Facility Management Software: digitale Gebäudeakte mit enaio
Eine Facility Management Software auf Basis von enaio legt alle Unterlagen zu Liegenschaften, Gebäuden, Räumen und Anlagen in einer digitalen Gebäudeakte ab, überwacht Wartungs- und Prüffristen und ordnet Verträge, Dienstleister und Kosten dem richtigen Objekt zu.
AWP Consult setzt das als zertifizierter enaio-Partner um. Ihre Fachanwendung für das Gebäudemanagement bleibt, enaio übernimmt Dokumente, Fristen und revisionssichere Ablage. So lässt sich die Betreiberverantwortung belegen, vom Grundriss bis zur Prüfbescheinigung des Aufzugs.
250+
abgeschlossene Projekte seit 2006
150+
Referenzkunden im DACH-Raum
12 bis 18
Monate durchschnittliche Amortisation
Digitale GebäudeakteBeispielansicht
- Liegenschaft
- Gebäude
- Technikraum
- Aufzug
Aufzugsanlageüberwachungsbedürftige Anlage nach BetrSichV
Prüfzyklushöchstens zwei Jahre
HauptprüfungZwischenprüfungnächste Hauptprüfung
Wiedervorlage an die Objektbetreuung vor Fälligkeit
-
Prüfbescheinigungzugelassene Überwachungsstelleabgelegt
-
Wartungsvertragmit Dienstleister verknüpftaktiv
-
MängelberichtNachverfolgung bis zur Behebungin Arbeit
PläneVerträgePrüfberichteRechnungen
Das Wichtigste in Kürze
01
Eine Facility Management Software mit Dokumentenmanagement ist ein System, das alle Unterlagen zu Liegenschaften, Gebäuden, Räumen und technischen Anlagen in einer digitalen Gebäudeakte bündelt und daran Fristen, Verträge, Dienstleister und Workflows knüpft.
02
Das Gebäudemanagement gliedert sich nach DIN 32736 in technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement. Alle drei Bereiche erzeugen Dokumente, die in dieselbe Gebäudeakte gehören.
03
Aufzugsanlagen sind nach Anhang 2 Abschnitt 2 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) von einer zugelassenen Überwachungsstelle zu prüfen. Die Prüffrist darf zwei Jahre nicht überschreiten, in der Mitte des Prüfzeitraums ist eine Zwischenprüfung fällig.
04
Prüfaufzeichnungen sind nach § 14 Abs. 7 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren, bei überwachungsbedürftigen Anlagen nach § 17 BetrSichV während der gesamten Verwendungsdauer. Beide Vorschriften erlauben die elektronische Form.
05
Lösen sich Teile eines Gebäudes, haftet nach § 836 BGB der Besitzer des Grundstücks, sofern er nicht die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beachtet hat. Belegen lässt sich diese Sorgfalt in der Praxis nur mit dokumentierter Inspektion und Wartung.
06
AWP Consult verbindet enaio mit Fachanwendungen wie GEBman und San_Reno und ordnet über das Vertragsmanagement Kosten aus Rahmenverträgen den einzelnen Objekten zu.
Was ist eine Facility Management Software mit Dokumentenmanagement?
Eine Facility Management Software mit Dokumentenmanagement verwaltet nicht nur Flächen, Anlagen und Aufträge, sondern auch alle Unterlagen dazu: Pläne, Prüfberichte, Wartungsprotokolle, Verträge, Rechnungen und Korrespondenz, jeweils am richtigen Objekt abgelegt, mit Fristen versehen und revisionssicher archiviert. Damit wird die Software zum Nachweis, dass Gebäude und Anlagen ordnungsgemäß betrieben werden.
Nach DIN 32736, Gebäudemanagement: Begriffe und Leistungen, umfasst das Gebäudemanagement drei Leistungsbereiche: das technische Gebäudemanagement mit Betrieb, Wartung und Instandhaltung der Anlagen, das infrastrukturelle Gebäudemanagement mit Diensten wie Reinigung, Sicherheit und Hausmeisterleistungen und das kaufmännische Gebäudemanagement mit Verträgen, Kosten und Abrechnung. Jeder dieser Bereiche erzeugt Dokumente, und genau dort setzt enaio an.
Facility Management Software
Der Oberbegriff für Software, mit der Unternehmen, Verwaltungen und Dienstleister ihre Gebäude, Flächen und Anlagen bewirtschaften. Je nach Anbieter liegt der Schwerpunkt auf Flächen, auf Instandhaltung oder auf Dokumenten und Fristen.
CAFM-System
Computer-Aided Facility Management steht für Fachanwendungen, die Objektstruktur, Räume, Anlagen, Aufträge und Instandhaltungsplanung führen. Dokumente hängen dort oft nur als Anhang am Datensatz, ohne Archiv, Versionierung und Aufbewahrungsregeln.
Gebäudemanagement Software
Meist gemeint ist der technische Betrieb: Anlagen, Wartung, Störungen und Prüfungen. Für diesen Teil ist die Gebäudeakte mit Fristen und Prüfnachweisen besonders wichtig, weil sich hier die Betreiberverantwortung entscheidet.
