DSGVO gerechtes Dokumentenmanagement
Ein DSGVO-gerechtes Dokumentenmanagement ist für Unternehmen in Deutschland und der EU keine Option – es ist gesetzliche Pflicht. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt klare Anforderungen an die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten in Dokumenten. Wer diese Anforderungen konsequent in sein Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert, schützt nicht nur sensible Daten, sondern minimiert auch das Risiko kostspieliger Bußgelder.
Über 150 Unternehmen in der DACH-Region vertrauen uns
Unsere Produkte
Unsere Einstiegspakete ermöglichen Ihnen einen schnellen, strukturierten und kosteneffizienten Start in die Digitalisierung – exakt abgestimmt auf Ihre Anforderungen und jederzeit flexibel erweiterbar.
Archiv
DSGVO-konforme Archivierung

Mit unserem DSGVO-gerechten Dokumentenmanagement archivieren Sie sensible Unterlagen sicher, strukturiert und rechtskonform. So schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für transparente Prozesse und den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Im Mittelpunkt steht eine zentrale Lösung für die digitale Ablage und Verwaltung Ihrer Dokumente. Zugriffsrechte lassen sich gezielt steuern, sodass nur berechtigte Personen auf vertrauliche Inhalte zugreifen können.

Durch ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept, nachvollziehbare Dokumentenhistorien und klar definierte Ablagestrukturen erfüllen Sie wichtige Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im Arbeitsalltag.

So profitieren Sie von einer effizienten, sicheren und zukunftsfähigen Lösung für die datenschutzkonforme Archivierung Ihrer geschäftsrelevanten Informationen.

Vertrag
Sicheres Vertragsmanagement

Ein DSGVO-konformes Vertragsmanagement hilft Ihnen dabei, Verträge, Vereinbarungen und personenbezogene Daten sicher und übersichtlich zu verwalten. So behalten Sie Fristen, Zuständigkeiten und Dokumentenversionen jederzeit im Blick.

Alle vertragsrelevanten Unterlagen werden zentral gespeichert und nachvollziehbar organisiert. Das erleichtert die tägliche Arbeit und verbessert zugleich die Datensicherheit und Transparenz in Ihren Prozessen.

Mit klar geregelten Zugriffsrechten, einer strukturierten Dokumentenablage und einer lückenlosen Historie schaffen Sie die Grundlage für einen verantwortungsvollen und rechtskonformen Umgang mit sensiblen Vertragsdaten.

Damit wird Ihr Vertragswesen effizienter, sicherer und besser auf die Anforderungen moderner Datenschutzstandards abgestimmt.

Rechnung
Datenschutzkonforme Belegverwaltung

Mit einer DSGVO-gerechten Beleg- und Dokumentenverwaltung bearbeiten Sie eingehende Unterlagen sicher, effizient und nachvollziehbar. Dabei werden sensible Informationen geschützt und Arbeitsabläufe gleichzeitig spürbar vereinfacht.

Alle Belege und Dokumente werden zentral abgelegt und strukturiert verwaltet. Das reduziert Suchaufwand, beschleunigt interne Prozesse und sorgt für mehr Ordnung im täglichen Dokumentenfluss.

Dank definierter Zugriffsrechte, klarer Freigabewege und sicherer Ablagestrukturen lassen sich personenbezogene und geschäftskritische Daten zuverlässig schützen und datenschutzkonform verarbeiten.

So erhalten Sie eine Lösung, die Effizienz, Sicherheit und rechtliche Anforderungen in einem modernen Dokumentenmanagement vereint.

QM
Transparente Dokumentenprozesse

Ein modernes, DSGVO-konformes Dokumentenmanagement schafft klare Strukturen für Ihre internen Abläufe und sorgt für einen sicheren Umgang mit sensiblen Informationen. Dokumente werden zentral verwaltet, versioniert und nachvollziehbar organisiert.

Durch standardisierte Prozesse und definierte Zuständigkeiten verbessern Sie die Zusammenarbeit im Unternehmen und stellen sicher, dass wichtige Informationen jederzeit schnell verfügbar sind.

Gleichzeitig unterstützen Sie Datenschutz und Compliance durch kontrollierte Zugriffe, dokumentierte Änderungen und sichere Ablagestrukturen. So bleiben Ihre Dokumentenprozesse transparent, effizient und rechtssicher.

Das Ergebnis ist eine zukunftssichere Lösung, die Ordnung schafft, Arbeitsaufwände reduziert und Vertrauen im Umgang mit sensiblen Daten stärkt.

Was bedeutet DSGVO-konformes Dokumentenmanagement?
DSGVO-konformes Dokumentenmanagement umfasst die gesamte Lebensdauer eines Dokuments: von der datenschutzkonformen Erfassung über die sichere, revisionssichere Speicherung bis hin zur fristgerechten Löschung nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Zentrale Anforderungen sind Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Protokollierung aller Datenzugriffe sowie die Wahrung der Betroffenenrechte – etwa das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung.
Archiv-Paket
Vertragsmanagement-Paket
Eingangsrechnungs-Paket
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Warum ein DMS mit DSGVO-Fokus unverzichtbar ist

Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die Automatisierung von Löschfristen, die lückenlose Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten und die strukturierte Verwaltung von Einwilligungserklärungen. Gerade für Unternehmen in Rheinland-Pfalz, Baden-Württemberg und dem gesamten deutschsprachigen Raum bietet ein rechtssicheres DMS erhebliche Wettbewerbsvorteile – durch Vertrauen bei Kunden und Rechtssicherheit gegenüber Behörden wie dem Landesbeauftragten für den Datenschutz.
Zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Informationen
Standardisierte und automatisierte Prozesse
Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung
Automatisierte Rechnungsverarbeitung KI - Wichtigste Informationen
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI ersetzt manuelle Dateneingabe durch intelligente Systeme, die eingehende Rechnungen – egal ob PDF, E-Mail, Scan oder EDI – selbstständig erfassen, auslesen, prüfen und ins Buchhaltungssystem übergeben.
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD müssen von jeder Lösung unterstützt werden. Dazu kommen GoBD-konforme Archivierung und die 10-jährige Aufbewahrungspflicht nach UStG §14b – Anforderungen, die eine KI-Lösung zwingend abbilden muss.
Enaio liest Rechnungsfelder (Betrag, MwSt., IBAN, Lieferant) aus beliebigen Formaten aus. Natural Language Processing erkennt Kontext und ordnet Felder korrekt zu, auch bei nicht-standardisierten Layouts. Machine-Learning-Modelle lernen mit jeder verarbeiteten Rechnung dazu und verbessern die Erkennungsrate kontinuierlich. Anomalie-Erkennung schlägt Alarm bei Duplikaten, ungewöhnlichen Beträgen oder auffälligen Lieferanten.
Die nächsten Schritte
Nach einem unverbindlichen Beratungsgespräch werden Ihr Qualitätsmanagement-System konzipiert, technisch implementiert, Ihre Mitarbeitenden geschult und der produktive Betrieb durch professionellen Support begleitet.
Schritt 1 >
Produkt auswählen
Wählen Sie das passende Produkt oder die Lösung aus, die Ihren Anforderungen entspricht.
Schnell
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Füllen Sie das Kontaktformular mit Ihren Anforderungen aus schnell, unkompliziert und direkt online. So können wir Ihre Anfrage gezielt bearbeiten.
Einfach
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Rückmeldung erhalten
Unser Team prüft Ihre Anfrage und setzt sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung, um die nächsten Schritte zu besprechen.
Unverbindlich
Fallstudien
Echte Ergebnisse von echten Kunden – sehen Sie, wie wir Unternehmen in der gesamten DACH-Region geholfen haben.
Diese Fallstudie zeigt eindrucksvoll, wie selbst komplexe logistische Dokumenten- und Rechnungsprozesse durch eine passgenaue DMS-Lösung vollständig digitalisiert, automatisiert und transparent abgebildet werden können.
ZUFALL logistics group
LKW‒Transporte, Luftfracht, Seefracht und Expressdienst sowie
Zolldienstleistungen und komplexe Kontraktlogistik
10 Standorte
in Deutschland, weltweit aktiv
Die Fallstudie verdeutlicht eindrucksvoll, wie ein Logistikunternehmen mit über 2.000 Mitarbeitern papierbasierte Prozesse eliminiert und durch ein zentrales, digitales Dokumentenmanagement nachhaltig effizienter arbeitet.
Heuel Logistics
Inhabergeführtes Logistikunternehmen mit ca. 250 LKW in täglicher Disposition
5 Standorte
in Europa
DSGVO gerechte Dokumentenmanagement

weitere Branchen

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Über uns
Ihre Profis für unternehmensweite Digitalisierung
Intelligente Software, echte Wirkung
Wir digitalisieren Prozesse klar, effizient und praxisnah. AWP Consult GmbH steht für intelligente Software und verlässliche Umsetzung.
Ihr Partner für Software
Automatisierung , Workflow, Prozessoptimierung
Haben Sie Fragen?
Wir haben einige der häufigsten Fragen beantwortet, die Kunden stellen, bevor sie mit uns zusammenarbeiten:
Automatisierte Rechnungsverarbeitung KI
Andrea Wegner
Qualitäts Management
Können Sie Ihre Antwort nicht finden?
Kontaktieren Sie uns wir melden uns innerhalb eines Werktages bei Ihnen.
Für welche Unternehmen eignet sich das digitale Qualitätsmanagement-Paket?
Das Paket eignet sich für Unternehmen aller Branchen, die ihre Qualitätsmanagement-Prozesse strukturiert digitalisieren, dokumentieren und kontinuierlich verbessern möchten – unabhängig von Unternehmensgröße oder Reifegrad des bestehenden QM-Systems.
Welche QM-Dokumente können mit der Lösung verwaltet werden?
Sie können unter anderem Qualitätsmanagement-Handbücher, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Prüfprotokolle, Auditergebnisse sowie weitere qualitätsrelevante Dokumente zentral und revisionssicher verwalten.
Unterstützt die Lösung die Anforderungen gängiger Normen wie ISO 9001?
Ja, die strukturierte Ablage, versionierte Dokumentation, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und klar definierte Freigabeprozesse unterstützen Sie effektiv bei der Umsetzung und Einhaltung normativer Anforderungen wie ISO 9001.
Wie hilft die Lösung bei der kontinuierlichen Verbesserung?
Durch die strukturierte Abbildung von Haupt- und Unterprozessen sowie die übersichtliche Auswertung von QM-Daten erhalten Sie fundierte Entscheidungsgrundlagen zur Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung Ihrer Prozesse.
Können bestehende QM-Strukturen und Dokumente übernommen werden?
Ja, vorhandene Dokumente und Strukturen können in das System integriert und übernommen werden. Die Lösung lässt sich flexibel an Ihre bestehenden Prozesse und Ablagestrukturen anpassen.
Welche Rolle spielen Automatisierung und KI im Qualitätsmanagement?
Automatisierte Workflows, Volltextsuche und KI-gestützte Dokumentenanalyse reduzieren manuellen Aufwand, beschleunigen Prozesse und erleichtern das Auffinden sowie die Auswertung qualitätsrelevanter Informationen.
Wie wird der Zugriff auf sensible QM-Daten geregelt?
Ein zukunftssicheres Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf definierte Dokumente und Prozesse erhalten. Alle Aktivitäten werden nachvollziehbar protokolliert.
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