E-Mail-Archivierung: Warum Outlook kein Archiv ist (und nie sein wird)

Geschäftsbriefe im 21. Jahrhundert sind digital und müssen auch so behandelt werden.

Die rechtliche Falle

E-Mails, die Geschäftsvorfälle vorbereiten, abschließen oder dokumentieren, unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren. Eine einfache Speicherung im Mailserver oder lokale PST-Dateien erfüllen nicht die Kriterien der revisionssicheren Archivierung. AWP Consult integriert enaio® direkt in Ihre Mail-Infrastruktur, um eine automatische, gesetzeskonforme Ablage zu garantieren.

Vorteile der Outlook DMS Integration

Durch unsere nahtlose Anbindung können Sie E-Mails per Drag-and-Drop direkt aus Outlook in die passende digitale Vertragsakte oder das Kundenprojekt ziehen. Das System übernimmt Anhänge und Metadaten automatisch. Dies verhindert Datensilos in persönlichen Postfächern und stellt sicher, dass das Teamwissen auch bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen erhalten bleibt.

Technischer Check:

Erfahren Sie mehr über die Anbindung an Exchange & Microsoft 365:

Download: Datenblatt Mail-Konnektor

Wichtig für den Admin:

Entlasten Sie Ihre Mail-Server durch HSM (Hierarchical Storage Management) und automatische Archivierungs-Regeln.

Fazit

Geschäftliche Mails sind Geschäftsbriefe und unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papier. Das Postfach erfüllt diese Anforderung nicht, weil Inhalte dort verändert und gelöscht werden können. Der zweite Grund für eine eigene Ablage ist praktischer Natur: Wissen, das nur in einem persönlichen Postfach liegt, fehlt bei Urlaub und Ausfall.

Mails, die ein Geschäft vorbereiten oder abschließen, sind aufbewahrungspflichtig, teils bis zu zehn Jahre.
Lokale Archivdateien im Mailprogramm genügen den Anforderungen an Unveränderbarkeit nicht.
Die Ablage sollte aus dem gewohnten Mailprogramm heraus möglich sein, sonst wird sie umgangen.
Anhänge und Zuordnungsmerkmale gehören automatisch übernommen, nicht von Hand nachgepflegt.