TDMS-Anbieter für den Mittelstand: technisches Dokumentenmanagement mit enaio®

Ein guter TDMS-Anbieter verbindet drei Dinge: Verständnis für technische Prozesse in Konstruktion und Fertigung, eine passgenaue Konzeption von Dokumentenklassen, Metadaten und Freigabeprozessen sowie eine enge Begleitung der Mitarbeitenden während und nach dem Go-live.

Mittelständische Unternehmen brauchen pragmatische Lösungen. Entscheidend ist, dass der Partner CAD-Prozesse und Konstruktionsabläufe versteht und nicht nur allgemeine ECM-Standards kennt. Ohne dieses Fachverständnis bleibt die Anbindung an CAD- und PLM-Systeme oberflächlich.

AWP Consult ist seit 2006 zertifizierter enaio® Partner und betreut über 150 Kunden in der DACH-Region. Wir kennen die typischen Herausforderungen technischer Dokumentation, von Konstruktionszeichnungen und Stücklisten über Prüfprotokolle bis zur Verfahrensdokumentation.

Wir begleiten Unternehmen bei Compliance-Themen wie GoBD und DSGVO ebenso wie bei der Schulung und Begleitung von Konstruktionsteams. Welche CAD- und PLM-Systeme bei Ihnen im Einsatz sind, nehmen wir in der Analyse gemeinsam auf.

TDMS steht für technisches Dokumentenmanagementsystem. Es ist die spezialisierte Form eines DMS für Konstruktionszeichnungen, CAD-Dateien, Stücklisten, Prüfprotokolle und Fertigungsunterlagen.

Typische Funktionen sind die Versionierung mit Revisionsständen bei Konstruktionsänderungen, mehrstufige Freigabeprozesse, eine systematische Nummerierung und Klassifizierung von Zeichnungen sowie die revisionssichere Archivierung von Prüfprotokollen. Damit wird ein TDMS zum Rückgrat der Produktentwicklung und ist weit mehr als ein Ablagesystem.

Ein TDMS-Projekt folgt vier Phasen mit klaren Zielen und Ergebnissen: Analyse → Konzeption → Implementierung → Schulung und Go-live.

In der Analyse nehmen wir technische Dokumentation, CAD-Systeme und Konstruktionsprozesse auf. In der Konzeption definieren wir Dokumentenklassen, Metadaten, Versionierung und Freigabeworkflows. In der Implementierung bauen wir das System auf, binden die CAD-Systeme an und migrieren wichtige Bestandsdokumente. Zum Abschluss folgen rollenspezifische Schulungen, der produktive Start und eine intensive Begleitung.

Ein TDMS-Projekt dauert typischerweise 8 bis 16 Wochen vom Kick-off bis zum Go-live. Kompakte Projekte mit einer CAD-Anbindung und Standard-Dokumentenklassen liegen am unteren Ende, Projekte mit mehreren CAD-Systemen und differenzierten Klassen am oberen. Umfangreiche PLM-Integrationen oder Rollouts an mehreren Standorten können länger dauern.

Die Dauer hängt von der Zahl der CAD-Systeme, der Komplexität der Konstruktionsprozesse, dem Umfang der Bestandsdokumente und der Verfügbarkeit Ihrer Konstrukteure ab.

Unternehmen, die vor Projektstart einige Themen intern klären, kommen deutlich schneller ans Ziel. Dazu gehören eine Übersicht der eingesetzten CAD-Systeme, Menge und Struktur der vorhandenen technischen Dokumente, die Systematik der Zeichnungsnummern und die bestehenden Freigabeprozesse. Ebenso wichtig sind die Fragen, wer welche Dokumente einsehen und ändern darf und welche Rolle ein vorhandenes oder geplantes PLM-System spielt.

Welche CAD-Systeme angebunden werden und auf welchem Weg, klären wir in der Analysephase anhand Ihrer CAD-Landschaft. Im Mittelstand verbreitet sind etwa SolidWorks, AutoCAD, Autodesk Inventor oder PTC Creo. Für den Datenaustausch kommen zusätzlich neutrale Formate wie STEP, IGES, DXF und DWG in Betracht.

Konstruktionszeichnungen und CAD-Dateien ändern sich im Produktlebenszyklus häufig. Ein TDMS dokumentiert jede Version lückenlos, regelt die Freigaben und macht Änderungen nachvollziehbar.

