Rechnungsverarbeitung Software: Eingangsrechnungen automatisieren
Als Rechnungsverarbeitungs-Software, die Eingangsrechnungen automatisiert, kommen vier Lösungsarten infrage: spezialisierte Capture-Software, Rechnungsmodule im ERP-System, DMS-Plattformen mit Workflow und Archiv wie enaio sowie Spend-Management- und Cloud-Buchhaltungstools.
Welche davon zu Ihnen passt, entscheidet selten die Erkennungsrate allein. Wichtiger sind Ihr Rechnungsvolumen, Ihre Freigaberegeln, Ihr ERP-System und die Frage, wo Rechnungen und alle anderen Belege künftig revisionssicher liegen sollen. Diese Seite vergleicht die vier Lösungsarten, zeigt eine belastbare Auswahlmethodik mit Lastenheft, Nutzwertanalyse und Pilot und sagt offen, wann enaio passt und wann nicht.
Die vier LösungsartenEinordnung
ErkennenFreigebenArchivierenERP
Capture-Software
Rechnungsmodul im ERP
DMS-Plattform wie enaio
Spend-Management
starkteilweiseschwach
250+
abgeschlossene Projekte seit 2006
150+
Referenzkunden im DACH-Raum
12 bis 18
Monate durchschnittliche Amortisation
Das Wichtigste in Kürze
01
Eine Rechnungsverarbeitungs-Software ist ein Programm, das Eingangsrechnungen auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung erfasst, ausliest, gegen Stammdaten und Bestellungen prüft, nach Regeln zur Freigabe verteilt, an ERP oder Finanzbuchhaltung übergibt und revisionssicher archiviert.
02
Am Markt gibt es vier Lösungsarten: Capture-Software, Rechnungsmodule im ERP-System, DMS-Plattformen mit Workflow und Archiv wie enaio sowie Spend-Management- und Cloud-Buchhaltungstools.
03
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Jede Software für Rechnungsverarbeitung muss deshalb XRechnung und ZUGFeRD erkennen und die XML-Datei als Original archivieren.
04
Eine belastbare Auswahl folgt der Reihenfolge Lastenheft, Nutzwertanalyse mit vorab festgelegten Gewichten und Pilot mit einer geschichteten Stichprobe eigener Rechnungen.
05
Gemessen wird die Erkennung je Feld, nicht je Dokument. Kritisch sind falsche Werte mit hohem Konfidenzwert, etwa bei IBAN, Bruttobetrag oder USt-IdNr.
06
Rechnungen müssen nach § 147 Abgabenordnung (AO) während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar bleiben. Exportwege für einen späteren Anbieterwechsel gehören deshalb in den Vertrag.
Was muss eine Rechnungsverarbeitungs-Software mindestens können?
Eine Rechnungsverarbeitungs-Software muss mindestens Rechnungen aus allen Kanälen einsammeln, Daten ohne Vorlagenpflege auslesen, Freigaben nach Betrag und Kostenstelle ohne Programmierung steuern, freigegebene Daten an ERP oder FiBu übergeben und Rechnung, XML-Original und Freigabeverlauf revisionssicher archivieren. Viele Produkte lösen nur einen Teil davon sehr gut.
Anbieter und Suchende verwenden dafür viele Namen: Rechnungseingangs-Software, Rechnungsworkflow-Software oder Eingangsrechnungsverarbeitungs-Software. Gemeint ist im Kern dasselbe, der Unterschied liegt darin, wie viel vom Weg zwischen Eingang und Archiv ein Produkt tatsächlich abdeckt. Den Rest erledigen dann Menschen per E-Mail, Excel-Liste oder Umlaufmappe.
Wie dieser Ablauf im Detail aussieht, beschreiben wir auf der Seite zum Rechnungseingangsworkflow. Für die Auswahl reicht es, die fünf Fähigkeiten rechts gegen jede Lösung zu halten.
Eingang über alle Kanäle
Papier, PDF per E-Mail, XRechnung und ZUGFeRD landen in einem gemeinsamen Eingang.
Erfassung ohne Vorlagenpflege
Kreditor, Beträge, Steuer und Bestellbezug werden auch bei neuen Lieferanten ausgelesen.
Regelbasierte Freigabe
Betragsgrenzen, Kostenstellen, Vertretungen und Vier-Augen-Prinzip lassen sich ohne Programmierung pflegen.
Übergabe an ERP und FiBu
Buchungsdaten gehen erst nach der Freigabe an SAP, DATEV, Dynamics oder Ihr FiBu-System.
Revisionssicheres Archiv
Rechnung, XML-Original, Prüfprotokoll und Freigabeverlauf bleiben verbunden, konform mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Anforderungen an Ihre Rechnungssoftware klären
Wir nehmen mit Ihnen Mengengerüst, Freigaberegeln und ERP-System auf und zeigen, welche der fünf Fähigkeiten für Ihren Rechnungseingang den Ausschlag geben.
Rechnungsverarbeitung Software im Vergleich: Welche Lösungsarten gibt es?
