Digitale Speditionsakte: alle Sendungsdokumente mit einem Klick
Transportauftrag, CMR, Ablieferbeleg, Zollpapiere und Rechnungen liegen in einer Akte je Sendung, zugeordnet über die Sendungs- oder Auftragsnummer und verknüpft mit Ihrem TMS. AWP Consult ist zertifizierter enaio® Partner und begleitet Speditionen und Logistikunternehmen bei der Einführung.
Was in die digitale Speditionsakte gehört
Eine digitale Speditionsakte bündelt alle Unterlagen eines Transportauftrags an einer Stelle. Welche Dokumente dazugehören, hängt vom Geschäft ab, ob Ladungsverkehr, Stückgut, Kontraktlogistik oder grenzüberschreitende Transporte. Die folgenden Dokumenttypen gehören in fast jeder Spedition dazu. Einen Überblick über Dokumentenmanagement in der Branche gibt die Seite DMS für Speditionen.
Transportauftrag und Auftragsbestätigung
Der Auftrag des Kunden ist der Ausgangspunkt jeder Akte. Mit ihm kommen Auftragsnummer, Absender, Empfänger, Lade- und Entladestelle sowie die vereinbarten Konditionen ins System. Auftragsbestätigung, Avis und Änderungen per E-Mail landen in derselben Akte, sodass jeder Stand nachvollziehbar bleibt.
Frachtbrief: CMR und eCMR
Im grenzüberschreitenden Straßengüterverkehr dokumentiert der CMR-Frachtbrief den Beförderungsvertrag. Papierfrachtbriefe werden gescannt und über die Sendungsnummer zugeordnet. Den elektronischen Frachtbrief eCMR übernimmt die Akte als Datei oder Datensatz, sofern der eCMR-Anbieter einen Export bereitstellt. Beide Formen liegen nebeneinander in derselben Akte.
Ablieferbeleg (POD)
Der quittierte Ablieferbeleg beweist, dass die Ware angekommen ist, und ist oft die Voraussetzung für die Rechnung an den Kunden. Ob er als Scan aus der Niederlassung, als Foto oder als Datensatz vom Partner kommt: Er wird der Sendung zugeordnet, und Vermerke zu Fehlmengen oder Beschädigungen bleiben sichtbar.
Zolldokumente
Bei Transporten über die EU-Außengrenze kommen Zollpapiere hinzu: das Versandbegleitdokument im Versandverfahren, zum Beispiel T1, das Ausfuhrbegleitdokument und der Ausgangsvermerk aus ATLAS, dazu Handelsrechnung und Ursprungsnachweise. In der Akte liegen sie beim Transportauftrag, damit Rückfragen des Zolls ohne Suche beantwortet werden können.
Gefahrgutpapiere nach ADR
Für Gefahrgut verlangt das ADR ein Beförderungspapier mit UN-Nummer, offizieller Benennung, Verpackungsgruppe und Menge. Diese Papiere gehören in die Akte der Sendung, Schulungsnachweise der Fahrer in die Fahrerakte. So lässt sich bei einer Kontrolle oder einem Schadensfall zeigen, welche Unterlagen vorlagen.
Rechnung und Gutschrift
Ausgangsrechnungen an Kunden und Eingangsrechnungen von Frachtführern gehören zur Sendung. Viele Speditionen rechnen mit Frachtführern im Gutschriftverfahren ab: Die Gutschrift ersetzt dann die Rechnung des Frachtführers und ist selbst Buchungsbeleg. Liegt sie in derselben Akte wie Auftrag und Ablieferbeleg, ist die Prüfung schnell erledigt.
Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Akte nimmt XRechnung und ZUGFeRD auf. Mehr dazu: E-Rechnung in der Logistik.
Schadensfälle und Reklamationen
Kommt Ware beschädigt oder unvollständig an, beginnt die Schadensabwicklung: Schadensprotokoll, Fotos, Vermerk auf dem Ablieferbeleg und Schriftverkehr mit Kunde, Frachtführer und Versicherung. Ein Workflow in der Akte hält Fristen und Zuständigkeiten fest, damit kein Fall liegen bleibt.
Lieferschein, Packliste und Palettenschein
Lieferscheine, Packlisten, Wiegescheine und Palettenscheine belegen, was übergeben wurde. Sie werden mit der Sendung erfasst und sind später schnell zur Hand, etwa beim Abgleich von Fehlmengen oder bei der Palettenabrechnung.
