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Eigene Produkte

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Entwicklung im Haus

Sieben Werkzeuge.

Ein Archiv.

Jedes dieser Produkte ist aus einer Projektfrage entstanden, die der Standard nicht beantwortet hat. Sie lassen sich einzeln einsetzen und greifen dort ineinander, wo es die Arbeit erleichtert.

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Team-Mitglieder

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Referenzen

B&B Hotels in runder Form mit braunem Hintergrund und gelber Umrandung.

01AWP DocumentHandlerEin- und AusgangBringt Dokumente aus Dateisystem, FTP, REST oder Postfach ins Archiv und wieder heraus, und hält abgelegte Objekte mit Fremddaten aktuell.Ansehen 02AWP Import GUIAblage aus der ArbeitsumgebungLegt Dokumente und Fotos aus dem Explorer, aus Outlook und aus dem Speichern-Dialog ab, mit automatisch ermitteltem Ablageort.Ansehen 03AWP Link- und UploadportalAustausch mit ExternenGibt Geschäftspartnern per Link und Passwort Zugriff im Browser, inklusive Upload, ganz ohne eigene Lizenz.Ansehen 04AWP SmartFlowEingangsverarbeitungHolt Nachrichten aus POP3 und IMAP, löst Anhänge heraus, legt sie ab und startet den passenden Workflow.Ansehen 05CipherMateVerschlüsselungVerschlüsselt Dokumente im Dokumentenmanagement, mit Berechtigungen und Vier-Augen-Prinzip in der Administration.Ansehen 06SimpleFlowBelegversandVersendet Rechnungen und Gutschriften elektronisch und hängt Nachweise automatisch an, mit Statusanzeige im Browser.Ansehen 07AWP Mail-GatewayAnbindung an Microsoft 365Übersetzt Basic Authentication in OAuth 2.0, damit Anwendungen und Geräte weiter am Postfach arbeiten.Ansehen

Warum ein DMS-Partner eigene Produkte entwickelt.

Die kurze Antwort: weil der Standard an bestimmten Stellen aufhört und Projekte genau dort nicht fertig werden.

AWP Consult führt seit 2006 Dokumentenmanagement und ECM in mittelständischen Häusern ein. In dieser Zeit sind die Anforderungen an ein DMS weitgehend gleich geblieben: Dokumente sollen vollständig ankommen, revisionssicher liegen, schnell gefunden werden und am Ende auch wieder herausgehen können. Was sich unterscheidet, sind die Wege dorthin. Jedes Haus hat eigene Vorsysteme, eigene Ablagelogik und eine eigene Vorstellung davon, wer prüft und wer freigibt. Ein Standardprodukt deckt davon den größten Teil ab. Übrig bleiben jedes Mal dieselben Lücken: ein Vorsystem ohne Archivfunktion, ein Partner, der keine Lizenz hat und trotzdem Unterlagen schicken muss, ein Postfach, das keiner mehr leer bekommt, eine Anwendung, die nach einer Umstellung bei Microsoft nicht mehr an das Postfach kommt. Diese Lücken lassen sich nicht wegberaten, sie müssen geschlossen werden.

Die sieben Produkte auf dieser Seite sind genau aus solchen Projektfragen entstanden. Keines davon ist am Reißbrett geplant worden, jedes hatte einen ersten Kunden mit einem konkreten Problem. Weil die Entwicklung im Haus liegt, lassen sie sich an die Gegebenheiten anpassen, statt dass ein Projekt auf den nächsten Release eines Herstellers wartet. Alle Produkte sind darauf ausgelegt, auf dieselbe Ablage zu arbeiten. Ein Dokument existiert damit einmal, unabhängig davon, ob es über einen Import, über ein Portal, aus dem Postfach oder aus einem Scanner hereingekommen ist. Das ist der Unterschied zwischen einer gewachsenen Sammlung von Insellösungen und einer Ablage, auf die sich Prozesse setzen lassen.

Was die Produkte gemeinsam haben.

So unterschiedlich die Aufgaben sind, der Aufbau folgt in allen Fällen denselben Grundsätzen.

