Volltextsuche oder Metadatensuche: wann welche gewinnt
Beide Suchen finden Dokumente, aber auf sehr unterschiedliche Weise. Wer den Unterschied versteht, holt aus seinem DMS deutlich mehr heraus.
Metadatensuche: präzise und schnell
Die Metadatensuche fragt strukturierte Felder ab: Zeige alle Rechnungen von Lieferant X aus dem letzten Quartal über 1.000 Euro. Sie ist präzise, schnell und eignet sich für klare Kriterien. Voraussetzung sind saubere Metadaten.
Volltextsuche: breit und flexibel
Die Volltextsuche durchsucht den gesamten Textinhalt eines Dokuments. Sie hilft, wenn Sie nicht wissen, in welchem Feld etwas steht, oder nach einem Begriff im Fliesstext suchen. Ihre Qualität hängt direkt von der OCR-Qualität ab, denn ohne erkannten Text gibt es keinen Volltext.
| Aspekt | Metadatensuche | Volltextsuche |
|---|---|---|
| Stärke | Präzision | Breite |
| Voraussetzung | saubere Indexfelder | gute Texterkennung |
| Ideal für | klare Kriterien | unbekannte Fundstelle |
Warum reine Volltextsuche oft enttäuscht
Viele glauben, Volltext allein genüge. In der Praxis liefert er bei häufigen Begriffen zu viele Treffer und bei schlechter OCR zu wenige. Erst die Kombination mit guten Metadaten macht die Suche verlässlich.
Beides stark in enaio
In enaio stehen Metadaten- und Volltextsuche zur Verfügung und lassen sich kombinieren. So finden Ihre Anwender, was sie suchen, unabhängig davon, ob sie das genaue Feld kennen oder nur einen Begriff im Kopf haben.
