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Stiftungen, Verbände, Vereine ECM UND DMS Systeme
Die Akte liegt digital. Sehen darf sie trotzdem nur, wer sie braucht.
Diakonie, Caritas, AWO, Lebenshilfe und Stiftungen.
Seit 2012 arbeiten wir für Träger der freien Wohlfahrtspflege. In diesem Bereich entscheidet nicht der Funktionsumfang über ein Projekt, sondern die Frage, wer was sehen darf und wie lange eine Akte aufbewahrt werden muss.
B&B Hotels in runder Form mit braunem Hintergrund und gelber Umrandung.
Gelbes rechteckiges Noerpel Logo
Rotes Cargoline Logo mit einem roten Kreis auf der linken Seite.
Logo von der caritas Frankfurt in Rot mit der Frankfurter Skyline im Hintergrund
DFB Logo in runder Form mit grünem Hintergrund und den Deutschlandfarben als Streifen am unteren Ende.
Rotes Cargoline Logo mit Kreis auf der linken Seite.
Logo von DUO-Technik in einem orange-grauen Kasten.
Kissel Spedition Logo mit rot-schwarzer Schrift.
NABU Logo mit einem Storch und dem Unternehmensnamen unter ihm in Dunkelblau.
Logo von der Evangelisch Michaelshof mit einem Kreuz in verschiedenen Farben.
B&B Hotels in runder Form mit braunem Hintergrund und gelber Umrandung.
Gelbes rechteckiges Noerpel Logo
Rotes Cargoline Logo mit einem roten Kreis auf der linken Seite.
Logo von der caritas Frankfurt in Rot mit der Frankfurter Skyline im Hintergrund
DFB Logo in runder Form mit grünem Hintergrund und den Deutschlandfarben als Streifen am unteren Ende.
Rotes Cargoline Logo mit Kreis auf der linken Seite.
Logo von DUO-Technik in einem orange-grauen Kasten.
Kissel Spedition Logo mit rot-schwarzer Schrift.
NABU Logo mit einem Storch und dem Unternehmensnamen unter ihm in Dunkelblau.
Logo von der Evangelisch Michaelshof mit einem Kreuz in verschiedenen Farben.
Woran Projekte im Sozialbereich hängen bleiben.
Die Themen unterscheiden sich von Unternehmen. Es geht seltener um Stückzahlen und häufiger um Nachweise.
Die Rechte werden nachträglich geklärt.
Wer welchen Teil einer Klientenakte sehen darf, ist im Sozialbereich keine Detailfrage. Wird das erst nach der Einrichtung besprochen, entsteht entweder eine Sammelmappe für alle oder eine Struktur, die im Alltag umgangen wird.
Die Matrix entsteht im ersten Workshop, nicht nach dem Go‒live.
Nur das Hauptamt wird betrachtet.
Ehrenamtliche, Honorarkräfte und Menschen im Freiwilligendienst arbeiten mit denselben Unterlagen, brauchen aber andere Zugriffe. Werden sie übersehen, läuft ihr Teil weiter über Papier und Mail.
Jede Gruppe bekommt von Anfang an ihren eigenen Zuschnitt.
Die Fristen bleiben in Tabellen.
Führungszeugnisse, Hilfeplanüberprüfungen und Unterweisungen werden oft weiter nebenher nachgehalten. Dann gibt es zwei Wahrheiten, und die Tabelle gewinnt.
Was eine Frist hat, bekommt sie im System, nicht daneben.
5Ablageorte
6 von 6Unterlagen dort, wo der Klient betreut wird
vor OrtZugriff
Klientenakte: Eine Akte statt Ordner in fünf Einrichtungen.
Träger mit mehreren Diensten führen dieselbe Person häufig in mehreren Akten. Beim Wechsel zwischen Einrichtungen geht Wissen verloren, und niemand weiß sicher, welcher Stand gilt. Die digitale Klientenakte führt die Unterlagen zusammen und regelt gleichzeitig, welche Einrichtung welchen Teil sehen darf.
