Proof of Delivery: Digitale Liefernachweise als Kundenservice-Vorteil

Verlorene oder unleserliche Ablieferbelege führen in Speditionen oft zu Zahlungsverzögerungen und Reklamationen. Ein digitaler Liefernachweis (POD), der direkt in das DMS einfließt, schafft hier sofort Abhilfe. AWP Consult implementiert Lösungen, die den Proof of Delivery (POD) revisionssicher archivieren und sofort für den Kundenservice verfügbar machen.

Der digitale POD-Workflow:

Mobile Erfassung: Der Fahrer lässt den Kunden auf dem Handheld quittieren oder scannt das Dokument sofort nach der Unterschrift.
Automatischer Abgleich: Das System vergleicht den Liefernachweis mit dem ursprünglichen Transportauftrag in Ihren Speditionssoftware Schnittstellen.
Sofortige Fakturierung: Das DMS gibt den Vorgang für den Rechnungsworkflow frei.

Auskunftsfähigkeit in Sekunden

Fragt ein Kunde nach dem Verbleib seiner Sendung, kann der Support die rechtssichere POD Archivierung mit einem Klick aufrufen. Dies spart hunderte Telefonate und manuelle Suchvorgänge pro Monat. In unserer ECM Beratung analysieren wir Ihre bestehenden Prozesse und integrieren enaio® nahtlos in Ihre IT-Landschaft.

Technische Dokumentation für IT-Leiter:

Datenblatt: Speditions-Schnittstellen & API

Fazit

Der Ablieferbeleg entscheidet darüber, ob eine Rechnung durchgeht oder reklamiert wird. Solange er auf Papier durch das Unternehmen wandert, geht er gelegentlich verloren oder ist nicht lesbar. Digital erfasst steht er sofort zur Verfügung, für die Fakturierung ebenso wie für die Auskunft am Telefon.

Die Quittierung sollte direkt auf dem Gerät erfolgen oder unmittelbar nach der Unterschrift erfasst werden.
Der automatische Abgleich mit dem Transportauftrag deckt Abweichungen auf, bevor die Rechnung rausgeht.
Ist der Nachweis freigegeben, kann die Fakturierung ohne Wartezeit anschließen.
Der spürbarste Effekt liegt im Kundenservice, weil Rückfragen zum Sendungsverbleib in Sekunden beantwortet sind.