Vendor-Lock-in beim DMS vermeiden: Daten gehören Ihnen
Ein DMS begleitet ein Unternehmen über viele Jahre. Umso wichtiger ist die Frage, die kaum jemand vor der Unterschrift stellt: Wie komme ich da im Ernstfall wieder raus?
Was Lock-in bedeutet
Von Vendor-Lock-in spricht man, wenn ein Wechsel des Anbieters so teuer oder aufwendig wird, dass er praktisch unmöglich ist. Beim DMS ist das besonders heikel, weil hier Ihre gesamte Dokumentenhistorie liegt.
Die entscheidende Frage: der Datenexport
Können Sie Ihre Dokumente samt Metadaten jederzeit vollständig und in einem nutzbaren Format exportieren? Wenn ja, behalten Sie die Hoheit über Ihre Daten. Wenn nein, sitzen Sie fest. Lassen Sie sich den Export nicht zusagen, sondern zeigen.
Offene Formate und Standards
Dokumente in offenen, langfristig lesbaren Formaten und strukturierte Metadaten in exportierbarer Form sind die beste Versicherung. Proprietäre Container, die nur der Hersteller öffnen kann, sind das Gegenteil.
Worauf der Vertrag achten sollte
- Recht auf vollständigen Datenexport, auch bei Vertragsende.
- Klare Regelung zu Formaten und Übergabe.
- Faire Kündigungs- und Übergangsbedingungen.
Datenhoheit mit enaio
Mit enaio behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten, wahlweise in der Cloud oder On-Premises. Wir legen Wert auf transparente, exportierbare Strukturen, damit Ihre Dokumente Ihre Dokumente bleiben.
