Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sorgt dafür, dass jedes Dokument einmal zentral abgelegt, eindeutig verschlagwortet und für die richtigen Personen sofort auffindbar ist. Die enaio® Plattform bringt dafür alle Grundfunktionen mit: Erfassung aus Scanner, E-Mail und Fachanwendungen, Volltextsuche, Versionierung, ein feingranulares Berechtigungskonzept und die revisionssichere Archivierung.
Hinzu kommen Funktionen, die über die reine Ablage hinausgehen, etwa Wiedervorlagen, Freigabe-Workflows und die Anbindung an Ihr ERP-System. Welche Bausteine Sie davon tatsächlich brauchen, klären wir gemeinsam anhand Ihrer Abläufe.
Das Herzstück im enaio DMS ist die digitale Akte. Sie bündelt alle Dokumente zu einem Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden, Vertrag oder Projekt, unabhängig davon, ob sie als Scan, E-Mail, Office-Datei oder PDF-Rechnung vorliegen. Register und Metadaten geben der Akte eine feste Struktur, die sich an Ihrer bisherigen Ablage orientiert.
Typische Beispiele sind die Kundenakte im Vertrieb, die Lieferantenakte im Einkauf, die digitale Personalakte im HR-Bereich oder die Vertragsakte mit Fristen und Wiedervorlagen. Weil Berechtigungen auf Akten- und Registerebene greifen, sieht jede Person nur die Inhalte, die sie für ihre Arbeit benötigt. Für Konstruktionszeichnungen und CAD-Dateien gibt es mit dem technischen Dokumentenmanagement eine spezialisierte Ausprägung.
Ein DMS konzentriert sich auf die Verwaltung von Dokumenten: ablegen, finden, bearbeiten, versionieren und archivieren. Enterprise Content Management (ECM) geht einen Schritt weiter und steuert zusätzlich die Prozesse rund um diese Informationen, zum Beispiel den Rechnungseingang, Vertragsfreigaben oder das Posteingangsmanagement.
enaio® deckt beide Ebenen ab. Viele Unternehmen starten mit dem DMS und einer revisionssicheren Ablage und ergänzen später Workflows und Fachanwendungen. So wächst das System mit, ohne dass Daten migriert oder Strukturen neu aufgebaut werden müssen.
Als zertifizierter enaio® Partner verbinden wir Produktwissen mit Prozessverständnis. Wir nehmen Ihre heutige Ablage auf, entwerfen Aktenstrukturen und Berechtigungen, richten das DMS ein und binden es an Ihre bestehenden Systeme an. Dazu gehören auch die Verfahrensdokumentation nach GoBD und die Schulung Ihrer Anwenderinnen und Anwender.
Nach dem Go-live bleiben wir mit festen Ansprechpartnern an Ihrer Seite und erweitern das System Schritt für Schritt, zum Beispiel um den digitalen Rechnungseingang. Seit 2006 haben wir so über 150 Kunden in der DACH-Region begleitet.
Antworten auf die Fragen, die Unternehmen vor der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems mit enaio® stellen.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) speichert alle Dokumente eines Unternehmens an einem zentralen Ort, macht sie über Volltext und Metadaten auffindbar und regelt, wer welche Inhalte sehen und bearbeiten darf. Jede Änderung wird versioniert und protokolliert.
Die enaio® Plattform ergänzt diese Grundfunktionen um digitale Akten, revisionssichere Archivierung, Wiedervorlagen und Freigabe-Workflows. Dokumente gelangen per Scan, E-Mail, Import oder direkt aus Fachanwendungen ins System.
Ein DMS verwaltet Dokumente: ablegen, finden, versionieren, archivieren. Enterprise Content Management (ECM) umfasst zusätzlich die Steuerung von Geschäftsprozessen rund um diese Inhalte, etwa Rechnungsfreigaben, Vertragsmanagement oder den digitalen Posteingang.
enaio® deckt beide Ebenen ab. In der Praxis beginnen viele Unternehmen mit dem DMS und einer revisionssicheren Ablage und erweitern das System später um Workflows und Fachanwendungen, ohne Daten migrieren zu müssen.
Die digitale Akte bündelt alle Unterlagen zu einem Vorgang, zum Beispiel zu einem Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden, Vertrag oder Projekt. Register und Metadaten geben ihr eine feste Struktur, die sich an Ihrer bisherigen Papier- oder Dateiablage orientieren kann.
Weil Berechtigungen auf Akten- und Registerebene greifen, sehen Mitarbeitende nur die Inhalte, die sie für ihre Arbeit brauchen. Typische Einsatzfelder sind Kundenakte, Lieferantenakte, Vertragsakte und die digitale Personalakte.
Zum Kern gehören die Erfassung von Dokumenten aus Scanner, E-Mail-Postfach und Office-Anwendungen, die Verschlagwortung mit Metadaten, eine Volltextsuche, Versionierung, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept und die revisionssichere Archivierung mit Audit-Trail.
