E-Rechnung in der Logistik: XRechnung und ZUGFeRD automatisch verarbeiten
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. AWP Consult setzt die E-Rechnungsverarbeitung mit enaio® für Logistik und Spedition um, vom Eingang im Format XRechnung oder ZUGFeRD bis zur Übergabe an das ERP-System.
für alle Unternehmen
800.000 Euro Vorjahresumsatz
statt 8 bis 12 Tagen
DACH-Region
E-Rechnungsverarbeitung mit enaio® für Logistik und Spedition
Alle Eingangsformate, ob XRechnung, ZUGFeRD oder PDF, laufen in einem automatischen Workflow zusammen. Weitere Bausteine für Transport und Lager zeigt die Übersicht enaio® für Logistik und Transport.
XRechnung automatisch empfangen
enaio® empfängt XRechnungen direkt aus dem Postfach oder einem E-Rechnungsportal. Die strukturierten Daten werden ohne manuelle Erfassung übernommen.
ZUGFeRD verarbeiten
ZUGFeRD kombiniert maschinenlesbares XML mit einer lesbaren PDF-Ansicht. enaio® liest den XML-Teil aus und startet den Freigabe-Workflow.
PDF-Rechnungen per KI
Viele Subunternehmer senden Rechnungen weiterhin als PDF. Das KI-Modul enaio® kairos klassifiziert diese Belege und liest die Daten aus, bei gut strukturierten Standardbelegen mit einer Erkennungsrate von 80 bis 95 Prozent. Danach läuft derselbe Workflow wie bei der XRechnung.
Direkte ERP-Übergabe
Die Rechnungsdaten gehen an SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365, proALPHA, Sage und weitere ERP-Systeme. Gebucht wird ohne erneute Dateneingabe, Skontofristen werden erkannt und im Workflow überwacht. Wie der gesamte Ablauf aussieht, zeigt die Rechnungsverarbeitung mit enaio®.
GoBD-konforme Archivierung
Alle E-Rechnungen werden unveränderbar, vollständig und mit Audit-Trail archiviert. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz im Original. Als Buchungsbelege werden Rechnungen 8 Jahre aufbewahrt.
Vorbereitung auf die Versandpflicht
AWP Consult bereitet Sie schrittweise vor: zuerst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten, danach selbst Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen, rechtzeitig vor dem für Ihr Unternehmen geltenden Stichtag.
Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet und wann was gilt
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, die Versandpflicht folgt gestaffelt 2027 und 2028. Einen ausführlichen Überblick gibt unsere Seite E-Rechnung. AWP Consult bereitet Logistikunternehmen auf beide Phasen vor.
Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle
Übergangsregel bis Ende 2026
Ab 2027 und 2028: Versandpflicht gestaffelt
EN 16931: XRechnung und ZUGFeRD
Gutschriftverfahren in der Logistik
Validierung eingehender E-Rechnungen
Subunternehmer-Rechnungen in verschiedenen Formaten
Was sich im Rechnungseingang verändert
Typische Effekte nach der Einführung, abhängig von Belegvolumen, Formatmix und ERP-System.
| Messbereich | Vorher | Nachher | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Durchlaufzeit je Rechnung | 8 bis 12 Tage | 1 bis 2 Tage | Deutlich schneller freigegeben |
| Rechnungserfassung | Jeder Beleg wird abgetippt | Strukturierte Daten werden übernommen | Aufwand je Beleg sinkt deutlich |
| Skontoausnutzung | Fristen werden oft verpasst | Fristen im Workflow überwacht | Mehr Skonto realisiert |
| Fehler bei der Erfassung | Tippfehler und Doppelerfassungen | Validierung vor der Freigabe | Weniger Korrekturen |
| E-Rechnungspflicht | Offene Fragen zu Formaten und Fristen | Empfang, Prüfung und Archivierung geregelt | Pflichten sicher abgedeckt |
| ERP-Buchung | Manuell und verzögert | Automatische Übergabe | Zeitnah gebucht |
Wie ein AWP-Projekt läuft
Kein Big-Bang-Rollout. Einstieg mit einem Prozess, messbare Ergebnisse, dann gezielter Ausbau.
- Erstgespräch und Prozessaufnahme vor Projektstart
- Transparente Aufwandsschätzung vor Vertragsunterzeichnung
- Keine versteckten Positionen nach Projektstart
- Jede Phase mit klarem Ergebnis abgenommen
- Langfristiger Support-Partner nach Go-live
Von der Analyse bis zum Go-live in vier Schritten
Ein typisches Projekt dauert 8 bis 16 Wochen, abhängig von Belegvolumen und Schnittstellen.
Analyse und Konzept
Konfiguration
Test und Schulung
Go-live und Support
Ihr Partner für die E-Rechnung in Logistik und Spedition
AWP Consult GmbH aus Dietzenbach bei Frankfurt begleitet mittelständische Unternehmen seit 2006 bei der Einführung von enaio®, in Logistik, Industrie, Wohlfahrt und Dienstleistung. Was ein DMS für Speditionen insgesamt leisten sollte, beschreibt die Seite DMS für Speditionen.
Als zertifizierter enaio® Partner betreuen wir über 150 Kunden in der DACH-Region. Transparenz über Aufwand und Umfang vor dem ersten Vertragsabschluss ist unser Grundprinzip, mit klaren Projektphasen statt Überraschungen im Projektverlauf.
Häufige Fragen zur E-Rechnung in der Logistik
Was regelt die E-Rechnungspflicht?
Können Subunternehmer-Rechnungen im PDF-Format automatisch verarbeitet werden?
Wann sollten Logistikunternehmen starten?
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Gutschriften?
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnung für Ihren Logistikbetrieb jetzt vorbereiten
AWP Consult setzt die E-Rechnungsverarbeitung mit enaio® um, von XRechnung und ZUGFeRD bis zur automatischen ERP-Buchung.
