Digitales Dokumentenmanagement (DMS) mit enaio® DigiArch
Archivierung und Dokumentenmanagement mit enaio® DigiArch
Die digitale Archivierung ist aus wirtschaftlichen und gesetzesrelevanten Gründen ein Muss für jedes Unternehmen. Die Dokumente über einen Geschäftsvorgang sind in einem revisionssicheren und rechtskonformen Archiv aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen der digitalen Dokumente sind analog denen der Papier-Dokumente. Die digitale Archivierung bietet Ihnen ein schnelleres Wiederfinden, Platzersparnis und die Basis für ein DMS- und Workflow-System.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit digitalen Dokumenten und der digitalen Korrespondenz durch z.B. termintreue Wiedervorlagen, stets aktuelle Versionierung von Brief-Entwürfen, Abonnements von digitalen Akten und Vorgängen, sowie der vollen Microsoft Office Integration. Dabei wird das DMS genau Ihren Anforderungen angepasst, um Sie optimal zu unterstützen.
Workflow-Management mit enaio® DigiArch
Durch ein Workflow-Management lassen sich viele Vorteile kombinieren. Ein Workflow ist ein standardisierter Vorgang, der sowohl protokollierende als auch exekutive Aufgaben übernimmt. Damit lassen sich Fehler in verschiedenen Arbeitsschritten vermeiden und Abläufe beschleunigen. Es ermöglicht einem Dokument, das mehrere Anlaufstellen zu durchlaufen hat, in Echtzeit und ohne Verzögerungen zu den jeweiligen Stationen zu gelangen. Es liegt dennoch in der Hand des Kunden, ob man eine gewisse Flexibilität (ad hoc-Workflow) wünscht oder ob es eine ganz strikte regelbasierende Vorgangsbearbeitung gibt. Ganz gleich ob Anträge, Rechnungen, Anfragen, E-Mails – egal worum es geht – es gibt nahezu unendlich viele Möglichkeiten, die richtigen Workflows in Ihr Unternehmen einzubinden. Durch ein qualitativ hochwertiges Workflow-Management lassen sich viele Routinetätigkeiten abstellen und ermöglicht den Mitarbeitern eine bessere Übersicht für die betrieblichen Abläufe. Ihnen bleibt mehr produktive Zeit durch die signifikanten Effizienzsteigerungen.
Workflows im Einsatz:
- Rechnungseingang
- Posteingang
- Bestellmanagement
- Reklamationsmanagement
Unser Workflow-Management stellt Ihnen mehr Ressourcen frei und das mit einer sehr guten Akzeptanz bei den Anwendern (System-Nutzern). Ihr gesamtes Archiv wird in digitaler Form durch unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügbar. Es bietet eine Vielzahl an Integrationsmöglichkeiten und einem großen Angebot von Funktionen, die Ihnen helfen, Ihren Office-Alltag leichter zu bewältigen.
Vertragsmanagement mit enaio® DigiArch Vertrag
enaio® DigiArch Vertrag bündelt alle Informationen über Vertragspartner und Inhalte in einheitlichen, digitalen Vertragsakten. enaio® DigiArch Vertrag überwacht die ständige Verfügbarkeit und Sicherheit aller Ihrer Verträge – auch an mehreren Standorten. Die digitalen Vertragsakten verschaffen Ihnen und/oder Ihren Mitarbeitern einen schnelleren Überblick über laufende Verträge, vertragsrelevante Inhalte, Personen und Dokumente. enaio® DigiArch Vertrag kontrolliert den Wert existierender Kauf- oder Service-Verträge, den Umfang bestehender Miet- und Leasingverpflichtungen sowie die Gesamtkosten geschlossener Verträge per Knopfdruck.
- Fristenmanagement
- Transparenz
- Freigabe-Workflows
- Automatische Vertragserstellung aus individuellen Vorlagen
Dies sind alles Features, die ein modernes Vertragsmanagement auszeichnen.
Personalakte und Personalmanagement mit enaio® DigiArch Personal
enaio® DigiArch Personal unterstützt Ihre Personalabteilung in allen Belangen eines effektiven Personalmanagements. Zentraler Baustein unserer Lösung ist die digitale Personalakte für sämtliche mitarbeiterspezifischen Informationen (z.B. Personaldaten, Zeugnisse, E-Mails, Fotos, Verträge, Daten aus der Lohnbuchhaltung, Urlaubsverwaltung, Reisekosten, Fahrerakten für Speditionen, Beurteilungen, Bewerbungsunterlagen etc.)
Die mobilen Lösungen von enaio® DigiArch Personal ermöglichen Ihnen die Aktualisierung Ihrer Personalakten direkt im Mitarbeitergespräch. Über die Portalintegration von enaio® DigiArch Personal lassen sich Mitarbeiterverzeichnisse u. a. mit Organisationsstrukturen via Intranet oder Internet publizieren. Die revisionssichere Archivierung sämtlicher Personaldaten, -dokumente, -entscheidungen kann z.B. bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits von entscheidender Bedeutung sein.