Darüber hinaus bietet enaio® Wiedervorlagen, Freigabe-Workflows und Schnittstellen zu ERP- und Fachsystemen. Welche Module sinnvoll sind, hängt von Ihren Prozessen ab. Wir empfehlen in der Regel einen Startbereich mit hohem Nutzen und eine schrittweise Erweiterung.
Achten Sie auf einen offiziellen enaio® Partnerstatus und zertifizierte Berater, auf Referenzen aus vergleichbaren Unternehmen und auf ein dokumentiertes Projektvorgehen. Ebenso wichtig sind Kenntnisse in GoBD und DSGVO sowie Erfahrung mit Ihrer ERP-Landschaft.
Ein guter Anbieter fragt im Erstgespräch zuerst nach Ihren Dokumentenprozessen und nicht zuerst nach Modulen. AWP Consult ist zertifizierter enaio® Partner und begleitet seit 2006 über 150 Kunden in der DACH-Region.
enaio® lässt sich mit gängigen ERP-Systemen im Mittelstand verbinden, darunter SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365, proALPHA, Sage und weitere. Belege, Stammdaten und Buchungsinformationen werden so ohne Medienbruch zwischen DMS und ERP-System ausgetauscht.
Welche Objekte und Daten übergeben werden, legen wir vor der Umsetzung gemeinsam fest. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zur enaio ERP-Integration.
GoBD-Konformität entsteht aus dem Zusammenspiel von Software, Konfiguration und Verfahrensdokumentation. enaio® sichert archivierte Dokumente gegen Veränderung, protokolliert jeden Zugriff im Audit-Trail und steuert Aufbewahrungsfristen automatisch.
Nach dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gelten für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen 8 Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre und für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Bei einer Betriebsprüfung unterstützt das DMS alle drei Zugriffsarten: Z1 unmittelbarer Zugriff, Z2 mittelbarer Zugriff und Z3 Datenträgerüberlassung. Details finden Sie auf unserer Seite zum GoBD-konformen DMS.
Die GoBD verlangen die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen, die DSGVO fordert die Löschung personenbezogener Daten, sobald der Zweck entfällt. Ein Lösch- und Sperrkonzept im DMS löst diesen Konflikt: Während der Aufbewahrungsfrist werden Dokumente für die operative Nutzung gesperrt und nach Fristablauf gelöscht oder anonymisiert.
Dazu gehören ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Mehr dazu auf unserer Seite zum DSGVO-gerechten Dokumentenmanagement.
Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1.1.2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1.1.2028 für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand ausgenommen.
enaio® verarbeitet E-Rechnungen in den Formaten nach EN 16931, also XRechnung und ZUGFeRD, und archiviert sie revisionssicher zusammen mit klassischen PDF-Rechnungen. Einen Überblick gibt unsere Seite zur E-Rechnung.
Ja. Mit dem KI-Modul der enaio® Plattform, enaio® kairos, werden Rechnungsdaten ohne Vorlagen pro Lieferant ausgelesen, geprüft und an den Freigabe-Workflow übergeben. Bei gut strukturierten Standardbelegen liegt die Erkennungsrate typischerweise bei 80 bis 95 Prozent, strukturierte E-Rechnungen werden direkt übernommen.
In Kundenprojekten sinkt die Durchlaufzeit von Rechnungen so von 8 bis 12 Tagen auf 1 bis 2 Tage, und der Aufwand je Beleg geht deutlich zurück.
enaio® lässt sich auf eigenen Servern im Unternehmen, in der Cloud oder hybrid betreiben. Welches Modell passt, hängt von Ihren Anforderungen an Datenschutz, Verfügbarkeit, interne IT-Ressourcen und Skalierung ab.
Bei einem Cloud-Betrieb sollten Rechenzentrum und Auftragsverarbeitung in der EU liegen und vertraglich nach DSGVO geregelt sein. Wir beraten Sie bei der Auswahl und berücksichtigen dabei auch die Anforderungen der GoBD.
Ein typisches Projekt dauert 8 bis 16 Wochen. Es beginnt mit der Analyse Ihrer Dokumentenprozesse, gefolgt von der Konzeption der Akten, Berechtigungen und Workflows. Danach richten wir das DMS ein, binden Ihre Systeme an, testen und schulen Ihre Mitarbeitenden bis zum Go-live.
Die genaue Dauer hängt vom Umfang und von den Schnittstellen ab. Eine Einführung amortisiert sich typischerweise innerhalb von 12 bis 18 Monaten. Einen Einstieg mit klar abgegrenztem Umfang bieten unsere Einstiegspakete.
Nach dem Produktivstart begleiten wir Sie mit festen Ansprechpartnern und klar definierten Reaktionszeiten. In den ersten Monaten treten erfahrungsgemäß Fragen und Anpassungswünsche auf, die wir eng begleiten, damit das System im Alltag angenommen wird.
Anschließend erweitern wir das DMS Schritt für Schritt um weitere Bereiche, etwa den Rechnungseingang, das Vertragsmanagement oder die Personalakte, und begleiten Updates auf neue Versionen.
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