ENTWICKLUNG UND INTEGRATION1

ENTWICKLUNG UND INTEGRATION

Standard, wo er trägt. Anpassung, wo es sich lohnt.

Eigenentwicklungen, Schnittstellen und Datenübernahme rund um Ihr DMS.

Jede Anpassung muss einen Versionswechsel überleben. Deshalb entsteht bei uns zuerst die Frage, ob der Standard reicht, und erst danach Code.

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AWP Element Integration Schnittstellen Log

Schnittstellen Log

                            10:42:01POST/dokumente Rechnung empfangen201
                        

                            10:42:01OCRBelegerkennung Felder ausgelesenOK
                        

                            10:42:02GET/sap/kreditoren/70012 Lieferant gefunden200
                        

                            10:42:02PUT/dokumente/4711/index Indexdaten gesetzt200
                        

                            10:42:03EVENTworkflow.start Freigabe gestartetOK
                        

                            10:42:03POST/datev/belege Beleg übergeben201
                        

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Wann eine Anpassung sinnvoll ist.

Drei Prüfungen, die vor jeder Entwicklung stehen.

Deckt der Standard den Fall ab?

Sehr oft ist die gewünschte Funktion vorhanden, nur anders benannt oder nie eingerichtet worden. Eine Anpassung an dieser Stelle schafft Aufwand, der dauerhaft bleibt.

Die günstigste Entwicklung ist die, die nicht nötig ist.

Unterscheidet der Ablauf Ihr Geschäft?

Wo ein Ablauf Ihr Haus von anderen unterscheidet, lohnt sich eine Anpassung. Wo er nur historisch gewachsen ist, lohnt sich meist die Änderung des Ablaufs.

Nicht jeder gewachsene Sonderweg verdient eine eigene Programmierung.

Übersteht die Lösung ein Update?

Eine Anpassung, die an der falschen Stelle ansetzt, macht jeden Versionswechsel zum Projekt. Wir bauen an den dafür vorgesehenen Stellen oder sagen vorher, dass es nicht sauber geht.

Updatefähigkeit ist kein Detail, sondern die Hauptfrage.

AWP Element Anbindung an Ihre Systeme

Anbindung an Ihre Systeme

SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365, proALPHA und viele weitere Systeme sprechen direkt mit enaio.

Erst klären, welches System wo anknüpft

Die meisten Probleme mit Schnittstellen sind keine technischen Probleme. Sie entstehen, weil nie festgelegt wurde, welches System für welche Daten führend ist. Ohne diese Festlegung entstehen zwei Stände, die beide richtig sein wollen. Deshalb steht sie bei uns vor der Anbindung, und zwar je Datenart einzeln.

Je Datenart festgelegt, welches System führend ist

Abgleich in eine Richtung, wo es reicht, in beide nur wo nötig

Fehlerfälle und Rückläufer vorher durchgespielt

Protokoll, damit Abweichungen auffallen statt still zu bleiben

Anbindung besprechen ERP-Integration ansehen

Von der Idee bis in den Betrieb.

Sechs Schritte, und der erste ist meistens der, der am meisten Aufwand spart.

1Prüfen 2Festlegen 3Entwickeln 4Testen 5Übernehmen 6Dokumentieren

PrüfenDeckt der Standard den Fall ab, und was kostet die Anpassung dauerhaft.

FestlegenWas genau entsteht, welche Daten führen und wo die Grenzen liegen.

EntwickelnAn den vorgesehenen Stellen, damit der nächste Versionswechsel trägt.

TestenMit echten Fällen aus Ihrem Alltag, auch mit Gutschrift und Rückläufer.

ÜbernehmenAltdaten geprüft, bereinigt und strukturiert eingestellt.

DokumentierenWas gebaut wurde und wie es gepflegt wird, schriftlich bei Ihnen.

Wofür welcher Weg der richtige ist.

Die rechte Spalte ist nicht automatisch besser. Sie ist nur dort besser, wo die linke nicht trägt.

Anforderung	Mit dem Standard	Mit einer Anpassung
Neue Aktenart anlegen	Konfiguration, keine Entwicklung nötig	Nicht sinnvoll
Freigabe nach Wertgrenze	Workflow einrichten, ohne Programmierung	Nur bei sehr ungewöhnlichen Regeln
Belege aus dem ERP am Vorgang	Je nach System über vorhandene Schnittstelle	Wenn das System keine passende Schnittstelle bietet
Massenimport aus Altbeständen	Mit vorhandenen Importwerkzeugen	Bei ungewöhnlichen Formaten und Strukturen
Externe Zulieferung von Dokumenten	Über ein Portal mit vorhandenen Mitteln	Wenn eigene Prüfregeln beim Eingang nötig sind
Ablauf, der Ihr Geschäft unterscheidet	Meist nur teilweise abbildbar	Hier lohnt sich die Entwicklung am ehesten

B&B Hotels in runder Form mit braunem Hintergrund und gelber Umrandung.

Womit Häuser bei uns am häufigsten anfangen.

Sechs Bereiche, in denen Standard und Anpassung ineinandergreifen.

ERP-Anbindung

Belege und Stammdaten zwischen ERP und DMS abgleichen.

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Belegverarbeitung

Eingang, Erkennung und Zuordnung von Rechnungen und Belegen.

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Import und Übernahme

Altbestände strukturiert und nachvollziehbar einstellen.

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Link- und Uploadportal

Externe Unterlagen entgegennehmen und bereitstellen.

