Kommunale Archivierung: Revisionssicherheit für Generationen im digitalen Zeitalter

Die Archivierung in der öffentlichen Verwaltung unterliegt strengen gesetzlichen Regelungen, die weit über kaufmännische Standards hinausgehen. Neben der revisionssicheren Archivierung nach GoBD müssen Kommunen das Archivrecht der Länder und spezifische Aufbewahrungsfristen berücksichtigen. AWP Consult implementiert kommunale Archivierungslösungen auf Basis von enaio®, die das digitale Gedächtnis Ihrer Stadt dauerhaft und sicher bewahren.

Langzeitarchivierung und Integritätsschutz

Ein digitales Archiv für Behörden muss sicherstellen, dass Dokumente auch in 30 oder 50 Jahren noch lesbar und unverändert sind. Wir setzen hierbei auf standardisierte Formate wie PDF/A und nutzen modernste kryptografische Verfahren zum Integritätsschutz. Im Rahmen der E-Akte Verwaltung werden abgeschlossene Vorgänge automatisch in die Langzeitarchivierung überführt, wobei alle Metadaten erhalten bleiben. Dies garantiert eine lückenlose Nachvollziehbarkeit für künftige Prüfungen oder historische Forschungen.

Ein wesentlicher Vorteil unserer Lösung ist das automatisierte Aussonderungswesen. enaio® identifiziert Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und schlägt diese dem Stadtarchiv zur dauerhaften Übernahme oder Löschung vor. Dies entlastet die IT-Infrastruktur und stellt sicher, dass nur notwendige Daten im System verbleiben. In unserer ECM Beratung zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Prozesse rechtssicher in Ihre digitale Stadtverwaltung integrieren.

Zentrale Ablage statt verstreuter Server

Viele Kommunen leiden unter "Datengräbern" auf dezentralen Servern. Durch die Konsolidierung in einem enaio Archiv schaffen wir eine "Single Source of Truth". Dies ist auch die Voraussetzung für die erfolgreiche OZG-Umsetzung, da die dort generierten Daten sofort in die Langzeitarchivierung einfließen können. Vertrauen Sie auf AWP Consult, um die Rechtssicherheit und Verfügbarkeit Ihrer kommunalen Daten für die nächsten Jahrzehnte zu garantieren.