Digitale Personalakte enaio® – DSGVO-konform | AWP Consult

Digitale Personalakte enaio®

Digitale Personalakte enaio® – DSGVO-konform, vollständig digital

Von der Bewerbung bis zur Archivierung nach Austritt – alle HR-Dokumente automatisiert, mit automatischen Löschfristen und rollenbasiertem Berechtigungskonzept. AWP Consult aus Dietzenbach.

Kostenlose Erstberatung Mehr erfahren

Papierakte vs. digitale Personalakte

Papierakte: nur im Büro

Homeoffice ausgeschlossen

Problem

enaio®: überall abrufbar

Büro, Homeoffice, unterwegs

Gelöst

Löschfristen: automatisch

Nie zu früh, nie zu spät

DSGVO-konform

Auskunft Art. 15: Minuten

Statt Tage manueller Suche

Sofort

DSGVO Art. 9 – höchste Schutzklasse

Automatische Löschfristen

DATEV & SAP HR Integration

150+ Referenzen DACH

Dietzenbach / Frankfurt

100^%

DSGVO Art. 9
konform

vergessene
Löschfristen

8–12^W

Wochen bis
Go-live

150⁺

Referenzen
DACH

HR-Lebenszyklus digital

Von Bewerbung bis Austritt – vollständig digital

Die digitale Personalakte in enaio® bildet den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus ab.

Recruiting & Bewerbermanagement

Bewerbungsunterlagen digital, DSGVO-konforme Löschfristen automatisch. Zusagen nahtlos in die Personalakte überführt.

DSGVO-konform automatisch

Onboarding-Workflow

Arbeitsvertrag, Datenschutzerklärung, Einweisungen – digital signiert, automatisch in der Akte. Kein Pflichtdokument vergessen.

Vollständig automatisiert

Laufende Beschäftigung

Gehaltsabrechnungen aus DATEV oder SAP HR automatisch in der Akte. Wiedervorlagen für Befristungsende, Probezeit, Weiterbildungspflichten.

DATEV/SAP automatisch

DSGVO-konforme Löschung

Löschfristen je Dokumenttyp konfiguriert. Automatischer Vorschlag nach Ablauf, revisionssicherer Löschnachweis. Audit in Minuten.

Automatisch & nachweisbar

Rollenbasierte Zugriffsrechte

HR sieht alles, Führungskraft nur Freigegebenes, Betriebsrat nur gesetzlich Vorgesehenes. AWP Consult entwickelt das Konzept gemeinsam.

Betriebsrat-konform

DSGVO-Auskunft in Minuten

Art. 15-Anfragen in Minuten beantworten statt tagelanger Suche. Vollständiger Audit-Trail aller Zugriffe.

Compliance sofort

Was AWP Consult bei Personalakten besonders gut kann AWP Consult Dietzenbach

DSGVO

Art. 9 – höchste Schutzklasse für HR-Daten

100%

konform

Besondere Anforderungen

Was AWP Consult bei Personalakten besonders gut kann

Spezifische Expertise für die komplexen Anforderungen digitaler Personalakten.

Betriebsrat einbinden: § 87 BetrVG

Die Einführung ist mitbestimmungspflichtig. AWP Consult hat in vielen Projekten Betriebsvereinbarungen begleitet und kennt die erprobten Lösungsansätze.

DATEV und SAP HR Integration

Gehaltsabrechnungen landen automatisch in der richtigen Personalakte – ohne manuelle Ablage. AWP Consult hat DATEV und SAP HR in mehreren Projekten integriert.

Berechtigungskonzept: wer sieht was?

HR, Führungskraft, Betriebsrat – drei Rollen mit völlig unterschiedlichen Zugriffsrechten. AWP Consult entwickelt das Konzept so, dass alle Gruppen das Ergebnis akzeptieren.

Aufbewahrungsfristen automatisch

Lohnsteuerrelevant: 10 Jahre. Sozialversicherung: bis 30 Jahre. Bewerbungsunterlagen: 6 Monate. enaio® konfiguriert alle Fristen automatisch.

Wirtschaftlichkeit

Messbare Ergebnisse aus AWP-Projekten

Typische Kennzahlen 12 Monate nach Go-live – gemessen bei Kunden im DACH-Raum.