Es gibt vier Lösungsarten für die Rechnungsverarbeitung: Capture-Software mit Schwerpunkt Erkennung, Rechnungsmodule im ERP mit Schwerpunkt Buchung, DMS-Plattformen wie enaio mit Erkennung, Workflow und Archiv in einem System sowie Spend-Management- und Cloud-Buchhaltungstools für einfache Abläufe mit schnellem Start. Die Tabelle vergleicht Lösungsarten, nicht einzelne Produkte. Innerhalb jeder Gruppe gibt es große Unterschiede, deshalb ersetzt sie keinen Pilot mit Ihren eigenen Rechnungen.
| Kriterium | Capture-Software | Rechnungsmodul im ERP | DMS-Plattform wie enaio | Spend-Management und Cloud-Buchhaltung |
|---|---|---|---|---|
| Schwerpunkt | Auslesen und Validieren von Belegdaten | Buchung und Zahlung im ERP | Erfassung, Workflow und Archiv für viele Dokumentarten | Ausgaben, Karten und einfache Belegerfassung |
| Erfassung und KI | Meist sehr ausgereift, oft mit KI | Je nach ERP unterschiedlich, häufig über Zusatzmodule | Integriert, bei enaio mit enaio classify und enaio kairos | Für Standardbelege gut, bei Sonderfällen begrenzt |
| Freigabe-Workflow | Einfach oder über ein weiteres System | Im ERP-Rahmen, Änderungen oft aufwendig | Frei konfigurierbar nach Betrag, Kostenstelle und Lieferant | Einfache Freigaben, wenige Stufen |
| ERP-Anbindung | Schnittstelle nötig | Direkt, da Teil des ERP | Schnittstellen zu SAP, DATEV, Dynamics und weiteren | Für verbreitete Buchhaltungssysteme vorhanden |
| Archiv und GoBD | Meist externes Archiv nötig | Ablage im ERP oder angebundenem Archiv | Revisionssicheres Archiv im selben System | Ablage beim Anbieter, Exportwege prüfen |
| Andere Belegarten | Teilweise, je nach Produkt | Auf ERP-Belege begrenzt | Lieferscheine, Verträge, Personalakten und mehr | Kaum über Rechnungen und Quittungen hinaus |
| Einführungsaufwand | Mittel, plus Integration in Workflow und Archiv | Abhängig von ERP-Version und Customizing | Mittel, dafür ein System für viele Prozesse | Gering, solange die Prozesse einfach bleiben |
Vereinfachte Einordnung. Die Grenzen zwischen den Lösungsarten verschwimmen, weil viele Produkte Funktionen der anderen Gruppen ergänzen.
Wann passt welche Rechnungsverarbeitungs-Software?
Welche Rechnungsverarbeitungs-Software passt, hängt von Volumen, Bestellbezug, Zahl der Freigeber, ERP-System und dem Wunsch ab, später weitere Belegarten zu digitalisieren: Capture-Software ergänzt bestehende Systeme, das ERP-Modul passt bei einfachen Freigaben, DMS-Plattformen bei vielen Fachbereichen. Es gibt keine beste Software für alle. Diese vier Situationen sehen wir in Auswahlprojekten am häufigsten.
Capture-Software passt, wenn
Sie bereits ein gutes DMS und einen funktionierenden Freigabeprozess haben und nur die Erfassung verbessern wollen. Dann ergänzt ein spezialisiertes Erkennungsmodul die bestehende Umgebung.
Das ERP-Modul passt, wenn
fast alle Rechnungen einen Bestellbezug haben, die Freigaben einfach sind und alle Prüfer ohnehin im ERP arbeiten. Fachbereiche ohne ERP-Zugang sind dann der Engpass.
Eine DMS-Plattform passt, wenn
mehrere Fachbereiche freigeben, Sie flexible Freigaberegeln brauchen und nach den Rechnungen weitere Dokumente digitalisieren wollen. Dann lohnt ein System für Workflow und Archiv.
Spend-Management oder Cloud-Buchhaltung passt, wenn
Ihr Unternehmen klein ist, wenige Freigabestufen hat und die Buchhaltung bei der Steuerberatung liegt. Wachsen Volumen und Regeln, stoßen diese Tools an Grenzen.
Lieber persönlich klären als weiterlesen?
Nach welchen Kriterien wählen Sie eine Software für Rechnungsverarbeitung aus?
Eine Software für Rechnungsverarbeitung wählen Sie nach acht Kriterien aus: vorlagenfreie Erkennung, Freigaben ohne Programmierung, ERP-Integration, Verarbeitung von E-Rechnungen, GoBD-konformes Archiv, Datenschutz und Hosting, Ausbaufähigkeit auf weitere Belegarten sowie Erfahrung und Support des Implementierungspartners. Diese Kriterien entscheiden in der Praxis darüber, ob eine Rechnungsworkflow-Software nach zwei Jahren noch passt. Gewichten Sie sie vor dem ersten Anbietertermin, nicht danach.
