enaio Capture einrichten: Scannen, OCR und automatische Indexierung
Die Erfassung ist der Eingang ins DMS. Wer hier sauber arbeitet, spart sich später viel Sucherei. Diese Anleitung zeigt, wie die Belegerfassung mit enaio Capture aufgesetzt wird.
1. Erfassungswege festlegen
Dokumente kommen über verschiedene Kanäle: gescanntes Papier, E-Mail-Eingang, Dateiimport oder strukturierte E-Rechnungen. Definieren Sie pro Kanal, wie erfasst wird. Strukturierte Formate wie XRechnung brauchen keine Texterkennung, gescanntes Papier dagegen schon.
2. Scannen und Bildqualität
Die Qualität der Erfassung steht und fällt mit der Vorlage. Achten Sie auf ausreichende Auflösung und Geradeausrichtung. Schlechte Scans führen zu schlechter Texterkennung, und schlechte Texterkennung führt zu Fehlern bei der Indexierung.
3. OCR und Texterkennung
Die OCR wandelt das Bild in durchsuchbaren Text. Das ist die Voraussetzung dafür, dass Sie später im Volltext suchen und dass Felder automatisch ausgelesen werden können. Prüfen Sie die Erkennungsqualität an einer realen Beleg-Stichprobe, bevor Sie produktiv gehen.
4. Klassifizierung und Indexierung
Jetzt wird aus einem Bild ein verwertbares Dokument. Die Klassifizierung ordnet den Beleg einer Art zu, die Indexierung füllt die Metadaten. Vieles davon lässt sich automatisieren, mit KI-Unterstützung durch enaio kairos auch bei unstrukturierten Belegen.
5. Prüfen und übergeben
Am Ende steht eine kurze Kontrolle, vor allem dort, wo die Automatik unsicher war. Anschliessend übergibt Capture die Belege an den weiteren Prozess, etwa den Rechnungseingangsworkflow, und in die revisionssichere Ablage.
