Transparenz bei den Nebenkosten: Sicherheit für Verwalter und Mieter

Die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung ist zeitaufwendig und oft konfliktbehaftet. Eine rechtssichere Dokumentation der zugrunde liegenden Rechnungen ist Pflicht.

Mit enaio® archivieren Sie alle Rechnungen von Versorgern und Dienstleistern so, dass sie sofort der richtigen Nebenkostenabrechnung im DMS zugeordnet werden können. AWP Consult ermöglicht die rechtssichere Belegeinsicht: Mieter können über ein Portal direkt auf die für sie relevanten, anonymisierten Belege zugreifen. Das reduziert Rückfragen und Widersprüche massiv.

Automatisierte Zuweisung

Die KI-basierte Beleglesung erkennt Liegenschaftsnummern und Kostenarten auf Rechnungen und sortiert diese automatisch in die elektronische Betriebskosten-Akte ein.

Rechtssichere Archivierung

Sichern Sie sich gegen Klagen ab. Alle Unterlagen werden gemäß der gesetzlichen Fristen revisionssicher archiviert.

Ressourcen für Immobilienverwalter:

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Leitfaden: Verfahrensdokumentation Immobilienwirtschaft

Fazit

Die Betriebskostenabrechnung wird nicht durch bessere Rechenarbeit einfacher, sondern durch bessere Belegführung. Die meisten Konflikte entstehen bei der Einsichtnahme, weil Unterlagen mühsam zusammengesucht werden müssen. Liegen sie geordnet an der Liegenschaft, sinkt der Aufwand auf beiden Seiten.

Liegenschaftsnummer und Kostenart lassen sich aus der Rechnung erkennen und der passenden Akte zuordnen.
Eine Belegeinsicht über ein Portal ersetzt Terminvereinbarungen im Büro und reduziert Rückfragen deutlich.
Die bereitgestellten Belege müssen anonymisiert sein, soweit sie Angaben zu anderen Mietparteien enthalten.
Revisionssichere Ablage über die gesetzlichen Fristen ist die Grundlage, falls es doch zum Widerspruch kommt.