Gebäudeverwaltung Software
Der Begriff zielt häufig auf die kaufmännische Verwaltung von Mietobjekten mit Mietverträgen und Nebenkosten. Dafür gibt es eigene Bausteine wie die digitale Mieterakte und die Archivierung der Nebenkostenabrechnung.
CAFM und Gebäudeakte sinnvoll aufteilen
Wir klären mit Ihnen, welche Aufgaben bei Ihrer Fachanwendung bleiben und welche Dokumente, Fristen und Workflows in die digitale Gebäudeakte mit enaio gehören.
Wie ist eine digitale Gebäudeakte aufgebaut?
Eine digitale Gebäudeakte folgt der Objektstruktur aus Liegenschaft, Gebäude, Geschoss, Raum und Anlage, und auf jeder Ebene liegen genau die Dokumente, die dorthin gehören: Lagepläne an der Liegenschaft, Baugenehmigung und Grundrisse am Gebäude, Raumbuch am Geschoss und Prüfberichte an der einzelnen Anlage. In der Immobilienwirtschaft heißt sie oft auch Objektakte, mehr dazu auf unserer Seite zur digitalen Objektakte.
In enaio erfasst die Gebäudeakte räumliche Gegebenheiten, Beschaffenheiten und technische Details eines Gebäudes. Dazu kommen wesentliche Verbrauchsmaterialien, zuständige Dienstleister und Ansprechpartner. Dokumente, die im Tagesgeschäft nicht mehr genutzt werden, wandern automatisch und revisionssicher ins Archiv und belasten die Fachanwendung nicht.
| Ebene | Typische Dokumente | Metadaten (Beispiel) |
|---|---|---|
| Liegenschaft | Grundbuchauszug, Lagepläne, Erschließung, Versicherungsunterlagen | Liegenschaftskennung, Adresse, Eigentümer |
| Gebäude | Baugenehmigung, Grundrisse und Schnitte, Brandschutzkonzept, Energieausweis, Bestandsdokumentation | Gebäudekennung, Baujahr, Nutzungsart |
| Geschoss und Raum | Raumbuch, Flächenaufstellung, Flucht- und Rettungspläne, Ausstattung | Raumnummer, Fläche, Nutzung, Kostenstelle |
| Anlage | Herstellerdokumentation, Betriebsanleitung, Prüfbescheinigungen, Wartungsprotokolle, Mängelberichte | Anlagenkennung, Prüfpflicht, Intervall, nächste Fälligkeit |
| Vertrag und Dienstleister | Wartungs- und Rahmenverträge, Leistungsverzeichnisse, Nachweise der Dienstleister | Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist, zugeordnete Objekte |
| Vorgang | Störmeldungen, Aufträge, Angebote, Abnahmen, Rechnungen | Status, Gewerk, Objektbezug |
Beispielstruktur. Ebenen, Dokumentarten und Metadaten legen wir in der Analyse gemeinsam mit Ihrem Facility Management fest. Wie Metadaten die Suche steuern, erklärt unser Beitrag zu Metadaten im DMS.
Sie haben eine konkrete Frage zu Ihrem Fall?
Welche Prüfnachweise gehören in die Gebäudeakte?
In die Gebäudeakte gehören alle Nachweise über Prüfungen und Wartungen, die für den sicheren Betrieb vorgeschrieben oder vertraglich vereinbart sind, vor allem Prüfbescheinigungen für Aufzüge und andere überwachungsbedürftige Anlagen, Prüfprotokolle elektrischer Anlagen, Nachweise für sicherheitstechnische Anlagen im Brandschutz und Wartungsprotokolle nach Herstellerangaben. Die Übersicht zeigt typische Beispiele mit ihrer Grundlage.
| Anlage oder Arbeitsmittel | Grundlage | Frist | Nachweis in der Akte |
|---|---|---|---|
| Aufzugsanlagen | BetrSichV, Anhang 2 Abschnitt 2 | Hauptprüfung durch zugelassene Überwachungsstelle, höchstens alle zwei Jahre, Zwischenprüfung in der Mitte des Zeitraums | Prüfbescheinigung, Mängelbericht, Wartungsprotokolle |
| Arbeitsmittel allgemein | § 3 Abs. 6 BetrSichV | vom Arbeitgeber festgelegt, so bemessen, dass bis zur nächsten Prüfung sicher gearbeitet werden kann | Prüfaufzeichnung nach § 14 Abs. 7 BetrSichV |
| Elektrische Anlagen und Betriebsmittel | DGUV Vorschrift 3 | regelmäßige Wiederholungsprüfungen, Richtwerte in den Durchführungsanweisungen | Prüfprotokolle, Mängel und deren Behebung |
| Sicherheitstechnische Anlagen im Brandschutz | Bauordnungsrecht der Länder, etwa Prüfverordnungen für technische Anlagen | nach Landesrecht und Baugenehmigung | Prüfberichte der Sachverständigen, Brandschutzkonzept, Wartungsnachweise |
| Gebäudetechnik mit Wartungsvertrag | Herstellerangaben und Wartungsvertrag | laut Wartungsplan oder Vertrag | Wartungsprotokolle, Leistungsnachweise, Rechnungen |
Keine Rechtsberatung. Welche Prüfungen für Ihre Anlagen gelten, ergibt sich aus Gefährdungsbeurteilung, Herstellerangaben, Baugenehmigung und Landesrecht. enaio überwacht die festgelegten Fristen anschließend automatisch.
