Berechtigungskonzept im DMS: die Fehler, die zum Risiko werden

Ein DMS bündelt sensible Dokumente an einem Ort. Das ist ein Segen für die Effizienz und ein Risiko, wenn die Rechte nicht stimmen. Diese Fehler sehen wir am häufigsten.

Fehler 1: Rechte an Personen statt an Rollen

Wer Rechte einzelnen Personen zuweist, verliert schnell den Überblick. Eine Person wechselt die Abteilung, die Rechte bleiben. Vergeben Sie Rechte über Rollen, die sich aus den Aufgaben ableiten, nicht über Namen.

Fehler 2: Zu grosszügig im Zweifel

Im Tagesgeschäft ist es bequem, lieber zu viel Zugriff zu geben als zu wenig. Genau das wird bei einer Prüfung oder einem Datenschutzvorfall zum Problem. Das richtige Prinzip ist die minimale Berechtigung: nur so viel Zugriff wie für die Aufgabe nötig.

Fehler 3: Keine Funktionstrennung

Wer erfasst, soll nicht allein freigeben dürfen. Fehlt diese Trennung, fehlt eine wichtige Kontrolle. Verankern Sie das Vier-Augen-Prinzip dort, wo Compliance es verlangt.

Der Bezug zum Datenschutz

Ein sauberes Berechtigungskonzept ist die technische Umsetzung des Datenschutzes. Es belegt, wer auf welche personenbezogenen Daten zugreifen durfte. Genau das verlangt die DSGVO. Mehr dazu im DSGVO-Dokumentenmanagement.

Sauber umgesetzt in enaio

In enaio steuern Sie Rechte granular über Rollen, bis auf Aktenbereich und Dokumentenart. Jeder Zugriff ist protokolliert, sodass Sie jederzeit nachweisen können, wer was sehen durfte.