Erkennung ohne Vorlagen
Neue Lieferanten und geänderte Layouts sollten ohne manuelle Vorlagenpflege erkannt werden. Gemessen wird das je Feld im Pilot mit Ihren eigenen Rechnungen.
Freigaben ohne Programmierung
Betragsgrenzen, Stufen, Vertretungen und Eskalationen müssen sich in einer Oberfläche ändern lassen, wenn sich Ihre Unterschriftenregelung ändert.
ERP-Integration
Kreditoren, Kostenstellen und Bestellungen kommen aus dem ERP, die Buchung geht zurück. Fragen Sie nach Referenzen mit Ihrem ERP-System und Ihrer Version.
E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD sollten automatisch erkannt, lesbar dargestellt und als XML-Original archiviert werden.
GoBD und Archiv
Unveränderbare Ablage, Audit-Trail und überwachte Aufbewahrungsfristen gehören zur Software oder müssen sauber angebunden sein.
GoBD-konformes DMSDatenschutz und Hosting
Klären Sie Verarbeitungsort, Unterauftragsverarbeiter und ob die KI mit Ihren Daten für andere Kunden trainiert wird.
Ausbaufähigkeit
Lieferscheine, Verträge oder Personalakten folgen oft später. Eine Plattform, die das kann, erspart den nächsten Systemwechsel.
Partner und Support
Wer richtet ein, schult Key User und hilft, wenn sich das ERP ändert? Projekterfahrung zählt mehr als jede Funktionsliste.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Erstgespräch vereinbaren +49 6104 94738-13Wie wählen Sie methodisch aus, vom Lastenheft bis zur Exit-Strategie?
Methodisch wählen Sie eine Rechnungsverarbeitungs-Software aus, indem Sie zuerst Anforderungen in einem Lastenheft festhalten, dann einen Pilot mit eigenen Rechnungen fahren, die Erkennung je Feld messen, Hosting und Auftragsverarbeitung prüfen und schließlich Gesamtkosten und Ausstieg über die ganze Nutzungsdauer betrachten. Softwareauswahl scheitert selten an der Software, sondern an einer Auswahl ohne Methode. Diese fünf Bausteine machen die Entscheidung nachvollziehbar, auch für Geschäftsführung, Betriebsrat und Revision.
01
Das Lastenheft: Anforderungen vor Anbietern
Nach DIN 69901-5 beschreibt das Lastenheft die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen. Es beschreibt also, was Sie brauchen, nicht wie ein Anbieter es löst. Das Wie steht später im Pflichtenheft des Auftragnehmers. Für die Rechnungsverarbeitung hat sich diese Gliederung bewährt:
- Ausgangslage und Ziele heutiger Prozess, Schwachstellen, messbare Ziele wie Durchlaufzeit oder Skontoquote
- MengengerüstRechnungen pro Monat und Spitzenmonat, Anteil Papier, PDF und E-Rechnung, Anteil mit Bestellbezug, Zahl der Gesellschaften, Kreditoren und Prüfer
- Soll-ProzessEingangskanäle, Prüfschritte, Freigabematrix, Vertretungen, Sonderfälle wie Gutschriften und Sammelrechnungen
- Anforderungen funktional und nicht funktional, jeweils als Muss, Soll oder Kann gekennzeichnet
- Schnittstellen und BetriebERP-System mit Version, Stammdatenrichtung, Hosting, Berechtigungen, Datenschutz, Support und Schulung
Praxistipp
Schreiben Sie Anforderungen prüfbar. Statt „gute Erkennung“ lieber „Feldgenauigkeit für IBAN und Bruttobetrag im Pilot gemessen und dokumentiert“.
02
Pilot mit eigenen Rechnungen und repräsentativer Stichprobe
Ein Proof of Concept ist nur so aussagekräftig wie seine Stichprobe. Zufällig gezogene Rechnungen bilden vor allem Ihre Top-Lieferanten ab, die jede Software schnell lernt. Ziehen Sie die Stichprobe deshalb geschichtet nach Lieferantenvielfalt:
Erfassen Sie für jede Rechnung vorab die korrekten Werte als Referenz. Alle Anbieter verarbeiten denselben Satz unter denselben Bedingungen. Einen Teil der Stichprobe halten Sie zurück und geben ihn erst nach der Trainingsphase heraus. So sehen Sie, wie die Software mit unbekannten Rechnungen umgeht.
