Annahme aus Anwendung und vom Gerät

Die AWP Import GUI nimmt die Unterlage dort an, wo sie entsteht: eine E-Mail mit Anhang aus Outlook, ein Schreiben aus Word, ein Foto vom Smartphone, ein gescanntes Papier oder ein PDF. Niemand speichert die Datei vorher auf dem Desktop zwischen.

02

Vorschlag des Ablageorts

Aus Dokumentart und Zusammenhang schlägt die AWP Import GUI den passenden Ordner in der enaio-Struktur vor, etwa den Vorgang eines Geschäftspartners oder die Ablage für Eingangsrechnungen. Die Person bestätigt den Vorschlag oder wählt einen anderen Ort.

03

Führung der Metadaten

Dokumentart, Datum, Geschäftspartner und Aktenbezug werden als geführte Felder angeboten, oft bereits vorbelegt. So werden die Metadaten geführt statt frei abgetippt, was Tippfehler vermeidet und die spätere Suche verlässlich macht.

04

Direkte Ablage in enaio

Mit der Bestätigung legt die AWP Import GUI das Dokument direkt in der enaio-Struktur ab, einschließlich der geführten Metadaten. Zwischenschritte entfallen, das Dokument ist sofort über Suche und Akte auffindbar.

Wie legen Sie heute ab? In einem Workshop nehmen wir Ihre Ordnerstruktur, Dokumentarten und Metadatenfelder auf.

Beratung vereinbaren

Wie archiviert die AWP Import GUI aus Outlook und Word?

Die AWP Import GUI archiviert aus Outlook und Word, indem sie die Ablage als Office-AddIn direkt in die Anwendung einbindet: Eine E-Mail oder ein Schreiben wird mit wenigen Klicks übernommen, der Ablageort vorgeschlagen und die Metadaten geführt, ohne dass die Anwendung verlassen wird. Dieselbe Logik gilt für Fotos und gescanntes Papier. So entsteht ein einheitlicher Weg, Dokumente in enaio abzulegen, egal woher sie kommen.

AWP Import GUI: Dokumente und E-Mails per Schnellablage in enaio ablegen

AWP Import GUI für Ihre Anwendungen und Ordner auslegen

Wir legen fest, aus welchen Anwendungen abgelegt wird, welche Ordner vorgeschlagen werden und welche Metadaten je Dokumentart geführt sind.

Beratung vereinbaren +49 6104 94738-13

01

E-Mails archivieren mit dem Outlook-AddIn

Ein großer Teil der geschäftlichen Unterlagen kommt heute per E-Mail. Mit dem Outlook-AddIn der AWP Import GUI lassen sich diese E-Mails archivieren, ohne das Postfach zu verlassen und ohne den Anhang vorher zu speichern:

So wird der Posteingang zum geordneten Kanal in enaio, aus dem Unterlagen sofort abgelegt sind, statt im Postfach liegen zu bleiben. Wie der automatische Masseneingang zentral verarbeitet wird, zeigt die Seite zu AWP SmartFlow.

Nachricht und AnhangDie E-Mail wird mit ihren Anhängen als Einheit übernommen, sodass Schreiben und Beleg gemeinsam im Vorgang liegen und der Zusammenhang erhalten bleibt.
Ablageort im Postfach wählenDirekt aus Outlook wird der passende enaio-Ordner vorgeschlagen, etwa der Vorgang des Absenders. Die Person bestätigt den Vorschlag, statt zwischen Programmen zu wechseln.
Geführte FelderBetreff, Datum und Absender werden als Metadaten übernommen, weitere Felder je Dokumentart ergänzt, damit die E-Mail später über Felder und Volltext auffindbar ist.

Praxistipp

Legen Sie fest, welche E-Mail-Arten direkt im Vorgang landen und welche nur als Nachweis archiviert werden. So vermeiden Sie, dass interne Abstimmungen und Newsletter die Vorgangsakte füllen.