Stammdaten, Bescheide und Vereinbarungen an einer Stelle
Verlaufsdokumentation mit Zeitstempel und Verfasser
Fristen für Hilfepläne und Überprüfungen mit Wiedervorlage
Zugriff endet, wenn die Zuständigkeit endet
Wer sieht was in einer Klientenakte.
Das Berechtigungskonzept ist in diesem Bereich der eigentliche Kern eines Projekts. Es wird vor der Software besprochen, nicht danach.
Rolle Stammdaten Betreuungsverlauf Medizinisches Abrechnung
Leitung der Einrichtung Lesen Lesen Nur auf Freigabe Lesen
Bezugsbetreuung Lesen und schreiben Lesen und schreiben Nur eigene Einträge Kein Zugriff
Verwaltung Lesen und schreiben Kein Zugriff Kein Zugriff Lesen und schreiben
Springer und Vertretung Lesen Nur laufender Zeitraum Kein Zugriff Kein Zugriff
Datenschutzbeauftragte Protokoll einsehen Protokoll einsehen Protokoll einsehen Protokoll einsehen
Was Träger bei uns am häufigsten einführen.
Fast jedes Projekt beginnt mit einem dieser sechs Bereiche.
Klientenakte
Stammdaten, Bescheide, Verlauf und Vereinbarungen je Person.
Personalakte
Nachweise, Verträge und Fristen für alle Beschäftigungsformen.
Aufbewahrung
Fristen je Aktentyp, dokumentiert und prüfungsfest.
Rechnungseingang
Zuwendungen, Lieferantenrechnungen und Erstattungen geregelt.
Fristen
Hilfeplanüberprüfungen und Nachweise melden sich selbst.
Lernportal
Pflichtunterweisungen bereitstellen und Kenntnisnahme nachweisen.
Kirchlicher Datenschutz ist kein Sonderfall für uns.
Diakonische Träger arbeiten nach dem DSG-EKD, katholische nach dem KDG. Beides weicht an Stellen von der DSGVO ab, die genau das Dokumentenmanagement betreffen.
Abgestufte Zugriffsrechte bis auf die Ebene einzelner Dokumentarten
Protokollierung jedes Zugriffs, nachträglich nicht veränderbar
Aufbewahrungs- und Löschfristen je Aktentyp hinterlegt
Auftragsverarbeitung geregelt, Betrieb in deutschen Rechenzentren
Löschen ist genauso geregelt wie Aufbewahren.
Im Sozialbereich gelten je nach Aktentyp sehr unterschiedliche Fristen, und sie laufen nicht alle ab dem Jahresende. Manche hängen am Ende der Betreuung, manche am Geburtsdatum, manche an einem Bescheid. Ein Löschkonzept legt das einmal fest. Danach meldet das System, was ansteht, und dokumentiert, was gelöscht wurde.
Fristen je Aktentyp hinterlegt statt im Kopf einzelner Personen
Löschungen protokolliert und damit belegbar
Auskunftsersuchen in einem Durchgang beantwortbar
Betrieb in deutschen Rechenzentren oder im eigenen Haus
Pflegekräfte, Ehrenamt und Freiwilligendienste in einer Akte.
Im Sozialbereich arbeiten Festangestellte, Honorarkräfte, Ehrenamtliche und Menschen im Freiwilligendienst nebeneinander. Jede Gruppe bringt andere Nachweise und andere Fristen mit. Die digitale Personalakte hält diese Unterschiede auseinander, ohne dass jemand eine Liste pflegen muss..
Führungszeugnisse mit Erinnerung vor Ablauf
Fortbildungsnachweise und Pflichtunterweisungen dokumentiert
Arbeitsverträge, Zusätze und Zeugnisse revisionssicher
Onboarding und Offboarding als geregelter Ablauf