Wie überwacht eine Facility Management Software Wartungs- und Prüffristen?
Eine Facility Management Software überwacht Wartungs- und Prüffristen, indem jede prüfpflichtige Anlage mit Rechtsgrundlage, Intervall und letzter Prüfung in der Gebäudeakte hinterlegt ist, das System vor Fälligkeit eine Wiedervorlage an die verantwortliche Person schickt und die Frist erst neu berechnet, wenn der Prüfbericht vorliegt. Das bekannteste Beispiel sind Aufzüge, deren Hauptprüfung höchstens zwei Jahre auseinanderliegen darf. Gesteuert wird der Ablauf wie jeder andere Vorgang über das Workflow Management in enaio.
01
Anlage mit Prüfpflicht erfassen
Jede Anlage erhält eine eindeutige Kennung, einen Platz in der Objektstruktur und ihre Prüfpflichten. Grundlage ist ein Prüfkatalog, abgeleitet aus Verordnungen, Unfallverhütungsvorschriften, Herstellerangaben und Ihrer Gefährdungsbeurteilung.
02
Intervall und Startdatum hinterlegen
Für jede Prüfung wird festgelegt, wie oft sie stattfindet und ab welchem Ereignis die Frist läuft, etwa ab der letzten Prüfung oder der Inbetriebnahme. Wo die Verordnung keine Frist vorgibt, legt der Arbeitgeber sie nach § 3 Abs. 6 BetrSichV selbst fest.
03
Wiedervorlage vor Fälligkeit
enaio erinnert die Objektbetreuung mit Vorlauf an die anstehende Prüfung. Bleibt die Aufgabe liegen, eskaliert der Workflow an die nächste Ebene, statt dass die Frist unbemerkt verstreicht.
04
Auftrag an den Dienstleister
Die Gebäudeakte zeigt sofort, welcher Dienstleister unter welchem Vertrag zuständig ist und wer dort Ansprechpartner ist. Beauftragung und Terminabsprache werden am Objekt dokumentiert.
05
Prüfbericht ablegen, Mängel verfolgen
Prüfbescheinigung oder Wartungsprotokoll kommen per Upload, E-Mail oder Scan direkt an die Anlage. Festgestellte Mängel werden als Aufgabe mit Frist angelegt und bis zur Erledigung nachverfolgt.
06
Neue Frist berechnen
Erst wenn der Nachweis vorliegt, berechnet das System die nächste Fälligkeit. So zeigt die Akte jederzeit, welche Prüfungen erledigt, offen oder überfällig sind.
Welche Anlagen in Ihren Objekten prüfpflichtig sind und wie sich die Fristen in enaio abbilden lassen, klären wir in einem Beratungsgespräch.
Beratungsgespräch vereinbarenWas verlangt die Betreiberverantwortung von der Dokumentation?
Die Betreiberverantwortung verlangt, dass Eigentümer und Betreiber jederzeit belegen können, dass Gebäude und Anlagen sicher betrieben werden: wer zuständig ist, welche Prüfungen fällig waren, wer sie durchgeführt hat, welche Mängel festgestellt und wann sie behoben wurden. Die Richtlinie GEFMA 190 zur Betreiberverantwortung im Facility Management beschreibt diese Verantwortung für bauliche Anlagen einschließlich Gebäudetechnik und Außenanlagen. Die folgenden Abschnitte zeigen, was daraus für die Gebäudeakte folgt. Sie ersetzen keine Rechtsberatung.
01
Haftung und Nachweis der Sorgfalt
Betreiberverantwortung ergibt sich nicht aus einem einzelnen Gesetz, sondern aus vielen Pflichten: Verkehrssicherung, Arbeitsschutz, Betriebssicherheit, Brandschutz und Umweltrecht. Gemeinsam ist ihnen, dass im Schadensfall nicht die gute Absicht zählt, sondern der Nachweis.
Ein Beispiel ist § 836 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Stürzt ein Bauwerk ein oder lösen sich Teile davon, haftet der Besitzer des Grundstücks für die Folgen, wenn sie auf fehlerhafte Errichtung oder mangelhafte Unterhaltung zurückgehen. Die Ersatzpflicht entfällt, wenn er die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beachtet hat. Belegen lässt sich diese Sorgfalt nur über dokumentierte Begehungen, Inspektionen und Wartungen.
- Wer zuständige Person oder beauftragter Dienstleister, mit Nachweis der Beauftragung
- WasArt und Umfang der Prüfung oder Wartung an einer eindeutig gekennzeichneten Anlage
- WannDatum der Durchführung und nächste Fälligkeit
- Ergebnis festgestellte Mängel, Maßnahmen und Datum der Behebung
Praxistipp
Dokumentieren Sie auch Begehungen ohne Befund. Ein Protokoll ohne Mängel ist im Streitfall genauso wertvoll wie eines mit Mängelliste.
