Der digitale Empfang: Mehr Service, weniger Administration

Im Jahr 2026 erwarten Hotelgäste einen schnellen, digitalen Check-in. Ein digitaler Meldeschein, der direkt in Ihr DMS einfließt, erfüllt nicht nur die gesetzliche Meldepflicht, sondern spart wertvolle Zeit am Counter. AWP Consult realisiert die PMS Schnittstellen zum DMS, damit Daten zwischen dem Property Management System und dem Archiv reibungslos fließen.

Die elektronische Gästemappe als Informationszentrale

Verknüpfen Sie Ihren digitalen Service mit enaio®. In der elektronischen Gästemappe finden Gäste Informationen zu Frühstückszeiten, Wellness-Angeboten oder Ausflugstipps. Hinter den Kulissen sorgt das DMS für die rechtssichere Gästedaten Archivierung, inklusive der Einhaltung von Löschfristen gemäß Datenschutzvorgaben. So ist Ihr Hotel DMS am Empfang die Basis für ein exzellentes Gästeerlebnis.

Vorteile für Hoteliers:

Kontaktloser Check-in über das eigene Smartphone des Gastes.
Automatisierte Archivierung unterschriebener Belege (GoBD-konform).
Reduktion von Druck- und Papierkosten um bis zu 90%.

Technik-Check:

SLA & Anbindungen

Wir begleiten Sie bei der Transformation zum Smart Hotel. Durch die Integration von DMS-Workflows beschleunigen Sie die Abrechnung und schaffen transparente Prozesse für Ihr gesamtes Team.

Fazit

Der Meldeschein ist eine gesetzliche Pflicht, die sich gut digitalisieren lässt, weil sie bei jedem Gast anfällt und immer gleich abläuft. Fließen die Daten direkt vom Check-in in das Archiv, verschwindet der Papierweg und die Zeit am Empfang bleibt für den Gast. Voraussetzung ist die Verbindung zum Hotelsystem.

Die Schnittstelle zum Property Management System entscheidet, ob Daten fließen oder doppelt erfasst werden.
Der Check-in kann kontaktlos über das Gerät des Gastes laufen, die Unterschrift wird revisionssicher abgelegt.
Gästedaten unterliegen Löschfristen. Diese müssen automatisch überwacht werden, nicht durch eine Erinnerung im Team.
Die digitale Gästemappe nutzt dieselbe Basis und macht aus der Pflichtübung einen Servicebaustein.