Digitale Personalakte mit enaio®: DSGVO-konform und vollständig digital
Von der Bewerbung bis zur Archivierung nach dem Austritt liegen alle HR-Dokumente an einem Ort, mit automatischen Löschfristen und einem rollenbasierten Berechtigungskonzept. AWP Consult aus Dietzenbach begleitet die Einführung von der Analyse bis zum Go-live.
sensibler HR-Daten
Projektdauer
DACH-Region
im Mittelstand seit
Von der Bewerbung bis zum Austritt vollständig digital
Die digitale Personalakte in enaio® bildet den gesamten Lebenszyklus eines Arbeitsverhältnisses ab, mit klaren Zugriffsrechten und Fristen für jede Dokumentart.
Recruiting und Bewerbermanagement
Bewerbungsunterlagen liegen digital vor, die Löschfristen nach Abschluss des Verfahrens greifen automatisch. Bei einer Zusage werden die Unterlagen nahtlos in die Personalakte überführt.
Onboarding-Workflow
Arbeitsvertrag, Datenschutzerklärung und Einweisungen werden digital signiert und automatisch in der Akte abgelegt. Der enaio® Workflow sorgt dafür, dass kein Pflichtdokument vergessen wird.
Laufende Beschäftigung
Gehaltsabrechnungen aus dem Lohn- oder ERP-System, etwa DATEV, SAP oder Sage, landen automatisch in der Akte. Wiedervorlagen erinnern an Befristungsende, Probezeit und Weiterbildungspflichten.
DSGVO-konforme Löschung
Löschfristen sind je Dokumenttyp konfiguriert. Nach Ablauf schlägt enaio® die Löschung vor, der Löschnachweis wird revisionssicher archiviert. So ist jede Prüfung schnell beantwortet.
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Die Personalabteilung sieht die vollständige Akte, Führungskräfte nur Freigegebenes, der Betriebsrat nur gesetzlich Vorgesehenes. AWP Consult entwickelt das Konzept gemeinsam mit Ihnen.
DSGVO-Auskunft in Minuten
Anfragen nach Art. 15 DSGVO lassen sich in Minuten beantworten statt nach tagelanger Suche in Ordnern. Ein vollständiger Audit-Trail dokumentiert alle Zugriffe.
Worauf es bei digitalen Personalakten ankommt
Vier Themen entscheiden darüber, ob die digitale Personalakte im Alltag funktioniert und rechtlich standhält.
Betriebsrat einbinden: § 87 BetrVG
Anbindung an Lohn- und ERP-Systeme
Berechtigungskonzept: wer sieht was?
Aufbewahrungsfristen automatisch überwachen
Was sich im HR-Alltag verändert
Typische Veränderungen nach der Einführung. Wie stark sie ausfallen, hängt von der Ausgangslage im Unternehmen ab.
| Bereich | Vorher | Nachher | Effekt |
|---|---|---|---|
| Dokumentensuche in der Personalakte | Manuelle Suche in Ordnern | Treffer in Sekunden | Deutlich schneller |
| DSGVO-Auskunft nach Art. 15 | Tagelange manuelle Zusammenstellung | Digitale Zusammenstellung aus einer Akte | Frist sicher einhaltbar |
| Einhaltung der Löschfristen | Manuell und fehleranfällig | Automatisch und protokolliert | Nachweisbar |
| Vollständigkeit beim Onboarding | Oft lückenhaft | Workflow fordert alle Pflichtdokumente an | Vollständige Akten |
| Betriebsprüfung der HR-Unterlagen | Tagelange Suche | Export in Stunden | Aufwand sinkt deutlich |
Wie ein AWP-Projekt läuft
Kein Big-Bang-Rollout. Der Einstieg erfolgt mit einem Prozess, danach folgen messbare Ergebnisse und der gezielte Ausbau. Den vollständigen Projektablauf beschreibt die Seite zur Einführung von enaio®.
- Prozessaufnahme mit Personalabteilung, Betriebsrat und Datenschutz
- Berechtigungs- und Fristenkonzept vor der Konfiguration
- Anbindung an DATEV, SAP und weitere Lohn- und ERP-Systeme
- Jede Phase mit klarem Ergebnis abgenommen
- Langfristiger Support-Partner nach dem Go-live
Von der Analyse bis zum Go-live
Ein Projekt dauert typischerweise 8 bis 16 Wochen, je nach Umfang und Anzahl der Schnittstellen. Der Ablauf zeigt ein Projekt mittlerer Größe.
Analyse und Konzept
Konfiguration
Test und Schulung
Go-live und Support
Was Kunden über AWP Consult sagen
Die digitale Personalakte hat unseren HR-Prozess komplett verändert. Dokumente in Sekunden statt Minuten. DSGVO-Konformität endlich wirklich sichergestellt.
AWP Consult hat das Berechtigungskonzept so entwickelt, dass unser Betriebsrat von Anfang an zugestimmt hat. Datenschutz und Effizienz in einem System.
Die automatischen Löschfristen haben uns bei der letzten DSGVO-Prüfung gerettet. Alles protokolliert, alles nachweisbar. Mit Papier undenkbar.
HR-Expertise trifft DSGVO-Tiefenwissen
Die AWP Consult GmbH aus Dietzenbach bei Frankfurt begleitet mittelständische Unternehmen seit 2006 bei der Einführung von enaio®, in Logistik, Industrie, Wohlfahrt und Dienstleistung. Als zertifizierter enaio® Partner betreut AWP Consult über 150 Kunden in der DACH-Region. Wie die Zusammenarbeit vor dem Projektstart aussieht, zeigt die Seite zur enaio® Beratung.
Eine besondere Stärke ist das Berechtigungskonzept. In vielen Projekten hat AWP Consult Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte eingebunden und Konzepte entwickelt, die rechtlich standhalten. Wer die Personalakte nicht im eigenen Rechenzentrum betreiben möchte, findet Details zum enaio® Cloud Hosting in deutschen Rechenzentren.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Ist die digitale Personalakte mitbestimmungspflichtig?
Wie lange müssen Personalunterlagen aufbewahrt werden?
Wer darf welche Dokumente in der Personalakte sehen?
Kann enaio® mit DATEV und anderen Lohnsystemen verbunden werden?
Wie wird der Datenschutz sichergestellt?
Wie hilft die digitale Personalakte bei einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO?
Was passiert mit den bestehenden Papierakten?
Wie lange dauert die Einführung der digitalen Personalakte?
HR-Demo: Digitale Personalakte mit enaio® und AWP Consult
AWP Consult zeigt Ihnen die digitale Personalakte anhand Ihrer eigenen HR-Prozesse, in 45 Minuten und unverbindlich.