- Rechnungen der volumenstärksten Lieferanten und ein breiter Anteil aus dem Long Tail mit wenigen Rechnungen pro Jahr
- alle Eingangsformate: gescanntes Papier, PDF, ZUGFeRD und XRechnung
- Sonderfälle: Gutschriften, Sammel- und Mehrseitenrechnungen, fremdsprachige Rechnungen, Rechnungen ohne Bestellung, schlechte Scanqualität
03
Erkennung messen: Feldgenauigkeit statt Dokumentgenauigkeit
Die Angabe „95 Prozent der Dokumente erkannt“ sagt wenig. Ein Dokument gilt oft schon als erkannt, wenn irgendein Feld befüllt ist. Für die Auswahl zählt die Genauigkeit je Feld: Wie oft ist die IBAN richtig, wie oft der Bruttobetrag, wie oft die Bestellnummer? Jedes Feld fällt in eine von drei Klassen:
Gewichten Sie die Felder nach Risiko: Ein Fehler bei IBAN, Betrag oder USt-IdNr. wiegt schwerer als beim Leistungsdatum. Messen Sie zusätzlich die Korrekturzeit je Rechnung und den Anteil, der bei der geplanten Konfidenzschwelle ohne Eingriff durchläuft.
- RichtigWert stimmt mit der Referenz überein
- Leer oder markiert die Software ist unsicher und legt das Feld zur Prüfung vor. Das kostet Zeit, ist aber ungefährlich.
- Falsch und sicher ein falscher Wert mit hohem Konfidenzwert. Das ist der kritische Fall, weil er ungeprüft durchlaufen kann.
04
Hosting, Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, etwa Ansprechpartner, Bankverbindungen von Einzelunternehmern oder Namen auf Reisekostenbelegen. Verarbeitet ein Anbieter sie in seiner Cloud, ist er Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Anforderungen an Rechte, Löschung und Auftragsverarbeitung sind dieselben wie beim Dokumentenmanagement nach DSGVO. Prüfen Sie vor der Entscheidung:
- VertragAuftragsverarbeitungsvertrag mit Gegenstand, Dauer, Art der Daten und Weisungsbindung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO
- Unterauftragsverarbeiter vollständige Liste, Genehmigungsverfahren nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO und Widerspruchsrecht bei Änderungen
- StandortRechenzentren und Supportzugriffe. Übermittlungen in Drittländer brauchen eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO.
- NachweiseInformationen und Überprüfungen einschließlich Inspektionen nach Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO, etwa über Zertifikate nach ISO/IEC 27001 oder ein Testat nach dem Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
- KI-Training ob Ihre Rechnungen genutzt werden, um Modelle für andere Kunden zu verbessern
Praxistipp
Wer Rechnungsdaten nicht außer Haus geben will, braucht eine Lösung, die auch im eigenen Rechenzentrum läuft. enaio und enaio kairos lassen sich On-Premises betreiben.
05
Total Cost of Ownership und Exit-Strategie
Vergleichen Sie Angebote über die gesamte Nutzungsdauer, nicht über das erste Jahr. Zur Gesamtbetrachtung gehören Lizenz oder Abonnement, Einführung und Schnittstellen, interne Aufwände für Key User und Stammdatenbereinigung, Betrieb und Updates, Anpassungen bei ERP-Releasewechseln, Support, Schulung neuer Mitarbeitender und die Kosten eines späteren Ausstiegs.
Der Ausstieg gehört deshalb schon in den Vertrag. Rechnungen sind nach § 147 AO während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar zu halten, auch wenn Sie die Software wechseln. Lassen Sie sich zeigen, wie Belege im Empfangsformat, XML-Dateien, Metadaten, Freigabehistorie und Audit-Trail in offenen Formaten exportiert werden. Liegen die Belege in einer eigenständigen Archivierungssoftware, bleibt das Archiv beim Wechsel der Erfassungslösung ohnehin erhalten.
Für Cloud-Dienste gelten seit dem 12. September 2025 die Wechselregeln des EU Data Act: Anbieter müssen den Wechsel vertraglich regeln und die exportierbaren Daten auflisten. Ab dem 12. Januar 2027 dürfen sie dafür keine Wechselentgelte mehr verlangen. Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO entscheiden Sie zudem, ob personenbezogene Daten am Vertragsende zurückgegeben oder gelöscht werden.
Wie gewichten Sie die Kriterien in der Nutzwertanalyse?
In der Nutzwertanalyse gewichten Sie die Kriterien vor dem ersten Anbietertermin gemeinsam mit Buchhaltung, IT und Fachbereichen, bewerten jede Lösung je Kriterium mit Punkten, multiplizieren die Punkte mit dem Gewicht und vergleichen die Summen, nachdem Muss-Kriterien vorab als Ausschluss geprüft wurden. Konkret bewerten Sie jede Lösung je Kriterium mit Punkten, zum Beispiel von 0 bis 5, und multiplizieren sie mit dem Gewicht. Die Summe ergibt den Nutzwert. Muss-Kriterien wirken vorab als Ausschlusskriterium und werden nicht mitgewichtet. Die folgende Gewichtung ist ein Beispiel für einen Mittelständler mit eigenem ERP und mehreren Prüfern in den Fachbereichen:
| Kriterium | Gewicht (Beispiel) | Gemessen im Pilot über |
|---|---|---|
| Erkennung | 20 % | Feldgenauigkeit je Feld, Anteil falscher Werte mit hoher Konfidenz, Korrekturzeit |
| Freigabe-Workflow | 20 % | Abbildung Ihrer Freigabematrix, Vertretungen und Eskalation ohne Programmierung |
| ERP-Integration | 20 % | Stammdatenabgleich und Buchungsübergabe mit Ihrem System und Ihrer Version |
| E-Rechnung und Archiv | 15 % | XRechnung und ZUGFeRD, XML-Archivierung, Audit-Trail, Exportwege |
| Datenschutz und Betrieb | 10 % | Hosting-Optionen, Auftragsverarbeitung, Rechtekonzept |
| Partner und Support | 10 % | Referenzen, Projektvorgehen, Erreichbarkeit |
| Ausbaufähigkeit | 5 % | weitere Belegarten und Prozesse auf derselben Plattform |
Beispielgewichtung, keine Empfehlung für jedes Unternehmen. Legen Sie Kriterien und Gewichte gemeinsam mit Buchhaltung, IT und Fachbereichen fest, bevor Sie Angebote sehen.