Qualitätsmanagement mit enaio® DigiArch QM
Die Einhaltung gesetzlicher Auflagen und Vorgaben hinsichtlich der Qualität und der Sicherheit von Dienstleistungen und Produkten müssen die Unternehmen durch ein professionelles Qualitätsmanagement sicherstellen. Mit enaio® DigiArch QM ist die Definition Ihrer Qualitätsstandarads und natürlich auch die der gesetzlichen Vorgaben effizienter und produktiver managebar.
Damit Sie den Aufwand zur Einhaltung der Standards minimieren können, helfen wir Ihnen mit unserer enaio® DigiArch QM Software. Mit der Verwaltung von QM-Handbüchern zur Qualitätssicherung, QM-Dokumentationen und Prozessen hilft Ihnen enaio® DigiArch QM den Überblick zu behalten. Durch eine durchdachte, flexible und individuell anpassbare Qualitätsmanagementsoftware bieten wir Ihnen moderne und effiziente Möglichkeiten Ihre Qualitätsstandards zu steigern. Mit der Versionierung von Dokumenten und dem Prozessmanagement für Kenntnisnahmen und Freigaben hält Sie enaio® DigiArch QM immer auf den aktuellen Stand. enaio® DigiArch QM überwacht den Status verschiedener Prozesse und erstellt Ihnen individuelle Auswertungen (Reports).
enaio® DigiArch QM bietet Ihnen folgende Vorteile
- Erstellen und Bearbeiten von Prozessen oder neuer Formulare/Dokumente – abteilungsübergreifend mit Nachverfolgungsmöglichkeit und Status
- Bessere Kontrolle über Dateien, Dokumente und Prozesse
- Lückenlose Dokumentation über die Lebenszeit von Dokumenten und Prozessen durch Versionierung
- Reduzieren des Aufwandes für Suchen, Reproduzieren von Dokumenten/Unterlagen
- Reduzieren des Aufwandes durch Fehlablagen, falsche Weiterleitungen, fehlende Unterlagen
- Redundante Datenhaltung vermeiden
- Höhere Geschwindigkeit zur Verteilung von Dokumenten und Unterlagen
- Effiziente Kontrolle der Kenntnisnahmen
- Verhinderung von Dokumentverlusten und Manipulationen
- Verbesserung des Services durch sofortige Auskunftsbereitschaft
- Revisionssichere Langzeitarchivierung für elektronische Daten, Dokumente und Unterlagen enaio® DigiArch QM unterstützt Sie bei der lückenlosen Dokumentation von Qualitätssicherungsprozessen (QS) und bei der Erstellung von Berichten im Qualitätsmanagement (QM).
- enaio® DigiArch QM ermöglicht die automatisierte Abwicklung von dokumentbasierten Qualitätssicherungsprozessen
- Unternehmensspezifische QM-und QS- Vorlagen können in enaio® DigiArch QM direkt eingebunden und verwendet werden
- Mit enaio® DigiArch QM bekommen Sie mit Sicherheit mehr Qualität
Facility Management mit enaio® DigiArch Facility
Mit enaio® DigiArch Facility bieten wir Ihnen die Möglichkeit alle relevanten Informationen über Ihre Liegenschaften in digitaler Form zu erfassen, verwalten und zu strukturieren.
U. a. haben Sie damit folgende Möglichkeiten:
- Erfassung von Räumen und Flächen in Anzahl und Größe
- Erfassung von Verbrauchsmaterialien, wie z.B. Leuchtmittel, etc.
- Überwachung von Prüfintervallen für Brandschutz, elektrische Versorgung, etc.
- Verwaltung und sichere Ablage für jegliche Protokolle, Berichte, Abnahmeerklärungen, technische Daten
- Verwaltung aller technischen Gegebenheiten, wie Schließanlagen, Rufanlagen, etc.
- Unterstützung für Auftrags- und Vertrags-Management
- Für den Pflege-/Krankenbereich und das Hotelwesen erfassen Sie Zimmerausstattungen, Betten, Elemente des Nassbereiches, etc.
- Gestaltung der Verwaltung so effizient und übersichtlich wie möglich
- und vieles mehr
enaio® DigiArch Facility hilft Ihnen Auswertungen und Statistiken ganz nach Ihren individuellen Wünschen zu erstellen.
Workflow für Rechnungseingang mit enaio® DigiArch
Unsere Lösung Rechnungseingangs-Workflow „frühes Archivieren“ bringt Ihnen viele Vorteile und signifikante Kostensenkungen. So können z.B. über ein automatisches Einlesen die eingehenden elektronischen Rechnungen oder auch gescannte Papier-Rechnungen und Gutschriften genau eingeordnet und klassifiziert werden. Durch diese effiziente Methode und einem medienbruchfreien Arbeiten werden im Unternehmen die Durchlaufzeiten für die Bearbeitung der Eingangsbelege deutlich verkürzt.
