Prüfungssicherheit durch Design: Compliance im Fokus des Wirtschaftsprüfers

1. Revisionssicherheit jenseits der Archivierung

Ein GoBD konformes DMS ist für Wirtschaftsprüfer das wichtigste Instrument, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu testieren. Wer nach welcher software für digitale rechnungsverarbeitung sucht, muss sicherstellen, dass nicht nur der Beleg, sondern auch der gesamte Workflow, inklusive aller Freigabestempel und Kommentare, unveränderbar dokumentiert wird. Dies ist ein Kernthema unserer Enterprise Content Management Beratung.

2. Insider-Wissen: Export-Schnittstellen für den Prüfer

Ein Insider-Hack für effiziente Audits ist der dedizierte Prüfer-Zugriff. Statt Daten mühsam auf USB-Sticks zu ziehen, erhält der Auditor einen zeitlich und inhaltlich begrenzten Zugriff auf das DMS. Dank DSGVO Dokumentenmanagement bleiben andere Mandantendaten unsichtbar. Die Automatisierte Belegverarbeitung stellt sicher, dass alle Rechnungen im Rechnungseingangsworkflow digital bereits mit den Buchungssätzen verknüpft sind, was die Stichprobenprüfung auf Sekunden verkürzt.

Fazit

Prüfungssicherheit entsteht nicht am Ende des Jahres, sondern im täglichen Ablauf. Geprüft wird nicht nur der Beleg, sondern der Weg, den er genommen hat. Wer Freigaben, Kommentare und Korrekturen unveränderbar mitschreibt, verkürzt den Aufwand einer Jahresabschlussprüfung deutlich.

Nicht nur das Dokument, auch der gesamte Freigabeverlauf muss unveränderbar dokumentiert sein.
Ein zeitlich und inhaltlich begrenzter Prüferzugang ersetzt das Zusammenstellen von Datenträgern und hält übrige Daten außer Sicht.
Sind Belege bereits mit den Buchungssätzen verknüpft, wird aus der Stichprobenprüfung eine Abfrage statt einer Suche.
Ein System auf Prüfungen vorzubereiten lohnt sich vor der ersten Prüfung, nicht während der ersten Prüfung.