Lastenheft und Gewichtung gemeinsam erarbeiten
Wir begleiten Anforderungsanalyse, Lastenheft und Nutzwertanalyse und bereiten den Pilot mit Ihren eigenen Rechnungen vor, damit die Entscheidung für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt.
Welche Fehler passieren bei der Softwareauswahl am häufigsten?
Die häufigsten Fehler bei der Softwareauswahl sind ein Start mit Anbieterdemos statt mit dem Lastenheft, Piloten mit Musterrechnungen, Dokument- statt Feldgenauigkeit, ein reiner Lizenzvergleich, ein ungeregelter Ausstieg und Fachbereiche, die erst beim Go-live eingebunden werden. Diese Fehler kosten in Auswahlprojekten am häufigsten Zeit oder führen zu einer Lösung, die nach zwei Jahren wieder infrage steht.
01
Mit Anbieterdemos beginnen
- Folge
- Die Anforderungen orientieren sich am ersten Produkt, das überzeugend präsentiert wurde.
- Besser
- Erst Lastenheft und Gewichtung festlegen, dann Anbieter einladen.
02
Pilot mit Musterrechnungen des Anbieters
- Folge
- Die Erkennung wirkt hervorragend und bricht im Alltag bei Long-Tail-Lieferanten ein.
- Besser
- Geschichtete Stichprobe aus eigenen Rechnungen mit zurückgehaltenem Testteil.
03
Dokumentgenauigkeit statt Feldgenauigkeit
- Folge
- Hohe Quoten verdecken, dass ausgerechnet IBAN oder Betrag häufig falsch sind.
- Besser
- Je Feld messen und falsche Werte mit hoher Konfidenz gesondert ausweisen.
04
Nur die Lizenz vergleichen
- Folge
- Integration, Stammdatenarbeit und ERP-Releasewechsel sprengen später das Budget.
- Besser
- Gesamtkosten über die Nutzungsdauer betrachten, einschließlich interner Aufwände.
05
Exit nicht regeln
- Folge
- Beim Wechsel fehlen XML-Originale, Freigabehistorie oder Audit-Trail im Export.
- Besser
- Exportformate und Mitwirkung beim Ausstieg vertraglich festlegen und im Pilot testen.
06
Fachbereiche erst beim Go-live einbinden
- Folge
- Freigeber lehnen das neue System ab und geben weiter per E-Mail frei.
- Besser
- Prüfer und Freigeber aus den Fachbereichen in Gewichtung und Pilot einbeziehen.
Sie möchten das an Ihren eigenen Dokumenten sehen?
Welche Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen?
Jedem Anbieter sollten Sie Fragen zu Erkennung und Prozess, zu Technik und Datenschutz sowie zu Archiv, Vertrag und Ausstieg stellen, und zwar so konkret, dass er die Antwort am System mit Ihren eigenen Sonderfällen zeigen muss, statt auf eine Funktionsliste zu verweisen. Funktionslisten sehen bei fast allen Anbietern ähnlich aus. Die Unterschiede zeigen sich erst bei konkreten Fragen zu Ihren Sonderfällen. Lassen Sie sich die Antworten am System zeigen. Wer mehr über die Technik hinter der Erkennung wissen will, findet sie unter automatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI.
01
Prozess und Erkennung
- Können wir die Erkennung mit unseren eigenen Rechnungen testen, bevor wir entscheiden?
- Wie wird die Feldgenauigkeit gemessen, und sehen wir Konfidenzwerte je Feld?
- Was passiert mit Rechnungen, die keine Regel trifft, und wer bekommt sie?
- Wer pflegt Betragsgrenzen und Vertretungen, und braucht es dafür einen Dienstleister?
- Werden Dubletten auch erkannt, wenn dieselbe Rechnung als PDF und auf Papier kommt?
02
Technik und Datenschutz
- Welche Daten fließen in welche Richtung zum ERP, und wie oft werden Stammdaten abgeglichen?
- Wo werden Daten verarbeitet, und wer sind die Unterauftragsverarbeiter?
- Werden unsere Rechnungen zum Training von Modellen für andere Kunden genutzt?
