enaio Beratung: Analyse, Konzept und Auswahl vor dem Projektstart

Eine enaio Beratung klärt, bevor investiert wird, was ein DMS in Ihrem Unternehmen leisten soll. Sie umfasst die Ist-Analyse Ihrer Dokumentenprozesse, ein Lastenheft mit den fachlichen und technischen Anforderungen, die Auswahl der passenden Module der enaio® Plattform und eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Das Ergebnis ist eine Entscheidungsvorlage. Damit stimmen Sie intern ab, ob und in welchem Umfang Sie enaio einführen, und haben für die spätere Umsetzung einen klaren Maßstab.

Wir sprechen mit den Fachbereichen, die täglich mit Dokumenten arbeiten, etwa Buchhaltung, Einkauf, Personal oder Vertrieb. Dabei nehmen wir auf, welche Dokumente in welchen Mengen eingehen, wie sie heute bearbeitet, freigegeben und abgelegt werden und welche Systeme beteiligt sind.

Zusätzlich sichten wir vorhandene Ablagen, Archive und Schnittstellen. Am Ende steht eine dokumentierte Ausgangslage mit den größten Zeitfressern, Medienbrüchen und Compliance-Risiken, priorisiert nach Nutzen.

Das Lastenheft beschreibt, was die künftige Lösung leisten muss, ohne bereits die technische Umsetzung festzulegen. Dazu gehören Aktenstrukturen und Dokumentarten, Workflows mit Freigaberegeln und Vertretungen, ein Berechtigungskonzept, Aufbewahrungs- und Löschregeln, die Schnittstellen zu ERP-System und E-Mail sowie Anforderungen an Betriebsmodell, Datenschutz und Verfügbarkeit.

Ein sauberes Lastenheft ist außerdem die Basis für die Verfahrensdokumentation nach GoBD, die später parallel zur Einführung entsteht.

Die Modulauswahl folgt aus dem Lastenheft. Typische Bausteine sind revisionssichere Archivierung, Rechnungseingang, digitale Personalakte, Vertragsmanagement, E-Mail-Archivierung und Workflow. Wir prüfen, welche davon Ihren Anforderungen entsprechen und welche Sie später ergänzen können.

Wir empfehlen meist einen Startbereich mit hohem Nutzen, häufig den Rechnungseingang, und danach eine schrittweise Erweiterung. Einen Überblick über die Plattform finden Sie auf unserer Seite zu enaio®.

Ja. Das Betriebsmodell gehört in die Beratungsphase, weil es Auswirkungen auf IT-Aufwand, Datenschutz und Skalierung hat. Wir vergleichen den Betrieb auf eigenen Servern, in der Cloud und hybride Varianten anhand Ihrer IT-Strategie, Ihrer internen Ressourcen und der Compliance-Anforderungen Ihrer Branche.

Bei Cloud-Varianten achten wir besonders auf den Standort der Rechenzentren und die Auftragsverarbeitung nach DSGVO.

enaio® lässt sich an die gängigen ERP- und Buchhaltungssysteme im Mittelstand anbinden, darunter SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365, proALPHA und Sage. In der Beratungsphase legen wir fest, welche Daten zwischen ERP-System und enaio ausgetauscht werden, etwa Stammdaten, Bestellungen oder Buchungsinformationen, und wer im Prozess die letzte Prüfung übernimmt.

Details zu einzelnen Anbindungen finden Sie auf unseren Seiten zur SAP-Schnittstelle, zur DATEV-Integration und zur ERP-Integration.

Grundlage sind die Werte aus der Ist-Analyse: Belegmengen, Bearbeitungszeiten pro Vorgang, Suchaufwand, Archivfläche und Fristen wie Skonto. Diesen Werten stellen wir den erwarteten Aufwand für Einführung und Betrieb gegenüber.

In unseren Projekten amortisiert sich eine enaio Einführung typischerweise innerhalb von 12 bis 18 Monaten. Wie schnell es in Ihrem Fall geht, zeigt die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die Teil der Entscheidungsvorlage ist.

Das hängt vor allem von Belegvolumen, Belegarten und Lieferantenstruktur ab. Bei gut strukturierten Standardbelegen erreicht die KI-gestützte Erkennung typischerweise 80 bis 95 Prozent. Die Durchlaufzeit von Rechnungen sinkt in Projekten häufig von 8 bis 12 Tagen auf 1 bis 2 Tage.

In der Beratungsphase prüfen wir anhand echter Beispielbelege, welche Automatisierung realistisch ist und welche Fälle weiterhin manuell geprüft werden sollten. Mehr zum KI-Modul der enaio® Plattform finden Sie auf unserer Seite zu enaio® kairos.

Beide Regelwerke stellen Anforderungen an Ablage, Zugriff und Löschung. Die GoBD verlangen unter anderem Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sowie den Datenzugriff bei Betriebsprüfungen als unmittelbarer Zugriff (Z1), mittelbarer Zugriff (Z2) oder Datenträgerüberlassung (Z3). Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es erforderlich ist.

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gelten für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen 8 Jahre Aufbewahrung, für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre und für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Im Konzept legen wir für jede Dokumentart fest, wie lange sie aufbewahrt, wann sie gesperrt und wann sie gelöscht wird. Mehr dazu unter GoBD-konformes DMS und DSGVO-gerechtes Dokumentenmanagement.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand ausgenommen.

Im Konzept legen wir deshalb fest, wie strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen, geprüft, an das ERP-System übergeben und revisionssicher archiviert werden. Mehr dazu auf unserer Seite zur E-Rechnung.

Hilfreich sind klar formulierte Projektziele, ein verantwortlicher Ansprechpartner im Unternehmen und die Bereitschaft der Fachbereiche, ihre Abläufe offen zu schildern. Für die Analyse brauchen wir außerdem Beispieldokumente, etwa typische Eingangsrechnungen, und Informationen zu Ihren Systemen.

Besonders wichtig ist die interne Klärung von Freigaberegeln, Zeichnungsbefugnissen und Vertretungen. Diese Punkte verzögern Projekte erfahrungsgemäß am häufigsten, wenn sie erst während der Umsetzung entschieden werden.

Mit der Entscheidungsvorlage entscheiden Sie, ob und in welchem Umfang Sie enaio einführen. Entscheiden Sie sich für die Umsetzung, dauert ein typisches Einführungsprojekt 8 bis 16 Wochen, abhängig von Umfang, Anzahl der Anwendungsbereiche und Schnittstellen.

Die einzelnen Schritte von der Konzeption bis zum Go-live beschreibt unsere Roadmap zur DMS-Einführung. Für einen Einstieg mit klar umrissenem Umfang gibt es außerdem unsere Einstiegspakete.

AWP Consult berät vor allem mittelständische Unternehmen in der DACH-Region, die ein DMS neu einführen oder eine gewachsene Dokumentenablage modernisieren möchten. Seit 2006 haben wir über 150 Kunden begleitet, unter anderem aus Logistik, Fertigung, Handel, Energieversorgung und Immobilienwirtschaft.