Gerne vermitteln wir Ihnen den Kontakt zu einem unserer zahlreichen Referenzkunden.
Vorteile:
- Kürzere Durchlaufzeiten der Eingangsbelege
- Schnelles, medienbruchfreies Arbeiten
- Anbindung an nahezu jedes ERP-/FiBu-System
- Verbesserte Statusinformationen und Reports über z.B. Cashflow, Fristen und individuelle Reports
- Einfache Erfüllung von Compliance und steuerlichen Anforderungen
- Belege in dezentralen Abteilungen schneller verfügbar
- Skontoverlust vermeiden
- Signifikante Reduzierung des Papierverbrauchs
AWP Transport-Logistik Lösung
Die AWP-Transport-Logistik-Lösung bietet Logistikunternehmen im speditionellen Umfeld eine hohe Transparenz und Geschwindigkeitsvorteile im digitalen Umfeld.
Unsere Lösungen helfen Ihnen die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Wir bieten Ihnen speziell für Transport-Logistikunternehmen angepasste DMS-Software, die Ihnen dabei hilft, Ihre gesamten Dokumente in digitaler rechtskonformer Form zu archivieren und verwalten.
Die Transport-Logistik-Lösung beinhaltet ein komplettes Arbeitsumfeld für Ihr Unternehmen. Durch die Digitalisierung der Dokumente (z.B. Ein- und Ausgangsbelege, Fuhrpark-Verwaltung, Mail-Korrespondenz, Belege jeder Art, etc.) behalten Sie jederzeit den Überblick. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, den aktuellen Status eines Dokumentes oder Prozesses jederzeit einzusehen. Die gesamten Dokumente können von verschiedenen Arbeitsplätzen eingesehen werden und müssen nicht mehr aus den alten Ordnern aussortiert und kopiert werden. Selbstverständlich können Sie jedem Mitarbeiter in einer Rollenverteilung verschiedene Berechtigungen erteilen.
Unsere Lösung enthält unter anderem ein komplettes Fuhrpark-, Personal-, Qualitäts- und Vertragsmanagement für Speditionen.
Das Fuhrparkmanagement hält für Sie alle wichtigen Informationen bereit. Wir sichern Ihre Fahrzeugpapiere, TÜV-Bescheinigungen und TÜV-Termine, Basisdaten (Typ, Nummernschild, etc.), Schadensmeldungen, Werkstattbelege, Fotos und alles was dazu gehört auf „Knopfdruck“.
Das Personal- und Vertragsmanagement gibt Ihnen den Überblick über Ihr Personal (Name, Personalnummer, Führerscheinklasse, Arbeitsvertrag, etc.). Mit unserem Vertragsmanagement haben Sie außerdem die Möglichkeit die Verträge effizient und sicher abzulegen. Leasing-, Miet-, Versicherungs-, Wartungs-, Kauf- und Dienstleistungsverträge werden archiviert und sind somit leicht zu verwalten. Sie müssen sich nicht mehr selbst um Fristen kümmern, denn Sie werden über Vertragsverlängerungen und Kündigungen immer rechtzeitig informiert und schaffen damit eine Basis, um nur relevante Verträge laufen zu lassen.
Das Qualitätsmanagement hilft Ihnen mit der Ordnung von QS-Handbüchern und Prüfberichten.
Wir betreuen Kunden aus der Logistik u.a. mit folgenden Kooperationen:
- Elvis
- Cargoline
- VTL
- CTL Cargo trans Logistik
- Online Systemlogistik
- und mehr…
mit Schnittstellen zu folgenden Fremdsystemen (TMS Transport-Management-System):
- m-ware (active logistics)
- c-logistic
- Anaxco
- Easy-Sped
- WinSped
- und mehr…
Die AWP Transport-Logistik Lösung besteht aus unserem digitalen Archiv enaio® DigiArch und unseren Produkten SimpleFlow, ImageFlow und Ihren individuellen Anforderungen.
- SimpleFlow verarbeitet Ein- und Ausgangsbelege mit einer webbasierten Administrationsoberfläche. Mit Lösungen wie PDF- und Indexdatenbearbeitung, Kundenverwaltung, Übergabe an beliebige Dokumentenarchive und Indexextrahierung erfolgt die Übernahme in die Ablaufsteuerung. Abschließend werden die Dokumente in enaio® DigiArch archiviert.
- ImageFlow bietet Ihnen die Möglichkeit, Rollkarten zu zuschneiden, zu digitalisieren und an die jeweils richtige Rechnung angeheftet ins Archiv einzubinden.
Die AWP-Transport-Logistik-Lösung beinhaltet selbstverständlich Optimierungen für Wechselbrücken, digitale Rollkarten, Tagespreise, Fahrerakte, Verbringungsnachweise und Palettenkonten.