02

Schreiben ablegen mit dem Word-AddIn

Dokumente, die im Haus entstehen, sollten dort abgelegt werden, wo sie geschrieben werden. Das Word-AddIn der AWP Import GUI bringt die Ablage in die Textverarbeitung:

Damit liegen eingehende und selbst erstellte Unterlagen im selben Vorgang, statt auf Laufwerken verteilt zu sein. Die revisionssichere Aufbewahrung dieser Dokumente übernimmt der AWP DocumentHandler.

Ablage aus dem SchreibflussEin Angebot, ein Schreiben oder ein Protokoll wird direkt aus Word in enaio abgelegt, sobald es fertig ist, ohne Umweg über einen lokalen Ordner.
Vorschlag und DokumentartDie AWP Import GUI schlägt Ablageort und Dokumentart vor, sodass ein Angebotsschreiben verlässlich im richtigen Vorgang landet.
Version und ZusammenhangDas abgelegte Schreiben bleibt dem Vorgang und dem Geschäftspartner zugeordnet, sodass spätere Fassungen und Antworten im Zusammenhang stehen.

Praxistipp

Hinterlegen Sie Vorlagen mit einer Standard-Dokumentart. So ist der Vorschlag beim Ablegen aus Word schon richtig und muss nur bestätigt werden.

03

Fotos und gescanntes Papier übernehmen

Nicht jede Unterlage entsteht am Schreibtisch. Lieferscheine, Belege und Nachweise werden oft als Foto oder Scan erfasst. Die AWP Import GUI übernimmt auch diese Dateien in enaio:

So lassen sich Dateien in enaio importieren, unabhängig davon, ob sie aus einer Anwendung, vom Scanner oder vom Smartphone stammen. Das Zusammenspiel der Ablage mit der Aktenstruktur beschreibt die Seite zur digitalen Archivierungssoftware.

Foto vom GerätEin Foto, etwa eines unterschriebenen Lieferscheins, wird übernommen und direkt dem passenden Vorgang zugeordnet, statt per E-Mail an sich selbst zu wandern.
Gescanntes Papier und PDFGescannte Dokumente und PDF werden über denselben Weg abgelegt, mit vorgeschlagenem Ordner und geführten Metadaten.
TexterkennungWo Volltext benötigt wird, lässt sich das Dokument über die Texterkennung in enaio durchsuchbar machen, sodass es auch über den Inhalt auffindbar ist.

04

Vorschlag des Ablageorts und geführte Metadaten

Der eigentliche Nutzen der Schnellablage liegt darin, dass die Ablage nicht dem Gedächtnis überlassen bleibt. Die AWP Import GUI führt durch Ort und Felder:

Einheitliche Metadaten sind die Grundlage für eine verlässliche Suche und für geregelte Zugriffe. Wie Rechte, Fristen und Löschung geregelt werden, beschreibt die Seite zum Dokumentenmanagement nach DSGVO.

OrdnervorschlagAus Dokumentart, Geschäftspartner und Zusammenhang wird der passende enaio-Ordner vorgeschlagen, damit gleichartige Unterlagen am gleichen Ort liegen.
Geführte statt freier FelderMetadaten werden als Auswahl- und Pflichtfelder angeboten, oft vorbelegt. Freies Abtippen entfällt, einheitliche Werte entstehen von selbst.
Pflicht und PrüfungFür jede Dokumentart lässt sich festlegen, welche Felder pflichtig sind, sodass keine Unterlage ohne die nötigen Angaben abgelegt wird.

Praxistipp

Starten Sie mit wenigen, gut vorbelegten Pflichtfeldern je Dokumentart. Zu viele Pflichtfelder verlangsamen die Ablage und führen dazu, dass Felder nur noch pro forma gefüllt werden.