Eine Ablage: ein Dokument existiert einmal, unabhängig vom Weg hinein

Bestehende Systeme bleiben: ERP, Buchhaltung und Fachsoftware behalten ihre Rolle

Regeln statt Einzelentscheidungen: einmal festgelegt, danach automatisch

Nachvollziehbarkeit: wer wann was abgelegt oder geändert hat, bleibt sichtbar

Anpassbar: Felder, Wege und Oberflächen folgen Ihrem Haus, nicht umgekehrt

enaio als ECM-Lösung

Woran merken Sie, was für ein Produkt Sie brauchen?

Meist steht am Anfang kein Produktname, sondern ein Satz aus dem Arbeitsalltag.

Wenn das bei Ihnen so istSehen Sie sich das an

Dokumente liegen in Netzlaufwerken und sollen ins Archiv

AWP DocumentHandler

Ablegen dauert zu lange, weil niemand den richtigen Ordner findet

AWP Import GUI

Partner schicken Unterlagen per Mail, die Postfächer laufen über

AWP Link- und Uploadportal

Eingangsrechnungen sollen automatisch in die Prüfung laufen

AWP SmartFlow

Sensible Dokumente dürfen nur Berechtigte öffnen können

CipherMate

Rechnungen gehen mit Nachweisen raus, bisher von Hand

SimpleFlow

Eine Anwendung kommt nach der Microsoft-Umstellung nicht mehr ins Postfach

AWP Mail-Gateway

Wie eine Einführung abläuft.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb, damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen.

Erstgespräch und Bestandsaufnahme

Am Anfang steht kein Produktname, sondern ein Ablauf. Wir sehen uns an, wo Dokumente heute entstehen, wer sie anfasst, wo sie liegen bleiben und welche Systeme beteiligt sind. Daraus ergibt sich meist von selbst, welches Werkzeug passt und welches nicht gebraucht wird. Ebenso wichtig ist die Frage, was bleiben soll. Ein gut eingespieltes Vorgehen muss nicht ersetzt werden, nur weil es nicht digital ist.

Festlegung von Struktur und Regeln

Vor der Technik steht die Entscheidung, welches Dokument in welche Akte gehört, welche Felder gepflegt werden und wer was sehen darf. Diese Festlegung ist der Teil, der am meisten über den späteren Nutzen entscheidet, und sie lässt sich nicht an eine Software delegieren. Wir bringen dafür Vorlagen aus vergleichbaren Projekten mit, statt bei null anzufangen.

Einrichtung und Test mit echten Daten

Eingerichtet wird je Quelle oder je Anwendungsfall, nicht alles auf einmal. Getestet wird mit echten Dokumenten aus Ihrem Haus, weil Musterdaten die Fälle nicht enthalten, an denen es später hakt: fehlende Felder, zusammengeheftete Belege, Sonderzeichen in Dateinamen, doppelte Eingänge. Erst wenn eine Quelle stabil läuft, kommt die nächste dazu.

Übergabe und laufender Betrieb

Zum Abschluss gehören eine Einweisung der beteiligten Mitarbeiter und die Dokumentation der eingerichteten Regeln. Für den Betrieb gibt es einen festen Ansprechpartner, der das Projekt kennt, statt eines wechselnden Tickets. Wo Verfahrensdokumentation oder eine Betriebsprüfung ansteht, begleiten wir den Teil mit, weil die Fragen dort regelmäßig dieselben sind.

Nach Aufgabe sortiert.

Wenn Sie wissen, an welcher Stelle es hakt, finden Sie hier die passende Gruppe.

Dokumente hereinbekommen

AWP DocumentHandler für Import aus Systemen und Quellen

AWP Import GUI für die Ablage aus Explorer und Office

AWP SmartFlow für Eingangspost aus Postfächern

AWP Link- und Uploadportal für Uploads durch Externe

Dokumente verarbeiten und schützen

AWP SmartFlow für den Start von Workflows

CipherMate für die Verschlüsselung sensibler Bestände

AWP DocumentHandler für die Aktualisierung von Beständen

Berechtigungen und Prüfwege aus enaio selbst

Dokumente herausgeben

SimpleFlow für den Versand von Rechnungen und Gutschriften

AWP DocumentHandler für Export und Bereitstellung

AWP Link- und Uploadportal für den Zugriff von außen

AWP Mail-Gateway, damit der Mailversand technisch möglich bleibt

Was die Produkte gemeinsam haben.