- Lässt sich die Lösung auch im eigenen Rechenzentrum betreiben?
- Wie wird ein ERP-Releasewechsel begleitet?
03
Archiv, Vertrag und Ausstieg
- Wo liegen Original, XML-Datei und Freigabeprotokoll?
- Gibt es eine Verfahrensdokumentation, und wer erstellt sie?
- In welchen Formaten exportieren wir Belege, Metadaten und Audit-Trail bei einem Wechsel?
- Welche Kostenbestandteile fallen über die gesamte Laufzeit an, auch beim Ausstieg?
- Lassen sich später Lieferscheine, Verträge oder andere Belege im selben System verarbeiten?
Wann passen enaio und AWP Consult und wann nicht?
enaio und AWP Consult passen gut zu Mittelständlern mit eigenem ERP-System, mehreren Prüfern in den Fachbereichen und dem Ziel, Rechnungen, Verträge und weitere Belege in einem System zu führen, weniger dagegen zu sehr kleinen Unternehmen mit einer Freigabestufe oder reinen Reisekostenbelegen. Wir sind zertifizierter enaio-Partner seit 2006 und führen Rechnungsverarbeitung mit enaio ein. Deshalb ist unsere Sicht nicht neutral. Wir sagen Ihnen trotzdem offen, wann eine andere Lösungsart sinnvoller ist.
enaio verbindet Erfassung mit enaio classify und dem KI-Modul enaio kairos, frei konfigurierbare Freigabe-Workflows und ein revisionssicheres Archiv. Angebunden wird an SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365, Business Central und NAV, proALPHA, Sage und weitere FiBu-Systeme. Mehr dazu unter Rechnungsverarbeitung mit enaio.
Gut passend
Mittelstand mit eigenem ERP, mehreren Prüfern in den Fachbereichen und dem Ziel, Rechnungen, Verträge und weitere Belege in einem System zu führen.
Gut passend
Logistik, Sozialwirtschaft, Industrie und Energieversorger mit hohen Volumen, Sonderfällen und mehreren Gesellschaften.
Gut passend
Unternehmen, die enaio bereits als DMS nutzen und den Rechnungseingang ergänzen wollen.
Eher nicht passend
Sehr kleine Unternehmen mit wenigen Rechnungen im Monat und einer Freigabestufe
Ausschließlich Kreditkarten- und Reisekostenbelege ohne Bestellbezug
Wenn Sie nur die Erkennung tauschen wollen und Workflow und Archiv bleiben sollen, wie sie sind
In diesen Fällen sagen wir Ihnen das im ersten Gespräch.
Wie läuft ein Auswahlprojekt ab?
Ein Auswahlprojekt läuft in fünf Schritten ab: Ist-Aufnahme mit Mengengerüst, Lastenheft mit Gewichtung, Shortlist der passenden Lösungsart mit zwei bis drei Anbietern, Pilot mit derselben geschichteten Stichprobe und eine begründete Entscheidung mit Einführungsplan und Exit-Regelung. Eine gute Softwareauswahl braucht vor allem eine klare Reihenfolge. Erst die Anforderungen, dann die Anbieter.
01
Ist-Aufnahme
Mengengerüst, Kanäle, Anteil mit Bestellbezug, Freigabestufen und Sonderfälle werden erfasst.
02
Lastenheft und Gewichtung
Buchhaltung, IT und Fachbereiche legen Muss-Kriterien und Gewichte der Nutzwertanalyse fest.
03
Shortlist
Die passende Lösungsart wird bestimmt, danach bleiben zwei bis drei Anbieter für den Vergleich.
04
Pilot
Jeder Kandidat verarbeitet dieselbe geschichtete Stichprobe. Feldgenauigkeit, Freigabe und ERP-Übergabe werden verglichen.
05
Entscheidung
Ergebnis ist eine begründete Wahl mit Nutzwert, Einführungsplan, Pilotbereich und Exit-Regelung.
Mehr dazu: ECM-Auswahl in acht Kriterien und ROI-Rechner für den Rechnungseingang und Enterprise Content Management Beratung
Wie lange dauert das bei Ihnen? Wir schätzen es mit Ihnen ab.
Einschätzung anfragen +49 6104 94738-13Warum sich Unternehmen für enaio entschieden haben
Zwei Stimmen von Unternehmen, die verschiedene Lösungen verglichen und ihren Rechnungseingang mit AWP Consult umgestellt haben.
Nach mehreren Terminen und Vorstellungen war enaio genau die Lösung, die wir uns für ein neues DMS und einen neuen Eingangsrechnungsworkflow vorgestellt haben. Einfache Bedienung, übersichtliche Benutzeroberfläche, klare Prozessabläufe. Sämtliche Dokumente sind schnell und unkompliziert wiederzufinden.
Wir haben die Software eingeführt, um die Suche nach Dokumenten stark zu vereinfachen und den Rechnungsein- und Ausgangsprozess zu optimieren. Beides ist uns mit Hilfe von AWP gelungen. Die sehr angenehme Zusammenarbeit war und ist von hoher Professionalität geprägt.