05

Einbindung in enaio und in die Ablagestruktur

Die AWP Import GUI ist Teil der enaio-Welt und legt Dokumente direkt in der bestehenden Struktur ab. So entsteht keine zweite Ablage neben enaio, sondern ein einfacher Weg hinein:

Wie abgelegte Belege an Freigabe und Buchung übergeben werden, zeigt die Seite zum Rechnungseingangsworkflow. Die Anbindung an Fachsysteme beschreibt die Seite zu enaio Schnittstellen.

enaio als AblageDie abgelegten Dokumente liegen in der enaio-Akte und im zugehörigen Vorgang, von der ersten Übernahme an gemeinsam mit allen anderen Unterlagen.
Rollen und RechteDie Ablage folgt dem Rechtekonzept in enaio. Wer ein Dokument ablegt, sieht nur die Ordner, für die er berechtigt ist.
Übergang zu WorkflowsEine abgelegte Unterlage lässt sich an einen enaio-Workflow übergeben, etwa an eine Rechnungsfreigabe, sodass die Schnellablage der Start eines Prozesses sein kann.

Lieber persönlich klären als weiterlesen?

Rückruf anfordern Referenzen ansehen

Wie fügt sich die AWP Import GUI in enaio und Office ein?

Die AWP Import GUI ist als Schnellablage für enaio ausgelegt und bindet sich über Office-AddIns in Microsoft Outlook und Microsoft Word ein. So entsteht ein durchgängiger Weg von jedem Eingangskanal direkt in die enaio-Struktur, ohne dass eine Datei zwischendurch auf dem Desktop gespeichert, umbenannt oder in ein weiteres System kopiert werden muss.

Bild

enaio als Basis

Die AWP Import GUI legt Dokumente in enaio ab, der gemeinsamen Plattform für Akte, Archiv und Workflows. Eine Struktur für alle Dokumentarten.

Lösungen mit enaio

Outlook-AddIn

E-Mails samt Anhang werden direkt aus Microsoft Outlook archiviert, mit vorgeschlagenem Ordner und geführten Feldern.

AWP SmartFlow

Word-AddIn

Selbst erstellte Schreiben werden direkt aus Microsoft Word in den richtigen Vorgang abgelegt, ohne Programmwechsel.

DocumentHandler

ERP und Fachsysteme

Über die enaio-Schnittstellen bleibt ein in SAP, DATEV oder Dynamics gebuchter Beleg dem richtigen Vorgang zugeordnet.

enaio Schnittstellen

Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.

Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-13

Welche Fehler passieren beim Ablegen von Dokumenten in enaio?

Die häufigsten Fehler beim Ablegen von Dokumenten in enaio sind das Zwischenspeichern auf dem Desktop, das freie Abtippen der Metadaten, uneinheitliche Ordnerwahl, das Ablegen von E-Mails ohne Anhang, zu viele Pflichtfelder und das Umgehen der Ablage über ein Laufwerk. Keiner davon ist ein Softwareproblem, alle lassen sich mit der Schnellablage und einem klaren Konzept vermeiden.

Dateien erst auf dem Desktop zwischenspeichern

Folge: Dokumente bleiben lokal liegen, werden doppelt abgelegt oder gar nicht in enaio übernommen.
Besser: Direkt aus der Anwendung über die AWP Import GUI ablegen, sodass der lokale Zwischenschritt entfällt.

Metadaten frei abtippen

Folge: Tippfehler und uneinheitliche Werte machen die spätere Suche unzuverlässig.
Besser: Metadaten als geführte Auswahl- und Pflichtfelder je Dokumentart vergeben, oft vorbelegt.

Ordner nach Gefühl wählen

Folge: Gleichartige Unterlagen landen an verschiedenen Orten, die Akte ist unvollständig.
Besser: Den Ordnervorschlag der AWP Import GUI nutzen, damit gleichartige Dokumente verlässlich am gleichen Ort liegen.

