E-Mail-Archivierung: Warum Outlook kein Archiv ist (und nie sein wird)
Geschäftsbriefe im 21. Jahrhundert sind digital – und müssen auch so behandelt werden.
Die rechtliche Falle
E-Mails, die Geschäftsvorfälle vorbereiten, abschließen oder dokumentieren, unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren. Eine einfache Speicherung im Mailserver oder lokale PST-Dateien erfüllen **nicht** die Kriterien der revisionssicheren Archivierung. AWP Consult integriert enaio® direkt in Ihre Mail-Infrastruktur, um eine automatische, gesetzeskonforme Ablage zu garantieren.
Vorteile der Outlook DMS Integration
Durch unsere nahtlose Anbindung können Sie E-Mails per Drag-and-Drop direkt aus Outlook in die passende digitale Vertragsakte oder das Kundenprojekt ziehen. Das System übernimmt Anhänge und Metadaten automatisch. Dies verhindert Datensilos in persönlichen Postfächern und stellt sicher, dass das Teamwissen auch bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen erhalten bleibt.
Technischer Check:
Erfahren Sie mehr über die Anbindung an Exchange & Microsoft 365:
Download: Datenblatt Mail-KonnektorWichtig für den Admin:
Entlasten Sie Ihre Mail-Server durch HSM (Hierarchical Storage Management) und automatische Archivierungs-Regeln.