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Workflows

Abläufe mit Regeln, Vertretung und sichtbarem Stand.

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Verschlüsselung

Schutz für besonders sensible Bestände.

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Geprüft wird mit den Fällen, die im Alltag Ärger machen.

Ein Test mit einer Musterrechnung sagt wenig. Interessant sind die Fälle, an denen heute jemand hängen bleibt: die Gutschrift, der Rückläufer, die Sammelrechnung, der Beleg mit fehlender Bestellnummer. Erst wenn diese Fälle durchlaufen, geht eine Anbindung in den Betrieb. Das verlängert die Testphase und verkürzt die Zeit danach.

Testfälle aus Ihren echten Belegen, nicht aus Vorlagen

Sonderfälle und Fehlerfälle ausdrücklich dabei

Nachvollziehbares Protokoll, was geprüft wurde

Abnahme gegen das, was vorher vereinbart war

Testumfang besprechen Projektmanagement ansehen

AWP Element Testfälle

TestfälleTestlaufBereit für Betrieb

GutschriftNegativer Betrag, Bezug zur UrsprungsrechnungWartetPrüftBestanden

RückläuferZurückgewiesener Beleg kommt erneut anWartetPrüftBestanden

SammelrechnungViele Positionen, mehrere BestellungenWartetPrüftBestanden

Fehlende BestellnummerZuordnung ohne ReferenzWartetPrüftBestanden

HÄUFIGE FRAGEN

Was Speditionen zum TDMS fragen.

Wofür steht TDMS?

Ersetzt ein TDMS unser Transportmanagementsystem?

Was ist der Unterschied zu einem normalen DMS?

Funktioniert das auch mit unserem TMS?

Wie kommen die Belege der Fahrer ins System?

Wir haben Auftraggeber, die weiter auf Papier bestehen. Geht das?

Was passiert mit den Belegen aus den letzten Jahren?

Lohnt sich das bei dreißig Fahrzeugen?

Was Kunden nach der Einführung sagen

Acht Stimmen aus Spedition, Logistik, Industrie und Handel. Alle Zitate stammen von Unternehmen, die enaio mit uns eingeführt haben.

Wir haben aufgrund von dokumentenintensiven Prozessen starken Bedarf an einer verlässlichen DMS-Lösung. Durch die Betreuung von AWP konnten wir einige Herausforderungen meistern, unter anderem maßgeschneiderte Schnittstellenanpassungen und unternehmensweite enaio-Updates. Die unkomplizierte Hands-On-Mentalität von AWP war dabei besonders förderlich.

Labom Mess- und Regeltechnik GmbHMesstechnik
Mit dem Eingangsrechnungsworkflow von AWP standardisieren wir die Belegbearbeitung in einem sicheren und effizienten Prozess. Die Belegprüfung erfolgt digital und personalisiert, und am Ende steht die automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

KISSEL Spedition GmbHSpedition
Wir haben die Software eingeführt, um die Suche nach Dokumenten stark zu vereinfachen und den Rechnungsein- und Ausgangsprozess zu optimieren. Beides ist uns mit Hilfe von AWP gelungen. Die sehr angenehme Zusammenarbeit war und ist von hoher Professionalität geprägt.

IGS Logistics Group Holding GmbHLogistik
Die Implementierung verlief zügig und ohne größere Probleme. enaio kann sich durch verschiedene Schnittstellen problemlos an bestehende Programme anpassen. Besonders hervorzuheben ist der exzellente Support. Heute können wir uns den Arbeitsalltag ohne enaio kaum noch vorstellen.

Brühler Stahlhandel GmbHStahlhandel
Nach mehreren Terminen und Vorstellungen war enaio genau die Lösung, die wir uns für ein neues DMS und einen neuen Eingangsrechnungsworkflow vorgestellt haben. Einfache Bedienung, übersichtliche Benutzeroberfläche, klare Prozessabläufe. Sämtliche Dokumente sind schnell und unkompliziert wiederzufinden.

Kommanditgesellschaft Bursped Speditions-GmbH & CoSpedition
Mit AWP konnten wir unser enaio erfolgreich modernisieren, weiterentwickeln und kontinuierlich an unsere Geschäftsprozesse sowie neue Herausforderungen anpassen. Gemeinsam haben wir bereits viel erreicht und wir freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit.

Noerpel SELogistik
Seit vielen Jahren verbindet uns gemeinsam mit AWP Consult eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit. enaio unterstützt unsere Prozesse zuverlässig und trägt maßgeblich zur Effizienz in unserem Arbeitsalltag bei.

Klumpp + Müller GmbH & Co. KGIndustrie
Bei der Einführung von enaio in unserem Unternehmen wurden wir professionell und kundenfreundlich begleitet. Die Implementierung von enaio hat die Digitalisierung unserer Prozesse vorangebracht.

Streit + Co Internationale Spedition GmbHSpedition

DEMO UND BERATUNG

Ihre Frage war nicht dabei?

Dann stellen Sie sie uns direkt.

Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre konkrete Situation an: welche Belege bei Ihnen auflaufen, wo es hakt und was sich mit vertretbarem Aufwand zuerst lösen lässt.

Ohne Verkaufsdruck und ohne vorgefertigte Lösung. Wenn Sie lieber zuerst sehen wollen, wie es aussieht, zeigen wir Ihnen das System an Ihren eigenen Beispielbelegen.

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AWP Consult GmbH Gottlieb-Daimler-Straße 5 63128 Dietzenbach bei Frankfurt am Main

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