Zuordnung, TMS-Anbindung und Zugriff
Damit die Akte im Alltag funktioniert, muss jedes Dokument automatisch an der richtigen Sendung landen und für die richtigen Personen sichtbar sein. Der Weg eines Dokuments sieht so aus:
Eingang per Scan, E-Mail oder Datensatz → Erkennung der Sendungsnummer → Zuordnung zur Akte → Prüfung und Freigabe → Archivierung mit Aufbewahrungsfrist
Zuordnung per Sendungs- oder Auftragsnummer
Der Schlüssel jeder Speditionsakte ist die Sendungs- oder Auftragsnummer. Sie wird per Barcode oder Texterkennung vom Dokument gelesen oder aus den Daten des TMS übernommen, und das Dokument landet in der richtigen Akte. Dokumente ohne lesbare Nummer kommen in eine Klärungsliste und werden dort von einem Mitarbeiter zugeordnet.
Anbindung an das TMS
Das Transportmanagementsystem bleibt das führende System für Aufträge und Touren. Die Akte übernimmt von dort die Sendungsdaten wie Auftragsnummer, Kunde, Relation und Status. Wie die Anbindung technisch umgesetzt wird, hängt von den Schnittstellen Ihres TMS ab und wird vor Projektbeginn geprüft.
Zugriff für Disposition und Buchhaltung
Disposition, Buchhaltung und Kundenservice arbeiten mit derselben Akte, sehen aber nur, was sie für ihre Aufgabe brauchen. Die Disposition prüft Ablieferbelege und Schäden, die Buchhaltung Rechnungen und Gutschriften, der Kundenservice beantwortet Statusfragen ohne Rückruf in der Niederlassung. Ein Berechtigungskonzept regelt Rollen und Standorte, jeder Zugriff wird protokolliert.
Aufbewahrung nach BEG IV
Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gelten für Buchungsbelege, dazu zählen Rechnungen und Gutschriften, 8 Jahre. Handels- und Geschäftsbriefe wie Auftragsbestätigungen werden 6 Jahre aufbewahrt, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Für Zollunterlagen gelten zusätzlich zollrechtliche Fristen.
Das Archiv vergibt die Frist je Dokumenttyp und schützt Dokumente bis zum Ablauf vor dem Löschen. Mehr dazu: Revisionssichere Archivierung in der Logistik und GoBD-konformes DMS.
Was sich mit der digitalen Speditionsakte verändert
Typische Werte aus Projekten im DACH-Raum. Wie viel sich im Einzelfall ändert, hängt von Belegvolumen, Dokumentqualität und Prozessen ab. Die Investition amortisiert sich typischerweise in 12 bis 18 Monaten. Wie der Rechnungsteil im Detail abläuft, zeigt der Rechnungseingangsworkflow.
| Bereich | Vorher | Mit digitaler Speditionsakte |
|---|---|---|
| Durchlaufzeit Eingangsrechnungen | 8 bis 12 Tage | 1 bis 2 Tage |
| Erfassung von Standardbelegen | Manuelle Eingabe | 80 bis 95 Prozent automatisch erkannt bei gut strukturierten Belegen |
| Suche nach einem Ablieferbeleg | Ordner, Postfächer, Rückfrage in der Niederlassung | Eine Suche über Sendungs- oder Auftragsnummer |
| Rechnungsstellung an Kunden | Wartet auf den Rücklauf der Papiere | Möglich, sobald der Ablieferbeleg in der Akte ist |
| Betriebsprüfung | Belege zusammensuchen und kopieren | Datenzugriff Z1, Z2 oder Z3 direkt aus dem Archiv |
Was die Einführung beeinflusst
Vier Fragen bestimmen Umfang und Dauer des Projekts.
Welches TMS nutzen Sie?
Wie viele Standorte werden angebunden?
Welche Dokumenttypen sollen zuerst digital werden?
Sollen Subunternehmer Zugriff erhalten?
Wie ein AWP-Projekt läuft
Kein Big-Bang-Rollout: Einstieg mit einem Prozess, messbare Ergebnisse, dann gezielter Ausbau. Für den Start gibt es feste Einstiegspakete.
- Erstgespräch und Prozessaufnahme
- Verbindliche Aufwandsschätzung vor Vertragsunterzeichnung
- Keine versteckten Positionen nach Projektstart
- Jede Projektphase mit klarem Ergebnis abgenommen
- Begleitung und Support nach dem Go-live
Von der Analyse bis zum Go-live
Typische Projektdauer: 8 bis 16 Wochen, je nach Umfang und Zahl der Standorte. Details zu den einzelnen Schritten finden Sie unter Ablauf einer enaio® Einführung.
Analyse und Konzept
Prozessaufnahme, Dokumenttypen, TMS-Daten sowie Anforderungen an Fristen und Rechte erfassen.
Konfiguration
Aktenstruktur, Berechtigungen, Schnittstellen und Workflows aufbauen.