02
Prüfpflichten nach Betriebssicherheitsverordnung und DGUV Vorschrift 3
Die Betriebssicherheitsverordnung verpflichtet den Arbeitgeber, Art und Umfang erforderlicher Prüfungen von Arbeitsmitteln sowie die Fristen dafür zu ermitteln und festzulegen, soweit die Verordnung selbst nichts vorgibt (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Die Fristen sind so zu bemessen, dass die Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden können. Für überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzüge enthält Anhang 2 eigene Vorgaben.
Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel verlangt die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 3 regelmäßige Wiederholungsprüfungen. Ihre Durchführungsanweisungen nennen Richtwerte, von denen der Unternehmer in eigener Verantwortung abweichen kann, wenn dieselbe Sicherheit erreicht wird.
Die Unterlagen zu überwachungsbedürftigen Anlagen müssen nach § 17 BetrSichV am Betriebsort vorliegen und der Behörde auf Verlangen vorgelegt werden. Ist die Gebäudeakte im Browser und mobil erreichbar, lassen sie sich direkt an der Anlage aufrufen, statt Ordner im Technikraum zu pflegen.
- AufzeichnungNach § 14 Abs. 7 BetrSichV mit Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung sowie Name und Unterschrift der prüfenden Person.
- Aufbewahrung mindestens bis zur nächsten Prüfung, bei überwachungsbedürftigen Anlagen nach § 17 BetrSichV während der gesamten Verwendungsdauer.
- ElektronischBeide Vorschriften erlauben ausdrücklich die Aufbewahrung in elektronischer Form.
Praxistipp
Hinterlegen Sie zu jeder Frist die Rechtsgrundlage als Metadatum. Ändert sich eine Vorschrift, finden Sie alle betroffenen Anlagen mit einer einzigen Suche.
03
Aufzüge als Beispiel: Haupt- und Zwischenprüfung
Aufzugsanlagen sind nach Anhang 2 Abschnitt 2 BetrSichV regelmäßig wiederkehrend von einer zugelassenen Überwachungsstelle zu prüfen. Die Prüffrist darf zwei Jahre nicht überschreiten. In der Mitte des Prüfzeitraums zwischen zwei Hauptprüfungen ist zusätzlich eine Zwischenprüfung durchzuführen, ebenfalls durch eine zugelassene Überwachungsstelle.
Für jede Aufzugsanlage verwaltet die Gebäudeakte damit mehrere Fristen nebeneinander: die nächste Hauptprüfung, die Zwischenprüfung in der Mitte des Zeitraums und die Wartung nach Herstellerangaben und Wartungsvertrag. Dazu kommen Mängel aus der Prüfung, die bis zu ihrer Behebung offen bleiben.
Praxistipp
Legen Sie Haupt- und Zwischenprüfung als getrennte Fristen an, die vom selben Startdatum abhängen. Verschiebt sich die Hauptprüfung, rechnet die Zwischenprüfung automatisch mit.
04
Pflichtenübertragung an Personen und Dienstleister
Betreiberpflichten lassen sich delegieren, aber nicht vollständig abgeben. Nach § 13 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) kann der Arbeitgeber zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Werden Wartung und Prüfung an externe Dienstleister vergeben, bleibt beim Auftraggeber die Pflicht, sorgfältig auszuwählen, klar anzuweisen und die Ausführung zu kontrollieren.
- Schriftliche Beauftragungen und Pflichtenübertragungen liegen als eigene Dokumentart an Person und Objekt, mit Gültigkeit und Wiedervorlage.
- Qualifikationsnachweise, Zertifikate und Versicherungsnachweise der Dienstleister werden mit Ablaufdatum abgelegt und rechtzeitig neu angefordert.
- Stichproben und Abnahmen der Dienstleistung werden als Kontrollnachweis am Objekt dokumentiert.
Praxistipp
Prüfen Sie bei jeder Pflichtenübertragung, ob die beauftragte Person auch Zugriff auf die nötigen Unterlagen hat. Verantwortung ohne Zugriff auf Prüfberichte und Verträge läuft ins Leere.
05
Instandhaltung nach DIN 31051 sauber dokumentieren
DIN 31051, Grundlagen der Instandhaltung, unterscheidet vier Grundmaßnahmen: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Für die Gebäudeakte lohnt es sich, diese Einteilung als Dokumentart zu übernehmen. Dann zeigt die Akte auf einen Blick, ob eine Anlage nur planmäßig gewartet oder bereits mehrfach instand gesetzt wurde.
Wie Instandhaltungsaufträge im Immobilienbestand digital laufen, beschreibt unser Beitrag zum Instandhaltungsmanagement im DMS.
- Wartung planmäßige Pflege nach Herstellerangaben und Wartungsvertrag, belegt durch das Wartungsprotokoll
- InspektionFeststellen des Ist-Zustands bei Begehungen und Prüfungen, belegt durch den Prüfbericht
- InstandsetzungWiederherstellen der Funktion nach Störung oder Mangel, belegt durch Auftrag, Bericht und Rechnung
- VerbesserungÄnderungen für mehr Zuverlässigkeit oder Sicherheit, belegt durch Angebot, Abnahme und aktualisierte Anlagendokumentation
Praxistipp
Verknüpfen Sie Rechnungen von Wartungsfirmen mit der Anlage, nicht nur mit dem Kreditor. So erkennen Sie später, welche Anlagen auffällig oft repariert werden.