Messbereich	Vorher	Nachher	Ergebnis
Dokumentensuche Personalakte	10–30 Min.	Sekunden	99% schneller
DSGVO-Auskunft Art. 15	1–3 Tage manuell	15 Min. digital	Risiko eliminiert
Löschfristen-Compliance	Manuell, fehleranfällig	Automatisch, protokolliert	100% sicher
Onboarding-Vollständigkeit	Oft lückenhaft	Workflow erzwingt Vollständigkeit	Null Lücken
Betriebsprüfung HR-Unterlagen	2–3 Tage Suche	Export in Stunden	Aufwand –90%

Projektablauf

Wie ein AWP-Projekt läuft

Kein Big-Bang-Rollout. Einstieg mit einem Prozess, messbare Ergebnisse, dann gezielter Ausbau.

Erstgespräch und Prozessaufnahme kostenlos
Vollständige Kosteneinschätzung vor Vertragsunterzeichnung
Keine versteckten Positionen nach Projektstart
Jede Phase mit klarem Ergebnis abgenommen
Langfristiger Support-Partner nach Go-live

enaio Implementierung AWP Consult Frankfurt Rhein-Main

100%

Kostentransparenz vor Vertragsstart

In 4 Schritten

Von der Analyse bis zum Go-live

Woche 1–2

Analyse & Konzept

Prozessaufnahme und Anforderungen erfassen.

Woche 2–5

Konfiguration

Aktenstruktur, Berechtigungen und Workflows.

Woche 6–10

Test & Schulung

Abnahme und rollenspezifische Schulungen.

Woche 10–12

Go-live & Support

Produktivstart, KPI-Messung, laufender Support.

Kundenstimmen

Was Kunden über AWP Consult sagen

Die digitale Personalakte hat unseren HR-Prozess komplett verändert. Dokumente in Sekunden statt Minuten. DSGVO-Konformität endlich wirklich sichergestellt.

HR-Leiterin, Logistikunternehmen

Rhein-Main-Gebiet

AWP Consult hat das Berechtigungskonzept so entwickelt, dass unser Betriebsrat von Anfang an zugestimmt hat. Datenschutz und Effizienz in einem System.

Personalreferent, Industrieunternehmen

Hessen

Die automatischen Löschfristen haben uns bei der letzten DSGVO-Prüfung gerettet. Alles protokolliert, alles nachweisbar. Mit Papier undenkbar.

Geschäftsführer, mittelständisches Unternehmen

Dietzenbach

100%

DSGVO-konform

150+

Referenzen DACH

Über AWP Consult

HR-Expertise trifft DSGVO-Tiefenwissen

AWP Consult GmbH aus Dietzenbach bei Frankfurt begleitet mittelständische Unternehmen seit 19 Jahren bei der Einführung von enaio® – in Logistik, Industrie, Wohlfahrt und Dienstleistung.

Vollständige Kostentransparenz vor dem ersten Vertragsabschluss ist unser Grundprinzip. 150+ Projekte, kein Scope Creep, keine Budgetüberraschungen.

Zertifizierter enaio® PartnerDietzenbach / FrankfurtCloud-Hosting Deutschland150+ Referenzen DACH

FAQ

Häufige Fragen

Ist die digitale Personalakte mitbestimmungspflichtig?

Ja – nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. AWP Consult hat in vielen Projekten Betriebsvereinbarungen begleitet und kennt die erprobten Lösungsansätze.

Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Lohnsteuerrelevante Unterlagen 10 Jahre (AO § 147). Sozialversicherungsunterlagen bis 30 Jahre. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten: 6 Monate. enaio® konfiguriert alle Fristen automatisch.

Kann enaio® mit DATEV verbunden werden?

Ja – Gehaltsabrechnungen werden automatisch aus DATEV in die jeweilige Personalakte übertragen. Gleiches gilt für SAP HR und Lexware.

Wie wird der Datenschutz sichergestellt?

Granulare Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung, lückenloser Audit-Trail, automatische Löschfristen. Betrieb in deutschen Rechenzentren – keine Daten außerhalb der EU.

Digitale Personalakte enaio®