Üblich sind zum Beispiel Arbeitsstände mit Buchstaben (A, B, C) und freigegebene Stände mit Zahlen (1, 2, 3). Check-in und Check-out schützen Dokumente während der Bearbeitung, eine Änderungshistorie hält jede Änderung mit Datum fest, und mehrstufige Freigabeworkflows bilden Änderungsanträge und Änderungsaufträge (ECR und ECO) ab.

Ja. Über enaio® lassen sich technische Dokumente mit ERP-Systemen wie SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365, proALPHA, Sage und weiteren verknüpfen, etwa mit Materialstämmen, Stücklisten oder Fertigungsaufträgen. Details finden Sie auf unseren Seiten zur enaio® SAP-Schnittstelle und zur enaio® ERP-Integration.

Ob und wie ein PLM-System angebunden wird, klären wir projektspezifisch. Ein TDMS ergänzt PLM-Systeme sinnvoll, ersetzt sie aber nicht. Wir beraten Sie zur passenden Abgrenzung.

GoBD-Konformität betrifft auch technische Dokumentation, sobald Unterlagen steuerlich relevant sind. Archivierte Dokumente bleiben unveränderbar, alle Änderungen und Freigaben werden in einem Audit-Trail protokolliert, und bei einer Betriebsprüfung stehen die Unterlagen schnell zur Verfügung.

Die Verfahrensdokumentation erstellen wir parallel zur Einführung. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zum GoBD-konformen DMS.

Für technische Unterlagen gibt es keine einheitliche gesetzliche Frist. Maßgeblich sind steuer- und handelsrechtliche Vorgaben, die Produkthaftung, Branchenvorschriften und Kundenverträge.

Steuerlich gelten seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV folgende Fristen: Buchungsbelege einschließlich Rechnungen 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Konstruktions- und Prüfunterlagen bewahren viele Unternehmen wegen möglicher Produkthaftungsansprüche deutlich länger auf. In regulierten Branchen wie Medizintechnik, Luftfahrt oder Automotive können eigene Vorgaben gelten.

Im TDMS hinterlegen wir die Fristen je Dokumentenklasse, sodass Aufbewahrung und Löschung automatisch gesteuert werden.

Auch technische Dokumente enthalten personenbezogene Daten, etwa Prüfernamen in Protokollen oder Unterschriften in Freigabedokumenten. Differenzierte Berechtigungen, eine lückenlose Protokollierung der Zugriffe sowie ein Lösch- und Sperrkonzept nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sorgen für DSGVO-konforme Abläufe. Bei Cloud-Betrieb kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO hinzu.

Für sensible Unterlagen wie vertrauliche Konstruktionen oder Patentdokumente empfehlen wir besonders strenge Berechtigungskonzepte. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zum DSGVO-gerechten Dokumentenmanagement.

Der Aufwand richtet sich nach der Zahl der Nutzer und Module, der Anzahl anzubindender CAD-Systeme, dem Umfang der zu migrierenden Bestandsdokumente, einer möglichen PLM-Integration sowie dem Schulungs- und Supportbedarf. Für jedes Projekt erstellen wir eine strukturierte, nachvollziehbare Aufwandsschätzung.

Ein TDMS amortisiert sich typischerweise innerhalb von 12 bis 18 Monaten. Der Nutzen entsteht durch kürzere Suchzeiten, effizientere Konstruktionsprozesse und vermiedene Fehlfertigungen durch veraltete Zeichnungen. Für einen überschaubaren Start eignen sich unsere Einstiegspakete.

Wir definieren bereits in der Analysephase Zielwerte und überprüfen sie nach 3, 6 und 12 Monaten. Typische Kennzahlen sind die Suchzeit pro Zeichnung, die Dauer von Freigaben, die Zahl der Fehlfertigungen durch veraltete Revisionsstände, doppelte Konstruktionen, die Qualität der Metadaten und die Nutzungsrate im Team.

Die Zusammenarbeit endet nicht mit dem Go-live. In den ersten drei bis sechs Monaten nach dem Produktivstart entstehen erfahrungsgemäß Fragen und Anpassungswünsche, die in der Konzeption nicht absehbar waren. Diese Phase entscheidet über die dauerhafte Akzeptanz.

AWP Consult begleitet Sie mit festen Ansprechpartnern, definierten Reaktionszeiten, der Anpassung der CAD-Anbindung bei neuen CAD-Versionen, regelmäßigen Reviews und der schrittweisen Erweiterung um weitere Systeme.