Fuhrpark-Effizienz: Wenn Werkstattbelege digital fließen
Echtzeit-Transparenz über Flottenkosten durch KI-gestützte Belegverarbeitung.
1. Kostenkontrolle im Fuhrpark
Jeder LKW-Stopp in der Werkstatt erzeugt Belege: Kostenvoranschläge, Ersatzteillisten und Rechnungen. Ein Rechnungseingangsworkflow digital sorgt dafür, dass diese Dokumente nicht in der Fahrerkabine liegen bleiben, sondern sofort per App erfasst werden. Wer nach welcher software automatisiert eingangsrechnungen sucht, sollte darauf achten, dass diese mobilfähig ist und Belege direkt am "Point of Origin" verarbeitet.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung KI
Die KI erkennt fahrzeugspezifische Daten (Kennzeichen, Fahrgestellnummer) auf Werkstattrechnungen und ordnet die Kosten automatisch dem richtigen Fahrzeug im Flotten-Tool zu. Dies ermöglicht ein präzises TCO-Reporting (Total Cost of Ownership).
DSGVO & Fahrerdaten
Fahrerakten, Führerscheinkontrollen und Bußgeldbescheide erfordern ein striktes DSGVO Dokumentenmanagement. Wir stellen sicher, dass Löschfristen eingehalten werden und nur autorisierte Personen Zugriff auf Personalunterlagen haben.
2. Insider-Wissen: Leasing-Archivierung und GoBD
Viele Fuhrparks sind geleast. Die Archivierung der Leasingverträge zusammen mit den monatlichen Abrechnungen in einem GoBD konformen DMS ist Pflicht für den Vorsteuerabzug. Wir implementieren Workflows, die Rechnungen gegen die vertraglich vereinbarten Raten prüfen und bei Abweichungen sofort alarmieren.
Unsere Enterprise Content Management Beratung hilft Ihnen dabei, diese Brücke zwischen technischem Fuhrparkmanagement und kaufmännischer Archivierung zu schlagen.
