Digitale Studierendenakte: Effizienz für den Campus von morgen

Vom Immatrikulationsantrag bis zum Alumni-Management, alle Informationen sicher an einem zentralen Ort.

Hochschulen und Akademien verwalten 2026 mehr Daten als je zuvor. Die digitale Studierendenakte auf Basis von enaio® löst physische Archive ab und schafft eine Studierendendaten Archivierung, die den Anforderungen der DSGVO und landesspezifischen Hochschulgesetzen voll entspricht. AWP Consult unterstützt Sie dabei, medienbruchfreie Prozesse im Studierendensekretariat zu etablieren.

Zentrale Informationsquelle

Ob Zulassungsbescheide, Leistungsnachweise oder Korrespondenz, alle berechtigten Mitarbeiter greifen auf die gleiche, aktuelle Akte zu. Dies beschleunigt die Auskunftsfähigkeit und reduziert den administrativen Aufwand im Bildungssektor Dokumentenmanagement massiv.

Systemintegration

Wir realisieren die Campus Management System Anbindung (z.B. an SAP SLcm, HISinOne oder CAS Campus), damit Daten zwischen den Systemen synchronisiert werden und keine redundante Datenpflege nötig ist.

Rechtssicherheit & Langzeitarchivierung

In unserer ECM Beratung legen wir großen Wert auf die Langzeitverfügbarkeit. Prüfungsunterlagen müssen oft über Jahrzehnte hinweg revisionssicher archiviert werden. Wir implementieren Löschfristen und Aufbewahrungsregeln, die exakt auf die gesetzlichen Vorgaben für Bildungseinrichtungen zugeschnitten sind.

Ressourcen für Hochschul-Admins:

Download: Datenblatt Campus-Schnittstellen

Fazit

Hochschulverwaltungen verlieren die meiste Zeit dort, wo dieselben Daten in mehreren Systemen gepflegt werden. Eine zentrale Akte behebt das, muss aber von Anfang an mit den Fristen der Landeshochschulgesetze und der DSGVO umgehen können, sonst wird aus dem Papierarchiv nur ein digitales Archiv mit denselben Problemen.

Zulassungsbescheide, Leistungsnachweise und Korrespondenz sollten in einer Akte liegen, auf die alle Berechtigten zugreifen.
Die Anbindung an das Campus-Management-System verhindert doppelte Datenpflege.
Prüfungsunterlagen müssen über Jahrzehnte lesbar und unverändert bleiben, nicht nur gespeichert sein.
Löschfristen und Aufbewahrungsregeln gehören auf die Vorgaben für Bildungseinrichtungen zugeschnitten, nicht pauschal gesetzt.