Vom PDF Anhang zur gebuchten Rechnung in unter zwei Minuten: der Prozess in 6 Schritten
Das Wichtigste in Kürze
- Ein durchgängiger digitaler Rechnungsprozess läuft in 6 klar definierten Schritten ab.
- Zwischen Eingang und Buchung liegen bei sauberer Automatisierung weniger als 2 Minuten.
- Der Mensch greift nur an definierten Kontrollpunkten ein, nicht in jedem Beleg.
- Voraussetzung sind KI Extraktion, GoBD konformes Archiv und eine saubere ERP Integration.
Wer digitale Rechnungsverarbeitung zum ersten Mal live sieht, ist meist überrascht, wie schnell moderne Systeme arbeiten. Aus einer eingehenden Mail mit PDF Anhang wird in unter zwei Minuten eine im ERP verbuchte Rechnung. Wie das konkret abläuft, zeigt dieser Ratgeber Schritt für Schritt.
Schritt 1: Eingang und Erkennung
Die Rechnung trifft ein, per Mail, Portal, DE Mail oder als XRechnung. Das System klassifiziert automatisch: Ist das überhaupt eine Rechnung, welches Format liegt vor, welcher Lieferant ist Absender? Dubletten werden sofort erkannt und aussortiert.
Schritt 2: KI Extraktion der Rechnungsdaten
Kopf, Positionen, Steuern, Bankverbindung. Alle relevanten Felder werden extrahiert. Bei bekannten Lieferanten passiert das in unter 10 Sekunden mit über 95 Prozent Trefferquote. Neue Lieferanten fließen ins Training ein und werden ab dem zweiten Beleg zuverlässig erkannt. Details dazu in unserem Beitrag zur KI Rechnungsverarbeitung.
Schritt 3: Sachliche und rechnerische Prüfung
Das System vergleicht die Rechnung mit vorhandenen Bestellungen, Wareneingängen und Kreditorenstammdaten im ERP. Passt der Preis, stimmen die Mengen, ist der Lieferant hinterlegt? Bei Übereinstimmung läuft der Prozess automatisch weiter. Bei Abweichungen wird die Rechnung dem richtigen Bearbeiter zugewiesen.
Schritt 4: Freigabeworkflow
Freigaben regeln, wer welche Beträge unterschreiben darf. Der Workflow kennt die Berechtigungen und leitet nach Kostenstellen, Betrag oder Projekt an den zuständigen Freigeber. Push Benachrichtigungen ins Handy sorgen dafür, dass niemand auf freigabefertige Rechnungen wartet.
Schritt 5: Buchung im ERP
Nach vollständiger Freigabe wird die Rechnung automatisch ins ERP übergeben. SAP, DATEV, Microsoft Dynamics: über zertifizierte Schnittstellen fließen die Daten ohne manuelle Nacharbeit direkt in die Buchhaltung.
Schritt 6: Revisionssichere Archivierung
Das Original, die extrahierten Daten, alle Prüf und Freigabestufen: alles wird revisionssicher und GoBD konform archiviert. Bei einer GoBD Prüfung ist jeder Prozessschritt sekundenschnell nachvollziehbar.
Was der Mensch noch macht
Der Mensch übernimmt Entscheidungen bei Ausnahmen, freigibt Beträge über seiner Schwelle und pflegt den Prozess weiter. Was er nicht mehr macht: Rechnungen manuell abtippen, Bestellnummern raussuchen oder Ablageorte diskutieren.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert bei Rechnungen ohne Bestellbezug?
Für frei kommende Rechnungen (FI Rechnungen) läuft ein spezieller Workflow, der die Kostenkontierung im Freigabeprozess einholt.
Wie geht das System mit Fremdsprachen um?
Moderne KI Systeme verarbeiten Rechnungen in vielen Sprachen. Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch sind meist Standard.
Wo wird die Original Rechnung gespeichert?
Im GoBD konformen Archiv, verknüpft mit den extrahierten Daten und dem Prüfprotokoll. Der Zugriff ist rollenbasiert geregelt.
Prozess live erleben?
In einer 30 minütigen Demo zeigen wir Ihnen den kompletten Prozess an einem Ihrer Belege.
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