Dokumentenmanagement für Wohlfahrt und soziale Einrichtungen: mehr Zeit für Menschen

Digitale Klientenakte, DSGVO-konformes Dokumentenmanagement und automatisierte Workflows mit enaio® für Träger, Wohlfahrtsverbände, soziale Einrichtungen und NGOs in der DACH-Region.

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Für wen?

Caritas, Diakonie, AWO

Wohlfahrtsverbände, kirchliche und freie Träger

Alten- und Pflegeheime

Stationäre und ambulante Pflege

NGOs und Stiftungen

Gemeinnützige Organisationen

Kinder- und Jugendhilfe

Öffentliche und freie Träger

Besonderer Schutz nach Art. 9 DSGVO

Sozialgeheimnis und SGB-Fristen

Digitale Klientenakte

Konzepte für Betriebsrat und Mitarbeitervertretung

Dietzenbach bei Frankfurt

Art. 9

DSGVO: Schutzkonzept für
Gesundheits- und Sozialdaten

§ 35

SGB I: Sozialgeheimnis
im Rechtekonzept

2006

AWP Consult
am Markt seit

150⁺

Kunden in der
DACH-Region

Was enaio® für Wohlfahrt und Soziales leistet

Lösungen für die besonderen Anforderungen von Trägern, Verbänden und Einrichtungen der Sozialwirtschaft.

Digitale Klientenakte

Alle Dokumente einer betreuten Person in einer strukturierten Akte: Anamnese, Verlaufsberichte, Hilfepläne, Medikationspläne und Einwilligungen. Die Anbindung an Ihre Pflege- oder Abrechnungssoftware klären wir im Projekt.

Schutz nach Art. 9 DSGVO

Gesundheits- und Sozialdaten gehören zu den besonders geschützten Daten. Feingranulare Berechtigungen, lückenloser Audit-Trail, regelbasierte Löschfristen und Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum oder im eigenen Haus. Wie der Betrieb im Rechenzentrum aussieht, beschreibt die Seite zum enaio® Cloud Hosting.

Fördermittelmanagement

Förderanträge, Zuwendungsbescheide, Belege und Verwendungsnachweise in einer Projektakte, sofort verfügbar, wenn der Zuwendungsgeber prüft.

Digitale Personalakte

Festangestellte, Ehrenamtliche und Freiwillige im FSJ oder BFD: alle Beschäftigungsformen in einer DSGVO-konformen Personalakte, mit Löschfristen je Dokumenttyp. Mehr dazu auf der Seite zur digitalen Personalakte mit enaio®.

Prüfungsbereitschaft

Medizinischer Dienst (MD), Heimaufsicht, Jugendamt, Zuwendungsgeber oder Finanzamt: Für jede Prüfungsart stehen die relevanten Unterlagen als strukturierter Export bereit.

Regelbasierte Löschfristen

Dokumente werden nach festgelegten Regeln aufbewahrt und gelöscht, jede Löschung wird revisionssicher protokolliert. Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO lassen sich so deutlich schneller beantworten.

Symbolbild: Teambesprechung zur Einführung eines Dokumentenmanagements in einer sozialen Einrichtung

Art. 9 DSGVO

Besonderer Schutz für Gesundheits- und Sozialdaten

Worauf es bei Trägern und Einrichtungen ankommt

Vier Themen, die in Projekten mit sozialen Einrichtungen regelmäßig über den Erfolg entscheiden.

Mitbestimmung: Betriebsrat, Mitarbeitervertretung oder Personalrat

Ein DMS ist technisch geeignet, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Bei freien, nicht kirchlichen Trägern bestimmt deshalb der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit. Für Religionsgemeinschaften und ihre karitativen und erzieherischen Einrichtungen gilt das BetrVG nach § 118 Abs. 2 nicht. Dort hat die Mitarbeitervertretung vergleichbare Rechte nach dem kirchlichen Mitarbeitervertretungsrecht, in der Diakonie nach dem MVG der EKD, in der Caritas nach der MAVO. Bei öffentlichen Trägern ist der Personalrat zuständig. AWP Consult liefert das Berechtigungs- und Protokollierungskonzept als Grundlage für die Betriebs- oder Dienstvereinbarung.

DSGVO Art. 9 und Sozialgeheimnis

Gesundheitsdaten, Sozialdaten und psychosoziale Informationen gehören zu den besonders geschützten Daten. Feingranulare Berechtigungen bilden das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I und den Sozialdatenschutz nach SGB X ab, jeder Zugriff wird protokolliert.

Anbindung an Pflege- und Abrechnungssoftware

Stammdaten aus der Fachsoftware übernehmen und Abrechnungsbelege automatisch in die Klientenakte übertragen: Welche Schnittstelle zu Ihrer Pflege-, Klienten- oder Abrechnungssoftware sinnvoll und technisch möglich ist, klären wir im Erstgespräch.