E-Mail ohne Anhang ablegen

Folge: Das Schreiben liegt im Vorgang, der Beleg fehlt, der Zusammenhang geht verloren.
Besser: Mit dem Outlook-AddIn Nachricht und Anhang als Einheit archivieren.

Zu viele Pflichtfelder verlangen

Folge: Die Ablage wird langsam, Felder werden nur pro forma gefüllt.
Besser: Wenige, gut vorbelegte Pflichtfelder je Dokumentart festlegen und den Rest optional halten.

Die Ablage über ein Laufwerk umgehen

Folge: Eine zweite Ablage neben enaio entsteht, Dokumente sind nicht auffindbar und nicht geschützt.
Besser: Einen einfachen Weg in enaio schaffen, der schneller ist als das Laufwerk, und die Schnellablage verbindlich machen.

Ihre Schnellablage in enaio einrichten

Wir legen mit Ihnen Anwendungen, Ordnervorschläge, Dokumentarten und Metadatenfelder fest und zeigen, wie die AWP Import GUI Dokumente, Fotos und E-Mails direkt in enaio ablegt.

Office-AddIns für Outlook und Word
Vorschlag des Ablageorts
Geführte Metadaten statt Abtippen

Beratung anfragen +49 6104 94738-13Mo. bis Fr. 08:30 bis 17:00 Uhr

Fazit

Schnelle, saubere Ablage spart jeden Tag Zeit

Die AWP Import GUI bringt Dokumente, Fotos und E-Mails in wenigen Klicks an die richtige Stelle in enaio, direkt aus Outlook und Word. Geführte Metadaten sorgen dafür, dass jede Ablage vollständig und wiederauffindbar ist, statt in Laufwerken und Postfächern zu versickern.

Ablage direkt aus Outlook und Word ohne Umweg über das Laufwerk
Geführte Metadaten für eine vollständige, saubere Verschlagwortung
Fotos und Belege vom Smartphone schnell in die richtige Akte
Weniger Doppelerfassung und weniger verlorene Dokumente
Von AWP Consult an Ihre Aktenstruktur und Rollen angepasst

Welche Begriffe rund um die Schnellablage in enaio sollten Sie kennen?

Die wichtigsten Begriffe, die in Projekten rund um die AWP Import GUI und die Schnellablage von Dokumenten in enaio immer wieder fallen.

AWP Import GUI: Schnellablage von AWP Consult für enaio, mit der Dokumente, Fotos und E-Mails in wenigen Klicks im richtigen enaio-Ordner abgelegt werden, direkt aus Outlook und Word.
Schnellablage: Die direkte Übernahme einer Unterlage aus der gewohnten Anwendung in die enaio-Struktur, ohne Zwischenspeichern und ohne Programmwechsel.
Office-AddIn: Eine Erweiterung, die eine Funktion direkt in eine Microsoft-Office-Anwendung einbindet. Die AWP Import GUI bietet AddIns für Outlook und Word.
Outlook-AddIn: Die Erweiterung in Microsoft Outlook, mit der sich E-Mails samt Anhang direkt aus dem Postfach in enaio archivieren lassen.
Metadaten: Beschreibende Angaben zu einem Dokument wie Dokumentart, Datum, Geschäftspartner und Aktenbezug, über die gesucht und sortiert wird.
Geführte Felder: Auswahl- und Pflichtfelder, die beim Ablegen angeboten und oft vorbelegt sind, im Unterschied zum freien Abtippen.
Ablageort: Der Ordner oder Vorgang in der enaio-Struktur, in dem ein Dokument liegt. Die AWP Import GUI schlägt ihn passend vor.
enaio-Struktur: Die Ordnung aus Akten, Vorgängen und Ordnern in enaio, in die Dokumente abgelegt werden und über die sie wiedergefunden werden.
Dokumentart: Die Klasse eines Dokuments wie Rechnung, Lieferschein oder Vertrag, die bestimmt, welche Metadaten geführt und welcher Ablageort vorgeschlagen wird.
Medienbruch: Der Wechsel zwischen digitalen und analogen Medien oder zwischen Programmen, etwa das Speichern auf dem Desktop, den die Schnellablage vermeidet.
Dateiimport: Die Übernahme einer bestehenden Datei in enaio. Mit der AWP Import GUI lassen sich Dateien in enaio importieren, mit vorgeschlagenem Ordner und geführten Metadaten.
Texterkennung: Das Erschließen des Volltexts eines gescannten Dokuments, damit es nicht nur über Felder, sondern auch über den Inhalt auffindbar ist.