Häufige Fragen zur Rechnungsverarbeitungs-Software
Welche Software automatisiert Eingangsrechnungen?
Vier Lösungsarten: spezialisierte Capture-Software, Rechnungsmodule im ERP-System, DMS-Plattformen mit Workflow und Archiv wie enaio sowie Spend-Management- und Cloud-Buchhaltungstools. Vollständig automatisiert ist der Rechnungseingang erst, wenn Erfassung, Prüfung, Freigabe, ERP-Übergabe und Archiv zusammenspielen. Welche Art passt, hängt von Volumen, Freigaberegeln und ERP-System ab.
Welche Anbieter sind Marktführer für KI-gestützte Rechnungserfassung und Freigabeworkflows?
Eine neutrale, belastbare Rangliste gibt es nicht, weil Marktanteile je nach Land, Unternehmensgröße und Lösungsart sehr unterschiedlich gemessen werden. Sinnvoller als die Marktführer-Frage ist der Pilot: Lassen Sie zwei bis drei Lösungen dieselbe geschichtete Stichprobe Ihrer echten Rechnungen verarbeiten. Verglichen werden Feldgenauigkeit, Freigabelogik und ERP-Übergabe.
Kann KI Rechnungsdaten auslesen und je nach Betrag den passenden Freigabeworkflow starten, ohne Programmierung?
Ja. Die KI liest den Rechnungsbetrag aus, und der Workflow entscheidet anhand der Freigabematrix, wer freigibt. Eine Regel wie unter 5.000 Euro ein Genehmiger, darüber zwei Stufen, wird in enaio konfiguriert und nicht programmiert. Ändert sich die Grenze, passen Sie den Wert an, und die Änderung wird protokolliert.
Welche Software empfiehlt sich für automatische Rechnungsverarbeitung im Mittelstand?
Für Mittelständler mit eigenem ERP-System und Freigaben in mehreren Fachbereichen passt meist eine DMS-basierte Lösung, weil sie Erkennung, Workflow und GoBD-konforme Archivierung verbindet. Kleine Unternehmen mit einfachen Abläufen kommen oft mit Cloud-Buchhaltungstools aus. Entscheiden Sie über eine Nutzwertanalyse mit vorher festgelegten Gewichten.
Was gehört in ein Lastenheft für eine Rechnungsverarbeitungs-Software?
Ausgangslage und Ziele, ein Mengengerüst mit Rechnungsvolumen, Formaten und Anteil mit Bestellbezug, der Soll-Prozess mit Freigabematrix und Sonderfällen, funktionale und nicht funktionale Anforderungen als Muss, Soll oder Kann sowie Schnittstellen, Hosting und Datenschutz. Formulieren Sie jede Anforderung so, dass sie im Pilot prüfbar ist.
Wie bewerten wir die Erkennungsqualität im Pilot?
Erfassen Sie für jede Pilotrechnung vorab die korrekten Werte und messen Sie je Feld, wie oft der Wert richtig, leer oder falsch ist. Besonders wichtig sind falsche Werte mit hohem Konfidenzwert, weil sie ungeprüft durchlaufen können. Gewichten Sie kritische Felder wie IBAN, Betrag und USt-IdNr. stärker. Ergänzend messen Sie die Korrekturzeit je Rechnung.
Reicht das Rechnungsmodul in unserem ERP-System aus?
Das kann reichen, wenn fast alle Rechnungen einen Bestellbezug haben und alle Prüfer im ERP arbeiten. Schwierig wird es bei Rechnungen ohne Bestellung, bei Fachbereichen ohne ERP-Zugang und bei flexiblen Freigaberegeln. Dann ergänzt ein Workflow außerhalb des ERP die Buchung im ERP.
Welche Rechnungsverarbeitungsplattform integriert sich mit unseren Buchhaltungs- und ERP-Systemen?
Fragen Sie jeden Anbieter nach Referenzen mit Ihrem System und Ihrer Version und lassen Sie sich Stammdatenabgleich und Buchungsübergabe im Pilot zeigen. enaio wird an SAP ECC und S/4HANA, DATEV, Microsoft Dynamics 365, Business Central und NAV, proALPHA, Sage, Diamant Software, eGECKO und Unit4 angebunden. Details unter enaio Schnittstellen.
Erkennt die Software Dubletten und Fehler automatisch?
Eine gute Lösung prüft Pflichtangaben, Rechenfehler und doppelt eingereichte Rechnungen, bevor ein Mensch die Rechnung sieht. Achten Sie darauf, dass die Dublettenprüfung auch Rechnungen erkennt, die einmal als PDF und einmal auf Papier eingehen. Prüfen Sie das im Pilot mit absichtlich doppelt eingereichten Rechnungen.
Wie kommen wir bei einem Anbieterwechsel an unsere Daten?
