Audit-Trail: was ein Prüfer im Protokoll wirklich sehen will
Der Audit-Trail ist das Gedächtnis Ihres DMS. Er beantwortet die wichtigste Frage einer Prüfung: Wer hat wann was getan? Doch nicht jedes Protokoll hält stand.
Die vier W-Fragen
Ein belastbares Protokoll beantwortet lückenlos: Wer hat gehandelt, wann, was wurde getan und an welchem Objekt? Fehlt eine dieser Angaben, ist die Aktion nicht vollständig nachvollziehbar.
| Frage | Beispiel |
|---|---|
| Wer | eindeutiger Benutzer, nicht nur eine Abteilung |
| Wann | Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit |
| Was | angesehen, geändert, freigegeben, gelöscht |
| Woran | konkretes Dokument oder Vorgang |
Das Protokoll selbst muss sicher sein
Ein Audit-Trail, den man nachträglich ändern kann, ist wertlos. Entscheidend ist, dass das Protokoll selbst unveränderbar ist. Sonst lässt sich nicht ausschliessen, dass Spuren verwischt wurden.
Protokoll und Datenschutz
Der Audit-Trail dient der Nachvollziehbarkeit, nicht der Mitarbeiterüberwachung. Ein sauberes Konzept regelt, wer das Protokoll einsehen darf und zu welchem Zweck. So bleibt die Berechtigung auch hier konsistent.
Systemseitig in enaio verankert
In enaio ist die lückenlose Protokollierung Teil des Systems und bildet die Grundlage der revisionssicheren Archivierung. Jede relevante Aktion ist nachvollziehbar dokumentiert.
