Revisionssicherheit für Jahrzehnte: Professionelle kommunale Archivierung

Dokumente in der Verwaltung haben oft Lebenszyklen von 30, 50 oder sogar 100 Jahren. Ein einfaches Filesystem reicht hier nicht aus.

Die kommunale Archivierung stellt besondere Anforderungen an die Formatstabilität und die Integrität der Daten. AWP Consult setzt auf enaio® als zertifiziertes Langzeitarchiv, das Dokumente im PDF/A-Format speichert und so die Lesbarkeit für kommende Generationen sichert. Dabei berücksichtigen wir die individuelle Archivsatzung Ihrer Kommune und implementieren automatisierte Lösch- und Aufbewahrungsregeln.

Schnittstellen zu Fachverfahren

Ein modernes Archiv muss "atmen". Wir bieten spezialisierte DMS Schnittstellen zu Fachverfahren wie OK.CASH, AKDB oder anderen kommunalen Softwarelösungen. So werden Bescheide und Protokolle vollautomatisch in die revisionssichere Ablage der Behörde überführt, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.

Technische Sicherheit:

Erfahren Sie mehr über unsere Sicherheitsstandards:

Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Hash-Wert Prüfung
Zertifizierter Audit-Trail

Download: Datenblatt Archivierung

Fazit

Bei Aufbewahrungszeiten von mehreren Jahrzehnten ist nicht der Speicherplatz das Problem, sondern die Lesbarkeit. Dateiformate veralten schneller als Fristen ablaufen. Deshalb entscheidet die Formatwahl zu Beginn darüber, ob ein Dokument in vierzig Jahren noch geöffnet werden kann.

Ein stabiles Langzeitformat sichert die Lesbarkeit über Generationen, ein gewöhnliches Dateiablagesystem tut das nicht.
Lösch- und Aufbewahrungsregeln gehören an der Archivsatzung der jeweiligen Kommune ausgerichtet.
Schnittstellen zu den kommunalen Fachverfahren überführen Bescheide und Protokolle ohne manuellen Schritt ins Archiv.
Prüfsummen und ein nachvollziehbarer Zugriffsnachweis belegen, dass Dokumente unverändert geblieben sind.