Regeln Sie das vor Vertragsschluss: Exportformate für Belege im Empfangsformat, XML-Dateien, Metadaten, Freigabehistorie und Audit-Trail sowie die Mitwirkung des Anbieters. Nach § 147 AO müssen die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und auswertbar bleiben. Für Cloud-Dienste verlangt der EU Data Act seit September 2025 vertragliche Wechselregeln.
Muss eine Rechnungsverarbeitungs-Software E-Rechnungen verarbeiten können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Die Software sollte XRechnung und ZUGFeRD erkennen, die Daten übernehmen und die XML-Datei als Original archivieren. Mehr unter E-Rechnung mit enaio.
Cloud oder eigener Server: was ist für die Rechnungsverarbeitung besser?
Beides ist möglich. Entscheidend sind Datenschutz, Integration ins ERP und Ihre IT-Strategie. Bei Cloud-Betrieb brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und Klarheit über Unterauftragsverarbeiter. enaio kann im eigenen Rechenzentrum oder gehostet betrieben werden, eine Entscheidungshilfe finden Sie unter Cloud oder On-Premises.
Lieber persönlich klären als weiterlesen?
Welche Begriffe aus der Softwareauswahl sollten Sie kennen?
Kurz erklärt, was in Lastenheften, Angeboten und Pilotberichten immer wieder vorkommt.
- Lastenheft
- Vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Anforderungen an Lieferungen und Leistungen. Es beschreibt das Was.
- Pflichtenheft
- Vom Auftragnehmer erstellte Beschreibung, wie er die Anforderungen des Lastenhefts umsetzt.
- Nutzwertanalyse
- Bewertungsmethode, bei der Kriterien gewichtet, Lösungen je Kriterium mit Punkten bewertet und zu einem Nutzwert summiert werden.
- Proof of Concept
- Begrenzter Test, ob eine Lösung die wichtigsten Anforderungen mit echten Daten erfüllt, bevor entschieden wird.
- Feldgenauigkeit
- Anteil korrekt ausgelesener Werte je Feld, gemessen gegen vorab erfasste Referenzwerte.
- Konfidenzschwelle
- Grenzwert, ab dem ein ausgelesenes Feld ohne Prüfung übernommen wird. Darunter wird es zur Kontrolle markiert.
- Auftragsverarbeitung
- Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen nach Art. 28 DSGVO.
- Total Cost of Ownership
- Gesamtkosten einer Lösung über die Nutzungsdauer, von Einführung und Betrieb bis zum Ausstieg.
- Datenportabilität
- Fähigkeit, Daten vollständig und in nutzbaren Formaten aus einem System in ein anderes zu übertragen.
Pilot mit Ihren eigenen Rechnungen planen
Im Auswahlgespräch besprechen wir, wie eine geschichtete Stichprobe aus Ihren Rechnungen aussieht und welche Felder Sie im Pilot gesondert messen sollten.
- Stichprobe mit Long Tail und Sonderfällen
- Feldgenauigkeit statt Dokumentquote
- Exportwege für einen späteren Wechsel
Weiterführende Themen
RechnungseingangsworkflowDer Ablauf von Eingang bis Buchung in sechs Schritten.Rechnungsverarbeitung mit KIWie die KI ausliest, prüft und aus Korrekturen lernt.OCR oder KIWarum Vorlagen bei vielen Lieferanten an Grenzen stoßen.Automatisierte BelegverarbeitungLieferscheine, Gutschriften und weitere Belegarten.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Die rechtlichen Aussagen zu E-Rechnung, Aufbewahrung, Datenschutz und Anbieterwechsel beruhen auf diesen amtlichen und etablierten Quellen. Stand Oktober 2026.
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen Definition der E-Rechnung und Pflichtangaben
- § 147 AO: Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen und maschinelle Auswertbarkeit
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 Art. 28 zur Auftragsverarbeitung, Art. 44 ff. zu Drittlandübermittlungen
- Datenverordnung (EU) 2023/2854, Data Act Regeln zum Wechsel zwischen Cloud-Diensten
- XRechnung bei der KoSIT (xeinkauf.de) Offizielle Informationen zum Standard XRechnung
- ZUGFeRD beim Forum elektronische Rechnung Deutschland Spezifikation des hybriden Rechnungsformats
Die richtige Software für Ihren Rechnungseingang finden
Im Auswahlgespräch klären wir Ihr Volumen, Ihre Freigaberegeln und Ihr ERP-System. Sie erfahren, welche Lösungsart zu Ihnen passt, auch wenn das am Ende nicht enaio ist.
- Ehrliche Einordnung der Lösungsarten
- Pilot mit Ihren eigenen Rechnungen
- Persönlich in Dietzenbach oder online
Ihr zertifizierter Partner für revisionssicheres Dokumentenmanagement, ECM und DMS im DACH-Raum seit 2006.
150+ REFERENZKunden IM DACH RAUM SEIT 2006
250+ abgeschlossene Projekte SEit 2006
Durchschnittlich 12–18 Monate Amortisation bei +40 Unternehmen
Zertifizierter Partner
enaio® Partner DACH
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