Prüfungen vorbereiten: Medizinischer Dienst und Heimaufsicht

AWP Consult konfiguriert für jede Prüfungsart einen strukturierten Export, etwa für die Qualitätsprüfung durch den Medizinischen Dienst (MD) oder die Begehung durch die Heimaufsicht. Unterlagen, deren Zusammenstellung früher Tage dauerte, liegen so deutlich schneller vor.

Sozialgeheimnis, Fördermittelnachweis und SGB-Fristen

Drei Anforderungen, die soziale Einrichtungen von Unternehmen der freien Wirtschaft unterscheiden und im DMS von Anfang an mitgedacht werden.

Sozialgeheimnis

Das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I bindet die Leistungsträger. Freie Träger, die Sozialdaten erhalten, sind nach § 78 SGB X an denselben Schutz gebunden, in der Kinder- und Jugendhilfe zusätzlich über § 61 Abs. 3 SGB VIII. Im DMS wird das über Rollen je Fall, Hilfeart und Team umgesetzt. Übermittlungen an Dritte werden mit ihrer Rechtsgrundlage in der Akte dokumentiert.

Fördermittelnachweis

Zuwendungsbescheid, Mittelabrufe, Belege, Teilnahmelisten und Sachberichte liegen in einer Projektakte je Förderung. Der Verwendungsnachweis mit Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis lässt sich daraus vollständig zusammenstellen. Prüfrechte und Aufbewahrungspflichten aus dem Bescheid werden als Wiedervorlage hinterlegt.

Fristen aus dem SGB

Ob Fortschreibung des Hilfeplans nach § 36 SGB VIII, Gesamtplanung in der Eingliederungshilfe nach SGB IX oder Qualitätsprüfung in der Pflege nach § 114 SGB XI: Fristen und Wiedervorlagen werden direkt an der Akte geführt. Die Löschung von Sozialdaten richtet sich nach § 84 SGB X und wird je Dokumenttyp geregelt.

Was sich nach der Einführung verändert

Typische Veränderungen nach dem Go-live, verglichen mit der Arbeit mit Papier, E-Mail und Netzlaufwerken.

Bereich	Vorher	Nachher	Ergebnis
Vollständigkeit der Klientenakte	Papier, E-Mail, Laufwerke	Zentrale strukturierte Akte	Vollständig und sofort verfügbar
Auskunft nach Art. 15 DSGVO	Manuelle Suche in mehreren Ablagen	Digitale Zusammenstellung aus einer Akte	Monatsfrist sicher einhalten
Löschfristen	Manuell, fehleranfällig	Regelbasiert, protokolliert	Löschung nachweisbar
Prüfung durch den Medizinischen Dienst	Tagelange Suche	Strukturierter Export	Aufwand sinkt deutlich
Fördermittelnachweis	Aus vielen Quellen zusammengestellt	Vollständige Projektakte	Sofort verfügbar

Wie ein AWP-Projekt läuft

Kein Big-Bang-Rollout. Einstieg mit einem Prozess, messbare Ergebnisse, dann gezielter Ausbau. Den vollständigen Ablauf beschreibt die Seite zur Einführung von enaio®.

Erstgespräch und Prozessaufnahme vor jeder Entscheidung
Transparente Aufwandsschätzung vor Vertragsunterzeichnung
Klar abgestimmter Projektumfang ohne nachträgliche Überraschungen
Jede Phase mit klarem Ergebnis abgenommen
Langfristige Betreuung nach dem Go-live

Symbolbild: Büroarbeitsplatz für die Projektarbeit bei der DMS-Einführung

Schritt für Schritt

Einstieg mit einem Prozess, dann gezielter Ausbau

Von der Analyse bis zum Go-live

Typische Projektdauer: 8 bis 16 Wochen, abhängig von Umfang und Anzahl der Prozesse.

Phase 1

Analyse und Konzept

Prozessaufnahme, Anforderungen erfassen und Interessenvertretung früh einbinden.

Phase 2

Konfiguration

Aktenstruktur, Berechtigungen und Workflows.

Phase 3

Test und Schulung

Abnahme und rollenspezifische Schulungen.

Phase 4

Go-live und Support

Produktivstart, KPI-Messung und laufender Support.

Was Kunden über AWP Consult sagen

Die digitale Klientenakte hat unsere Arbeit grundlegend verändert. Dokumente in Sekunden, und die DSGVO-Konformität ist endlich wirklich sichergestellt.

Leiterin Sozialdienst

Pflegeeinrichtung, Rhein-Main

AWP Consult hat das Berechtigungskonzept so entwickelt, dass unser Betriebsrat von Anfang an zugestimmt hat.

Geschäftsführerin, Wohlfahrtsverband

Hessen

Die automatischen Löschfristen haben uns bei der DSGVO-Prüfung gerettet. Alles protokolliert, alles nachweisbar.

