Fuhrpark­management mit enaio: digitale Fahrzeugakte, Fristen und Nachweise

Halter ist, wer ein Fahrzeug für eigene Rechnung nutzt und darüber verfügt. Bei Firmenfahrzeugen ist das in aller Regel das Unternehmen, auch bei geleasten Fahrzeugen, die auf das Unternehmen zugelassen sind. Nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG macht sich der Halter strafbar, wenn er anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder einem Fahrverbot unterliegt. Nach § 21 Abs. 2 StVG ist auch die fahrlässige Begehung strafbar. Aus dieser Halterhaftung folgt die regelmäßige Kontrolle.

Ein festes Prüfintervall steht nicht im Gesetz, und höchstrichterliche Rechtsprechung dazu gibt es bislang nicht. In der Praxis kontrollieren viele Unternehmen halbjährlich. Der Bundesrat hat 2025 einen Gesetzentwurf zur Begrenzung der Halterpflichten bei der Überprüfung von Führerscheinen eingebracht (Bundestagsdrucksache 21/1386). Danach soll eine einmalige Vorlage genügen, solange kein konkreter Anlass für eine erneute Prüfung besteht. Klären Sie den aktuellen Stand, bevor Sie Ihr Intervall festlegen.

Die UVV-Prüfung leitet sich aus der Unfallverhütungsvorschrift Fahrzeuge ab, der DGUV Vorschrift 70. Nach § 57 Abs. 1 muss der Unternehmer Fahrzeuge bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand prüfen lassen. Sachkundig ist, wer aufgrund von Ausbildung und Erfahrung ausreichende Kenntnisse der Fahrzeugtechnik und der einschlägigen Vorschriften hat.

Nach § 57 Abs. 2 sind die Ergebnisse schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Geprüft werden verkehrssicherer und arbeitssicherer Zustand. Bei Pkw kann nach den Durchführungsanweisungen eine mängelfreie Herstellerinspektion einer autorisierten Fachwerkstatt die Prüfung ersetzen, wenn sie den arbeitssicheren Zustand mit ausweist. Den Ablauf beschreibt der DGUV Grundsatz 314-003 zur Prüfung von Fahrzeugen auf Betriebssicherheit.

Die Fristen der Hauptuntersuchung ergeben sich aus § 29 der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) und ihrer Anlage VIII. Sie hängen von Fahrzeugart und Gewicht ab, deshalb gehört die Fahrzeugklasse als Metadatum in jede Fahrzeugakte:

Wer HU, UVV-Prüfung und Inspektion in einem Werkstatttermin bündelt, spart Standzeiten. Dafür müssen alle Fristen in derselben Akte sichtbar sein.

Nach § 35 DGUV Vorschrift 70 darf der Unternehmer mit dem selbständigen Führen von maschinell angetriebenen Fahrzeugen nur Beschäftigte betrauen, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, körperlich und geistig geeignet sind, im Führen des Fahrzeugs unterwiesen sind und ihre Befähigung nachgewiesen haben. Sie müssen außerdem vom Unternehmer ausdrücklich bestimmt sein. Eine schriftliche Beauftragung gilt als zweckmäßig.

Die Unterweisung ist nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren. Für die Fuhrparklösung heißt das: Beauftragung und Unterweisung sind eigene Dokumentarten mit Fälligkeit, verknüpft mit der Fahrerin oder dem Fahrer.

Führerscheindaten, Schadensberichte und Bußgeldvorgänge sind personenbezogene Daten. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 Abs. 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) speichern Sie nur, was die Kontrolle braucht. Oft genügt ein Protokoll mit Datum, Klassen, Gültigkeit und prüfender Person. Ob eine Kopie nötig ist, klären Sie mit Ihrem Datenschutz.

Elektronische Prüfverfahren und Fahrzeugdaten, mit denen sich Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auswerten lassen, sind dort, wo ein Betriebsrat besteht, in aller Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig. Die übergreifenden Regeln zu Rechten und Löschfristen beschreibt unsere Seite zum Dokumentenmanagement nach DSGVO.