06
Aufbewahrung: was wie lange in der Gebäudeakte bleibt
Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die Gebäudeakte gibt es nicht. Bau- und Bestandsunterlagen werden in der Regel so lange gebraucht, wie das Gebäude steht. Prüfaufzeichnungen sind nach § 14 Abs. 7 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren, bei überwachungsbedürftigen Anlagen nach § 17 BetrSichV während der gesamten Verwendungsdauer. Rechnungen von Dienstleistern sind als Buchungsbelege nach § 147 Abgabenordnung (AO) grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre.
In enaio hängt die Aufbewahrung an der Dokumentart. Wird eine Anlage außer Betrieb genommen, setzt dieses Datum die Restfristen ihrer Unterlagen in Gang. Für das Archiv gelten dieselben Anforderungen wie an jede Archivierungssoftware, Rechnungen gehören in ein GoBD-konformes DMS.
Praxistipp
Löschen Sie Prüfberichte nicht automatisch nach der Folgeprüfung, solange Mängel daraus offen sind. Der Verlauf über mehrere Prüfungen zeigt, ob Mängel wiederkehren.
Betreiberverantwortung in Ihren Objekten belegbar machen
Wir gehen mit Ihnen Prüfpflichten, Zuständigkeiten und Nachweise Ihrer Anlagen durch und zeigen, wie enaio Fristen und Mängel bis zur Behebung nachverfolgt.
- Prüfkatalog mit Rechtsgrundlage
- Fristen mit verantwortlicher Rolle
- Mängel bis zur Behebung
Wie werden Verträge und Dienstleister im Facility Management gesteuert?
Verträge und Dienstleister werden gesteuert, indem jeder Wartungs-, Reinigungs- oder Rahmenvertrag in enaio mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Leistungsumfang erfasst und genau den Objekten und Anlagen zugeordnet wird, für die er gilt. So sind Fristen, Ansprechpartner und Kosten direkt am Gebäude sichtbar. In Verbindung mit dem Vertragsmanagement von enaio lassen sich Kosten aus Rahmenverträgen den einzelnen Objekten zuordnen.
Wie Laufzeiten und Kündigungstermine allgemein gesteuert werden, beschreibt unsere Seite zur Vertragsverwaltung.
Rahmenverträge am Objekt
Ein Rahmenvertrag gilt oft für viele Gebäude. In enaio ist er einmal abgelegt und mit allen betroffenen Objekten und Anlagen verknüpft. Laufzeit, Kündigungsfrist und Leistungsverzeichnis stehen am Vertrag, Wiedervorlagen erinnern rechtzeitig.
enaio VertragsmanagementDienstleister und Ansprechpartner
Zu jedem Objekt ist hinterlegt, welcher Dienstleister für welches Gewerk zuständig ist und wer intern verantwortlich ist. Bei einer Störung muss niemand lange suchen.
Kosten je Objekt
Rechnungen von Dienstleistern laufen durch den Rechnungseingangsworkflow und werden Vertrag und Objekt zugeordnet. So zeigt die Gebäudeakte, was Betrieb und Instandhaltung eines Gebäudes tatsächlich verursachen.
Nachweise von Dienstleistern
Prüfberichte, Zertifikate und Versicherungsnachweise laden Dienstleister über das AWP Link- und Uploadportal direkt in die richtige Akte, statt sie unverschlüsselt per E-Mail zu schicken.
Verbrauchsmaterial und Bestellungen
Wesentliche Verbrauchsmaterialien werden je Objekt erfasst. Als nächster Schritt lässt sich darauf ein zentrales Bestellwesen aufbauen, mit Freigabe im Workflow.
Wechsel des Dienstleisters
Wechselt der Vertragspartner, liegen Anlagendokumentation, Prüfhistorie und offene Mängel vollständig in Ihrer Akte und nicht beim bisherigen Dienstleister.
Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein.
Wie arbeitet die Facility Management Software mit CAFM-Systemen zusammen?
Die Facility Management Software auf Basis von enaio arbeitet mit CAFM-Systemen arbeitsteilig zusammen: Die Fachanwendung führt Objektstruktur, Flächen, Anlagen und Aufträge, enaio übernimmt Dokumente, revisionssichere Archivierung, Fristen und Freigabe-Workflows, und Schnittstellen verbinden beide so, dass niemand Daten doppelt pflegt. AWP Consult bindet enaio unter anderem an die Fachanwendungen GEBman und San_Reno an.
Die zentrale Archivierung in der Gebäudeakte entlastet die Fachanwendung. Dokumente, die dort nur als Anhang liegen würden, sind in enaio verschlagwortet, versioniert und über die Volltextsuche auffindbar. Weitere Systeme binden wir über die enaio Schnittstellen an, etwa ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 oder DATEV für Rechnungen und Kostenstellen.
