Haftungsschutz durch Dokumentation: MiFID II im digitalen Zeitalter

Warum die lückenlose Archivierung von Beratungsprotokollen Ihr wichtigstes Asset ist.

1. Beratungsprotokolle unter dem Mikroskop

Für Finanzdienstleister ist die Dokumentation des Beratungsgesprächs rechtlich bindend. Ein DSGVO Dokumentenmanagement stellt sicher, dass diese Protokolle nicht nur sicher verwahrt, sondern auch nach den strengen Vorgaben der DSGVO (Auskunftsrecht, Löschfristen) verwaltet werden. In unserer Enterprise Content Management Beratung entwickeln wir Konzepte, die diese Protokolle untrennbar mit der Kundenakte verknüpfen.

Revisionssicherheit

Ein GoBD konformes DMS garantiert, dass Dokumente nachträglich nicht verändert werden können. Dies ist besonders bei der Archivierung von Wertpapier-Abrechnungen und Depotauszügen von höchster Relevanz.

Effiziente Ablage

Suchen Sie noch nach welcher software für digitale rechnungsverarbeitung und Belegarchivierung? Die Integration in Ihre CRM-Landschaft ermöglicht die automatische Ablage aller kundenbezogenen Dokumente.

Fazit

Für Finanzdienstleister ist das Beratungsprotokoll im Streitfall das entscheidende Dokument. Es muss unverändert nachweisbar sein und gleichzeitig den Auskunfts- und Löschansprüchen der Kunden genügen. Diese beiden Anforderungen lassen sich nur zusammen lösen, wenn Protokoll und Kundenakte dauerhaft verbunden sind.

Beratungsprotokolle gehören untrennbar an die Kundenakte, nicht in eine separate Ablage.
Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen sein, besonders bei Wertpapierabrechnungen und Depotauszügen.
Auskunftsrecht und Löschfristen der DSGVO gelten auch für diese Unterlagen und brauchen eigene Regeln.
Die Anbindung an das CRM sorgt dafür, dass kundenbezogene Dokumente automatisch am richtigen Ort landen.