E-Mail-Archivierung GoBD-konform: die häufigsten Irrtümer
E-Mails sind heute Geschäftsbriefe, Verträge und Belege zugleich. Trotzdem werden sie oft stiefmütterlich behandelt. Das rächt sich bei der nächsten Prüfung.
Welche E-Mails aufbewahrungspflichtig sind
Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Format. Eine E-Mail, die einen Geschäftsbrief darstellt oder steuerrelevante Informationen enthält, unterliegt denselben Aufbewahrungspflichten wie ein Brief auf Papier. Eine reine Terminabsprache dagegen nicht.
Was beim Anhang oft schiefgeht
Wenn eine Rechnung als PDF im Anhang kommt, zählt der Anhang als Beleg. Wird nur der Mailtext archiviert, fehlt der eigentliche Beleg. Eine korrekte Archivierung erfasst E-Mail und Anhang als Einheit.
Manuell scheitert systematisch
Mitarbeiter, die relevante E-Mails von Hand in Ordner ziehen, vergessen das im Alltag zwangsläufig. Vollständigkeit entsteht nur durch einen automatischen, nicht manipulierbaren Prozess. Sobald jemand auswählen kann, was archiviert wird, ist die Vollständigkeit dahin.
Bezug zu Fristen und Revisionssicherheit
Für E-Mails gelten dieselben Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an die Revisionssicherheit wie für andere Unterlagen.
GoBD-konform mit enaio
Mit enaio werden geschäftsrelevante E-Mails samt Anhängen revisionssicher und GoBD-konform archiviert, vollständig und unveränderbar, statt verstreut in privaten Postfächern.
