PROJEKTMANAGEMENT1

PROJEKTMANAGEMENT

Projekte scheitern selten an der Technik.

Einführung und Ausbau von DMS-, ECM- und Workflowprojekten.

Sie scheitern an offenen Entscheidungen, unklarer Zuständigkeit und Terminen, die niemand mehr verfolgt. Genau dort setzt unser Projektmanagement an.

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Woran wir ein Projekt ausrichten.

Drei Festlegungen, die vor dem ersten Arbeitspaket stehen.

Eine Person entscheidet, nicht ein Gremium

Auf Ihrer Seite braucht es eine benannte Person, die Fragen zu Feldern, Berechtigungen und Freigabestufen beantworten darf. Ohne sie wandern Entscheidungen von Termin zu Termin.

Betrieb darf nicht an einem Namen hängen.

In Stufen statt in einem großen Wurf

Ein abgegrenzter erster Bereich geht früh in den Betrieb. Was sich dabei zeigt, fließt in die nächste Stufe, statt am Ende als Überraschung aufzutauchen.

Fachadministration ist eine eigene Aufgabe, keine Nebentätigkeit.

Offen rechnen statt still verschieben

Jede Änderung hat eine Auswirkung auf Termin oder Umfang. Wir legen sie offen, bevor entschieden wird, damit niemand erst am Liefertermin erfährt, dass es eng wird.

Die ersten zwölf Monate entscheiden über die Akzeptanz.

AWP Element Projektmanagement Ansprechpartner

Fachbereich

IT

Geschäftsführung

Hersteller

Ihr Projektleiter

Wer bei Ihnen wie viel Zeit braucht.

Die häufigste unangenehme Überraschung in einem Projekt ist nicht der Aufwand auf unserer Seite, sondern der auf Ihrer. Deshalb sagen wir vorher, in welchen Wochen wir wen brauchen.

Am meisten Zeit kostet die Anfangsphase, wenn Prozesse aufgenommen und Festlegungen getroffen werden. Danach sinkt der Aufwand auf Abstimmung und Tests.

Eine benannte Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis

Je Fachbereich eine Person, die den Ablauf wirklich kennt

Die IT für Systemumgebung, Netz und Schnittstellen

Key User, die später im Haus die erste Frage beantworten

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Sechs Phasen, und an jeder hängt eine Entscheidung.

Was hier in einer Zeile steht, ist im Projekt ein Termin mit benannten Beteiligten.

1Aufnehmen 2Festlegen 3Aufbauen 4Testen 5Schulen 6Übergeben

AufnehmenDer Ablauf wird durchgegangen, so wie er heute wirklich läuft.

FestlegenFelder, Aktenstruktur, Berechtigungen und Freigaberegeln werden entschieden.

AufbauenKonfiguration, Anpassungen und Schnittstellen entstehen im Testsystem.

TestenEchte Fälle aus Ihrem Alltag, nicht Musterbelege, auch die Sonderfälle.

SchulenAnwender und Key User lernen an ihren eigenen Masken und Daten.

ÜbergebenAbnahme, Dokumentation und eine begleitete Phase im laufenden Betrieb.

Woran Projekte in der Praxis hängen bleiben.

Die linke Spalte ist der Grund, die rechte das, was wir dagegen vorsehen.

Stolperstein	Was dann passiert	Was wir vorsehen
Niemand darf entscheiden	Felder und Berechtigungen bleiben offen, der Aufbau stockt	Eine benannte Person mit Entscheidungsbefugnis vor dem Start
Der Fachbereich ist nicht dabei	Die Struktur passt nicht zum Alltag, das System wird umgangen	Aufnahme mit den Menschen, die den Ablauf täglich machen
Getestet wird mit Musterbelegen	Sonderfälle fallen erst im Betrieb auf	Tests mit echten Fällen, auch mit den unangenehmen
Anforderungen wachsen still	Der Termin hält nicht, und niemand weiß genau warum	Jede Änderung mit Auswirkung auf Termin und Umfang offen
Schulung kommt zu spät	Anwender starten unsicher, der Support wird zum Nadelöhr	Schulung an den eigenen Masken kurz vor dem Start
Nach dem Start ist Schluss	Kleine Fehler bleiben, die Akzeptanz sinkt	Eine begleitete Phase in den ersten Wochen im Betrieb

B&B Hotels in runder Form mit braunem Hintergrund und gelber Umrandung.

Was zu einem Projekt bei uns gehört.

Sechs Bereiche, die sich einzeln oder gemeinsam übertragen lassen.

Termine und Stufen

Ein Plan mit Stufen, die einzeln in den Betrieb gehen.

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Rollen und Rechte

Wer sieht was, wer gibt frei, wer vertritt wen.

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Schnittstellen

Abstimmung mit ERP, Fachanwendungen und weiteren Dienstleistern.

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Nutzen bewerten

Was sich konkret ändert und woran Sie es messen.

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Mitarbeiter mitnehmen

Akzeptanz entsteht vor dem Start, nicht danach.

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Abnahme und Übergabe

Abnahme gegen das Vereinbarte, dann Übergabe an Ihre Administration.

