enaio® Personalakte: Zugriffsrechte, Löschfristen und Lohnanbindung richtig eingerichtet

Wir richten die Personalakte in enaio® so ein, dass HR, Führungskräfte und Betriebsrat genau die Dokumente sehen, die sie sehen dürfen. Löschfristen greifen je Dokumentart automatisch, Abrechnungen landen ohne manuelle Ablage in der richtigen Akte. AWP Consult aus Dietzenbach.

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Papierakte vs. digitale Personalakte

Papierakte: nur im Büro

Homeoffice ausgeschlossen

enaio®: überall abrufbar

Büro, Homeoffice, unterwegs

Löschfristen: automatisch

Nie zu früh, nie zu spät

Auskunft nach Art. 15: zügig erstellt

Statt tagelanger Suche in Ordnern

Schutz besonderer Daten nach Art. 9 DSGVO

Automatische Löschfristen

Anbindung an DATEV, SAP und weitere Systeme

Über 150 Kunden in der DACH-Region

Dietzenbach bei Frankfurt

2006

AWP Consult
am Markt seit

Art. 9

DSGVO-Schutz für
besondere Daten

8 bis 16

Wochen typische
Projektdauer

150⁺

Kunden in der
DACH-Region

Was die enaio® Personalakte im HR-Alltag abdeckt

Die Personalakte in enaio® begleitet jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter von der Bewerbung bis nach dem Austritt.

Recruiting & Bewerbermanagement

Bewerbungsunterlagen liegen digital vor, die Löschfristen nach Abschluss des Verfahrens laufen automatisch. Bei einer Zusage wandern die Unterlagen direkt in die neue Personalakte.

Onboarding-Workflow

Arbeitsvertrag, Datenschutzerklärung und Einweisungen werden digital signiert und automatisch abgelegt. Der Workflow zeigt, welches Pflichtdokument noch fehlt.

Laufende Beschäftigung

Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus dem Lohnprogramm, etwa aus DATEV oder SAP, landen automatisch in der Akte. Wiedervorlagen erinnern an Befristungsende, Probezeit und Weiterbildungspflichten.

DSGVO-konforme Löschung

Löschfristen werden je Dokumenttyp konfiguriert. Nach Ablauf schlägt enaio® die Löschung vor und dokumentiert sie revisionssicher. Bei Datenschutzprüfungen liegt der Nachweis sofort vor.

Rollenbasierte Zugriffsrechte

HR sieht die gesamte Akte, Führungskräfte nur freigegebene Dokumente, der Betriebsrat nur das gesetzlich Vorgesehene. AWP Consult entwickelt das Konzept gemeinsam mit Ihnen.

Auskunft nach Art. 15 DSGVO

Auskunftsanfragen beantworten Sie direkt aus der digitalen Akte, statt Ordner zu durchsuchen. Jeder Zugriff wird im Audit-Trail protokolliert.

Arbeitsbesprechung zur Einführung der digitalen Personalakte

DSGVO

Art. 9 schützt besonders sensible HR-Daten

Worauf es bei der enaio® Personalakte ankommt

Vier Themen entscheiden, ob die digitale Personalakte im Alltag akzeptiert wird und rechtlich standhält.

Mitbestimmungspflicht: Betriebsrat einbinden

Die Einführung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. AWP Consult hat in vielen Projekten Betriebsvereinbarungen begleitet und kennt die typischen Diskussionspunkte sowie erprobte Lösungsansätze.

Anbindung an das Lohnprogramm

Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus DATEV oder SAP landen automatisch in der richtigen Personalakte, ohne manuelle Ablage. AWP Consult hat die DATEV-Anbindung in mehreren Projekten umgesetzt.

Berechtigungskonzept: wer sieht was?

HR, Führungskräfte und Betriebsrat brauchen völlig unterschiedliche Zugriffsrechte. AWP Consult entwickelt das Konzept so, dass alle drei Gruppen das Ergebnis mittragen.

Aufbewahrungsfristen: was gilt wie lange?

Lohn- und Gehaltsabrechnungen acht Jahre, Lohnkonten sechs Jahre, Unterlagen abgelehnter Bewerber in der Regel sechs Monate. Für einzelne Unterlagen gelten längere Fristen. enaio® hinterlegt jede Frist je Dokumenttyp.

Was sich gegenüber der Papierakte ändert

Typische Veränderungen nach dem Go-live der enaio® Personalakte.

Bereich	Papierakte	enaio® Personalakte	Effekt
Dokumentensuche Personalakte	Suche in Ordnern und Schränken	Treffer in Sekunden	Deutlich schneller
DSGVO-Auskunft Art. 15	Tage manueller Zusammenstellung	Export aus der digitalen Akte	Fristen sicher einhalten
Löschfristen-Compliance	Manuell, fehleranfällig	Automatisch, protokolliert	Lückenlos nachweisbar
Onboarding-Vollständigkeit	Oft lückenhaft	Workflow prüft Vollständigkeit	Vollständige Akten
Betriebsprüfung HR-Unterlagen	Tagelange Suche	Gezielter Export	Deutlich weniger Aufwand

Wie ein AWP-Projekt läuft

Kein Big-Bang-Rollout. Einstieg mit einem Prozess, messbare Ergebnisse, dann gezielter Ausbau. Den vollständigen Ablauf beschreibt die Seite zur Einführung von enaio®.