Test und Schulung
Testsystem, Abnahme durch Disposition und Buchhaltung, Schulungen je Rolle.
Go-live und Support
Produktivstart, enge Begleitung in den ersten Wochen, Auswertung der Kennzahlen, laufender Support.
Was Kunden über AWP Consult sagen
enaio war genau die Lösung, die wir uns vorgestellt haben. Einfache Bedienung, klare Prozessabläufe. AWP Consult hat uns ehrlich beraten, ohne Verkaufsdruck. Heute können wir uns den Alltag ohne enaio kaum noch vorstellen.
Die Belegprüfung erfolgt nun digital und personalisiert. Am Ende steht die automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. Der Sachbearbeitungsaufwand konnte erheblich reduziert werden.
Komplexe logistische Dokumentenprozesse vollständig digitalisiert und automatisiert. AWP Consult hat verstanden was wir brauchen, und genau das umgesetzt.
AWP Consult: zertifizierter enaio® Partner für die Logistik
AWP Consult GmbH aus Dietzenbach bei Frankfurt begleitet seit 2006 mittelständische Unternehmen bei der Einführung von enaio®, in Logistik, Industrie, Wohlfahrt und Dienstleistung in der gesamten DACH-Region. Welche Prozesse enaio® in Transport und Lager abdeckt, zeigt die Übersicht enaio® für Logistik und Transport.
Über 150 Kunden arbeiten mit AWP Consult. Unser Grundsatz: volle Transparenz über Umfang und Aufwand vor dem ersten Vertragsabschluss, damit es im Projekt keine Überraschungen gibt. Mehr zur Plattform lesen Sie auf der Seite zu enaio®.
Häufige Fragen zur digitalen Speditionsakte
Was ist eine digitale Speditionsakte?
Eine digitale Speditionsakte bündelt alle Dokumente eines Transportauftrags in einer elektronischen Akte: Transportauftrag, CMR oder eCMR, Ablieferbeleg, Zolldokumente, Gefahrgutpapiere, Rechnungen, Gutschriften und Schadensunterlagen. Zugeordnet wird über die Sendungs- oder Auftragsnummer.
Wie werden Dokumente der richtigen Sendung zugeordnet?
Über die Sendungs- oder Auftragsnummer. Sie wird per Barcode oder Texterkennung vom Dokument gelesen oder aus den Daten des TMS übernommen. Dokumente ohne lesbare Nummer landen in einer Klärungsliste und werden dort von Hand zugeordnet.
Funktioniert die digitale Speditionsakte mit unserem TMS?
Das TMS bleibt das führende System für Aufträge und Touren, die Akte übernimmt von dort die Sendungsdaten. Wie die Anbindung technisch umgesetzt wird, hängt von den Schnittstellen Ihres TMS ab. Das klären wir im Erstgespräch, bevor wir eine Zusage machen.
Wie lange müssen Speditionsunterlagen aufbewahrt werden?
Nach dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gelten für Buchungsbelege wie Rechnungen und Gutschriften 8 Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre und für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Für Zollunterlagen gelten zusätzlich zollrechtliche Fristen.
Wer hat Zugriff auf die Speditionsakte?
Disposition, Buchhaltung und Kundenservice arbeiten mit derselben Akte, sehen aber nur die Dokumente, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Rollen, Standorte und externe Partner werden im Berechtigungskonzept festgelegt, jeder Zugriff wird protokolliert.
Kann die Akte auch den elektronischen Frachtbrief eCMR aufnehmen?
Ja. Der eCMR wird als Datei oder Datensatz übernommen, sofern der eCMR-Anbieter einen Export bereitstellt, und der Sendung zugeordnet. Papierfrachtbriefe werden gescannt. Beide Formen liegen nebeneinander in derselben Akte.
Wie lange dauert die Einführung?
Typischerweise 8 bis 16 Wochen bis zum produktiven Betrieb, je nach Zahl der Dokumenttypen, Standorte und Schnittstellen. Bei mehreren Niederlassungen empfiehlt sich ein Pilotstandort mit anschließendem stufenweisem Rollout.
Ist enaio® GoBD-konform?
enaio® lässt sich GoBD-konform betreiben. Ein offizielles GoBD-Zertifikat gibt es nicht, entscheidend sind Konfiguration und Verfahrensdokumentation. AWP Consult richtet das System von Anfang an mit Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp, Löschschutz und lückenlosem Audit-Trail ein.
Logistik-Erstberatung anfordern
AWP Consult aus Dietzenbach begleitet Unternehmen seit 2006, von der ersten Prozessanalyse bis zum produktiven Betrieb der digitalen Speditionsakte.