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Jeder im Projekt sieht, woran es gerade hängt.

Ein Projekt braucht keinen dicken Statusbericht. Es braucht eine Liste offener Punkte mit Namen daran und einen festen Termin, in dem sie durchgegangen wird. So sieht jeder Beteiligte, was erledigt ist, was läuft und was auf eine Entscheidung wartet. Das verhindert die häufigste Verzögerung, nämlich die unbemerkte.

Fester Rhythmus mit kurzen Statusterminen

Offene Punkte mit Verantwortlichen und Terminen

Entscheidungen schriftlich festgehalten, nicht mündlich vereinbart

Auswirkungen auf Termin und Umfang sofort sichtbar

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AWP Element Projektmanagement Board

Projektboard

Offen

In Arbeit

Erledigt

Rechteprofil abstimmenFachbereich

Testfälle definierenKey User

Schulung planenAWP

FachkonzeptAWP

DatenübernahmeIT

HÄUFIGE FRAGEN

Was Speditionen zum TDMS fragen.

Wofür steht TDMS?

Ersetzt ein TDMS unser Transportmanagementsystem?

Was ist der Unterschied zu einem normalen DMS?

Funktioniert das auch mit unserem TMS?

Wie kommen die Belege der Fahrer ins System?

Wir haben Auftraggeber, die weiter auf Papier bestehen. Geht das?

Was passiert mit den Belegen aus den letzten Jahren?

Lohnt sich das bei dreißig Fahrzeugen?

Was Kunden nach der Einführung sagen

Acht Stimmen aus Spedition, Logistik, Industrie und Handel. Alle Zitate stammen von Unternehmen, die enaio mit uns eingeführt haben.

Wir haben aufgrund von dokumentenintensiven Prozessen starken Bedarf an einer verlässlichen DMS-Lösung. Durch die Betreuung von AWP konnten wir einige Herausforderungen meistern, unter anderem maßgeschneiderte Schnittstellenanpassungen und unternehmensweite enaio-Updates. Die unkomplizierte Hands-On-Mentalität von AWP war dabei besonders förderlich.

Labom Mess- und Regeltechnik GmbHMesstechnik
Mit dem Eingangsrechnungsworkflow von AWP standardisieren wir die Belegbearbeitung in einem sicheren und effizienten Prozess. Die Belegprüfung erfolgt digital und personalisiert, und am Ende steht die automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

KISSEL Spedition GmbHSpedition
Wir haben die Software eingeführt, um die Suche nach Dokumenten stark zu vereinfachen und den Rechnungsein- und Ausgangsprozess zu optimieren. Beides ist uns mit Hilfe von AWP gelungen. Die sehr angenehme Zusammenarbeit war und ist von hoher Professionalität geprägt.

IGS Logistics Group Holding GmbHLogistik
Die Implementierung verlief zügig und ohne größere Probleme. enaio kann sich durch verschiedene Schnittstellen problemlos an bestehende Programme anpassen. Besonders hervorzuheben ist der exzellente Support. Heute können wir uns den Arbeitsalltag ohne enaio kaum noch vorstellen.

Brühler Stahlhandel GmbHStahlhandel
Nach mehreren Terminen und Vorstellungen war enaio genau die Lösung, die wir uns für ein neues DMS und einen neuen Eingangsrechnungsworkflow vorgestellt haben. Einfache Bedienung, übersichtliche Benutzeroberfläche, klare Prozessabläufe. Sämtliche Dokumente sind schnell und unkompliziert wiederzufinden.

Kommanditgesellschaft Bursped Speditions-GmbH & CoSpedition
Mit AWP konnten wir unser enaio erfolgreich modernisieren, weiterentwickeln und kontinuierlich an unsere Geschäftsprozesse sowie neue Herausforderungen anpassen. Gemeinsam haben wir bereits viel erreicht und wir freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit.

Noerpel SELogistik
Seit vielen Jahren verbindet uns gemeinsam mit AWP Consult eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit. enaio unterstützt unsere Prozesse zuverlässig und trägt maßgeblich zur Effizienz in unserem Arbeitsalltag bei.

Klumpp + Müller GmbH & Co. KGIndustrie
Bei der Einführung von enaio in unserem Unternehmen wurden wir professionell und kundenfreundlich begleitet. Die Implementierung von enaio hat die Digitalisierung unserer Prozesse vorangebracht.

Streit + Co Internationale Spedition GmbHSpedition

DEMO UND BERATUNG

Ihre Frage war nicht dabei?

Dann stellen Sie sie uns direkt.

Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre konkrete Situation an: welche Belege bei Ihnen auflaufen, wo es hakt und was sich mit vertretbarem Aufwand zuerst lösen lässt.

Ohne Verkaufsdruck und ohne vorgefertigte Lösung. Wenn Sie lieber zuerst sehen wollen, wie es aussieht, zeigen wir Ihnen das System an Ihren eigenen Beispielbelegen.

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AWP Consult GmbH Gottlieb-Daimler-Straße 5 63128 Dietzenbach bei Frankfurt am Main

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