Digitale Mieterakte: Effizientes Bestandsmanagement für Verwalter

Mietverträge, Übergabeprotokolle und Schriftverkehr, rechtssicher gebündelt in einer zentralen Akte.

Immobilienverwalter stehen unter hohem Kostendruck. Eine digitale Mieterakte auf Basis von enaio® löst physische Archive ab und ermöglicht den sofortigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente. AWP Consult unterstützt Sie bei der Immobilienwirtschaft Prozessoptimierung, indem wir medienbruchfreie Abläufe von der Akquise bis zum Mietende etablieren.

Zentrale Mieterkommunikation

Ob Mieterhöhungen, Nebenkostenabrechnungen oder Kündigungen, jede Korrespondenz wird automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Dank mobilem DMS-Zugriff können Hausmeister Übergabeprotokolle direkt vor Ort digital unterzeichnen lassen.

ERP-Integration

Wir realisieren die Anbindung an führende Systeme wie Wodis Yuneo, SAP RE-FX oder Real Estate Software von Haufe. Daten werden synchronisiert, sodass Stammdatenänderungen sofort im DMS reflektiert werden.

Datenschutz & Rechtssicherheit

In unserer ECM Beratung für die Immobilienbranche legen wir höchsten Wert auf die Einhaltung der DSGVO. Das System verwaltet Löschfristen automatisch, sobald ein Mietverhältnis endet und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Alles bleibt revisionssicher archiviert und jederzeit prüfbar.

Planungshilfe für Bestandsverwalter:

Download: Nutzen-Matrix für Immobilien-DMS

Fazit

In der Hausverwaltung entsteht der Aufwand durch die Suche. Mietvertrag, Übergabeprotokoll und Schriftverkehr liegen in unterschiedlichen Ablagen, obwohl sie zum selben Mietverhältnis gehören. Werden sie in einer Akte geführt und mit dem Verwaltungssystem verbunden, verschwindet dieser Suchaufwand fast vollständig.

Korrespondenz wie Mieterhöhungen, Abrechnungen und Kündigungen sollte automatisch der richtigen Akte zugeordnet werden.
Übergabeprotokolle lassen sich mobil vor Ort erfassen und unterschreiben, statt sie später abzutippen.
Die Anbindung an die Verwaltungssoftware sorgt dafür, dass Stammdatenänderungen nicht zweimal gepflegt werden müssen.
Nach Ende des Mietverhältnisses greifen Löschfristen, sobald keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Das gehört automatisiert.