Klingt passend für Ihr Unternehmen? Sprechen wir darüber.

Beratung anfragen +49 6104 94738-13

Quellen und Rechtsgrundlagen

Die rechtlichen und technischen Aussagen auf dieser Seite beruhen auf diesen amtlichen und etablierten Quellen. Stand November 2026.

§ 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten
§ 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen Pflichtangaben und E-Rechnung im strukturierten Format
GoBD, BMF-Schreiben Grundsätze zur Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit
BSI: Informationen und Empfehlungen zur E-Mail-Sicherheit Grundlagen zum Umgang mit E-Mail und Anhängen
BSI TR-03138 (TR-RESISCAN): Ersetzendes Scannen Anforderungen an das rechtssichere Scannen von Papierdokumenten

Häufige Fragen zur AWP Import GUI

Was ist die AWP Import GUI?

Die AWP Import GUI ist eine Schnellablage von AWP Consult für enaio. Mit ihr legen Sie Dokumente, Fotos und E-Mails in wenigen Klicks im richtigen enaio-Ordner ab, direkt aus Microsoft Outlook und Microsoft Word heraus. Die AWP Import GUI schlägt den Ablageort vor und führt die Metadaten, statt sie frei abtippen zu lassen.

Wie legt die AWP Import GUI Dokumente in enaio ab?

Die AWP Import GUI nimmt die Unterlage aus der Anwendung oder vom Gerät an, schlägt den passenden Ordner in der enaio-Struktur vor, bietet die Metadaten als geführte Felder an und legt das Dokument mit der Bestätigung direkt in enaio ab. Zwischenschritte wie das Zwischenspeichern auf dem Desktop entfallen, das Dokument ist sofort auffindbar.

Wie kann ich mit dem Outlook-AddIn E-Mails archivieren?

Mit dem Outlook-AddIn der AWP Import GUI archivieren Sie eine E-Mail samt Anhang direkt aus dem Postfach, ohne Outlook zu verlassen. Der passende enaio-Ordner wird vorgeschlagen, Betreff, Datum und Absender werden als Metadaten übernommen. So lassen sich E-Mails archivieren, ohne den Anhang vorher zu speichern und manuell einzusortieren.

Legt die AWP Import GUI auch Schreiben aus Word ab?

Ja. Das Word-AddIn bindet die Ablage in die Textverarbeitung ein. Ein Angebot, ein Schreiben oder ein Protokoll wird direkt aus Microsoft Word in den passenden enaio-Vorgang abgelegt, sobald es fertig ist. Ablageort und Dokumentart werden vorgeschlagen, sodass das Schreiben verlässlich am richtigen Ort landet.

Kann ich Fotos und gescanntes Papier übernehmen?

Ja. Fotos vom Smartphone, gescanntes Papier und PDF werden über denselben Weg in enaio abgelegt wie E-Mails und Schreiben. Ein Foto eines unterschriebenen Lieferscheins lässt sich direkt dem Vorgang zuordnen. Wo Volltext benötigt wird, macht die Texterkennung in enaio das Dokument auch über den Inhalt auffindbar.

Was bedeutet Schnellablage?