Objektstruktur aus dem führenden System
Liegenschaften, Gebäude, Räume und Anlagen kommen aus der Fachanwendung.
Microsoft Office und Outlook
Angebote, Protokolle und E-Mails von Dienstleistern werden direkt aus Office und Outlook in der Gebäudeakte abgelegt.
Standortunabhängig
Über den enaio webclient greifen Objektbetreuung und Technik auch vor Ort auf Pläne und Prüfberichte zu.
Scannen und Bestand
Papierakten und Pläne werden mit enaio capture erfasst, indexiert und der richtigen Ebene zugeordnet.
Wie wird eine Facility Management Software mit enaio eingeführt?
Eine Facility Management Software mit enaio wird in fünf Phasen eingeführt: Bestandsaufnahme von Objekten, Anlagen und Dokumenten, Konzept mit Aktenplan, Prüfkatalog und Rechten, ein Pilotobjekt mit echten Fristen und Dienstleistern, der Rollout auf weitere Liegenschaften und die laufende Optimierung. So arbeitet Ihr Facility Management während des Projekts weiter, und alle Regeln werden an einem realen Gebäude erprobt.
01
Bestandsaufnahme
Wir erfassen Liegenschaften, Gebäude, Anlagen, vorhandene Ablagen, Verträge und Fachanwendungen und klären, welches System die Objektstruktur führt.
02
Konzept
Aktenplan, Dokumentarten, Metadaten, Prüfkatalog, Rollen und Rechte werden festgelegt und von Ihnen abgenommen.
03
Pilotobjekt
Ein Gebäude startet mit echten Fristen, Dienstleistern und Dokumenten. Bestandsunterlagen werden gescannt und zugeordnet.
04
Rollout
Weitere Liegenschaften folgen. Objektbetreuung, Technik und Verwaltung werden geschult.
05
Optimierung
Nach dem Start werten wir offene Fristen, Mängel und Durchlaufzeiten aus und schärfen Regeln und Workflows nach.
Mehr dazu: enaio-Einführung und Schulung und Altdaten migrieren
Welche Fehler passieren beim Dokumentenmanagement im Facility Management?
Die häufigsten Fehler beim Dokumentenmanagement im Facility Management sind eine Ablage nach Dienstleistern statt nach Objekten, Fristen ohne verantwortliche Person, Prüfintervalle ohne Grundlage, doppelt gepflegte Objektdaten, Prüfberichte ohne Mängelverfolgung und ungeprüft gescannte Altbestände. Keiner dieser Fehler ist ein Softwareproblem. Alle lassen sich im Konzept vermeiden.
01
Ablage nach Dienstleister statt nach Objekt
- Folge
- Wechselt der Dienstleister, ist die Historie einer Anlage über Ordner verteilt oder geht mit dem Vertragspartner verloren.
- Besser
- Jedes Dokument zuerst an Objekt und Anlage ablegen, Dienstleister und Vertrag als zusätzliche Metadaten.
02
Fristen ohne verantwortliche Person
- Folge
- Erinnerungen gehen an Sammelpostfächer, niemand fühlt sich zuständig, die Frist läuft ab.
- Besser
- Jede Frist einer benannten Rolle zuordnen, mit Vertretung und Eskalation an die nächste Ebene.
03
Prüfintervalle ohne Grundlage
- Folge
- Nach einem Schaden oder bei einer Behördenanfrage lässt sich nicht erklären, warum gerade dieses Intervall gilt.
- Besser
- Rechtsgrundlage, Herstellerangabe oder Gefährdungsbeurteilung als Metadatum zur Frist ablegen.
04
Objektdaten doppelt gepflegt
- Folge
- Raumnummern und Anlagenkennungen weichen zwischen Fachanwendung und Ablage ab, Dokumente landen am falschen Objekt.
- Besser
- Ein führendes System für die Objektstruktur festlegen und per Schnittstelle übernehmen.
05
Prüfbericht abgelegt, Mangel vergessen
- Folge
- Der Bericht liegt korrekt in der Akte, der festgestellte Mangel wird aber nie behoben.
- Besser
- Mängel als eigene Aufgabe mit Frist anlegen und erst mit Nachweis der Behebung schließen.
06
Altbestand ungeprüft scannen
- Folge
- Hoher Aufwand für veraltete Pläne und Unterlagen längst stillgelegter Anlagen.
- Besser
- Bestand vorher sichten, gültige Bestandspläne kennzeichnen und nur übernehmen, was gebraucht wird oder aufzubewahren ist.
Checkliste: Ist Ihre Gebäudedokumentation bereit für die Digitalisierung?
Mit diesen Fragen prüfen Sie vor dem Projekt, wo Ihre Gebäudedokumentation heute steht. Je mehr Punkte offen sind, desto mehr lohnt sich ein strukturierter Start mit Pilotobjekt.