Was Kunden nach der Einführung sagen

Acht Stimmen aus Spedition, Logistik, Industrie und Handel. Alle Zitate stammen von Unternehmen, die enaio mit uns eingeführt haben.

  • Wir haben aufgrund von dokumentenintensiven Prozessen starken Bedarf an einer verlässlichen DMS-Lösung. Durch die Betreuung von AWP konnten wir einige Herausforderungen meistern, unter anderem maßgeschneiderte Schnittstellenanpassungen und unternehmensweite enaio-Updates. Die unkomplizierte Hands-On-Mentalität von AWP war dabei besonders förderlich.

    Labom Mess- und Regeltechnik GmbHMesstechnik
  • Mit dem Eingangsrechnungsworkflow von AWP standardisieren wir die Belegbearbeitung in einem sicheren und effizienten Prozess. Die Belegprüfung erfolgt digital und personalisiert, und am Ende steht die automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

    KISSEL Spedition GmbHSpedition
  • Wir haben die Software eingeführt, um die Suche nach Dokumenten stark zu vereinfachen und den Rechnungsein- und Ausgangsprozess zu optimieren. Beides ist uns mit Hilfe von AWP gelungen. Die sehr angenehme Zusammenarbeit war und ist von hoher Professionalität geprägt.

    IGS Logistics Group Holding GmbHLogistik
  • Die Implementierung verlief zügig und ohne größere Probleme. enaio kann sich durch verschiedene Schnittstellen problemlos an bestehende Programme anpassen. Besonders hervorzuheben ist der exzellente Support. Heute können wir uns den Arbeitsalltag ohne enaio kaum noch vorstellen.

    Brühler Stahlhandel GmbHStahlhandel
  • Nach mehreren Terminen und Vorstellungen war enaio genau die Lösung, die wir uns für ein neues DMS und einen neuen Eingangsrechnungsworkflow vorgestellt haben. Einfache Bedienung, übersichtliche Benutzeroberfläche, klare Prozessabläufe. Sämtliche Dokumente sind schnell und unkompliziert wiederzufinden.

    Kommanditgesellschaft Bursped Speditions-GmbH & CoSpedition
  • Mit AWP konnten wir unser enaio erfolgreich modernisieren, weiterentwickeln und kontinuierlich an unsere Geschäftsprozesse sowie neue Herausforderungen anpassen. Gemeinsam haben wir bereits viel erreicht und wir freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit.

    Noerpel SELogistik
  • Seit vielen Jahren verbindet uns gemeinsam mit AWP Consult eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit. enaio unterstützt unsere Prozesse zuverlässig und trägt maßgeblich zur Effizienz in unserem Arbeitsalltag bei.

    Klumpp + Müller GmbH & Co. KGIndustrie
  • Bei der Einführung von enaio in unserem Unternehmen wurden wir professionell und kundenfreundlich begleitet. Die Implementierung von enaio hat die Digitalisierung unserer Prozesse vorangebracht.

    Streit + Co Internationale Spedition GmbHSpedition
Was wir dort ergänzen, wo der Standard aufhört.
Diese Bausteine haben wir selbst gebaut, weil sie in Projekten immer wieder gebraucht wurden.
AWP DocumentHandler
Tauscht Dokumente zwischen enaio® und Postfächern, Freigaben und Fachsystemen aus.
Eponya
Steuert Eingangsdokumente zentral, protokolliert den Status und startet den Workflow.
Link- und Uploadportal
Austausch per Link und Passwort, auch mit Stellen ohne eigenen Zugang.
CipherMate
Zuwendungen, Lieferantenrechnungen und Erstattungen geregelt.
Digitales Gehaltsportal
Entgeltnachweise werden bereitgestellt statt gedruckt und verschickt.
Lernportal
Pflichtunterweisungen bereitstellen und Kenntnisnahme nachweisen.
HÄUFIGE FRAGEN
Was Träger vor dem ersten Gespräch fragen.
Erfüllt die Lösung die Anforderungen des kirchlichen Datenschutzes?
Wir haben mehrere Einrichtungen mit eigenen Abläufen. Geht das?
Was passiert mit den Papierakten?
Arbeiten Sie auch mit kleineren Trägern?
Müssen wir unser Fachverfahren ablösen?
Wie gehen wir mit Akten um, die mehrere Einrichtungen betreffen?
Wie viel Aufwand entsteht bei uns im Haus?
Was ist mit Mitarbeitenden, die sich damit schwertun?
DEMO UND BERATUNG
Ihre Frage war nicht dabei?
Dann stellen Sie sie uns direkt.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre konkrete Situation an: welche Belege bei Ihnen auflaufen, wo es hakt und was sich mit vertretbarem Aufwand zuerst lösen lässt.
Ohne Verkaufsdruck und ohne vorgefertigte Lösung. Wenn Sie lieber zuerst sehen wollen, wie es aussieht, zeigen wir Ihnen das System an Ihren eigenen Beispielbelegen.
ADRESSE
AWP Consult GmbH Gottlieb-Daimler-Straße 5 63128 Dietzenbach bei Frankfurt am Main
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SUPPORT
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E-MAIL
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Ihr zertifizierter Partner für revisionssicheres Dokumentenmanagement, ECM und DMS im DACH-Raum seit 2006.
150+ REFERENZKunden IM DACH RAUM SEIT 2006
250+ abgeschlossene Projekte SEit 2006
Durchschnittlich 12–18 Monate Amortisation bei +40 Unternehmen

Zertifizierter Partner

enaio® Partner DACH

Investitionssicherung durch zertifizierten enaio-Implementierungspartner mit 19 Jahren Projekterfahrung.

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