So unterschiedlich die Aufgaben sind, der Aufbau folgt in allen Fällen denselben Grundsätzen.

Eine Ablage: ein Dokument existiert einmal, unabhängig vom Weg hinein

Bestehende Systeme bleiben: ERP, Buchhaltung und Fachsoftware behalten ihre Rolle

Regeln statt Einzelentscheidungen: einmal festgelegt, danach automatisch

Nachvollziehbarkeit: wer wann was abgelegt oder geändert hat, bleibt sichtbar

Anpassbar: Felder, Wege und Oberflächen folgen Ihrem Haus, nicht umgekehrt

enaio als ECM-Lösung

Alle sieben im Vergleich.

Welches Produkt welche Aufgabe übernimmt, woran es ansetzt und was es voraussetzt.

Produkt	Aufgabe	Setzt an bei	Voraussetzung
AWP DocumentHandler	Import, Export und Aktualisierung	Systemen, Ordnern, FTP, REST und Postfächern	enaio DigiArch als Archiv
AWP Import GUI	Manuelle Ablage am Arbeitsplatz	Explorer, Outlook, Word und Office 365	enaio und Windows-Arbeitsplätze
AWP Link- und Uploadportal	Austausch mit Externen	Browserzugriff über Link und Passwort	enaio als interne Ablage
AWP SmartFlow	Verarbeitung von Eingangspost	POP3- und IMAP-Postfächern	enaio mit Workflows
CipherMate	Verschlüsselung von Dokumenten	Dateien und Schlüsseln im DMS	Dokumentenmanagement mit Berechtigungen
SimpleFlow	Versand von Rechnungen und Gutschriften	Belegen aus ERP und Buchhaltung	Beliebiges Dokumentenarchiv
AWP Mail-Gateway	Anbindung an Microsoft 365	IMAP, POP3 und SMTP	Exchange Online, unabhängig vom DMS

Häufige Kombinationen.

In Projekten treten bestimmte Paare besonders oft gemeinsam auf.

1SmartFlow und RechnungseingangBelege kommen automatisch herein und laufen sofort in die Prüfung.2DocumentHandler und ArchivierungBestehende Quellen füllen das revisionssichere Archiv ohne Handarbeit.3Portal und ProjektakteExterne liefern Unterlagen, die direkt in der Projektakte landen.4CipherMate und PersonalakteSensible Bestände bleiben auch außerhalb des Systems geschützt.5SimpleFlow und E-RechnungBelegversand mit Nachweisen, abgestimmt auf die geltenden Formate.6Mail-Gateway und ScannerScan-to-Mail funktioniert weiter, obwohl Microsoft die Anmeldung umgestellt hat.

Begriffe rund um DMS und ECM.

Kurz erklärt, damit in Gesprächen alle dasselbe meinen.

DMS: Dokumentenmanagementsystem. Software, die Dokumente strukturiert ablegt, versioniert, durchsuchbar macht und über Berechtigungen zugänglich hält.
ECM: Enterprise Content Management. Der weiter gefasste Begriff, der neben der Ablage auch Prozesse, Aufgaben und die Zusammenarbeit an Dokumenten umfasst.
enaio: Die ECM-Plattform, auf der AWP Consult als zertifizierter Partner arbeitet und auf die der Großteil dieser Produkte aufsetzt.
Revisionssichere Archivierung: Eine Ablage, in der Dokumente nach dem Eingang nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben.
Workflow: Ein festgelegter Ablauf mit Stationen, Zuständigkeiten und Fristen, etwa die sachliche und rechnerische Prüfung einer Eingangsrechnung.
Schnittstelle: Die technische Verbindung zwischen zwei Systemen, über die Dokumente oder Daten ausgetauscht werden, etwa zu SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365 oder einer Branchensoftware.