Säule 1

Drittmittel

DFG, BMBF, EU-Förderprogramme: Anträge, Verwendungsnachweise, Zwischen- und Endberichte revisionssicher verwalten.

§ 44 BHO
Säule 2

Prüfungsunterlagen

Klausuren, Abschlussarbeiten, Notenblätter und Prüfungsakten DSGVO-konform archivieren, auch rückwirkend digitalisiert.

5 Jahre+
Säule 3

Forschungsdaten

Rohdaten, Laborberichte, Publikationsmanuskripte und Research Data Management gemäß DFG-Leitlinien.

10 J. GRP
Lokaler Fokus Münster, Westfälische Wilhelms-Universität, FH Münster

ECM Münster: Wie Hochschulen und Forschungseinrichtungen Dokumentenchaos strukturell auflösen

Münster ist mit der WWU eine der größten deutschen Universitäten. Jedes Förderprojekt produziert Dutzende Dokumente über Jahre. Ohne strukturiertes ECM werden Verwendungsnachweise aus E-Mail-Postfächern zusammengesucht, ein Zeitdruck, den kein Projektverantwortlicher braucht.

Drittmittelverwaltung: Was ECM leistet, was Excel nicht kann

§ 44 der Bundeshaushaltsordnung verlangt, dass Zuwendungsempfänger Dokumente für mindestens 5 Jahre nach Projektende aufbewahren und auf Anforderung vorlegen. Für DFG-Projekte gelten 10 Jahre. enaio verwaltet Förderprojekte als strukturierte Akten: Antrag, Bewilligung, Zwischen- und Endberichte, Vergabeunterlagen und Zahlungsnachweise werden nach Projektnummer geordnet, Aufbewahrungsfristen automatisch gesetzt.

Die KI-Komponente KAIROS erkennt eingehende Förderkorrespondenz und ordnet sie automatisch dem richtigen Projekt zu. Kein manuelles Ablegen aus dem Posteingang mehr.

Typische Projektdokumente

Förderantrag + Bewilligungsbescheid
Zwischenberichte an DFG/BMBF
Vergabeunterlagen (VOL/UVgO)
Hilfskraftverträge + Stundenzettel
Verwendungsnachweise
Abschlussberichte + Publikationen

Häufige Fragen: enaio für Hochschulen in Münster

Kann enaio öffentlich-rechtlich betrieben werden (Landesrechenzentrum)?

Ja. enaio kann im Hochschulrechenzentrum oder auf einem Landes-Rechenzentrum betrieben werden. AWP Consult unterstützt bei Ausschreibung und Vergabe nach VOL und hat Erfahrung mit der IT-Beschaffung öffentlicher Einrichtungen in NRW.

Wie wird sichergestellt, dass nur Projektbeteiligte Zugriff auf Förderakten haben?

enaio bildet Berechtigungsstrukturen projektweise ab. Jeder Nutzer sieht nur die Projekte, denen er zugeordnet ist. Verwaltungsmitarbeitende der Drittmittelabteilung erhalten übergreifende Leseberechtigung. Externe Prüfer erhalten zeitlich befristete Lesezugänge.

Gibt es Referenzen aus dem Hochschulbereich?

Ja. AWP Consult hat Erfahrung mit Bildungs- und Wissenschaftseinrichtungen im DACH-Raum. Weitere Informationen auf der Referenzseite oder direkt im Erstgespräch.

Förderprojekte sauber dokumentiert, Prüfer kommen unvorbereitet willkommen

AWP Consult begleitet Hochschulen und Forschungseinrichtungen in Münster und NRW von der Anforderungsaufnahme bis zum Live-Betrieb.