Lohnprogramm angebunden, etwa DATEV oder SAP
Betriebsrat-taugliches Berechtigungskonzept
Automatische Löschfristen je Dokumenttyp
Auskunft nach Art. 15 DSGVO ohne Ordnersuche
Löschnachweis revisionssicher archiviert

Schritt für Schritt

Einstieg mit einem Prozess, dann gezielter Ausbau

Von der Analyse bis zum Go-live

Woche 1 bis 2

Analyse & Konzept

Prozessaufnahme, Aktenstruktur, Rollen und Anforderungen im Detail erfassen.

Woche 3 bis 6

Konfiguration

Aktenstruktur, Berechtigungen, Schnittstellen und Workflows aufbauen.

Woche 7 bis 10

Test & Schulung

Testsystem, Abnahme durch Fachbereiche, rollenspezifische Schulungen.

Woche 11 bis 12

Go-live & Support

Produktivstart, enge Begleitung, Messung der Kennzahlen und laufender Support.

Was Kunden über AWP Consult sagen

Die digitale Personalakte hat unseren HR-Prozess komplett verändert. Dokumente in Sekunden statt Minuten. Die DSGVO-Konformität ist endlich wirklich sichergestellt.

HR-Leiterin, Logistikunternehmen

Rhein-Main-Gebiet

AWP Consult hat das Berechtigungskonzept so entwickelt, dass unser Betriebsrat von Anfang an zugestimmt hat. Datenschutz und HR-Effizienz in einem System.

Personalreferent, Industrieunternehmen

Hessen

Die automatischen Löschfristen haben uns bei der letzten DSGVO-Prüfung gerettet. Alles protokolliert, alles nachweisbar. Mit Papier undenkbar.

Geschäftsführer, mittelständisches Unternehmen

Dietzenbach

Besprechung mit Unterlagen und Auswertungen am Schreibtisch

2006

AWP Consult am Markt seit

150+

Kunden in der DACH-Region

HR-Expertise trifft DSGVO-Tiefenwissen

Die AWP Consult GmbH aus Dietzenbach ist seit 2006 am Markt, zertifizierter enaio® Partner und betreut über 150 Kunden in der DACH-Region. Personalakten haben wir unter anderem in sozialen Einrichtungen, Industrieunternehmen und mittelständischen Dienstleistern eingeführt.

Besondere Stärke ist das Berechtigungskonzept. In vielen Projekten haben wir Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte eingebunden und Konzepte entwickelt, die rechtlich standhalten.

Häufige Fragen zur enaio® Personalakte

Ist die Einführung der enaio® Personalakte mitbestimmungspflichtig?

Ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, weil das System grundsätzlich geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. AWP Consult hat in vielen Projekten Betriebsvereinbarungen begleitet und kennt erprobte Lösungen für die typischen Diskussionspunkte.

Welche Aufbewahrungsfristen bildet die enaio® Personalakte ab?

Lohn- und Gehaltsabrechnungen gelten als Buchungsbelege und sind seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre aufzubewahren, Lohnkonten sechs Jahre. Unterlagen abgelehnter Bewerber werden in der Regel nach sechs Monaten gelöscht. Für einzelne Unterlagen, etwa zur betrieblichen Altersversorgung, gelten deutlich längere Fristen. enaio® hinterlegt jede Frist je Dokumenttyp.

Lässt sich die enaio® Personalakte an DATEV und andere Systeme anbinden?

Ja. AWP Consult hat die DATEV-Anbindung in mehreren Projekten umgesetzt, Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden automatisch in die jeweilige Personalakte übertragen. Auch SAP, Microsoft Dynamics 365, proALPHA und Sage lassen sich an enaio® anbinden.

Wie wird der Datenschutz in der enaio® Personalakte sichergestellt?

Über ein feingranulares Berechtigungskonzept, verschlüsselte Speicherung, einen lückenlosen Audit-Trail und automatische Löschfristen. Der Betrieb erfolgt in deutschen Rechenzentren, Daten werden nicht außerhalb der EU übertragen.

HR-Demo: die enaio® Personalakte mit Ihren eigenen Prozessen

AWP Consult zeigt Ihnen die enaio® Personalakte anhand Ihrer eigenen HR-Prozesse. 45 Minuten, unverbindlich, aus Dietzenbach für die DACH-Region.

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Weiterführende Informationen

Passende Themen rund um die enaio® Personalakte

01Digitale Personalakte mit enaio®›02DSGVO-gerechtes Dokumentenmanagement›03GoBD-konformes DMS›04enaio® im Überblick›05enaio® kairos: das KI-Modul›06Workflow-Management›07DATEV-Anbindung an enaio®›08enaio® SAP-Schnittstelle›09Microsoft Dynamics 365 und enaio®›10enaio® ERP-Integration›11DMS-Einführung: Roadmap und Schritte›12enaio® vs. d.velop›13enaio® vs. DocuWare›14enaio® vs. ELO›15enaio® Einführung: Ablauf und Phasen›

Fazit

Der Wert einer digitalen Personalakte liegt nicht im Wegfall des Papiers, sondern in zwei Dingen, die sich in Aktenschränken nicht abbilden lassen: ein Rechtekonzept bis auf einzelne Dokumente und Fristen, die automatisch überwacht werden. Alles andere ist Beiwerk.

Besonders geschützte Daten brauchen eine eigene Zugriffsregelung, nicht den allgemeinen HR-Zugang.
Löschfristen unterscheiden sich je Dokumentart und sollten automatisch greifen.
Die Anbindung an das Lohnprogramm verhindert doppelte Pflege der Stammdaten.
Jede Änderung an der Akte gehört protokolliert, das zählt bei Prüfungen und Streitfällen.