DMS Aachen: Projektakten, technische Dokumentation und Normenmanagement für Ingenieurbüros im RWTH-Umfeld

Projektakte im Ingenieurbüro: Was wirklich strukturiert werden muss

Ein Ingenieurbüro in Aachen arbeitet an mehreren Projekten gleichzeitig, mit Laufzeiten von sechs Monaten bis zu mehreren Jahren. Für jedes Projekt entstehen: Auftragsdokument und Lastenheft, Berechnungsunterlagen und Simulationsergebnisse, Zeichnungen und CAD-Dateien mit Revisionsverlauf, Prüfberichte und Abnahmedokumentationen, Normen und Vorschriften in der jeweils angewendeten Version sowie die gesamte Projektkorrespondenz.

Ohne ein strukturiertes System liegen diese Dokumente auf geteilten Laufwerken, in persönlichen E-Mail-Postfächern und auf lokalen Festplatten. Wenn ein Projektmitarbeiter das Büro verlässt, geht Wissen verloren. Wenn der Auftraggeber zwei Jahre nach Projektabschluss Rückfragen hat, beginnt die Suche.

Das ECM System von AWP Consult auf Basis von enaio bildet das Ingenieurbüro als strukturiertes Dokumentenarchiv ab: Jedes Projekt erhält eine eigene Akte, in der alle Dokumententypen versioniert und abteilungsübergreifend abgelegt sind.

Normenmanagement: Wenn EN ISO DIN-Normen sich ändern und niemand es merkt

Ingenieurbüros arbeiten nach Normen, die sich regelmäßig ändern. Wenn ein Berechnungsnachweis nach einer veralteten Norm-Version erstellt wurde und der Auftraggeber oder die Baubehörde die aktuelle Version verlangt, entsteht Mehraufwand oder Haftungsrisiko.

In enaio werden Normen als eigene Dokumentenklasse abgelegt. Wenn eine neue Norm-Version verfügbar ist, werden alle Projekte, die auf diese Norm verweisen, automatisch zur Überprüfung markiert. Die Vertragsmanagement-Funktion überwacht gleichzeitig Projektlaufzeiten, Abgabefristen und Gewährleistungszeiten nach HOAI.

ISO 9001 und Qualitätssicherung im Ingenieurbüro

Viele Aachener Ingenieurbüros sind nach ISO 9001 zertifiziert oder müssen es werden, um mit öffentlichen Auftraggebern oder Industriekunden zu arbeiten. Das ISO-9001-System verlangt: Lenkung dokumentierter Informationen, Kontrolle externer Dokumente (Normen, Lieferantenvorgaben), nachvollziehbare Prozessabläufe und regelmäßige interne Audits.

Das revisionssichere DMS erfüllt die Kernforderung der ISO 9001 an die Dokumentenlenkung: Nur freigegebene Dokumente in der aktuellen Version sind für Projektmitarbeiter sichtbar. Veraltete Versionen sind archiviert, aber nicht im operativen Zugriff. Der digitale Rechnungseingang verarbeitet Lieferantenrechnungen für Subunternehmer und Messtechnik-Dienstleister automatisch. Den ROI zeigt unser Beitrag zur Zeitersparnis durch Belegautomatisierung.

Häufige Fragen aus Aachener Ingenieurbüros