enaio® DMS für Logistik: Akten, Archiv und Belegerfassung in einem System
Ein Dokumentenmanagement für Spedition und Transport muss drei Dinge zuverlässig können: Auftragsunterlagen in einer Akte bündeln, Belege automatisch erfassen und alles GoBD-konform archivieren. AWP Consult richtet enaio® genau dafür ein, als zertifizierter enaio® Partner mit über 150 Kunden in der DACH-Region.
DACH-Region
am Markt seit
Projektdauer
statt 8 bis 12
Sechs DMS-Funktionen, die Logistiker täglich brauchen
Im Speditionsalltag entscheidet das Dokumentenmanagement über drei Aufgaben: Akten führen, Belege erfassen und Unterlagen sicher archivieren. Diese Funktionen richtet AWP Consult in enaio® passend zu Ihren Aufträgen und Dokumentarten ein.
Digitale Auftragsakte
Transportauftrag, Frachtbrief, CMR, Lieferschein, Zollpapiere und Rechnung liegen gemeinsam in der Akte zur Sendung. Wer einen Vorgang klären muss, findet alle Unterlagen über die Auftragsnummer. Ist das Transportmanagementsystem angebunden, öffnet die Disposition die Akte direkt aus dem Auftrag. Wie eine solche Akte aufgebaut ist, zeigt unsere Seite zur digitalen Speditionsakte.
Belegerfassung mit KI
Rechnungen von Frachtführern, Tankbelege und Lieferscheine kommen per Scan oder E-Mail in enaio®. Die KI liest Rechnungsnummer, Datum und Auftragsbezug aus, bei gut strukturierten Standardbelegen mit einer Erkennungsrate von 80 bis 95 Prozent. Danach startet die Freigabe, damit Zahlungsziele und Skontofristen nicht verstreichen.
Mobile Erfassung von Abliefernachweisen
Fahrer fotografieren den quittierten Abliefernachweis direkt bei der Übergabe. Das Dokument landet mit Zeitstempel in der Auftragsakte, und die Abrechnung muss nicht mehr auf den Papierbeleg aus dem Fahrzeug warten.
Fahrer- und Fahrzeugakte
Führerschein, Fahrerkarte, ADR-Bescheinigung und Prüftermine wie die Hauptuntersuchung liegen in einer Akte je Fahrer oder Fahrzeug. Wiedervorlagen erinnern rechtzeitig vor Ablauf, etwa 30, 60 oder 90 Tage vorher.
Revisionssicheres Archiv
Steuerrelevante Unterlagen werden unveränderbar und GoBD-konform archiviert. Die Aufbewahrungsfrist hinterlegt AWP Consult je Dokumentart, zum Beispiel 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege. Für eine Betriebsprüfung stehen die Belege strukturiert bereit.
Schadens- und Reklamationsakte
Fotos und Protokolle zu Transportschäden gehen direkt von der Rampe oder aus dem Fahrzeug in die Akte. Ein Workflow leitet den Fall an Disposition und Versicherungsabwicklung weiter, und jeder Bearbeitungsschritt bleibt mit Zeitstempel nachvollziehbar.
Worauf es bei der DMS-Einführung im Logistikbetrieb ankommt
Vier Punkte, die in jedem Logistikprojekt früh entschieden werden sollten. Weitere Kriterien für die Systemauswahl fasst unser Ratgeber DMS für Speditionen zusammen.
Anbindung an TMS und ERP
Rollout über mehrere Standorte
Rechnungen von Subunternehmern
Erfahrung mit Kooperationsnetzwerken
Was sich im Logistikalltag messbar verändert
Erfahrungswerte aus Projekten in Spedition und Transport. Wie stark sich die Werte im eigenen Betrieb verbessern, hängt von Belegaufkommen, Belegqualität und Abläufen ab. Typischerweise amortisiert sich die Einführung in 12 bis 18 Monaten.
| Bereich | Vorher | Mit enaio® | Effekt |
|---|---|---|---|
| Rechnungsdurchlauf | 8 bis 12 Tage | 1 bis 2 Tage | Zahlungsziele werden eingehalten |
| Belegerfassung | Daten werden abgetippt | 80 bis 95 Prozent der Standardbelege automatisch erkannt | Aufwand je Beleg sinkt deutlich |
| Dokumentensuche | Ordner, Postfächer und Netzlaufwerke | Aufruf über die Auftragsnummer | Schnellere Auskunft an Kunden |
| Skonto | Fristen verstreichen im Umlauf | Freigabe innerhalb der Skontofrist | Skonto wird häufiger genutzt |
| Betriebsprüfung | Belege werden tagelang zusammengesucht | Datenzugriff Z1, Z2 und Z3 aus dem Archiv | Prüfung deutlich schneller vorbereitet |
So startet die Einführung im Logistikbetrieb
Am Anfang steht ein Bereich mit hohem Belegaufkommen, häufig die Eingangsrechnungen oder die Auftragsakte. Läuft er stabil, folgen weitere Dokumentarten und Standorte.
- Prozessaufnahme mit Disposition, Buchhaltung und Fuhrpark
- Aktenplan und Dokumentarten passend zu Ihren Aufträgen
- Fristen und Berechtigungen je Dokumentart festgelegt
- Abnahme jeder Projektphase mit klarem Ergebnis
- Betreuung durch AWP Consult nach dem Go-live
Vier Projektphasen bis zum produktiven Archiv
Analyse und Konzept
Einrichtung
Test und Schulung
Go-live und Betreuung
Stimmen aus Spedition und Logistik
enaio war genau die Lösung die wir uns vorgestellt haben. AWP Consult hat uns ehrlich beraten ohne Verkaufsdruck.
Die Belegprüfung erfolgt nun digital. Der Aufwand konnte erheblich reduziert werden.
Komplexe Dokumentenprozesse vollständig digitalisiert. AWP Consult hat genau das umgesetzt was wir brauchen.
AWP Consult: enaio® Partner für Logistik und Mittelstand
Die AWP Consult GmbH mit Sitz in Dietzenbach bei Frankfurt ist zertifizierter enaio® Partner und seit 2006 am Markt. Über 150 Kunden in der DACH-Region arbeiten mit Lösungen, die AWP Consult eingeführt hat, darunter Speditionen, Transportunternehmen, Industriebetriebe und Einrichtungen der Wohlfahrt.
Logistiker haben damit einen Ansprechpartner von der Prozessaufnahme über die Einrichtung bis zur Betreuung im laufenden Betrieb. Auf Wunsch betreibt AWP Consult enaio® als Cloud-Lösung in deutschen Rechenzentren. Alle Bausteine für Spedition und Transport im Überblick finden Sie auf der Seite enaio® für Logistik und Spedition.
Häufige Fragen zum enaio® DMS in der Logistik
Welche Dokumente gehören in die digitale Auftragsakte?
Wie lange müssen Rechnungen und Frachtbriefe aufbewahrt werden?
Wie zuverlässig liest die KI Speditionsbelege aus?
Kann enaio® E-Rechnungen von Subunternehmern verarbeiten?
Wie läuft eine Betriebsprüfung mit dem enaio® Archiv?
Wie lange dauert die Einführung eines DMS in der Spedition?
Erstgespräch zum enaio® DMS für Ihren Logistikbetrieb
Schildern Sie uns Ihre Belegwege und Ihr Dokumentenaufkommen. AWP Consult zeigt Ihnen, mit welchem Bereich der Einstieg sinnvoll ist und wie die Akten in enaio® aufgebaut werden.