Objekte und Anlagen
- Liegenschaften, Gebäude und Räume sind eindeutig gekennzeichnet
- Prüfpflichtige Anlagen sind vollständig erfasst
- Ein führendes System für die Objektstruktur ist bestimmt
- Gültige Bestandspläne sind als solche gekennzeichnet
Fristen und Verantwortung
- Prüfkatalog mit Rechtsgrundlage und Intervall liegt vor
- Für jede Frist ist eine verantwortliche Rolle benannt
- Vertretungen und Eskalation sind geregelt
- Pflichtenübertragungen sind schriftlich dokumentiert
Verträge und Dienstleister
- Wartungs- und Rahmenverträge sind mit Laufzeit und Kündigungsfrist erfasst
- Jeder Vertrag ist den betroffenen Objekten zugeordnet
- Ansprechpartner je Gewerk und Objekt sind hinterlegt
- Nachweise der Dienstleister haben ein Ablaufdatum
Häufige Fragen zur Facility Management Software
Ihre Frage zur digitalen Gebäudeakte ist nicht dabei? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Fragen zu Ihren Objekten und Anlagen?
Wir besprechen Ihre Liegenschaften, Prüfpflichten und Fachanwendungen und zeigen, wie die Gebäudeakte mit enaio bei Ihnen aussieht.
Gespräch vereinbaren +49 6104 94738-13Was ist eine Facility Management Software?
Eine Facility Management Software unterstützt die Bewirtschaftung von Gebäuden, Flächen und Anlagen. Mit Dokumentenmanagement legt sie zusätzlich alle Unterlagen in einer digitalen Gebäudeakte ab, überwacht Wartungs- und Prüffristen und ordnet Verträge, Dienstleister und Kosten den Objekten zu. AWP Consult setzt das mit enaio um.
Was leistet ein Dokumentenmanagementsystem für das Facility Management?
Ein Dokumentenmanagementsystem übernimmt Ablage, Versionierung, revisionssichere Archivierung, Rechte und Fristen für alle Unterlagen rund um Gebäude und Anlagen. Pläne, Prüfberichte, Wartungsprotokolle, Verträge und Rechnungen liegen am richtigen Objekt und sind per Volltext und Metadaten auffindbar. Workflows steuern Wiedervorlagen, Freigaben und Mängelverfolgung. Die Fachanwendung bleibt für Flächen und Aufträge zuständig.
Ist eine Gebäudeverwaltung Software dasselbe wie eine Facility Management Software?
Nicht ganz. Mit Gebäudeverwaltung ist oft die kaufmännische Verwaltung von Mietobjekten gemeint, also Mietverträge, Mieterkorrespondenz und Nebenkosten. Facility Management umfasst zusätzlich den technischen und infrastrukturellen Betrieb mit Anlagen, Wartung und Dienstleistern. In enaio lassen sich beide Sichten in derselben Objektstruktur abbilden.
Brauche ich neben dem CAFM-System noch ein DMS?
Wenn Ihr CAFM-System Dokumente nur als Anhang speichert, ja. Ein DMS wie enaio ergänzt es um revisionssichere Archivierung, Aufbewahrungsregeln, Versionierung, Volltextsuche und Workflows. Die Objektstruktur kommt per Schnittstelle aus dem CAFM-System, sodass niemand doppelt pflegt. AWP Consult hat solche Anbindungen etwa an GEBman und San_Reno umgesetzt.
Welche Prüffristen gelten für Aufzüge?
Aufzugsanlagen sind nach Anhang 2 Abschnitt 2 BetrSichV von einer zugelassenen Überwachungsstelle wiederkehrend zu prüfen. Die Prüffrist darf zwei Jahre nicht überschreiten. In der Mitte des Zeitraums ist eine Zwischenprüfung fällig, ebenfalls durch eine zugelassene Überwachungsstelle. Dazu kommt die Wartung nach Herstellerangaben und Wartungsvertrag.
Wie lange müssen Prüfberichte aufbewahrt werden?
Prüfaufzeichnungen zu Arbeitsmitteln sind nach § 14 Abs. 7 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Für überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzüge gilt nach § 17 BetrSichV die gesamte Verwendungsdauer. In enaio hängt die Frist an der Dokumentart.
Dürfen Prüfnachweise ausschließlich elektronisch aufbewahrt werden?
Ja. § 14 Abs. 7 und § 17 Abs. 1 BetrSichV erlauben ausdrücklich die Aufbewahrung in elektronischer Form. Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten tritt an die Stelle der Unterschrift eine elektronische Signatur. Wichtig ist, dass die Unterlagen unverändert, vollständig und am Betriebsort abrufbar sind.
Wie hilft eine digitale Gebäudeakte bei der Betreiberverantwortung?
Sie macht nachvollziehbar, wer wofür zuständig ist, welche Prüfungen wann fällig waren, wer sie durchgeführt hat und welche Mängel wann behoben wurden. Pflichtenübertragungen, Verträge und Nachweise der Dienstleister liegen am Objekt. Im Schadensfall oder bei einer Behördenanfrage lässt sich so die erforderliche Sorgfalt belegen.
Lässt sich eine Facility Management Software mit dem ERP-System verbinden?
Ja. enaio wird über Schnittstellen an ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 oder DATEV angebunden. Rechnungen von Dienstleistern laufen durch den Rechnungseingangsworkflow, werden dem Vertrag und dem Objekt zugeordnet und als Buchung an das ERP übergeben. So entstehen Kosten je Objekt, ohne dass Belege doppelt erfasst werden.