Schnellablage bedeutet, dass eine Unterlage direkt aus der gewohnten Anwendung in die enaio-Struktur übernommen wird, statt sie erst auf dem Desktop zu speichern und danach manuell einzusortieren. Die AWP Import GUI schlägt den Ablageort vor und führt die Metadaten, sodass gleichartige Dokumente verlässlich am gleichen Ort liegen.

Warum sind geführte Metadaten besser als freies Abtippen?

Geführte Metadaten werden als Auswahl- und Pflichtfelder angeboten, oft bereits vorbelegt. Dadurch entstehen einheitliche Werte statt Tippfehler und unterschiedlicher Schreibweisen. Einheitliche Metadaten sind die Grundlage dafür, dass ein Dokument später über Felder und Volltext zuverlässig wiedergefunden wird.

Kann ich bestehende Dateien in enaio importieren?

Ja. Mit der AWP Import GUI lassen sich Dateien in enaio importieren, unabhängig davon, ob sie aus einer Anwendung, vom Scanner oder vom Smartphone stammen. Der passende Ordner wird vorgeschlagen und die Metadaten werden geführt, sodass auch übernommene Dateien einheitlich in der enaio-Struktur liegen.

Braucht die Ablage mit der AWP Import GUI eine Schulung?

Der Aufwand ist gering. Weil die AWP Import GUI den Ablageort vorschlägt und die Felder führt, bestätigt die Person meist nur den Vorschlag. AWP Consult richtet die Ordnervorschläge und Metadatenfelder vorab an Ihren Strukturen aus, sodass neue Mitarbeitende ohne lange Einarbeitung ablegen können.

Bleiben die abgelegten Dokumente revisionssicher?

Die AWP Import GUI legt die Dokumente in enaio ab. Für die revisionssichere, GoBD-konforme Aufbewahrung sorgt in enaio der AWP DocumentHandler, der die Unterlagen unveränderbar speichert, versioniert und die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO überwacht. So sind die über die Schnellablage übernommenen Dokumente vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt.

Mit welchen Systemen arbeitet die AWP Import GUI zusammen?

Die AWP Import GUI bindet sich über Office-AddIns in Microsoft Outlook und Microsoft Word ein und legt in enaio ab. Über die enaio-Schnittstellen bleibt ein in SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics 365 gebuchter Beleg dem richtigen Vorgang zugeordnet. AWP Consult ist zertifizierter enaio-Partner im DACH-Raum und begleitet die Einführung aus über 250 abgeschlossenen Projekten seit 2006.

Wann rechnet sich die Einführung?

Das hängt von der Zahl der täglichen Ablagen, den Dokumentarten und den beteiligten Anwendungen ab. Bei Kunden von AWP Consult amortisiert sich die Einführung durchschnittlich nach 12 bis 18 Monaten, ermittelt bei über 40 Unternehmen. Der Nutzen entsteht vor allem dort, wo viele gleichartige Unterlagen pro Tag abgelegt werden.

Sie möchten das an Ihren eigenen Dokumenten sehen?

Live-Demo anfragen Referenzen ansehen

Passende Themen, die bares Geld sparen

AWP DocumentHandlerWie abgelegte Dokumente revisionssicher und GoBD-konform in enaio aufbewahrt werden.AWP SmartFlowWie der automatische Masseneingang zentral verarbeitet und an enaio übergeben wird.enaio SchnittstellenAnbindung an SAP, DATEV und Microsoft Dynamics 365.Digitale ArchivierungssoftwareWorauf es bei Ablage, Struktur und revisionssicherer Aufbewahrung ankommt.

Ihre Ablage, einmal richtig aufgesetzt

In einem Workshop nehmen wir Ihre Ordnerstruktur, Dokumentarten, Metadatenfelder und Anwendungen auf und zeigen, wie die AWP Import GUI Dokumente, Fotos und E-Mails direkt aus Outlook und Word in enaio ablegt. Sie sehen den Weg an Ihren eigenen Unterlagen, nicht an einer Demo mit Musterdaten.

Beratung vereinbaren