Datenschutzbeauftragter

Soziale Einrichtung, Dietzenbach

Symbolbild für Betreuung und Pflege in sozialen Einrichtungen

2006

gegründet

150+

Kunden in der DACH-Region

DSGVO-Expertise für soziale Einrichtungen

AWP Consult GmbH aus Dietzenbach bei Frankfurt begleitet seit 2006 Träger, Verbände und Einrichtungen ebenso wie Unternehmen aus Logistik, Industrie und Dienstleistung bei der Einführung von enaio®. Als zertifizierter enaio® Partner betreut AWP Consult über 150 Kunden in der DACH-Region. Wie wir Träger vor dem Projektstart beraten, zeigt die Seite zur enaio® Beratung.

Ein klar abgestimmter Projektumfang vor dem ersten Vertragsabschluss ist unser Grundprinzip. So bleiben Aufwand und Zeitplan für Geschäftsführung, Datenschutz und Interessenvertretung jederzeit nachvollziehbar.

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement in der Wohlfahrt

Lässt sich enaio® an Pflege- und Abrechnungssoftware anbinden?

enaio® verfügt über Standardschnittstellen, über die Fachanwendungen Dokumente und Stammdaten austauschen können. Welche Anbindung an Ihre Pflege-, Klienten- oder Abrechnungssoftware sinnvoll und technisch möglich ist, prüft AWP Consult im Erstgespräch anhand Ihrer Systemlandschaft.

Ist die Einführung mitbestimmungspflichtig?

In der Regel ja, weil ein DMS technisch geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Bei freien, nicht kirchlichen Trägern bestimmt der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit. Für kirchliche Träger gilt das BetrVG nach § 118 Abs. 2 nicht. Dort hat die Mitarbeitervertretung vergleichbare Rechte nach dem MVG der EKD (Diakonie) oder der MAVO (Caritas). Bei öffentlichen Trägern ist der Personalrat zuständig. AWP Consult liefert das Berechtigungs- und Protokollierungskonzept als Grundlage für die Betriebs- oder Dienstvereinbarung.

Wie werden Sozialdaten nach Art. 9 DSGVO geschützt?

Durch feingranulare Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung, einen lückenlosen Audit-Trail und regelbasierte Löschfristen. Das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I wird im Rechtekonzept abgebildet. Der Betrieb erfolgt in einem deutschen Rechenzentrum oder im eigenen Haus.

Für welche Organisationsgrößen ist enaio® geeignet?

enaio® skaliert von kleinen Einrichtungen mit 10 Nutzern bis zu großen Verbänden mit mehr als 500 Mitarbeitenden. AWP Consult dimensioniert das System passend.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten in sozialen Einrichtungen?

Das hängt vom Dokumenttyp ab. Für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen gelten seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV 8 Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Für Pflege- und Klientendokumentation kommen Vorgaben aus dem SGB, den Rahmenverträgen und dem Heimrecht des jeweiligen Bundeslands hinzu. Sozialdaten sind nach § 84 SGB X zu löschen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind. In enaio® werden diese Fristen je Dokumenttyp hinterlegt und mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt.

Wie unterstützt ein DMS den Verwendungsnachweis für Fördermittel?

Förderantrag, Zuwendungsbescheid, Belege, Teilnahmelisten und Sachberichte liegen in einer Projektakte je Förderung. Der Verwendungsnachweis mit Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis lässt sich daraus vollständig zusammenstellen. Bindungsfristen und Prüfrechte des Zuwendungsgebers werden als Wiedervorlage hinterlegt.

Beratung für Träger, Verbände und soziale Einrichtungen

AWP Consult aus Dietzenbach kennt die besonderen Anforderungen sozialer Einrichtungen und entwickelt Lösungen, die in der Praxis funktionieren.

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Fazit

In sozialen Einrichtungen fallen besonders schützenswerte Daten an, und zugleich arbeiten viele Beteiligte an derselben Akte. Diese Spannung lässt sich nur über ein eng gefasstes Rechtekonzept auflösen. Ein allgemeiner Zugriff für eine ganze Abteilung genügt hier nicht. Vor dem Start gehört zudem die zuständige Interessenvertretung an den Tisch: der Betriebsrat, bei kirchlichen Trägern die Mitarbeitervertretung, bei öffentlichen Trägern der Personalrat.

Der Zugriff auf Klientenakten gehört auf die tatsächlich beteiligten Personen begrenzt.
Jeder Zugriff und jede Änderung müssen nachvollziehbar protokolliert sein.
Neben dem Datenschutz gelten die Vorgaben der Sozialgesetzgebung mit eigenen Fristen.
Verwendungsnachweise für Zuwendungen lassen sich aus derselben Akte erzeugen.