Wie wähle ich den passenden Anbieter für Facility Management Software?
Klären Sie zuerst, was die Software leisten soll: Flächen und Aufträge, Dokumente und Fristen oder beides. Prüfen Sie dann Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen, revisionssichere Archivierung, Rechte, mobile Nutzung und die Erfahrung des Partners mit Einführung und Betrieb. Ein Pilotobjekt mit echten Fristen zeigt schneller als jede Präsentation, ob die Lösung passt.
Wie kommen bestehende Pläne und Papierakten in die Gebäudeakte?
Bestandsunterlagen werden gescannt, indexiert und der richtigen Ebene der Objektstruktur zugeordnet. Vorher lohnt eine Sichtung: Gültige Bestandspläne werden gekennzeichnet, Unterlagen stillgelegter Anlagen auf Aufbewahrungspflichten geprüft. Viele Betreiber starten mit einem Pilotobjekt und digitalisieren weitere Gebäude schrittweise.
Welche Fachbegriffe aus dem Facility Management sollten Sie kennen?
Die wichtigsten Begriffe, die in Projekten zwischen Objektbetreuung, Technik, Einkauf und IT immer wieder fallen.
- Facility Management
- Gesamtheit der Leistungen, mit denen Gebäude, Anlagen und Einrichtungen bewirtschaftet werden, damit sie das Kerngeschäft unterstützen. Die internationale Managementsystemnorm dazu ist ISO 41001.
- Gebäudemanagement
- Nach DIN 32736 die Gesamtheit der technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen für Betrieb und Bewirtschaftung von Gebäuden.
- CAFM
- Computer-Aided Facility Management. Fachanwendungen für Flächen, Räume, Anlagen, Aufträge und Instandhaltungsplanung.
- Digitale Gebäudeakte
- Elektronische Sammlung aller Unterlagen zu einem Gebäude, gegliedert nach Objektstruktur und Dokumentarten, mit Fristen und Rechten. Auch Objektakte genannt.
- Betreiberverantwortung
- Pflicht von Eigentümern und Betreibern, Gebäude und Anlagen so zu betreiben, dass niemand gefährdet wird, und dies belegen zu können. GEFMA 190 beschreibt sie für das Facility Management.
- Pflichtenübertragung
- Schriftliche Delegation von Betreiberaufgaben an zuverlässige, fachkundige Personen, etwa nach § 13 Abs. 2 ArbSchG. Auswahl, Anweisung und Kontrolle bleiben beim Delegierenden.
- Zugelassene Überwachungsstelle
- Stelle, die nach der Betriebssicherheitsverordnung überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzüge prüft, abgekürzt ZÜS.
- Prüfkatalog
- Verzeichnis aller prüfpflichtigen Anlagen mit Rechtsgrundlage, Prüfart, Intervall und verantwortlicher Person.
- Instandhaltung
- Nach DIN 31051 die Kombination der vier Grundmaßnahmen Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung.
Mit einem Pilotobjekt starten
Ein Gebäude mit echten Fristen, Dienstleistern und Dokumenten zeigt, wie die Gebäudeakte bei Ihnen funktioniert. Den Pilot planen wir gemeinsam mit Ihrem Facility Management.
Weiterführende Themen
Quellen und Rechtsgrundlagen
Die rechtlichen und normativen Aussagen auf dieser Seite beruhen auf diesen amtlichen und etablierten Quellen. Stand der Prüfung: Oktober 2026.
- Anhang 2 BetrSichV: Prüfvorschriften für überwachungsbedürftige Anlagen Abschnitt 2 zu Aufzugsanlagen, Haupt- und Zwischenprüfung
- § 14 BetrSichV: Prüfung von Arbeitsmitteln Aufzeichnung und Aufbewahrung der Prüfergebnisse in Abs. 7
- § 17 BetrSichV: Prüfaufzeichnungen und -bescheinigungen Aufbewahrung während der gesamten Verwendungsdauer
- § 13 ArbSchG: Verantwortliche Personen Schriftliche Beauftragung nach Abs. 2
- § 836 BGB: Haftung des Grundstücksbesitzers Haftung bei Einsturz eines Gebäudes oder Ablösung von Teilen
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen von zehn, acht und sechs Jahren
- GEFMA 190 bei DIN Media Betreiberverantwortung 2.0 im Facility Management, Ausgabe 2023
- DIN 31051 bei DIN Media Grundlagen der Instandhaltung, Ausgabe 2019
Ihre Gebäudeakte, einmal sauber aufgebaut
Im Beratungsgespräch nehmen wir Ihre Objekte, Anlagen, Prüfpflichten und Fachanwendungen auf und zeigen, wie die digitale Gebäudeakte mit enaio bei Ihnen aussieht. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung für Aktenplan, Fristen, Schnittstellen und Pilotobjekt.
- Persönlich in Dietzenbach oder online
- Mit Objektbetreuung, Technik und Verwaltung
- Ergebnis: klarer nächster Schritt
Ihr zertifizierter Partner für revisionssicheres Dokumentenmanagement, ECM und DMS im DACH-Raum seit 2006.
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